REUNIONES DE ANÁLISIS EN CASOS DE MUERTE POR EVENTOS DE INTERÉS EN SALUD PÚBLICA

Transcripción

1 REUNIONES DE ANÁLISIS EN CASOS DE MUERTE POR EVENTOS DE INTERÉS EN SALUD PÚBLICA Eddier Martínez Álvarez Grupo Asis Subdirección de Vigilancia y Control en Salud Pública Instituto Nacional de Salud Colombia

2 1. Definición de RA 2. Objetivos de RA 3. Diagnóstico de RA para casos de muerte por evento de interés en salud pública 4. Propuesta de Guía para las RA A. Pasos de la RA a) Antes b) Durante c) Después B. Aspectos metodológicos a tener en cuenta C. Actas de compromiso a) Contenido b) Tipos de compromisos c) Tiempos 5. Importancia del papel de las aseguradoras dentro de las RA

3 REUNIÓN DE ANÁLISIS Una reunión de análisis de mortalidad es un espacio de reflexión y discusión en el que se reúnen un grupo de expertos con el objetivo de establecer las causas directas e indirectas de la muerte de una persona, así como establecer las posibles fallas en el sistema y los servicios de salud. Esta discusión permite ampliar la comprensión del evento de interés en salud pública y definir las acciones que se deben emprender en distintos niveles del sistema a través de un plan de mejoramiento. Es importante establecer la diferencia entre reunión de análisis y unidad de análisis, ya que este último término se refiere a unidades de observación para la recolección de datos dentro de un ejercicio de investigación (Gaitán y Piñuel, 1998). Sin embargo el término unidad se ha utilizado en el país para este tipo de reuniones.

4 REUNIÓN DE ANÁLISIS Para llevar a cabo una reunión de análisis es necesario contar con un conjunto de elementos mínimos como son: Un espacio para la reunión, un grupo de expertos que discutirán y analizarán y un conjunto de datos. La reunión debe contar con una agenda que permita optimizar el uso del tiempo para llegar a unas conclusiones y establecer los compromisos para el plan de mejoramiento.

5 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE REUNIONES DE ANÁLISIS Entre 2010 y 2012, los grupos funcionales de la SVCSP y el grupo Asis del INS ha analizado actas de reuniones de análisis de muertes para diferentes eventos de interés en salud pública: IRA, EDA, tuberculosis, varicela, mortalidad materna y mortalidad perinatal, provenientes de los niveles institucional, municipal y departamental. A finales de 2011 el grupo Asis presentó una propuesta de Guía para la realización de Reuniones de Análisis que ha sido ampliamente discutida, aunque aún no se ha validado ni implementado.

6 DIAGNÓSTICO REUNIONES DE ANÁLISIS

7 HALLAZGOS DEL DIAGNÓSTICO REUNIONES DE ANÁLISIS Se identificó una enorme heterogeneidad en las actas y en la realización de las reuniones. En algunos casos se cuenta con formatos establecidos en algunas instituciones o entidades territoriales. En casos concretos parecieran existir plantillas para los hallazgos y planes de mejoramiento, por lo que no es claro si efectivamente se cumplen los compromisos que aparecen una y otra vez en diferentes planes de mejoramiento de una misma institución o entidad territorial. Se identificaron debilidades en el seguimiento y cumplimiento de los compromisos establecidos en los planes de mejoramiento. El seguimiento no siempre está documentado y falta claridad de quién se debe hacer responsable del control y verificación de los compromisos.

8 HALLAZGOS DEL DIAGNÓSTICO REUNIONES DE ANÁLISIS Los insumos para las reuniones de análisis suelen ser las historias clínicas, las investigaciones epidemiológicas de campo y en algunos casos se incluyen también la ficha de notificación al Sivigila y el certificado de defunción. En pocos casos se presenta información adicional como carnets de vacunación en los casos de muertes infantiles y autopsias verbales en casos de muertes de gestantes. La historia clínica es el insumo más difícil de conseguir, ya que es frecuente que esté incompleta, particularmente si el paciente pasó por más de una institución. Se han evidenciado problemas en el registro completo de la información. Los actores que participan en estas reuniones varía caso a caso, sin embargo llama la atención que en el nivel departamental siempre se encuentran las personas encargadas de VSP pero no en todos los casos aparecen personas vinculadas a otras dependencias (calidad, aseguramiento) ni los representantes de las IPS y aseguradoras. Si bien se encontró con que en muchas de las reuniones de análisis se contó con la presencia de expertos temáticos, son muy pocos los casos en los que se aparecen tomadores de decisiones que realmente puedan asumir compromisos específicos en diferentes niveles.

9 HALLAZGOS DEL DIAGNÓSTICO REUNIONES DE ANÁLISIS La convocatoria para estas reuniones es fundamental. En algunos casos se hacen reuniones de análisis colectivas (varios casos) para garantizar la presencia de los expertos y tomadores de decisiones. La duración de estas reuniones varía de acuerdo a la complejidad de cada caso. Por lo general el orden es: presentación de los participantes, lectura de la información del caso (historia clínica, investigación epidemiológica de campo, ficha de notificación, certificado de defunción, etc.), discusión de los participantes para identificar las causas básicas de la muerte, análisis del caso de acuerdo al modelo de las demoras y diseño del plan de mejoramiento. Las actas varían de una institución a otra y van desde transcripciones completas de la reunión, hasta pequeños listados de viñetas de los aspectos más importantes que se discuten; incluso algunas actas sólo contienen el listado de participantes y el listado de actividades del plan de mejoramiento. En algunas actas se pega el contenido de la historia clínica y la investigación de campo, en otras este material se presenta como anexo. Algunas actas presentan las cuatro demoras por institución, otras simplemente presentan un listado de viñetas y en otras este análisis no aparece.

10 HALLAZGOS DEL DIAGNÓSTICO REUNIONES DE ANÁLISIS Se evidenció que algunas actas fueron construidas por un relator sin ninguna ayuda adicional, mientras que en otros casos las actas fueron validadas y corregidas por los actores que participaron en la reunión. Los planes de mejoramiento son muy diversos: puede ser un listado de acciones en viñetas sin indicar los responsables de cada una, hasta formatos muy elaborados en los que se incluyen subtareas específicas para lograr cada compromiso incluyendo el seguimiento. En casi la mitad de las actas que se revisaron no aparece plan de mejoramiento, aunque no queda claro si esta ausencia se debe a que no fueron enviados al INS o a que no se realizaron durante la reunión de análisis.

11 HALLAZGOS DEL DIAGNÓSTICO REUNIONES DE ANÁLISIS El análisis por demoras sería el aspecto central de las reuniones de análisis. De acuerdo a las actas, este análisis no siempre se realiza. Cuando se encuentran, pueden ser listados de viñetas muy generales o incluso muy específicos en los que se presentan las responsabilidades que tiene cada institución que atendió al paciente que falleció. En algunos casos parece que los actores no conocieran las demoras. Es importante tener claro que no se buscan culpables, sino tratar de identificar las debilidades del sistema y actuar oportunamente para evitar que los casos fatales se repitan. Es importante tener en cuenta que los planes de mejoramiento deberían partir del modelo de las demoras, identificando cuáles son las acciones que debe realizar cada actor en un tiempo realista y bien definido.

12 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE REUNIONES DE ANÁLISIS

13 GUÍA DE REUNIONES DE ANÁLISIS OBJETIVOS Orientar el desarrollo de las reuniones de análisis de casos de muerte por eventos de interés en salud pública. Establecer estrategias para el registro adecuado de información en las actas de reuniones que faciliten el análisis de situación de los eventos. Proponer planes de mejoramiento con acciones que efectivamente se cumplan y actores responsables bien definidos.

14 GUÍA DE REUNIONES DE ANÁLISIS DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Historia clínica de todas las instituciones donde se atendió al paciente. Investigación epidemiológica de campo. Certificado de defunción. Ficha de notificación. En caso de muerte por un evento inmunoprevenible, carnet de vacunación. Otra documentación con la que se cuente desde el área de salud pública, como información del occiso y su participación en programas específicos entre otros. Otros documentos que puedan ser relevantes para el caso. (historia cínica nutricional, bitácora de traslado, etc.).

15 GUÍA DE REUNIONES DE ANÁLISIS ACTORES Coordinador del área de vigilancia en salud pública de la entidad territorial. Referente departamental del evento de interés en salud pública. Representante del área de intervención y acción colectiva de salud pública de la entidad territorial. Representante de promoción y prevención de la entidad territorial. Representante de aseguramiento de la entidad territorial. Representante de prestación de servicios de la entidad territorial. Representante del centro regulador de urgencias y emergencias. Referente de estadísticas vitales de la entidad territorial. Profesional encargado de la investigación epidemiológica de campo. Representante de la EAPB a la que estaba afiliado el occiso. Representante de calidad de cada IPS relacionada en la historia clínica del evento. El gerente de cada IPS relacionada en la historia clínica del evento o quien lo represente con capacidad para asumir compromisos. Patólogo: Cuando se hace necropsia.

16 GUÍA DE REUNIONES DE ANÁLISIS PASOS Antes: 1. Definición del evento a analizar en la reunión. 2. Búsqueda y recolección de la información necesaria para el análisis durante la reunión. 3. Selección del grupo de participantes que intervendrán en la reunión de análisis. 4. Establecimiento del lugar, fecha, hora y agenda de la reunión de análisis. 5. Sistematización preliminar de información y envío de los resúmenes e invitaciones.

17 GUÍA DE REUNIONES DE ANÁLISIS PASOS Durante: 1. Presentación del objetivo y la agenda de la reunión. 2. Presentación de los participantes en la reunión. 3. Presentación de historia clínica del caso por parte de las IPS que hayan atendido al paciente. 4. Presentación del asegurador. 5. Presentación de la ficha de notificación. 6. Revisión de los resultados de la investigación epidemiológica de campo o la autopsia verbal del caso. 7. Revisión del certificado de defunción del caso. 8. Revisión o lectura de otros materiales documentales que sean de utilidad para el caso (carnet de vacunación, historia nutricional, bitácora etc) 9. Discusión de los participantes a partir de los hallazgos encontrados en el material revisado. 10. Análisis de acuerdo al modelo de las cuatro demoras. 11. Acuerdos para la enmienda estadística. 12. Definición de los compromisos y planes de mejoramiento correspondientes, durante un período especificado. 13. Cierre de la reunión y firma de la asistencia a la misma.

18 GUÍA DE REUNIONES DE ANÁLISIS PASOS Después: 1. Sistematizar la reunión de acuerdo al formato creado para realizar el acta. 2. Enviar el acta de la reunión a todos los participantes e incluir las correcciones que consideren pertinentes. 3. Centralizar los planes de mejoramiento y hacer un seguimiento periódico a los compromisos durante el período definido en la reunión de análisis. 4. Centralizar, consolidar y archivar todo el material referente a la reunión de análisis para enviarlo al INS y futuras consultas.

19 GUÍA DE REUNIONES DE ANÁLISIS TAREAS DEL ENCARGADO DE LA REUNIÓN DE ANÁLISIS 1. Preparar el espacio en el que se realizará la reunión así: a) Preparar los equipos (computador, video beam, carteleras, etc.) con la información necesaria. b) Identificar los puestos de trabajo de cada experto y repartir la información que será analizada de forma organizada. c) Garantizar el registro completo de la información utilizando los medios de los que disponga, (relator, grabadoras de audio y/o video, etc) previa aprobación de los participantes. 2. Presentar la agenda y las reglas de juego a los participantes. 3. Moderar la reunión, de tal manera que se cumplan los tiempos definidos en la agenda para cada actividad. 4. Mediar cuando se presenten controversias entre diferentes participantes, de tal manera que se pueda llegar a un acuerdo o que se puedan establecer claramente las razones por las cuales no se llega a acuerdos. 5. Concluir la reunión, presentando los hallazgos y conclusiones a las que se llegaron y relacionándolas con el objetivo planteado al principio. 6. Sistematizar la reunión, con ayuda de los registros en audio y/o video, a partir de los lineamientos establecidos en el formato de acta de reunión de análisis. 7. Socializar con los participantes el resultado de la sistematización para incluir comentarios adicionales que puedan surgir.

20 GUÍA DE REUNIONES DE ANÁLISIS INSTRUMENTOS PROPUESTOS Lista de chequeo del material disponible. Resumen de la historia clínica del caso. Guía para la realización de la investigación epidemiológica de campo. Formato del acta.

21 Gracias Eddier Martínez Álvarez Antropólogo Grupo de Análisis de Situación en Salud Subdirección de Vigilancia y Control en Salud Pública Instituto Nacional de Salud Correo electrónico: emartinez@ins.gov.co asis@ins.gov.co Teléfono (57-1) Extensión 1389 Bogotá, COLOMBIA Línea gratuita nacional: