Gestor Documental El conocimiento donde debe estar

Transcripción

1 Gestor Documental El conocimiento donde debe estar

2 Axentria integrando personas, procesos y conocimiento DM GESTOR DOCUMENTAL Por qué una solución de manejo documental? El archivo documental físico genera restricciones de acceso a la información, con riesgo de deterioro, pérdida o duplicación en múltiples fuentes. La recuperación y el traslado, resultan entonces ineficientes, generando limitaciones en cuanto al espacio de archivo y protección de la información. En los archivos documentales digitales, es frecuente el problema de la duplicación, lo que dificulta el manejo de versiones, sumado al riesgo de pérdida de información por malos procedimientos o ataques de virus. Todos estos aspectos reducen la eficiencia de la gestión y enlentecen la toma de decisiones. Axentria le permite reducir sus costos operativos e incrementar la calidad y cantidad de servicios que brinda a sus clientes, mejorando la imagen de su empresa y haciendo más eficiente la tarea de sus colaboradores. Su empresa contará con una herramienta desarrollada para entorno Windows, que le permitirá seleccionar, almacenar, guardar, recuperar información y gestionar sus documentos de forma segura, aunque estos estén en distintos formatos o provengan de diferentes fuentes, asegurándose una eficiente gestión de información.

3 Axentria integrando personas, procesos y conocimiento LINKS Comparta documentos desde el gestor documental de forma segura ALERTAS Y NOTIFICACIONES Subscripción a alertas y notificaciones vía , indicando sucesos sobre documentos o carpetas VISOR MULTIPLATAFORMA Amplía la compatibilidad del visor documental, extendiéndola incluso a plataformas Linux vía web VALIDACIONES Control de calidad y corrección de errores mediante la comparación, y operaciones con los datos obtenidos PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL SEGURIDAD Documentos Firmados Auditoría INGRESO E INGRESO E INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS Accesos Administración Permisos y Roles Visor Multiplataforma INDEXACIÓN Nuevos documentos Reconocimiento óptico OCR/ICR/OMR/BCR Digitalización Ingreso Integración Microsoft Office Indexación Web Service Gestión de carpetas Edición GESTIÓN DE DOCUMENTOS Archivo Físico Visualización Busquedas Integración Microsoft Office Gestión por tipos de documentos Manejo de versiones GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRACIÓN Y Links Exportación ADMINISTRACIÓN y SEGURIDAD Impresión Envío de documentación por SALIDA SALIDA

4 Axentria, soluciones documentales eficientes y sencillas INGRESO E INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS Importación Permite incorporar documentos de distintas fuentes y distintos formatos en forma individual, múltiple o masiva. Esta última incorpora grandes volúmenes de documentos previamente indexados, tomando de ellos la estructura de carpetas definida. Escaneo Las imágenes que desee escanear utilizando la interface TWAIN, generadas en formato tiff, multitiff, jpg, etc.; son almacenadas en una carpeta preseleccionada para luego ser indexadas. Web Los documentos obtenidos de la Web podrán ser importados a la base documental. Nuevos documentos Es posible crear documentos que luego se incorporan a la base documental mediante un procedimiento denominado check-in que transfiere el documento desde la aplicación cliente al servidor de Axentria con total transparencia. Indexación Al ingresar un archivo a la base documental el usuario podrá seleccionar el tipo de documento al que pertenece y completar los valores de los campos solicitados por Axentria. Indexación Automática Indexa en forma automática un conjunto de documentos con formato previamente definido utilizando tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres. GESTIÓN DE DOCUMENTOS Una de las ventajas del sistema es su flexibilidad al momento de realizar búsquedas permitiendo diferentes modelos que se adapten a sus necesidades en cada caso. Gestión por tipo de documentos Permite crear distintos tipos de documentos con definiciones de campos específicos de manera de facilitar su categorización y búsqueda. Por ejemplo, es posible definir un Tipo de Documento Factura con los siguientes campos: número de factura, RUC, fecha, total, etc. Gestión de carpetas La utilización de gabinetes y carpetas posibilita la organización de los documentos a través de una interface familiar similar a Windows Explorer. Modificacion Es posible modificar un documento y finalizada la edición es reintegrado al sistema. Durante la modificación no estará habilitada esa función para otros usuarios. Manejo de versiones Se mantienen, quedando a disposición varias versiones (históricas) de un mismo documento. Mediante el procedimiento de check-in, el documento se integra al sistema como una nueva versión. El documento original se mantiene con el número de versión correspondiente. La cantidad de versiones es un parámetro configurable por el Administrador de su Empresa. Consultas Se pueden realizar consultas en forma simultánea sobre la base documental a través de cualquiera de los siguientes métodos: Ÿ Ÿ Ÿ Por propiedades del documento: nombre de archivo o carpeta, fecha de creación, usuario que creó el documento. Por tipo de documento: por ejemplo, factura, cotización, estado de cuenta, contrato, etc. Búsquedas avanzadas seleccionando uno o varios campos del conjunto disponible. Visualización Como resultado de una búsqueda se obtiene un conjunto de documentos visibles selectivamente, con la posibilidad de visualizar más de un documento al mismo tiempo. SALIDA Envío de documentación por Se puede enviar por un documento o un conjunto de documentos seleccionados de la base documental y la transacción queda registrada en el sistema. Impresión Es posible imprimir uno o varios documentos preseleccionados mediante la impresora configurada como predeterminada o a través del fax. Exportación Copia archivos seleccionados a discos locales, discos compartidos o medios removibles. ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD Administración Los usuarios con permiso de Administrador administran la creación de nuevos usuarios, grupos, roles, tipos de documento y demás parametrizaciones. Auditoría Cuenta con un registro de actividades de usuarios realizando consultas en forma rápida y sencilla. Documentos firmados El sistema indica si un documento fue firmado digitalmente comprobando la integridad de éste. Permisos y roles Se puede definir permisos de lectura, escritura y totales -por usuarios o grupos de usuarios- para carpetas o tipos de documentos. Accesos El acceso de los usuarios a la base documental se realiza mediante el ingreso de un identificador y contraseña, definiendo además los tipos de usuarios que acceden o no a las distintas funcionalidades que ofrece el sistema.

5 Axentria integrando personas, procesos y conocimiento Beneficios del Gestor Documental Axentria DM Ahorro En recursos de almacenamiento y respaldo, evitando la duplicación. Más posibilidades Mejor productividad Mayor eficiencia Búsquedas de información mediante tipos y propiedades de documentos, exploración por carpetas, búsquedas avanzadas con comodines y operadores booleanos. Comparta documentos con otros usuarios en forma sencilla y eficiente. Centralización de la información permitiendo su fácil respaldo y distribución. Estandarización y almacenaje consistente de la información. Una sola interface para toda la documentación independientemente de su formato y origen. Disminución de impresiones y fotocopiado sustituyéndola por documentos digitales. Disminución del costo de mantenimiento y actualización de la información. Utilización de sistemas de respaldo secundarios económicos como CD y DVD. Confidencialidad, integridad, seguridad y control de toda la información de su empresa Múltiples niveles de acceso al sistema y la información. Configuración de Grupos y Roles de Usuarios. Soporte de documentos firmados digitalmente. Monitoreo y auditoría de los eventos del sistema y las acciones de los usuarios. Seleccione, guarde, controle y recupere con Axentria

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