Gestión del Conocimiento.

Transcripción

1 Gestión del Conocimiento. La enorme multiplicación de libros, de todas las ramas del conocimiento, es uno de los mayores males de nuestra época. Poe, Edgar Allan Miquel Delclòs. Octubre Miquel Delclòs i Saló Ingeniero Industrial Profesor asociado UPC Consultoría de Gestión de Proyectos y Gestión del Conocimiento. Intranet para la Gestión de Proyectos y el Conocimiento asociado.

2 Presentaciones: Nombre Empresa / Centro Cargo Objetivo: - Cambiar el chip: pensar en términos de conocimiento. - Identificar el conocimiento clave en los procesos de nuestra organización. - Conocer herramientas disponibles.

3 Índice: - Introducción. La importancia del conocimiento. - Conceptos básicos. - Conocimiento Clave. Ejercicio. - Las páginas Amarillas. Ejercicio. - Herramientas. Nuestros clientes nos pagan por nuestra capacidad de traducir conocimiento en resultados.

4 - Qué obtenemos de los proyectos que realizamos?

5 Información Resultados

6 Reflexiones acerca del Conocimiento y el Aprendizaje

7 El Conocimiento es capacidad para actuar. Conocimiento es capacidad de producir resultados. Conocimiento Información Datos

8 Conocimiento explícito. Conocimiento tácito.

9 El MIEDO limita que se comparta Conocimiento.

10 - El conocimiento, es poder? Compartir Conocimiento proporciona liderazgo.

11 Para aprender es necesario un entorno seguro, de confianza. NO TENEMOS TIEMPO DE APRENDER. Antonio Damasio. Neurólogo

12 El espacio, la estructura y la cultura de la empresa son determinantes para una correcta gestión del conocimiento. La gestión del Conocimiento NO es tecnología.

13 Una Gestión del Conocimiento efectiva evita la reinvención constante de la rueda. El Conocimiento es dinámico y efímero como una mariposa: evoluciona y se transforma muy rápidamente cuando se utiliza y se olvida cuando no se usa.

14 El círculo del aprendizaje. El equipo realiza una tarea Resultado CONOCIMIENTO COMÚN. Nancy Dixon.

15 Resultado El equipo realiza una tarea Análisis aprendizaje CONOCIMIENTO COMÚN. Nancy Dixon. El equipo B realiza una tarea Resultado El equipo realiza una tarea Análisis El equipo B adapta el conocimiento a su contexto aprendizaje Transmisión del aprendizaje CONOCIMIENTO COMÚN. Nancy Dixon. Es necesario conseguir que los procedimientos de trabajo cierren el máximo número de círculos de aprendizaje.

16 Conocimiento clave. Es el conocimiento que permite proporcionar resultados a nuestros clientes. Conocimiento clave. EJERCICIO. Cuál es el conocimiento clave en los procesos de nuestra organización?

17 Proceso de Márketing Tarea 1.1 Tarea 1.2 Tarea 1.3 Proceso Comercial Documentos y registros de las tareas Tarea 2.1 Tarea 2.2 Tarea 2.3 CONOCIMIENTO CLAVE. Procedimiento para identificar el Conocimiento Clave. 1. Definimos el proceso. 2. Escogemos las tareas. 3. Identificamos los actores. 4. Identificamos los datos y el conocimiento de entrada. 5. Identificamos los resultados de la tarea: 6. Identificamos un destinatario y una utilidad (una cubeta) para cada una de las mariposas: CERRAMOS CÍRCULOS DE APRENDIZAJE. 7. Resume, sintetiza, reduce. 8. Definimos procedimientos y escogemos herramientas. 9. Definimos un plan de acción.

18 Mapa de Conocimiento. Procediment: Confecció d ofertes Conocimiento Tàcit Base de dades Document Plantilla Eina informàtica Eina d equip Documentació de partida: Processos Informació Final: Expectatives del Client Cartera de serveis Recursos disponibles Contactes previs amb el client. Cartera Presumptes de serveis clients Contactes Notícies Anàlisi del proyecto. proyectos Anteriors. Ofertes de Proveïdors Experiència plantilla de càlcul de costos proyectos Anteriors. Quins cal consultar. Definició del proyecto Visites a presumptes Sol licitud d oferta Noves referències de presumptes Què hem de fer i com ho farem Ofertes acceptades Ofertes NO acceptades Actes i comunicacions. Bibliografia Conocimiento del client Competència Reunió d inici de proyecto Gestor Documental Estudi de costos. Què hem de fer i com ho farem Tarifes Càlcul de terminis. Què hem de fer i com ho farem plantilla de càlcul de costos Estudi d hores Ofertes de proyectos Anteriors. Proveïdors Anàlisi d hores Ofertes de Càrrega de Proveïdors treball pròpia proyectos Anteriors. Cost del proyecto Taula de costos actualitzada Planificació del proyecto Conocimiento de la competència Conocimientos tècnics Possibles Proveïdors Confecció Oferta Expectatives del Client Històric del client Quan està disposat a pagar el client? Quan ens costarà el proyecto? Càrrega de treball pròpia Planificació Especificacions Què hem de fer i com ho farem proyectos Anteriors. particularitats del client Ofertes anteriors del mateix client Preu Anàlisi de Ofertes no acceptades Oferta NO Expectatives del Client acceptada reunió amb el client reunions de revisió d estratègia Millores de processos. Conocimiento del client Conocimiento de la competència Documentos de Control Correspondència Actes Cost del proyecto Informes seguiment clients Què hem de fer i com ho farem Eines Gestor de Comunitats Tutories Reunions de proyectos de pràctica Seguiment Gestor de , messenger, Gestor Registre d events contactes forum Documental Reunió de Tancament de proyecto La red de contactos.

19 Resolver un problema se reduce a menudo a conocer el nº de teléfono de la persona adecuada. La mayoría de los proyectos que hacemos nos llegan a través de nuestros contactos.

20 Miquel Delclòs Dos personas cualquiera en el mundo están a 6 nodos de distancia de media. La red de contactos. EJERCICIO. Las páginas amarillas 20

21 Herramientas EJERCICIO. Que herramientas se están usando actualmente en sus organizaciones?

22 Las páginas amarillas Páginas amarillas. foto nombre: telefono: empresa: Formación. Cargo actual. Responsabilidades. Áreas de interés. Áreas de experiencia. Proyectos destacados. Aficiones.

23 Comunidades de aprendizaje REUNIONES ASISTIDAS POR EXPERTOS internos / externos (Expert assist meeting / Peer assist meeting)

24 REUNIONES ASISTIDAS POR EXPERTOS internos / externos (Expert assist meeting / Peer assist meeting) Cómo: Establecer objetivos. Selección del equipo local y de apoyo. El equipo local presenta el problema. El equipos de apoyo analiza toda la información recibida y se discute. El equipo de apoyo expone todo aquello que puede aportar para la resolución del problema. Se documenta adecuadamente el contenido de la reunión para que pueda ser revisado y aplicado posteriormente. REUNIONES de aprendizaje DESPUÉS de una Tarea. (AFTER ACTION REVIEW. AAR.)

25 Guión: REUNIONES de aprendizaje DESPUÉS de una Tarea. (AFTER ACTION REVIEW. AAR.) Qué debía pasar? Qué ha pasado? A qué es debida la diferencia? Cómo debemos actuar la próxima vez? Cómo deben ser: Cortas. Frecuentes. Deben participar TODOS. Objetivas. No deben tomarse represalias. REUNIONES DE FIN DE PROYECTO.

26 REUNIONES DE FIN DE PROYECTO. Cómo: Es necesario un guión adaptado a nuestras características particulares. Deben participar TODOS. Hace falta un conductor de la reunión y un secretario. Deben tener un nombre que permita formalizar el proceso. Deben producir acciones concretas. Han de ir acompañadas de una revisión, filtrado y clasificación de toda la documentación que hemos generado durante el proyecto. EINES ÍNDEX: 1. INTRODUCCIÓ 2. CONCEPTES BÀSICS 3. CONEIXEMENT CLAU 4. EINES Ejemplo de CÓMO.

27 Ejemplo de CÓMO. Autor: Campo de aplicación: Documentos de referencia: Fecha:

28 Política de generación de COMOs. Quien puede hacer COMOs Estratégicos La dirección Técnicos TODOS Como los controlo Procedimiento de aprovación Auto-control por el equipo Como mantenemos actualizados los COMOs A partir de no conformidades, oportunidades de mejora, cambios estratégicos... Actualización por el equipo Como clasifico los COMOs Que recursos he de dedicar a ellos Por procedimiento. Publicidad al equipo. Tantos como haga falta. Por tecnología y tarea. Los encuentro en la cubeta correspondiente. Proporcionales a la importancia del COMO TAXONOMÍA Es necesario disponer de una taxonomía adecuada a nuestra organización.

29 El cazamariposas Durante el proyecto Documentos que me harán falta para la realización del proyecto: Expectativas del cliente, oferta, especificaciones, listado de recursos disponibles (personas de contacto, proyectos anteriores, proveedores, links, normativa, bibliografía...) Documentos de seguimiento del proyecto: Planificación, resumen de costes, listado de incidencias Documentos utilizados para la toma de decisiones. Cálculos, catálogos, documentos de referencia, actos de reuniones... Documentos generados por el proyecto. Planos, memoria, especificaciones... Personas involucradas en el proyecto: (Jefe de proyecto, proyectistas, montadores, resp. de fabricación, proveedores, clientes...) Histórico de contactos. ( , fax, actas de reuniones) Documentos que me puedan ser útiles en otros proyectos. En el cierre Documentos utilizados para la toma de decisiones. Documentos generados por el proyecto. Personas involucradas en el proyecto. Histórico de contactos. Resumen de previsión de costes vs costes reales. Acta de la reunión de fin del proyecto. Documentación general Cómo s: Procedimientos de trabajo. Plantillas. Reglas de diseño. Mapa de recursos disponibles. Base de datos de proveedores, clientes, colaboradores, expertos... Histórico de contactes. Histórico de proyectos. El cazamariposas Durante el proyecto Documentos que me harán falta para la realización del proyecto: Expectativas del cliente, oferta, especificaciones, listado de recursos disponibles (personas de contacto, proyectos anteriores, proveedores, links, normativa, bibliografía...) Documentos de seguimiento del proyecto: Planificación, resumen de costes, listado de incidencias Documentos utilizados para la toma de decisiones. Cálculos, catálogos, documentos de referencia, actos de reuniones... Documentos generados por el proyecto. Planos, memoria, especificaciones... Personas involucradas en el proyecto: (Jefe de proyecto, proyectistas, montadores, resp. de fabricación, proveedores, clientes...) Histórico de contactos. ( , fax, actas de reuniones) Documentos que me puedan ser útiles en otros proyectos. En el cierre Documentos utilizados para la toma de decisiones. Documentos generados por el proyecto. Personas involucradas en el proyecto. Histórico de contactos. Resumen de previsión de costes vs costes reales. Acta de la reunión de fin del proyecto. Documentación general Cómo s: Procedimientos de trabajo. Plantillas. Reglas de diseño. Mapa de recursos disponibles. Base de datos de proveedores, clientes, colaboradores, expertos... Histórico de contactes. Histórico de proyectos.

30 CRM Mensajería instantánea. Noticias Blogs día a día. Vigilancia tecnológica. Gestores Documentales. Intranets. Un cazamariposas.

31 Las ideas son efímeras mariposas que se lleva el viento. Las ideas se encienden unas a otras como las chispas eléctricas. Engel, Johann J.

32 Saber es recordar. Aristóteles 384 AC-322 AC. La mente es como un paracaídas; sólo funciona cuando de abre. Lord Dewar

33 BP s knowledge management framework ÍNDEX: 1. INTRODUCCIÓ 2. CONCEPTES BÀSICS 3. CONEIXEMENT CLAU 4. EINES 5. CAS PRÀCTIC Knowledge in people and networks Captured Knowledge Learn during Individuals & Teams Goals Learn before Using Using Knowledge Knowledge Learn after Results Autor: Miquel Delclòs Data: Juliol 2005 pàgina 65 EJERCICIO. Confecciona un borrador de plan de acción para tu organización.

34 Qué has aprendido? Gestionar el Conocimiento es: A P R E N D E R