La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión.

Transcripción

1 La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión. Àlex Galdeano Bonel Finance Director Sage Spain, Small to Medium Business & Accountants SAGE Spain 20 de Junio de La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 1

2 1. La problematica de la morosidad 2. Medidas contra la morosidad 3. Gestión de crédito: un caso real 4. Conclusión La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 2

3 La problemática de la morosidad en España La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 3

4 La problemática de la morosidad en España A pesar de que en los últimos años la problemática se ha agudizado, la morosidad no solo es imputable a causas coyunturales, sino que además se deben considerar otras causas estructurales como pueden ser la actitud de algunos actores económicos de prolongar deliberadamente los plazos de pago para aprovechar su posición dominante Pere J. Brachfield (La nueva Legislación contra la morosidad descodificada.) La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 4

5 Medidas contra la morosidad La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 5

6 1.Medidas contra la morosidad empresarial: factores estructurales Cambiar la cultura empresarial RSC - Códigos de Conducta Código de conducta empresarial Hacia los proveedores: nos comprometemos a acordar condiciones de pago transparentes con nuestros proveedores y asegurarnos de que les pagamos dentro de los plazos estipulados en esas mismas condiciones, sin basarnos en pretextos técnicos para hacer lo contrario. Leyes contra la Morosidad La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 6

7 2.Medidas contra la morosidad empresarial: factores internos Política comercial concisa en consonancia con la estrategia corporativa Análisis de procesos Implicación de la organización en cualquier acción relativa a los cobros Comités de crédito Acceso a la información e información compartida Cuadros de mando e indicadores de control La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 7

8 3.Medidas contra la morosidad: acciones con los clientes Conocimiento de los clientes: Conocer las inversiones de las empresas Prácticas comerciales homogéneas Conocer las rutinas de pago de nuestros clientes Aplicación de scoring a la cartera de clientes La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 8

9 4.Medidas contra la morosidad: acciones con los clientes Gestión del Crédito Cliente: Seguros de crédito Seguimiento pormenorizado de los clientes Resolución de incidencias Uso de herramientas tecnológicas para automatización de los cobros para decisiones eficaces y una buena relación con los clientes La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 9

10 Ejemplo ROI Sociedad ABC SA Beneficio neto -5 días -8% de pendiente 4,6% Mejora del beneficio por reducción del coste del crédito cliente 2,5% Mejora del beneficio por reducción de los créditos de cobro dudoso 22,8% Mejora del beneficio por reducción de las incidencias La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 10

11 Gestión de Crédito Cliente: un caso real

12 Gestión de Crédito Cliente: un caso real Compañía con 70 años de historia en España dedicada a la generación de papel y cartón Tres divisiones productivas: (3 fábricas y 6 máquinas de papel) (40 centros de recuperación de papel y reciclaje) (56 plantas de generación de cartón ondulado para embalaje) empleados en Europa, en Reino Unido En Reino Unido poseen 20 fábricas, con una facturación de 130 millones de Libras esterlinas La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 12

13 Gestión de Crédito Cliente: un caso real Estructura del departamento de cobros Credit Manager: Supervisor y encargado del reporting directo a la Dirección. Credit Controller: Gestores directos de clientes. Tienen asignadas carteras mediante criterios internos. Dispute Owner: Usuarios genéricos por cada planta. Internal Sales Administrator: Personas físicas encargadas de resolver incidencias en cada planta. Escalators: Superiores encargados de gestionar notificaciones avanzadas. La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 13

14 Gestión de Crédito Cliente: un caso real Estructura del departamento de cobros CENTRAL CREDIT MANAGER CREDIT CONTROLLER 1 6/7 20 PLANTAS DISPUTE OWNER 20 INTERNAL SALES ADM. 50/60 ÁREAS REGIONALES ESCALATOR 8/12 La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 14

15 Gestión de Crédito Cliente: un caso real Situación previa a la implantación Rigidez en la gestión de las partidas pendientes Menor flexibilidad en la reclamación de partidas abiertas Reporting incompleto Exceso de trabajo manual adicional Inconvenientes en la generación de reclamaciones masivas Falta de información sobre las promesas de pago como previsiones de Tesorería Accesos separados a la gestión de las incidencias y los cobros La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 15

16 Nuevo Modelo Operativo GESTORES DE COBRO FICHEROS DE PARTIDAS ABIERTAS MAESTRO DE CLIENTES CLIENTES COMUNICACIONES AUTOMÁTICAS (CORREOS, CARTAS Y/O FAXES) SCORING INTERNO CONTACTOS PREVISIONES (PROMESAS) DE COBROS RIESGO CREDITICIO LÍMITE CRÉDITO OUTLOOK TESORERÍA SEGUROS DE CRÉDITO La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión EMPRESAS INFORMACIÓN CREDITICIA 16

17 Gestión de Crédito Cliente: un caso real Estructura funcional de la implantación GESTIÓN DE COBRO: Áreas de gestión: Financiera (Central) Plantas adyacentes Gestión de cobro: Volumetría: partidas abiertas Dos divisas: Libras esterlinas y Euros Reclamaciones masivas: 4 estrategias con varias acciones 6 tipos de carta Varias áreas de gestión INCIDENCIAS: 50/60 tipos de incidencias diferentes La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 17

18 Gestión de Crédito Cliente: un caso real Definición de incidencias y estategias de cobro La Filial en UK ha definido entorno a 60 incidencias, como, por ejemplo: Envío de copia de facturas Errores en precios de productos Problemas en las entregas Mercancías no recepcionadas en destino Rotura del material entregado También se han creado 4 estrategias de cobro: Moderate (estándar para la mayoría de clientes) National (Grandes cuentas) Strict (Pequeñas y nuevas cuentas) Strong (Clientes de alto riesgo) 18

19 Ejemplo de estrategia de cobro (MODERATE) Factura (vencimiento) 5 días antes de vencer prevencimiento 5 días después del vencimiento postvencimiento 8 días después del vencimiento Envío estado de la cuenta a los servicios jurídicos Carta notificación acciones legales 34 días después del vencimiento 27 días después del vencimiento Llamada Credit Controller Carta/fax reclamación dura Notificación interna a la planta (*) Carta notificación bloqueo de cuenta 15 días después del vencimiento 20 días después del vencimiento 21 días después del vencimiento Pago factura La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 19

20 Gestión de Crédito Cliente: un caso real Ejemplo de gestión de incidencias Proceso de escalado de la gestión de una incidencia: En el momento de generarse la incidencia: Notificación al Dispute Owner (usuario genérico de planta). Dicha incidencia es filtrada por la aplicación en función de la parametrización creada Se deriva al Internal Sales Administrator correspondiente, el cual intenta solventar la incidencia. Los ISA están en continuo contacto con los Delegados Comerciales, para colaborar en la resolución de las incidencias. En caso de no solucionarse, comienzan a enviarse alarmas de notificación a los Escalators (Responsables de negocio) A los 3 días al Dispute Owner A los 7 días se notifica la incidencia al Responsable de la Planta A los 15 se alerta al Responsable Regional A los 30 días se alerta al Responsable de Área La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 20

21 Gestión de Crédito Cliente: un caso real Nueva situación Herramienta altamente especializada en Gestión Crédito Cliente Organización automática del trabajo de los gestores Prioridad de reclamación de la deuda en función de las casuísticas concretas Reducción de llamadas por gestores Gestión de reclamaciones masivas (más eficacia con menos recursos) Segmentación de los clientes en función de la actividad Diferenciación de clientes por su importancia corporativa Reporting adecuado y específico. Riqueza y agilidad en la generación de informes. Manejo de la herramienta de B.I. Datos actualizados diariamente Área única de trabajo. Una sola base datos con la misma información Mismo acceso a los datos de cobros e incidencias La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 21

22 Gestión de Crédito Cliente: un caso real Beneficios obtenidos con la solución implantada Agilidad en las reclamaciones de cobro Prioridad en la gestión de los cobros/recobro Preparación de las acciones a realizar de modo ordenado Reducción de las incidencias de pago Gestión pro-activa. Anticipación a los hechos Filtrado y reparto automático de las incidencias Cuadros de mando personalizados para incidencias Mejora de la comunicación interna Estructura de la cartera por perfiles pagadores de los clientes Histórico de las gestiones realizadas Mejoras en el análisis de las gestiones y de la cartera (B.I.) Reducción del saldo vivo y el DSO Mejor imagen de la empresa con sus clientes. Seriedad y rigor en el cobro Control de las acciones La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 22

23 Proyecto de implantación Duración total 3 meses Fases y tareas principales Análisis del proyecto Instalación Configuración y formación módulo Cobros Diseño y generación de Interfaces Configuración datos y tablas Configuración cartas y informes Presentación del prototipo y ajustes Migración al Entorno de Explotación Formación y apoyo en productivo Configuración y formación módulo Incidencias Configuración de importes de datos Configuración flujos de resolución Formación y apoyo en productivo Configuración y formación módulo Business Intelligence Configuración Formación TOTAL Proyecto 2 días 1 día 20 días 5 días 3 días 31 días Duración La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 23

24 Conclusiones La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión

25 4. Conclusión Los valores corporativos pueden ser eficaces, pero no basta con valores. Para que haya excelencia ética en las empresas hay que conseguir hábitos operativos. Los valores deseados deben hacerse presentes en la cultura de la empresa e integrarse en el carácter de las personas. Domènec Melé, Titular de la Cátedra de Ética Empresarial y de los Negocios, IESE La optimización de la gestión del crédito mediante instrumentos de gestión 25

26 Gracias 26