Sistemas Integrados de Gestión e Indicadores de Gestión. 25 de agosto, 2010

Transcripción

1 Sistemas Integrados de Gestión e Indicadores de Gestión 25 de agosto, 2010

2 Sistemas Integrados de Gestión - Evolución de la gestión empresarial - Sistemas de gestión - Modelos para los sistemas de gestión - Integración de los sistemas de gestión - Beneficios de los sistemas de gestión 2 de 80

3 EVOLUCIÓN DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL 3 de 80

4 EVOLUCIÓN DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL A partir de los 80s: parámetros distintos a los económicos y productivos. calidad, seguridad, salud ocupacional, infraestructura adecuada, ambiente de trabajo cómodo, control de la contaminación. Se buscan mecanismos y metodologías para: aumentar las competencias del personal, organizar y distribuir adecuadamente las responsabilidades, mejorar las comunicaciones internas y externas, mejorar el uso de los recursos (humanos, infraestructura, ambiente de trabajo, financieros) lograr objetivos, documentar los procesos, entre otros. 4 de 80

5 EVOLUCIÓN DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL Por qué? Mayor sensibilización y exigencias de los clientes, empleados y las diferentes partes interesadas. Aparición y desarrollo de estándares y normatividad legal aplicable a los productos y servicios de la organización, así como a su operación e influencia externa. Desarrollo tecnológico. Cambios de lo correctivo hacia lo preventivo. Nuevas estrategias empresariales. 5 de 80

6 EVOLUCIÓN DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL ISO 9001 ISO OHSAS SA 8000 / ISO Aparecen sistemas de gestión que: aseguran la satisfacción de los requisitos (necesidades y expectativas) de los clientes y otras partes interesadas, permiten alcanzar y controlar niveles de desempeño ambientales adecuados, contribuyen con la prevención de riesgos laborales de los trabajadores, aseguran mecanismos adecuados para demostrar su responsabilidad social. 6 de 80

7 EVOLUCIÓN DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL Por qué integrarlos? 7 de 80

8 EVOLUCIÓN DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL Puntos de convergencia: fuertemente vinculadas a la toma de decisiones (alta dirección), ayudan a responder a la opinión de la sociedad, responden a criterios de prevención, requiere de un trabajo multidisciplinario, motivan y añaden competencias al personal, ahorran tiempo y dinero. 8 de 80

9 SISTEMAS DE GESTIÓN 9 de 80

10 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Un poco de historia: 1979: primera norma de aseguramiento de calidad para uso no militar, publicada por la British Standards Institution (BSI) bajo el nombre de BS : la International Organization for Standarization (ISO) publica una serie de normas internacionales (basadas en la BS 5750), la serie 9000 (compuesta por las normas ISO 9001, 9002, 9003 y 9004). La serie de normas ha sido revisada y corregida hasta el año de 80

11 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD En la actualidad: La serie 9000 es un grupo de normas de gestión de la calidad, internacionales y voluntarias, desarrolladas por el comité técnico ISO/TC 176 Gestión y Aseguramiento de la calidad. Agrupa: ISO 9001:2008, única norma de requisitos y certificable. ISO 9004:2009, orienta a las organizaciones a conseguir éxito a través de la gestión de la calidad, contiene los principios de los sistemas de gestión de la calidad. ISO 9000:2005, contiene los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad. 11 de 80

12 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Opera desde Misión: estandarizar procesos y servicios con la finalidad de facilitar las transacciones comerciales a nivel mundial. La International Organization for Standarization (IOS) elabora las normas ISO. ISO es un prefijo de origen latín que significa igual. ISO: la más grande organización mundial que desarrolla estándares o normas. 162 organismos nacionales de calidad son miembros, más de estándares internacionales, para diferentes sectores, En el mundo existen más de organizaciones certificadas con normas ISO (más de con ISO 9001). 12 de 80

13 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Qué es un sistema de gestión de la calidad? Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan. Gestión: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Sistema de Gestión de la Calidad: conjunto de procesos destinados a dirigir y controlar una organización con el objetivo de cumplir los requisitos de los productos y servicios y de ésta manera satisfacer a nuestras clientes. 13 de 80

14 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Evolución del concepto de calidad 14 de 80

15 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Permite que las organizaciones: Identifiquen los requisitos de los clientes, Cumplan con las necesidades y expectativas del cliente, Mantengan los procesos bajo control, Resuelvan los problemas asociados a la calidad. 15 de 80

16 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Estructura de la norma ISO 9001:2008 SGC Requisitos: La norma comprende 8 Capítulos, divididos en sub capítulos, sub sub capítulos y requisitos ( debes ): 138 requisitos en total. Los capítulos del 1 al 3 son introductorios y del 4 al 8 contienen los requisitos necesarios de implementar. 16 de 80

17 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Grupo de normas de gestión ambiental, internacionales y voluntarias, desarrolladas por el comité técnico ISO/TC 207. ISO 14001:2004, única norma de requisitos. ISO 14004:2004, guía interpretativa. Otras normas de ésta serie: Etiquetado ambiental, Términos y definiciones, entre otras. 17 de 80

18 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Herramienta que permite a una organización alcanzar y controlar el nivel de desempeño ambiental que se ha impuesto. ISO proporciona los requisitos de un SGA que permita a una organización controlar los impactos sobre el ambiente de sus actividades, productos y/o servicios, mejorando su desempeño. No obliga a cumplir normatividad legal. Fue desarrollada para seguir la lógica de la gestión del riesgo: reconocer riesgos ambientales y niveles de desempeño actuales, procesos para gestionar riesgos identificados y/o mejorar el desempeño actual, y monitoreo de la eficacia de estos procesos de gestión. 18 de 80

19 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Estructura de la norma ISO 14001:2004: Comprende 4 cláusulas. La cláusula 4 comprende los requisitos (o debes ) de la norma. En total la norma contiene 62 requisitos o debes. 19 de 80

20 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Beneficios de un SGA: Conservación de materiales y energía, Ahorros en costos operacionales, Limita la exposición a sanciones, Reducción de primas de seguro, Ventaja competitiva en el mercado, Motivación a los empleados, Reduce barreras arancelarias, Mejora relaciones públicas, etc. 20 de 80

21 SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Qué significa OHSAS? Significa Occupational Health and Safety Assessment Specification (Especificación de Evaluación de la Seguridad y Salud en el Trabajo). No confundir con (OSHA) Occupational Safety and Health Administration, agencia americana cuya misión es la de asegurar la seguridad y salud de los trabajadores. Es posible tener un certificado acreditado? Sí, los organismos de acreditación en algunos países han desarrollado esquemas de acreditación. 21 de 80

22 SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL La serie de normas OHSAS: desarrolladas en respuesta a la demanda de las organizaciones por una norma para un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional contra la cual, sus sistemas de gestión puedan ser evaluados y certificados. Está compuesta por: OHSAS 18001:2007, norma internacional que establece un conjunto de requisitos relacionados con los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo y que permite a una organización controlar sus riesgos laborales y mejorar su rendimiento en materia de seguridad y salud. OHSAS 18002, guía para la implementación de la Norma OHSAS de 80

23 SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Cuáles son los beneficios? Se fomenta la cultura preventiva. Capacidad de identificar, evaluar y controlar los riesgos asociados a cada puesto de trabajo. Condiciones de trabajo más seguras contribuyen al aumento de la productividad. Facilita el cumplimiento de la legislación aplicable. Mejora su reputación en relación con la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. 23 de 80

24 MODELOS PARA LOS SISTEMAS DE GESTIÓN 24 de 80

25 MODELOS PARA LOS SISTEMA DE GESTIÓN Cómo mejorar la próxima vez? Ciclo de Deming Qué hacer? Cómo hacerlo? Se hicieron las cosas según lo planificado? Hacer lo planificado 25 de 80

26 MODELOS PARA LOS SISTEMA DE GESTIÓN SGC 26 de 80

27 MODELOS PARA LOS SISTEMA DE GESTIÓN SGA y SGSySO 27 de 80

28 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN 28 de 80

29 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMA DE GESTIÓN Paso 1: tomar como referencia el Enfoque basado en procesos (promovido por ISO 9001:2008) 29 de 80

30 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMA DE GESTIÓN Paso 1: 30 de 80

31 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMA DE GESTIÓN Paso 1: 31 de 80

32 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMA DE GESTIÓN Paso 1: 32 de 80

33 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMA DE GESTIÓN Paso 2: unificar conceptos y desarrollar un enfoque compartido para identificar elementos claves en los 3 sistemas: Identificar aspectos ambientales / peligros / requisitos de los productos. Evaluación de impactos / riesgos / requisitos de los productos. Controlar impactos / riesgos / requisitos de los productos. Fijar, capacitar, sensibilizar e implementar. 33 de 80

34 ASPECTO AMBIENTAL Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente IMPACTO AMBIENTAL Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, total o parcialmente resultante de las actividades, productos o servicios de una organización 34 de 80

35 IMPACTO AMBIENTAL ASPECTO AMBIENTAL Contaminación del aire Emisiones Actividades Productos Servicios Contaminación de aguas Efluentes 35 de 80

36 PELIGRO Fuente, situación, o acto con un potencial de daño en términos de lesión o enfermedad o una combinación de éstas. RIESGO Combinación de la probabilidad de la ocurrencia de un evento peligroso o exposición y la severidad de lesión o enfermedad que pueden ser causados por el evento o la exposición. 36 de 80

37 Dermatitis Frecuente, Intoxicación RIESGO PELIGRO Inhalación de Sustancias Quimicas Actividades Productos Fractura ocasional, Contusiones frecuentes Servicios Golpes y Caídas en Escaleras y Pisos resbaladizos 37 de 80

38 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMA DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTION XX PRODUCTOS X XX XX X XX Y/O SERVICIOS X XXX X XX XXX X ALCANCE Elementos significativos El SGI debe alcanzar a todos los procesos que incluyan elementos significativos X X X Calidad Ambiental SySO 38 de 80

39 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMA DE GESTIÓN Paso 3: Integrar estructura y actividades Responsabilidades y autoridad Identificación de necesidades y planificación de la capacitación Comunicaciones internas Controles operativos Seguimiento y Medición Auditorías internas / externas Revisiones por la Dirección 39 de 80

40 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMA DE GESTIÓN Paso 4: Integrar documentación, conceptos y prácticas Procedimientos Manual integrado Política integrada Objetivos y planes integrados Control de Documentos Control de Registros Control de NC Acciones Correctivas Acciones Preventivas Auditorías Internas Conceptos y prácticas No conformidad Accidente incidente Acciones de Contingencia Acciones Correctivas Acciones Preventivas Identificación requisitos legales 40 de 80

41 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMA DE GESTIÓN Paso 5: Evaluar el SGI 41 de 80

42 BENEFICIOS DE UN SGI 42 de 80

43 BENEFICIOS DE UN SGI Administración sistemática de las actividades estandarizadas. Ayuda a demostrar cumplimiento de los compromisos asumidos con los trabajadores, los clientes, el medio ambiente y las partes interesadas. Los clientes, los trabajadores y la sociedad valoran la incorporación de sus necesidades en la gestión de la compañía. Mayor participación y contribución del personal en todos los niveles en la consecución de los objetivos. 43 de 80

44 BENEFICIOS DE UN SGI Accidentes menos probables y con menos consecuencias personales, ambientales y económicas. Reducción de costos de no calidad, remediación y seguros costosos. Mejor posición frente a reclamos legales. Aumenta la probabilidad de acceder a financiamientos. Demostrar por terceras partes (certificación) que el SGI es conforme con los requisitos normativos. 44 de 80

45 Indicadores de Gestión 45 de 80

46 INDICADORES DE GESTIÓN Conocer la empresa de manera financiera es útil, pero sin sentido sino se comprende de donde surgen los resultados o porque no se consiguieron las metas. Prestar atención solo a los indicadores financieros es un suicidio, ya que refleja lo que ya paso. 46 de 80

47 INDICADORES DE GESTIÓN Gestión por procesos Proporcionar una metodología estructurada para transformar las estrategias en acciones y controlar los resultados de esta acción. Medir en forma anticipada si se va por buen camino para el logro de los resultados previsto. 47 de 80

48 INDICADORES DE GESTIÓN Lo que no se puede medir, no se puede controlar; lo que no se puede controlar, no se puede mejorar INDICADORES DE GESTION 48 de 80

49 Cómo empezar?: Planeamiento estratégico El Planeamiento responde a 3 preguntas: 1. Dónde estamos? 2. Hacia dónde vamos? 3. Cómo vamos? INDICADORES DE GESTIÓN 1 Cómo vamos? 2 3 Dónde estamos? FODA PROYECTOS ESTRATÉGICOS Hacia dónde vamos? OBJETIVOS 49 de 80

50 INDICADORES DE GESTIÓN Donde estamos?: FODA Internas Externas FORTALEZAS DEBILIDADES Hacer la lista de las Fortalezas Hacer lista de las debilidades 1) Personas.. 1) Tecnología. 2) Diversificación 2) Información... 3) Infraestructura 3) OPORTUNIDADES OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y ESTRATEGIAS (FO) OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y ESTRATEGIAS (DO) Hacer lista de las Oportunidades Uso de fortalezas para aprovechar oportunidades Disminuir debilidades aprovechando las oportunidades 1) Tecnología 1) 1) 2) Gobierno 2) 2) 3) Clima.. 3) 3) AMENAZAS OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y ESTRATEGIAS (FA) OJBETIVOS ESTRATEGICOS Y ESTRATEGIAS (DA) Hacer lista de las Amenazas Uso de las fortalezas para evitar amenazas. Minimizar debilidades y evitar amenazas. 1) Competidores.. 1) 1) 2) Comunicaciones. 2) 2) 3) 3) 3) 50 de 80

51 INDICADORES DE GESTIÓN Adónde vamos?: Valores de la organización Detrás de todo planeamiento están los valores compartidos por toda la organización: Visión Misión Objetivos 51 de 80

52 INDICADORES DE GESTIÓN Cómo vamos?: Indicadores y metas Indicador (medidor) Parte medible del desempeño del objetivo a medir. Meta Valor que se espera que alcance el indicador. 52 de 80

53 INDICADORES DE GESTIÓN Ejemplo Objetivo: Aumentar en 3% la participación en el mercado para finales del Indicador: Porcentaje de participación en el mercado. Meta: Valor %. 53 de 80

54 INDICADORES DE GESTIÓN Cómo lograrlo? BALANCED SCORECARD (Cuadro de Mando Integral) 54 de 80

55 INDICADORES DE GESTIÓN La aplicación del BSC se inicia con la definición de la Misión y la Visión. Responden a la pregunta hacia dónde vamos? dentro de la organización. 55 de 80

56 INDICADORES DE GESTIÓN Perspectivas Son las dimensiones claves donde es importante implementar objetivos estratégicos, lo que garantiza un modelo equilibrado, no centrado únicamente en la rentabilidad. El BSC contempla 4 Perspectivas. 56 de 80

57 INDICADORES DE GESTIÓN PERSPECTIVA FINANCIERA Qué objetivos financieros debemos alcanzar? PERSPECTIVA DE CLIENTES Cómo deben vernos nuestros clientes? Cómo queremos posicionarnos en el mercado? VISION Y ESTRATEGIA PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS En que debemos ser excelentes? PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Cómo debe aprender e innovar la organización? Qué necesito? Capacitación, reducir la rotación 57 de 80

58 INDICADORES DE GESTIÓN Perspectivas (internas) 58 de 80

59 INDICADORES DE GESTIÓN Perspectivas (externas) 59 de 80

60 INDICADORES DE GESTIÓN Mapas Estratégicos Relaciones causales, basadas en el conocimiento de la organización y del sector, así como en la experiencia previa. 60 de 80

61 INDICADORES DE GESTIÓN Perspectiva financiera Crecimiento, ingresos altos Crecimiento de las utilidades Mejora de ingresos Retorno de la inversión Perspectiva Cliente Confianza del cliente Retención del cliente Satisfacción del cliente Perspectiva interna Determinar segmentos de clientes Desarrollo de nuevos productos Venta cruzada Ratio de venta cruzada Perspectiva aprendizaje E innovación Desarrollar capacidades de los empleados Acceso a información estratégica Desarrollo de habilidades estratégicas Acceso a información estratégica 61 de 80

62 INDICADORES DE GESTIÓN Iniciativas Estratégicas Acciones en las que la organización se va centrar para el logro de los objetivos. Por lo general son proyectos en los que la organización se va a centrar por un determinado período de tiempo. 62 de 80

63 INDICADORES DE GESTIÓN Cada Objetivo, Indicador e Iniciativa Estratégica debe tener un RESPONSABLE, una persona a cargo que controle su cumplimiento. Se deben asignar los RECURSOS necesarios para el buen desarrollo de la Iniciativa Estratégica. Estos elementos son prioritarios y se consideran como pre requisitos para el desarrollo del BSC. 63 de 80

64 INDICADORES DE GESTIÓN Objetivos e Indicadores de Gestión Perspectiva Financiera Objetivo Indicador Meta Plazo Seguimiento Responsable Iniciativa Estratégica Perspectiva de Cliente Objetivo Indicador Meta Plazo Seguimiento Responsable Iniciativa Estratégica Perspectiva de Procesos Internos Objetivo Indicador Meta Plazo Seguimiento Responsable Iniciativa Estratégica Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento Objetivo Indicador Meta Plazo Seguimiento Responsable Iniciativa Estratégica 64 de 80

65 INDICADORES DE GESTIÓN Si la única herramienta que tienes es un martillo, todo empezará a parecerte un clavo Abraham Maslow 65 de 80

66 Muchas gracias José Selem C: RPM: * de 80