EL NUEVO MODELO DE OFICINA JUDICIAL Y SU DESPLIEGUE EN MELILLA. Melilla, 29 de abril de 2014

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1 EL NUEVO MODELO DE OFICINA JUDICIAL Y SU DESPLIEGUE EN MELILLA Melilla, 29 de abril de 2014

2 ÍNDICE 1. La importancia de la Gestión del Cambio 2. Plan Integral del Gestión del Cambio a la Oficina Judicial 3. Implantación de la Oficina Judicial en Melilla Planificación Subproyectos Estructura organizativa 2

3 1. LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO 1.1. UNA APROXIMACIÓN TEÓRICA Todo cambio en una organización afecta a diferentes dimensiones, por lo que para asegurar su éxito se debe tener en cuenta: La tecnología, como medio que suele dar soporte al cambio en sí o a alguna de las actuaciones de soporte necesarias para garantizar su éxito. Los procesos, que se verán afectados en mayor o menor medida por los cambios, y que deberán ser convenientemente actualizados. La organización y las personas, siendo este el factor más variable y clave de un proceso de cambio. 3

4 1. LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO 1.2. LAS PERSONAS COMO PIEZA CLAVE DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO Las personas representan la pieza clave del éxito en una implantación ya que son múltiples los factores que influyen sobre su comportamiento y actitud hacia el cambio. Los principales riesgos o resistencias a los que nos enfrentamos a la hora de introducir un cambio son los siguientes: No tengo información al respecto No sé por qué es necesario No sé en qué me puede beneficiar No sé en qué consiste No sé aplicarlo Desconozco por qué es necesario No puedo aplicar el cambio porque alguna de las actuaciones asociadas no ha se ha realizado adecuadamente o a tiempo 4

5 1. LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO 1.3. CÓMO GARANTIZAR UNA ADECUADA GESTIÓN DEL CAMBIO En consideración de la importancia del factor humano en cualquier proceso de cambio, el objetivo fundamental es convertir a las personas implicadas en el proceso en auténticos dinamizadores del cambio: Transformando los riesgos iniciales en oportunidades. Logrando el compromiso de los diferentes agentes con el éxito del proyecto. Compromiso Voy a contribuir activamente a que el cambio sea un éxito Entiendo los cambios y cómo afectarán a mi trabajo No conozco el proyecto Comprensión Desconocimiento 5

6 2. PLAN INTEGRAL DE GESTIÓN DEL CAMBIO 2.1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS El PIGC permite articular en un único documento la estrategia de gestión del cambio del Ministerio de Justicia durante el proceso de modernización emprendido, de manera que se describan las actuaciones necesarias para garantizar el éxito del despliegue de cada proyecto. Para obtener este objetivo principal, se han de conseguir previamente una serie de objetivos intermedios con los agentes involucrados durante el proceso de modernización, como son: El entendimiento El consenso El compromiso OBJETIVO PRINCIPAL Integrar eficazmente los beneficios que estos cambios generen en el funcionamiento diario de la Administración de Justicia 6

7 2. PLAN INTEGRAL DE GESTIÓN DEL CAMBIO 2.2. LOS PRINCIPALES EJES DE ACTUACIÓN (I) El Plan Integral de Gestión del Cambio se ha estructurado en base a los siguientes 4 ejes de actuación que permitirán dar respuesta a cada uno de los posibles riesgos o resistencias que se plantean habitualmente durante la gestión de un cambio: Comunicación No tengo información al respecto No sé por qué es necesario Motivación No sé en qué me puede beneficiar Formación No sé en qué consiste No sé aplicarlo Coordinación No puedo aplicar el cambio porque alguna de las actuaciones asociadas no se ha realizado adecuadamente o a tiempo 7

8 2. PLAN INTEGRAL DE GESTIÓN DEL CAMBIO 2.2. LOS PRINCIPALES EJES DE ACTUACIÓN (II) A modo resumen, vamos a revisar los aspectos clave de los 4 bloques que componen el PIGC: Participación y comunicación directa (Entornos web 2.0) Fomentar el entendimiento y confianza I. Comunicación Comprensión de la necesidad y beneficios del cambio II. Motivación IV. Coordinación Diagnóstico Apoyo al despliegue Evaluación III. Formación Capacitar a los profesionales de la Administración de Justicia Itinerarios formativos e innovadoras metodologías 8

9 3.1. PLANIFICACIÓN: DEFINICIÓN DEL ALCANCE Acoplamiento del personal Modelo de Oficina Judicial Formación Migración de expedientes Optimización Despliegue tecnológico Preapertura Adecuación de espacios Comunicación Estabilización Alcance Estabilización Alcance Estabilización Alcance Estabilización Alcance Estabilización Alcance Estabilización Alcance Estabilización Alcance Estabilización Alcance Estabilización Alcance Estabilización DIRECCION Y COORDINACIÓN GENERAL 9

10 3.1. PLANIFICACIÓN: IDENTIFICACIÓN DEL CRONOGRAMA FASE DE DESPLIEGUE FASE OPERATIVA Transición Estabilización GTI Grupo Técnico de Implantación GRUJE Grupo Jurídico Estatal CERI Resolución Incidencias COORDINACIÓN GENERAL ACOPLAMIENTO DEL PERSONAL FORMACIÓN MIGRACIÓN DE EXPEDIENTES OPTIMIZACIÓN DESPLIEGUE Y CONFIGURACIÓN TECNOLÓGICA PREAPERTURA LOGÍSTICA Y ADECUACIÓN DE ESPACIOS COMUNICACIÓN ESTABILIZACIÓN D-5: Inicio de transición D: Funcionamiento OJ 10

11 DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN GENERAL Objetivo: Planificación del proceso de implantación Coordinación de implicados Apoyo al proceso de implantación Seguimiento y control de las actuaciones Distribución de información Gestión de riesgos Planificar Informar SEDE Actuar GTI Equipos de Proyecto Corregir Evaluar 11

12 DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN GENERAL Hitos a alcanzar durante el subproyecto: Hitos Constitución del proyecto Constitución del GTI Cierre del Proyecto 12

13 ACOPLAMIENTO Y REORGANIZACIÓN DEL PERSONAL 3. IMPLANTACIÓN DE LA OFICINA JUDICIAL EN MELILLA Definición del modelo de Oficina Judicial a implantar Organización del personal en la nueva estructura organizativa Distribución de la nueva estructura en las sedes 13

14 ACOPLAMIENTO Y REORGANIZACIÓN DEL PERSONAL Objetivo: Conseguir la correcta distribución y asignación del personal a los nuevos puestos de acuerdo al modelo organizativo a implantar asociado a la oficina judicial y teniendo en cuenta la adscripción vigente en los órganos judiciales existentes antes de la implantación de la oficina judicial. Hitos a alcanzar durante el subproyecto: Hitos y Fechas Aprobación de la resolución de inicio de trabajos Listado de acoplamiento de Secretarios Judiciales Listado de acoplamiento de Funcionarios (CCGG) ACOPLAMIENTO FINALIZADO Definición del emplazamiento de SCPs y UPADs 14

15 FORMACIÓN Objetivo: Abordar la formación de los profesionales a quienes corresponde el funcionamiento diario de la Administración de Justicia para que adquieran los conocimientos y aptitudes necesarios para trabajar en el marco de los diferentes proyectos emprendidos. El enfoque para las actuaciones de formación es el de aprender haciendo. Con ello se quiere evitar que las personas tengan un papel pasivo en el proceso de aprendizaje, mediante una formación basada en la práctica. La naturaleza de todas las actividades de formación es dotar con plenas garantías, a todo el personal involucrado, de un nivel de conocimiento suficiente para poder abordar y atender con éxito las actividades de su competencia. Plan de Formación Específico Herramientas Cronograma Manual Manual Manual Unidades Servicio Servicio Procesales Común Común de Ejecuciones de Apoyo General Directo

16 Planes de Formación: FORMACIÓN Se han elaborado planes de formación específicos para cada una de las actuaciones comprendidas dentro del proceso de modernización de la Justicia, que se caracterizan por: Diseño personalizado a las necesidades de cada colectivo (itinerarios formativos) Diferentes metodologías, fomentando el uso de las nuevas tecnologías (presencial, online y blended) Generación de materiales formativos de calidad en múltiples soportes Hitos a alcanzar durante el subproyecto: Hitos y Fechas Formación a Formadores Impartición de Cursos a usuarios FORMACIÓN CONCLUIDA 16

17 MIGRACIÓN DE EXPEDIENTES Expedientes disponibles en ubicación origen Expedientes empaquetados Expedientes trasladados Expedientes disponibles en ubicación destino 17

18 MIGRACIÓN DE EXPEDIENTES Objetivo: Trasladar los expedientes judiciales ubicados en los antiguos Juzgados a la nueva estructura organizativa de la Oficina Judicial. Es un proceso que se realiza: físicamente a los correspondientes Servicios Comunes virtualmente dentro de la base de datos de Minerva Hitos a alcanzar durante el subproyecto: Hitos y Fechas Revisión del Subproyecto con la Sede Aprobación del Plan Local de Migración Migración de Expedientes En proceso Del 19 al 29 de mayo 18

19 Inicio Tramitación Seguimiento y Terminación Inicio Tramitación Seguimiento y Terminación 3. IMPLANTACIÓN DE LA OFICINA JUDICIAL EN MELILLA OPTIMIZACIÓN Material: Manual de Organización SCG Manual de Organización SCOP SCEJ SCG y SCEJ Modelos organizativos del servicio + + Fichas de definición del servicio SCEJ NIVEL 1 Director Servicio (SJ) Sección Sección Penal Civil, Social, C.A Jefe de Sección (SJ) Jefe de Sección (SJ) Jefe Equipo adjunto (G) Recepción, análisis y distribución Contingencias y atrasos Control de gestión y plazos Etapas: Elaboración y recopilación de documentación de referencia Elaboración de los Manuales de Organización del SCG y del SCEJ Implantación y seguimiento de los nuevos modelos organizativos 19

20 OPTIMIZACIÓN Objetivo: Ofrecer unas pautas de estructuración y especialización a los Directores de los Servicios Comunes Procesales para que puedan acometer de forma adecuada la nueva organización de los mismos y la distribución de funciones entre los componentes de cada Sección. Hitos a alcanzar durante el subproyecto: Hitos y Fechas Protocolo local de la Oficina Judicial de Melilla Modelos organizativos de los SSCCPP En proceso 20

21 DESPLIEGUE Y CONFIGURACIÓN TECNOLÓGICA Dossier tecnológico Adecuación de CPD y servidores Adecuación de infraestructuras y sistema de comunicaciones. Provisión de los equipos tecnológicos necesarios. Pruebas y parametrización de Minerva NOJ Adecuación de aplicaciones: Lexnet, SIRAJ, PNJ, etc. Adecuación del sistema de claves y contraseñas de todos los usuarios. 21

22 DESPLIEGUE Y CONFIGURACIÓN TECNOLÓGICA Objetivo: Adecuar las sedes tecnológicamente, tanto las infraestructuras existentes en la misma como los sistemas de información y de gestión procesal, a la nueva estructura organizativa. Hitos a alcanzar durante el subproyecto: Hitos y Fechas Dotación de equipamiento Parada técnica Puesta en marcha sistemas y aplicaciones 30 de mayo 4 de junio 22

23 PREAPERTURA Objetivo: Planificar y ejecutar de manera ordenada las actividades inmediatas (previas, simultáneas y posteriores) a la entrada en funcionamiento de la Oficina Judicial. Recoger y detallar concretamente todas las actividades que es necesario llevar a cabo de forma coordinada los días previos y posteriores a la implantación. Las actividades contemplan aspectos jurídicos, organizativos y tecnológicos de funcionamiento de la Oficina Judicial. 23

24 PREAPERTURA Hitos a alcanzar durante el subproyecto: Hitos y Fechas Revisión del Subproyecto en la Sede Instrucciones y circulares jurídico-organizativa Despliegue técnico de la Oficina Judicial En proceso 4 de junio 24

25 LOGÍSTICA Y ADECUACIÓN DE ESPACIOS Objetivo: Planificar y ejecutar los trabajos de adecuación de las sedes y de los espacios para la Oficina Judicial, señalética, mudanza de mobiliario y traslado del equipamiento tecnológico a sus respectivos servicios dentro de la Oficina Judicial, y otras actuaciones asociadas al despliegue desde el punto de vista operativo. Transición logística Adecuación tecnológica Mudanza de mobiliario Obras de acondicionamiento Señalética Adecuación de espacios Traslado de equipos informáticos Reconfiguración de sistemas Activación de Minerva SSCC Activación de usuarios según RPT Adecuación Judicial Guardia Atención al público y profesionales Actividades de los funcionarios 25

26 LOGÍSTICA Y ADECUACIÓN DE ESPACIOS Hitos a alcanzar durante el subproyecto: Hitos y Fechas Finalización de las obras de adecuación de las Sedes Instalación de la señalética Fin de la mudanza Del 30 de mayo al 3 de junio 1 de junio 26

27 COMUNICACIÓN Objetivo: Asegurar que todos los partícipes e interesados en el proyecto disponen de la información necesaria y suficiente acorde con sus funciones, cometidos, expectativas e intereses. Destinatarios Objetivos específicos Participantes en el proyecto + Interesados en el proyecto 27

28 COMUNICACIÓN Se delimita el público objetivo al que están dirigidas las actuaciones de comunicación, diferenciando la existencia de tres públicos con necesidades informativas diferentes: profesionales, ciudadanos y personal de la Administración de Justicia. COMUNICACIÓN INTERNA COMUNICACIÓN EXTERNA Administración de Justicia Profesionales Ciudadanos Funcionarios Jueces y Magistrados Fiscales Personal de la Administración de Justicia Abogados Procuradores Graduados Sociales Otros profesionales Medios comunicación/periodistas Usuarios en general Otras instituciones Hitos a alcanzar durante el subproyecto: Comunicación al personal de la sede Comunicación a los profesionales Comunicación al público Hitos y Fechas 28

29 ESTABILIZACIÓN Objetivo: Asegurar el funcionamiento estable de las sedes tras la implantación de la Oficina Judicial desde un punto de vista jurídico, tecnológico y organizativo y dar a conocer a todos los actores afectados las actuaciones necesarias para conseguirlo. Asegurar que la nueva estructura organizativa funciona de acuerdo con las especificaciones establecidas en las correspondientes RPT, Protocolos de Actuación y Manuales de Puestos y Procedimientos de Gestión. Identificar y sistematizar buenas prácticas procesales de funcionamiento, y articular adecuadamente las relaciones entre los SSCCPP y las UPADS conforme a sus respectivas competencias. Asegurar el funcionamiento estable del Sistema de Gestión Procesal Minerva NOJ y de todos los sistemas de información de las oficinas judiciales. resolviendo las incidencias que se generen desde el punto de vista tecnológico. 29

30 ESTABILIZACIÓN Hitos a alcanzar durante el subproyecto: Hitos y Fechas Estabilización de la sede Cierre proyecto Comienza el 4 de junio de 2014 Julio de

31 3.3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Objetivos: Constatar el grado de desarrollo de las actuaciones necesarias para el despliegue de la OJ. Identificar las tareas tipo y las tareas críticas del despliegue. Sincronizar las diferentes actuaciones, visualizando el estado global y real del despliegue. Establecer y ejecutar un plan de contingencias para aquellas tareas que puedan suponer un impacto significativo en el desarrollo del proyecto. Establecer una metodología de seguimiento de las actuaciones del despliegue, así como la monitorización y mitigación de los posibles riesgos que puedan surgir. DIRECCIÓN + COORDINACIÓN + EJECUCIÓN + ESTABILIZACIÓN Oficina de Programa Dirección del Proyecto Equipos de Proyecto [SGPM+SGNTJ+SGOP+SGMP ] Personal in situ [Gestor Cambio+OIS+Formadores ] GRUJE CERI GTI Grupo Técnico de Implantación + SEGUIMIENTO + CONTROL CINOJ Comisión de Implantación de la Nueva Oficina Judicial 31

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