Diseño y tecnología unidos en el almacén

Transcripción

1 Aplicar unos criterios básicos en la creación de estas instalaciones y utilizar sistemas tecnológicos garantizan la satisfacción del cliente Diseño y tecnología unidos en el almacén La competencia en todos los sectores es tan feroz que hay que desmarcarse para destacar. Qué mejor manera que buscarle el valor añadido al último tramo de la cadena de suministro. Es decir, apostar por convertir el almacén en una pieza que determine el grado de calidad del servicio al cliente para garantizar su éxito comercial. L a creciente globalización de los mercados en los que operan la mayoría de las compañías ha hecho crecer el peso específico de la logística hasta convertirla en un pilar del éxito empresarial. De este modo, la supervivencia y continuidad de una organización están directamente relacionadas con las soluciones operativas que se adopten, las cuales deben abarcar la totalidad de la cadena logística, desde las labores de aprovisionamiento hasta la distribución física. En este mercado global, el cliente ha experimentado una evolución drástica de la oferta tradicional, encaminándose hacia un escenario donde nuevas empresas han irrumpido en ámbitos antes menos permeables y han hecho cambiar las reglas del juego habituales. Los productos existentes han tenido que enfrentarse con alternativas recién llegadas y con precios habitualmente inferiores. En esta línea, la aplicación de conceptos como la logística integral y la gestión de la cadena de suministro (Supply Chain Management o SCM) van a permitir una visión global del conjunto de operaciones que se realizan en la empresa y establecer políticas de reducción del coste logístico integral. Además, nuestros procedimientos y métodos de trabajo, sobre todo en el tramo final de la SCM (distribución física), deben incorporar iniciativas de valor añadido que nos desmarquen de la competencia. Si se considera que la oferta de las diferentes empresas que compiten en un sector determinado presenta un nivel de calidad similar, con una tecnología muy parecida y unos precios equivalentes, se hace necesario buscar servicios adicionales a fin de diferenciar nuestro producto de los demás: alta calidad de servicio, mínimo nivel de errores, velocidad en la entrega, flexibilidad de horarios, atomización de los pedidos, trazabilidad del producto, etc. En este panorama, el almacén de distribución es una pieza fundamental que determina el grado de calidad en nuestro servicio hacia el cliente y por lo tanto puede contribuir a au- Por: ÓSCAR GARRETA* 66 MECALUXNEWS

2 mentar o disminuir el nivel de satisfacción del mismo y ayudar a garantizar su éxito comercial. En el presente artículo se hace un repaso de los criterios básicos de diseño de un almacén, que debe prestar este nivel de servicio, y se analizan las diferentes tecnologías que permiten dar el salto cualitativo necesario para garantizar la satisfacción del cliente. El objetivo: velocidad sin errores Un almacén diseñado para dar servicio al cliente tiene dos objetivos fundamentales: la velocidad para llegar al mercado antes que nuestra competencia y la ausencia de errores para no generar insatisfacción, que nos obligaría a emprender acciones correctoras que elevarían el coste total. En base a esto, el almacén debe estar diseñado y dotado de las tecnologías adecuadas para garantizar este nivel de servicio. Si se hace un seguimiento del flujo de materiales en su interior, desde la recepción hasta la expedición, éstos son los requisitos que han de tenerse en cuenta: A. Recepción de las mercancías Tanto si el origen del producto que se recibe es un proveedor como si se trata de un almacén o factoría propios, las cargas tienen que llegar en un embalaje normalizado y diseñado para facilitar su manipulación a lo largo del ciclo de vida del mismo, garantizando también la integridad del artículo que contiene. Eso significa que se logrará simplificar la manutención interna del almacén, es decir, las operaciones de transporte de cargas, al trabajar con un conjunto de pesos y dimensiones conocidos. A su vez, la zona de entradas debe disponer de un método de identificación unívoco del producto, de las unidades contenidas,de la caducidad, del lote, etc. Esta información será capturada por el Sistema de Gestión del Almacén (SGA) para su posterior tratamiento y uso en la toma de decisiones. Si esta identificación no existe tiene La zona de expediciones tiene que estar lo suficientemente dimensionada como para albergar el conjunto de pedidos que se encuentran a la espera de ser cargados en el medio de transporte. MECALUXNEWS 67

3 que efectuarse como parte de las operaciones de recepción. Otro punto que hay que considerar es el tamaño del espacio físico destinado a la recepción. De su correcto diseño depende la fluidez o la saturación de la zona de trabajo, con el correspondiente aumento del riesgo de errores. Igualmente, ha de tenerse en cuenta una zona de control de calidad para aquellos casos en los que no existan acuerdos de calidad concertada con el proveedor o simplemente haya razones suficientes como para considerar desajustes en el tipo o en el número de productos, así como el deterioro de los mismos. B. Ubicación en la zona de almacenaje Una vez se ha realizado la recepción, se debe proceder a la entrada física en el sistema de almacenaje. Para ello el SGA debe conocer la posición única e individual dentro del almacén que tiene que ser asignada al producto segúnsus características y, por lo tanto, saber guiar a los medios de manutención para su correcto almacenaje. Por supuesto, la posición ha de quedar registrada en una base de datos para poder ser consultada en el momento de necesitar acceder al producto en cuestión. C. Extracción de la zona de almacenaje La extracción del producto del almacén se produ- ce por dos razones fundamentales: la salida como carga completa con destino al cliente o la reposición de una zona de preparación de pedidos (picking). Las aportaciones a los procesos productivos se tratarán como un cliente externo. En todos los casos, el SGA tiene que guiar a los medios de manutención interna, para extraer la carga adecuada respetando los criterios de gestión previamente parametrizados, y asignar correctamente el destino de la mercancía. D. Preparación de los pedidos El SGA debe ser capaz de capturar las peticiones de los clientes con la máxima rapidez posible y transmitirlas de forma veloz y segura a los medios de preparación de pedidos. Esta agilidad requiere garantizar que el lineal de picking tiene stock disponible para no quedarnos sin producto a mitad del proceso. Para ello, el número de unidades contenidas en cada ubicación ha de estar diseñado en función de la demanda del artículo y la frecuencia de reposición desde la zona de stock. El sistema de picking tiene que garantizar una rápida preparación de los pedidos, con la mínima manipulación posible de materiales, y ofrecer seguridad ante los errores, que pueden ser de tipo o de cantidad. Una vez terminada la preparación es muy importante incorporar al pedido la documentación externa (normalmente se trata de una etiqueta) necesaria para que durante el proceso de distribución física se pueda identificar en todo momento su destino final. Asimismo, internamente, se deben añadir los albaranes del pedido y, si el cliente lo solicita, el packing list. Finalmente, la elección de un embalaje adecuado al tipo de producto y al sistema de transporte es primordial para garantizar la integridad del envío y optimizar el tránsito. E. Expedición de las mercancías La zona de expediciones tiene que estar lo suficientemente dimensionada como para albergar el conjunto de pedidos que se encuentran a la espera de ser cargados en el medio de transporte. Además, deben agruparse según sea el criterio de reparto para minimizar la posibilidad de Los objetivos de un almacén diseñado para dar servicio al cliente son la velocidad para llegar al mercado antes que la competencia y la ausencia de errores errores en la carga, es decir, por ruta, por cliente o grupo de clientes, por agencia, por operador logístico, etc. El medio: automatización de la gestión y de los procesos Todos los procedimientos descritos anteriormente serían inviables sin la aportación de un conjunto de tecnologías que permitirá gestionar los flujos de información y materiales de la manera correcta. El SGA debe conocer la posición única dentro del almacén que tiene que ser asignada al producto, esto es, debe saber guiar a la maquinaria de manutención para su correcto almacenaje. Por un lado, el almacén tiene que incorporar un sistema capaz de gestionar toda la información relativa a los artículos almacenados y ordenar a los medios de manutención la ejecución de los movimientos necesarios para cada tipo de operación. Esta es la función del SGA, cuyo núcleo es básicamente el mismo para cualquier almacén. Las diferencias radican en los medios que van a cumplir las órdenes (operarios, sistemas 68 MECALUXNEWS

4 SISTEMAS 'HOMBRE A PRODUCTO' Hoy existen múltiples fórmulas para realizar el picking en un almacén por parte de los operarios. Sin embargo, es necesario considerar los sistemas que ayudan en la preparación de los pedidos debido a las ventajas que aportan. Los que aquí vamos a tratar son aquéllos que se encuentran bajo la filosofía "hombre a producto", es decir, en los que el preparador va a buscar el artículo. La radiofrecuencia es uno de los más extendidos y, fundamentalmente, se basa en el uso de un terminal que realiza las funciones de interfase hombre-máquina y que guía y valida al operario en todos los movimientos del almacén, en este caso, en las tareas de preparación de pedidos. Para ello es necesario disponer de la totalidad de los artículos y de las posiciones de almacenaje perfectamente identificadas mediante algún tipo de código existente en el mercado. Con la radiofrecuencia se tiene la seguridad de eliminar el error de posición, de tipo de artículo y de número de unidades. Otras ventajas son el mantenimiento en tiempo real del nivel de stock en todo el almacén, así como la optimización del recorrido del preparador con el consiguiente aumento del rendimiento y de la velocidad. Con la radiofrecuencia se mantiene en tiempo real el nivel de stock en todo el almacén y se optimiza el recorrido del preparador de pedidos con la consiguiente mejora del rendimiento y de la velocidad. El pick to light incorpora unos indicadores o displays en las ubicaciones de los huecos de las estanterías a partir de las cuales se realiza el picking. Tales elementos se iluminan cuando hay que coger unidades de estos huecos y señalan la cantidad a extraer. Otro sistema de ayuda para la preparación de pedidos, también basado en la filosofía "hombre a producto", es el pick to light (PTL). Esta tecnología incorpora unos indicadores luminosos (displays) en las ubicaciones donde se encuentran almacenados los productos a partir de los cuales se ha de realizar el picking. Tales elementos están controlados por un sistema de gestión que "emite" un pedido al PTL, de modo que a continuación iluminará todas las posiciones que albergan las referencias que se están pidiendo. El operario se desplaza por todo el lineal de picking y recoge la cantidad de cada referencia que indica el display. Acto seguido confirma la extracción para que el PTL informe al Sistema de Gestión del Almacén (SGA). Las ventajas que aporta este sistema son similares a las de la radiofrecuencia, puesto que se garantiza la ausencia de errores en la identificación de la ubicación del artículo que hay que extraer y en el número de unidades que se deben retirar. La velocidad de preparación es otro punto fuerte del pick to light. de almacenaje automático, clasificadores, etc.) y en cómo se traspasa la información. Por ejemplo, en el caso de estanterías convencionales servidas por carretillas el sistema de gestión más habitual se basa en el uso de la tecnología de radiofrecuencia. La comunicación entre el SGA y la maquinaria de manipulación se realiza mediante terminales portátiles conectados con el servidor a través de antenas de comunicación vía radio. Estos elementos recibirán todas las órdenes según el criterio con el que se haya decidido trabajar. Sin duda, la prioridad será en todo momento orientar las operaciones del almacén a fin de disponer de los medios y productos para servir los pedidos con la máxima rapidez posible. De este modo, dicho almacén contribuirá a acortar la ventana de servicio, es decir, el periodo de tiempo que transcurre entre que el cliente pide y recibe. No obstante, el último eslabón en las operaciones de un almacén lo efectúa un dispositivo físico o una persona que realiza un movimiento de un elemento desde un punto a otro. Es en este momento en el que se hace necesario aportar tecnologías que generen un entorno de velocidad de trabajo y de seguridad (sobre todo cuando intervienen operarios y por lo tanto hay riesgo de error humano) adecuado al servicio que se desea dar al mercado. Y es que en la preparación de los pedidos es donde hay que destinar los mayores recursos en este ámbito, porque de ello dependerá la imagen de nuestra organización ante los clientes. A los sistemas de picking basados en la filosofía "hombre a producto" (donde el operario se desplaza para coger los artículos que indica el pedido) o en la filosofía "producto a hombre" (el operario está fijo en su puesto de trabajo y recibe los artículos que hay que extraer o los contenedores que los contienen) se añaden otras tecnologías igualmente importantes que se emplean para verificar que no ha habido errores en el proceso de picking. 70 MECALUXNEWS

5 SISTEMAS PRODUCTO A HOMBRE Existen en el mercado otras soluciones que mejoran el proceso de picking donde el operario permanece en una posición fija y el sistema le entrega y recoge el artículo. Son las desarrolladas bajo la filosofía "producto a hombre". Un almacén automático es una de estas soluciones. Dispone de un elemento automatizado o transelevador que se encarga de almacenar y retirar las cargas de una estantería. Este elemento entrega y recoge el producto de una cabecera, que consiste en un sistema de transportadores, con un grado de sofisticación variable, encargado de gestionar los flujos de entrada y salida de materiales. Es en dicha cabecera donde se ubica la zona de preparación de pedi- Los carruseles horizontales y verticales (paternósters) son soluciones para la preparación de pedidos que ofrecen una correcta seguridad y velocidad de operación, minimizando los errores. Las soluciones más habituales se basan en el uso de transportadores mecánicos que agrupan las mercancías que forman parte del pedido o de la ruta, por ejemplo, y en los que perdos, que cuenta con todos los elementos necesarios para que los operarios identifiquen cada carga que el almacén les entrega y sepan los artículos y número de unidades que deben extraer. Todo ello, lógicamente, es controlado por un Sistema de Gestión. Las ventajas son múltiples. Por ejemplo, se erradica el error de identificación del producto y del número de unidades, puesto que el Sistema entrega la referencia que se ha pedido e indica al operario la cantidad a extraer. Además, exige la confirmación de la operación mediante la lectura del código de barras o un sistema alternativo. Por otra parte, la velocidad de preparación es elevada; la zona de picking puede dotarse de una ergonomía y de los medios adecuados que permitan aumentar el rendimiento del operario, que optimiza los recorridos que en la actualidad realiza en el almacén. En la cabecera de los almacenes automáticos se pueden instalar puestos de picking. El sistema de gestión entrega al operario la referencia solicitada y le ordena la cantidad a extraer. Soluciones a la medida Los carruseles horizontales y verticales (paternósters) son también soluciones encuadradas en este grupo. Disponen de un sistema rotativo horizontal o vertical donde se colocan cestas para ubicar productos. Estos elementos son los encargados de presentar en una zona determinada los diferentes artículos almacenados y permitir al operario situado en ella efectuar el picking. Los armarios verticales de bandejas trabajan de un modo similar a un carrusel vertical, con la diferencia de que el producto ya no está en un elemento rotativo sino que se sitúa en bandejas que se introducen y extraen mediante accionamiento mecánico. Lo que es común a todos estos sistemas es que ofrecen una correcta seguridad y velocidad de operación, minimizando los errores en el picking. Finalmente, los dispensadores automáticos son soluciones basadas en un conjunto de tolvas de cajas con un sistema mecánico que deja caer un grupo de referencias, en una determinada cantidad, para formar un pedido. Habitualmente, disponen de un transportador de bandas en su parte inferior que recoge dicho grupo de productos y lo traslada hasta un recipiente que servirá como envase de expedición. Con ausencia total de operarios, esta tecnología es extremadamente segura ya que controla el tipo y número de artículos a suministrar con una velocidad de operación muy elevada. Tras esta verificación, tal vez sea necesario realizar una clasificación de los pedidos preparados, como ya se ha explicado, siguiendo diferentes criterios: agrupación por clientes, por rutas, por agencia de transporte, por tipología de producto, por franjas horarias, etc. Para ello se debe analizar la utilización de un sistema que realice las siguientes funciones: la identificación de las cargas al final de la zona de preparación (habitualmente mediante etiquetas de código de barras) y la consulta al sistema de gestión central sobre qué criterios tienen que ser ordenados los pedidos y dónde han de acumularse. Todo esto debe permitir una rápida identificación del conjunto de cargas de cara a la expedición de las mismas. manecerán a la espera de la expedición con una posibilidad de error muy baja. Las exigencias del mercado global En este artículo se ha realizado un repaso general de los criterios y elementos que configuran un almacén orientado a aumentar la calidad de servicio al cliente, dotando a la tramitación de las expediciones de una fiabilidad, rapidez y seguridad acorde con las exigencias del merca-

6 SISTEMAS AUXILIARES Tras la preparación de un pedido, y con el objetivo de obtener un elevado grado de seguridad, se debe realizar una verificación del mismo, para lo que actualmente se emplean distintos sistemas auxiliares. La solución más conocida es la utilización de una báscula, que pesa cada unidad de carga e informa del resultado. Este sistema conoce el peso unitario de todos los artículos y por tanto puede calcular el teórico para compararlo con el real. Bajo un nivel de tolerancia estipulado de antemano, es posible decidir si existen diferencias y si se ha cometido un error en el picking. Un segundo método de verificación se basa en la identificación magnética de cada artículo. Todavía poco extendido, consiste en un lector que lee todas las unidades de producto para acto seguido comparar la cifra real con la teórica, y así informar del error casi con el 100% de fiabilidad. Con ausencia total de operarios, los dispensadores automáticos son tecnologías extremadamente seguras ya que controlan el tipo y número de artículos a suministrar con una rapidez de operación muy elevada. do. Hay que poner énfasis en que todos los procesos descritos son igual de significativos, ya que dicho almacén es básicamente un conjunto de acciones consecutivas directamente relacionadas entre sí y forman una cadena donde cada eslabón debe estar sincronizado con el que le precede y con el que le sucede. De este modo, el flujo del producto se mantendrá en todo momento ininterrumpido, desde la recepción hasta la expedición, con lo cual podremos lograr los objetivos de velocidad y ausencia de errores que exige el mercado global. *Óscar Garreta, departamento de soporte comercial de la división de robótica de Mecalux, SA. Más información: ogarreta@mecalux.com