SACHMI. Sistema de Administración y Control para el Hospital Materno Infantil SACHMI 1.0 Visión. Versión 1.0

Transcripción

1 SACHMI Sistema de Administración y Control para el Hospital Materno Infantil Visión Versión 1.0

2 Tabla de Contenidos 1. Introducción Propósito Alcance Definiciones, Acrónimos, y Abreviaciones Referencias 4 2. Posicionamiento Oportunidad de Negocio Sentencia que define el problema Sentencia que define la posición del Producto 7 3. Descripción de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios Resumen de Stakeholders Resumen de Usuarios Entorno de usuario 8 4. Descripción Global del Producto Perspectiva del producto Resumen de características Costo y precio Descripción Global del Producto Modulo Mantenimiento de Equipos Médicos Módulo de internación 11 SACHMI ACTV 10, 2011 Pág. 2

3 Vision 1. Introducción 1.1 Propósito El propósito de éste documento es recoger, analizar y definir las necesidades de alto nivel y las características del sistema de gestión y administración hospitalaria para el Hospital Materno Infantil. El documento se centra en la funcionalidad requerida por los participantes en el proyecto y los usuarios finales. Esta funcionalidad se basa principalmente en la gestión, administración y control de los siguientes campos: - Farmacia - Internación - Seguimiento de Historiales Clínicas y Fichaje - Almacenes y adquisiciones - Consulta externa Los detalles de cómo el sistema cubre los requerimientos se pueden observar en la especificación de los casos de uso y otros documentos adicionales. 1.2 Alcance El documento Visión se ocupa, como ya se ha apuntado, del sistema de gestión y administración hospitalaria del Hospital Materno Infantil. Dicho sistema será desarrollado por el grupo de desarrollo de software. El sistema permitirá al personal administrativo y medico controlar todo lo relativo a la gestión y administración de recursos humanos y bienes materiales del Hospital Materno infantil con respecto a los siguientes campos: - Farmacia - Internación - Seguimiento de Historiales Clínicas y Fichaje - Almacenes y adquisiciones - Consulta externa 1.3 Definiciones, Acrónimos, y Abreviaciones XP: También conocido como programación extrema, es una metodología de desarrollo ágil. SCRUM: Es un marco de trabajo para la gestión y desarrollo de software basada en un proceso iterativo e incremental utilizado comúnmente en entornos basados en el desarrollo ágil de SACHMI ACTV 10, 2011 Pág. 3

4 software 1.4 Referencias - Perfil del proyecto - Plan de actividades - Diagrama de casos de uso. - Glosario 2. Posicionamiento 2.1 Oportunidad de Negocio Este sistema permitirá al Hospital Materno Infantil automatizar el control de todas sus actividades en los campos de - Farmacia - Internación - Seguimiento de Historias Clínicas y fichaje - Mantenimiento de Equipos - Consulta externa Lo cual supondrá un acceso rápido y sencillo a los datos, gracias a interfaces gráficas sencillas y amigables al usuario (personal médico, personal administrativo, asegurados). Además, los datos accedidos estarán siempre actualizados, lo cual es un factor muy importante para poder llevar un control centralizado en los distintos campos mencionados arriba. El sistema también permite a los asegurados acceder al servicio de seguimiento día a día de su estado de salud, durante su internación en el Hospital Materno Infantil, de forma rápida y sencilla. 2.2 Sentencia que define el problema Módulo Mantenimiento de Equipos Médicos El problema de Afecta a Gestionar solicitudes de atención realizadas por el personal RR.HH. Controlar información de las características de los equipos. Gestionar información de los problemas que presentan los equipos. Asignar trabajos de mantenimiento y soporte al personal técnico. Crear fichas de soporte técnico. Generar informes y reportes de los equipos médicos. Personal RR.HH.: Médicos Enfermeras SACHMI ACTV 10, 2011 Pág. 4

5 El impacto asociado es Una solución adecuada seria Pacientes Desorganización y deficiente gestión de información referente a los equipos, técnicos, solicitudes de atención y problemas en los equipos médicos. Proceso de almacenamiento y acceso instantáneo y actualizado a toda esta información almacenada en lugares físicamente muy distantes es un proceso prácticamente imposible de realizar. Contar con una base de datos de técnicos informáticos, Personal de RR.HH., trabajos de soporte, mantenimiento y problemas de equipos conforme se vayan presentando. Asignación de trabajo a los técnicos de la unidad de soporte técnico de acuerdo a un algoritmo de asignación en base a un modelo de colas. Realizar una recopilación de inventario de información de los equipos médicos con los que cuenta el hospital. Automatizando el proceso usando una red local con una base de datos accesible desde los distintos puntos de la red y generar interfaces amigables y sencillas con las que se accederán a la base de datos Farmacia Problema Afecta a Impacto asociado Solución Falta de - Farmacia automatización de - Farmacéutico procesos e - Paciente información Internación La pérdida económica a causa de que no se devuelven los medicamentos expirados y el tiempo que se pierde en la búsqueda de medicamentos que no se encuentran en stock y la dificultad en obtener reportes Problema Afecta a Impacto asociado Solución Falta de personal médico. Personal medico Imposibilidad de ver el historial médico de manera inmediata. Paciente No hay una vista y opinión más amplia sobre la enfermedad o mal que acoge al paciente interno. Automatizar los procesos e información basada en modelos de inventario sin déficit. Asignar más de un doctor a cada paciente internado. El paciente podrá ver su historial médico, además SACHMI ACTV 10, 2011 Pág. 5

6 Falta de comunicación entre personal médico y asegurados. Falta de equipos médicos Consulta Externa El interno no está al tanto del progreso de su salud durante su internación. La atención a los asegurados no es personal y de buen trato como debería de ser. No hay una buena atención a los pacientes del progreso de su estado mental durante su internación. Compra de más equipos médicos que estén destinados a la atención de los asegurados que se encuentran internados. El problema de: Afecta a: El impacto asociado es: Una solución adecuada es: La información que se tiene de un paciente es redundante. Demora en la búsqueda de historias clínicas de cada paciente. La historia clínica de los pacientes tiende a estar desordenada por la gran cantidad de hojas que se tiene. Los medicamentos recetados por los doctores muchas veces no existen en farmacia. Demora en la asignación médica, por falta de información. Perdida de Historial Clínico debido a transferencia y mal manejo. No existe el seguimiento diagnóstico, ni del tratamiento médico del paciente. Paciente, Enfermera Existe un desperdicio de tiempo al registrar información duplicada. Existen tiempos de búsqueda muy extensos. Demora cuando se busca algún diagnóstico o tratamiento previo. Los medicamentos que no existen en Farmacia deben ser adquiridos fuera del hospital. Existe pérdida de tiempo para con el paciente. El paciente no puede tener un buen diagnóstico por parte del médico ya q se necesita de esa información. No se puede determinar un diagnostico final, ya que no se cuenta con dicha información. Generar un único registro de pacientes. Registrar la historia clínica en la ficha personal de cada paciente. Definir la responsabilidad de quién será el usuario que registre los datos para que la información de cada afiliado esté disponible en cualquier momento, según fecha de consulta. Tener acceso al registro de los medicamentos disponibles en Farmacia. Mantener actualizada la base de datos de la lista de pacientes por consultorio para evitar excesos. Realizar un chequeo completo al paciente o verificar si en el otro centro de salud existe una copia de su historial clínico. Registrar oportunamente la información de la consulta médica del paciente. SACHMI ACTV 10, 2011 Pág. 6

7 2.3 Sentencia que define la posición del Producto Para Quienes El nombre del producto Que No como Nuestro producto Personal médico, Personal administrativo, Asegurados de la caja nacional Asegurados privados. Mujeres aseguradas al SUMI Controlan los pedidos, los almacenes (stock), las órdenes de pedido y la facturación. Reciben atención en las instalaciones del hospital materno infantil, en las distintas especialidades SACHMI Almacena la información necesaria para gestionar una empresa de distribución. El sistema actual. Permite gestionar las distintas actividades de la empresa mediante una interfaz gráfica sencilla y amigable. Además proporciona un acceso rápido y actualizado a la información desde cualquier punto que tenga acceso a la base de datos. 3. Descripción de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios Para proveer de una forma efectiva información y servicios que se ajusten a las necesidades de los usuarios, es necesario identificar e involucrar a todos los participantes en el proyecto como parte del proceso de modelado de requerimientos. También es necesario identificar a los usuarios del sistema y asegurarse de que el conjunto de participantes en el proyecto los representa adecuadamente. Esta sección muestra un perfil de los participantes y de los usuarios involucrados en el proyecto, así como los problemas más importantes que éstos perciben para enfocar la solución propuesta hacia ellos. No describe sus requisitos específicos ya que éstos se capturan mediante otro artefacto. En lugar de esto proporciona la justificación de por qué estos requisitos son necesarios. 3.1 Resumen de Stakeholders Nombre Descripción Responsabilidades Representante Global del Hospital Materno Infantil El stakeholder realiza: Representa a todos los usuarios posibles SACHMI ACTV 10, 2011 Pág. 7

8 del sistema. Seguimiento del desarrollo del proyecto. Aprueba requisitos y funcionalidades 3.2 Resumen de Usuarios Nombre Descripción Stakeholder Personal medico Personal administrativo Utiliza el sistema para consultar información con respecto a los campos de Internación, Farmacia, Consulta Externa Utiliza el sistema para consultar información con respecto a los campos de Fichaje y Mantenimiento de Equipos 3.3 Entorno de usuario Los usuarios entrarán al sistema identificándose sobre un ordenador con un sistema operativo Windows 7 y tras este paso entrarán a la aplicación diseñada para cada uno según su rol en el hospital. Dado que este sistema estará realizado bajo la plataforma.net, es similar a cualquier aplicación Windows y por tanto los usuarios estarán familiarizados con su entorno. Los informes serán generados con Microsoft Word versión 2010, lo cual brindara mayor comodidad para los usuarios. Personal Médico: Accederá al sistema mediante una identificación (nombre y contraseña) para realizar los procesos correspondientes a los módulos de farmacia, consulta externa y fichaje. Personal Administrativo: Accederá al sistema mediante una identificación (nombre y contraseña) para realizar los procesos correspondientes a los módulos de almacén y fichaje. 4. Descripción Global del Producto 4.1 Perspectiva del producto El producto a desarrollar es un sistema de gestión y administración para el Hospital Materno Infantil, con la intención de agilizar dichos campos gracias a la digitalización de la mayoría de los documentos que están envueltos en el momento de gestionar recursos, humanos y materiales. Las áreas a tratar por el sistema son: - Farmacia - Internación - Seguimiento de Historias Clínicas y fichaje SACHMI ACTV 10, 2011 Pág. 8

9 - Almacenes y adquisiciones - Consulta externa 4.2 Resumen de características A continuación se mostrará un listado con los beneficios que obtendrá el cliente a partir del producto: Módulo Farmacia Beneficio del cliente El personal médico tendrá un mejor control de los medicamentos disminuyendo la pérdida de medicamentos por caducidad Optimización de los procesos de control de la cantidad del medicamento existente en farmacia Obtención de Informes detallados y completos de los medicamentos Características que lo apoyan Alerta temprana periódicamente de los medicamentos a punto de caducar Alerta temprana para reabastecer medicamentos de poca cantidad en stock. Despliegue de Reportes cada vez que lo requiera el personal encargado. Controlar y manejar la información eficientemente entre las aéreas de Internación y consulta médica general Optimización de los procesos de registro de medicamentos dispensados y de reabastecimiento Gestión optimizada del almacenamiento de los medicamentos Centralización de la información requerida en dichas áreas. Automatización de dichos procesos. Control de las cantidades existentes en farmacia, las cantidades que han de comprarse, las cantidades que son requeridas, etc. mediante modelos de inventarios simples sin déficit Módulo Internación Beneficio del cliente Mejor control de asignación de dormitorio y cama a los asegurados El personal médico podrá contar con un reporte de progreso diario del estado de salud de cada interno Características que lo apoyan Digitalización del módulo de registro de asegurados. Digitalización de la información del diagnóstico médico diario de los internos asegurados. SACHMI ACTV 10, 2011 Pág. 9

10 4.2.3 Módulo Consulta Externa Beneficios de la Enfermera y el Paciente Generar un único registro de pacientes. Registro de la historia clínica en la ficha personal de cada paciente. Características que lo apoyan Base de datos de los pacientes, reportando periódicamente actualizaciones realizadas. Base de datos de todos los pacientes actualizados. Definir la responsabilidad con las instancias establecidas para que la información de cada afiliado esté disponible en cualquier momento, según fecha de consulta. Base de datos de todos los pacientes actualizados. Tener acceso al registro de los medicamentos disponibles en Farmacia. Base de datos de todos los medicamentos y su cantidad en stock existentes en almacén. 4.3 Costo y precio $.- 5. Descripción Global del Producto 5.1 Modulo Mantenimiento de Equipos Médicos El presente modulo permite gestionar información que se originan con las actividades de control y seguimiento de soporte técnico a través de una interface de grafica sencilla y amigable. Además proporciona un acceso rápido y actualizado a la información desde cualquier punto que tenga acceso a la base de datos Módulo Farmacia Es el modulo encargado de la gestión y administración de los medicamentos en la farmacia del Materno Infantil Los únicos que tienen acceso a este módulo son los farmacéuticos de turno El farmacéutico de turno tiene las siguientes tareas: - Realizar un control y seguimiento diario de los medicamentos dispensados SACHMI ACTV 10, 2011 Pág. 10

11 - Realizar un control de inventario de los medicamentos solicitados a los proveedores 5.3 Módulo de internación Es el modulo encargado de la gestión de asegurados que se encuentran internados en el Hospital Materno Infantil. El personal médico y los asegurados tienen acceso a este módulo en distintos roles. El personal médico puede realizar las siguientes tareas: o Realizar un control y seguimiento diario a los asegurados que se encuentran internados. o Asignarle personal médico a un asegurado que se encuentra interno o Asignarle un dormitorio y cama a un asegurado que se encuentra interno. Los internos tienen las siguientes opciones: o Revisar su historial medico o Revisar su progreso diario durante el tiempo en que se encuentran internados. 5.4 Módulo Consulta Externa Se encarga de gestionar la información del paciente cuando este solicita una cita con el médico de especialidad; la enfermera verifica los datos del paciente, si no existiere, lo registra y le asigna hora y día para su cita con su doctor. Registra y controla las historias clínicas, el cual optimizará las tareas de resguardo, almacenamiento y recuperación de información que involucra a médicos y pacientes. Ingreso, búsqueda y modificación de información de pacientes e Historias Clínicas. Asigna y registra fichas de atención de forma automática para la atención médica por especialidad. SACHMI ACTV 10, 2011 Pág. 11