INTEGRACIÓN DE SISTEMAS Y AUTOMATIZACIÓN AGILIZAN PROCESOS DE FACTURACIÓN

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1 SQL Server 2008 Caso de Éxito INTEGRACIÓN DE SISTEMAS Y AUTOMATIZACIÓN AGILIZAN PROCESOS DE FACTURACIÓN Resúmen País: Argentina Industria: Medios de Comunicación Perfil del Cliente Multimedios América, está conformado por el canal de televisión de aire América TV, canal 10 de la ciudad bonaerense de Junín, la radio AM 910 y la señal de cable A24. Situación Inicial Áreas administrativas, Técnica, Sistemas y Operaciones desintegradas. Las diferentes compañías del grupo también trabajaban sin vinculación entre sí. Problemas de performance en el proceso de facturación. Solución Se implementó inicialmente Microsoft Dynamics GP como sistema ERP y se desarrolló internamente el Sistema Comercial con tecnología.net sobre SQL Server En la base de datos SQL Server tenemos la información más crítica de la compañía, se trata de la emisión al aire de la pauta publicitaria" Santiago Guimerans, Gerente de Tecnología y Sistemas de Información de Multimedios América. Con la centralización de la plataforma tecnológica para las diversas compañías que lo conforman, el Grupo América dotó de mayor agilidad a todo el proceso de comercialización, facturación y emisión de pauta publicitaria, contribuyendo así a mejorar el funcionamiento del negocio. Logró reducir en alrededor de 18 días el ciclo administrativo, alcanzando un 100% de control de las operaciones, lo que incrementa la eficiencia y permite reasignar recursos a tareas estratégicas. Beneficios Único sistema administrativo Reducir tiempos de facturación Auditoría de aire automática Ahorro en recursos humanos

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3 Con la nueva plataforma Microsoft que incorporamos, hemos consolidado un ahorro de recursos humanos, migrando funciones operativas a funciones de monitoreo lo que nos permitió escalar fácilmente a toda la integración del Grupo América en el sistema, tanto las señales del interior como las internacionales Santiago Guimerans, Gerente de Tecnología y Sistemas de Información de Multimedios América. Situación El grupo empresarial Multimedios América, está conformado por el canal de televisión de aire América TV para el Área Metropolitana Buenos Aires y el canal 10 de la ciudad bonaerense de Junín, la radio AM910 la red y la señal de cable América 24. Las áreas de Administración, Sistemas, y Operaciones y Técnica, de cada una de estas unidades de negocios, funcionaban de manera independiente, lo que multiplicaba estructuras similares dando origen a distintas dificultades. Los procesos de negocios estaban soportados en aplicaciones no debidamente integradas. Tampoco había vinculación entre las diferentes compañías que conforman el Grupo, lo que a su vez impedía optimizar tareas que se ejecutaban de manera aislada en cada organización. Por otra parte, los sistemas administrativos y comerciales no estaban integrados a los sistemas de aire, dificultando toda la operación. Una de las consecuencias de esto, era que las empresas emitieran su facturación de mes vencido el día 22 del mes siguiente, dado el carácter extemporáneo de la información provista por las aplicaciones, recuerda Santiago Guimerans, Gerente de Tecnología y Sistemas de Información de Multimedios América. En ese escenario, existía una gran carga de trabajo manual y los controles también se hacían de manera artesanal, lo que los hacía poco eficientes. En el plano tecnológico, se registraban altos costos de mantenimiento de hardware dedicado. Ante esta situación, se planteó una renovación completa de la arquitectura y las tecnologías en uso, en base a cuatro pilares. Imaginamos una plataforma de servicios compartidos para las cuatro empresas, que permitiera potenciar la sinergia de los equipos humanos y los recursos técnicos, eliminara la duplicidad de funciones, y propiciara una consolidación de la infraestructura de servicios, facilitando la conformación de un mapa simple de aplicaciones para los usuarios, agrega Guimerans. Solución Inicialmente se adoptó Microsoft Dynamics GP como sistema ERP para todas las compañías del Grupo Multimedios América, al tiempo que se realizó un desarrollo propio como sistema comercial utilizando tecnología.net sobre SQL Server Considerando las capacidades previas del personal del área de IT, la estabilidad comprobada de SQL Server y Windows Server, y las facilidades de integración de toda la plataforma, no dudamos en adoptar la tecnología Microsoft, que de hecho tiene una fuerte penetración en el ambiente broadcast, comenta Guimerans,. Por su parte Carlos Goddard, Gerente de Operaciones, señala que se trabajó fuertemente en la máxima integración de las aplicaciones, para incrementar la productividad tanto de los usuarios finales como del área de sistemas. Las tres gerencias Operaciones y Tecnologíatrabajaron en equipo en la construcción de una solución única e integrada que habilita una fuerte sinergia y la automatización de controles. A través de web services, logramos conectarnos con auditores y empresas independientes que hacen mediciones de aire (auditorías de pantalla) tanto en radio como en televisión. Y tenemos también aceitado el flujo del proceso con el sistema para play out y automatización de los comerciales que salen al aire, agrega Guimerans. Todo el soporte de información está basado en SQL Server Gracias a Reporting Services tenemos una gran capacidad para entregar reportes de todo tipo a las

4 Hemos logrado reducir en 18 días el plazo de facturación, lo que mejora notablemente el aspecto financiero de la compañía. Además, ahora hay menos probabilidades de ocurrencia de fallas, lo que también permite cerrar los ciclos de cobro más rápidamente Andres Arfuch, Gerente de Administración y Finanzas de Multimedios América. diferentes áreas que los requieren. Ahora toda la gestión es más eficaz, ya que la Información está disponible en tiempo real; podemos facturar el día 3 de cada mes y con el 100% de la información controlada, sostiene el ejecutivo. Así mismo, Guimerans afirma que en la base de datos SQL Server tenemos la información más crítica de la compañía, que se trata de la emisión al aire de la pauta publicitaria, es decir, tenemos toda la compaginación de la tanda en tiempo real, que se dispara automáticamente de acuerdo a una agenda prefigurada, y eso es el punto clave de nuestro trabajo y agrega que no se trata de una base de datos pesada por el volumen de información pero sí de gran criticidad porque se trata del núcleo comercial de la empresa. Beneficios Lograr une operación más fluida, sobre todo en lo que respecta a procesos administrativos en el área comercial, es una de las claves de éxito en los negocios del Grupo Multimedios América. Hemos logrado reducir en 18 días el plazo de facturación, lo que mejora notablemente el aspecto financiero de la compañía. Además, ahora hay menos probabilidades de ocurrencia de fallas, lo que también permite cerrar los ciclos de cobro más rápidamente, comenta Andres Arfuch, Gerente de Administración y Finanzas. hemos podido incorporar controles internos más eficaces y oportunos, e implementar la auditoria de aire en tiempo real, agrega Arfuch. Finalmente, Santiago Guimerans resalta que con el nuevo sistema se envía una notificación instantánea a las agencias de publicidad cuyo comercial sale al aire y se genera de manera automática la conciliación entre los comerciales que deberían haber salido al aire y los que salieron realmente, optimizando de esta forma el proceso de facturación, lo que permite anticipar futuros rechazos por pautas publicitarias que no hubieran salido al aire. Para la compañía haber logrado una única solución para todos sus canales de operación ha sido un salto cualitativo enorme en sus procesos comerciales. En este sentido el ejecutivo resalta que con la nueva plataforma Microsoft que incorporamos, hemos consolidado un ahorro de recursos humanos, migrando funciones operativas a funciones de monitoreo, lo que nos permitió escalar fácilmente a toda la integración del Grupo América en el sistema, tanto las señales del interior como las internacionales. Todo el proceso relacionado con la comercialización de publicidad se ha enriquecido. Con la nueva plataforma podemos incorporar nuevas instancias que eran reclamadas por los vendedores y por nuestros clientes, como el manejo automatizado de convenios. En general disponemos de mayor flexibilidad frente a cambios en la rutina de programación, tanto en tv como en radio, sin desordenar el flujo estándar de las emisiones. Al mismo tiempo,

5 Para más información Para más información Acerca de los productos y servicios de Microsoft comuníquese al: O visite: Para más información sobre Multimedios América, por favor visite: Microsoft Dynamics GP Microsoft Dynamics GP es una solución de negocios construida sobre la plataforma altamente escalable de tecnologías Microsoft. Ofrece una poderosa herramienta para la administración y gestión de empresas medianas. Como características distintivas del "software de gestion" financiero contable encontramos módulos para Comercio Electrónico, Cadena de Suministros (SCM), Manufactura, Contabilidad, Relaciones con los Clientes y Recursos Humanos. En Microsoft Dynamics GP, los principales procesos de negocios como Finanzas, Ventas, Compras, Comercio Electrónico y Control de Proyectos, se encuentran integrados como un único producto, compartiendo y proporcionando información consistente y exacta a las personas a cargo de la toma de decisiones. SQL Server 2008 es una plataforma de datos que permite ejecutar aplicaciones de misión crítica ahorrando tiempo y costos en desarrollo y administración de manera confiable, productiva e inteligente generando reportes de información práctica para la comprensión del negocio de toda una organización. Para más información sobre SQL Server 2008, por favor, visite: Para más información sobre Microsoft Dynamics, por favor, visite: gp Este caso de éxito es publicado exclusivamente con fines de información general. MICROSOFT NO OFRECE GARANTIAS, EXPLICITAS O IMPLICITAS EN ESTE DOCUMENTO. Documento publicado en Diciembre de 2009 Software y Servicios Productos Microsoft Dynamics GP SQL Server 2008 SQL Server 2008 Technologies Microsoft.NET