Universidad Tecnológica de Panamá Departamento de Proveeduría y Compras Procedimiento para Actos Públicos

Transcripción

1 1. Introducción: Este procedimiento es relativo a actos públicos. Página: 1 de 7 2. Objetivos del procedimiento: Tramitar y publicar los actos públicos de compras menores y los actos de solicitudes de precios. 3. Campo de aplicación:. Cotización 4. Definiciones: Acto público: proceso mediante el cual las acciones de son comunicadas a la comunidad dependiendo del monto de la compra. Condiciones generales: son tiempo de entrega, IMMS, garantía del bien, país, catalogo, modelo, marca. Condiciones especiales: Condiciones que la UTP pide, presentación de firmas de contrato, la adjudicación seria por renglón o global (se adjudican si cumple con los requisitos y menor precio. Requisitos: Requisitos específicos del departamento, registro sanitarios etc. MEF: Ministerio de Economía y Finanzas. 5. Referencias: Ley N 56 de Ley de Contrataciones Públicas(decreto N 18 de 25 de enero de 1996). Manual de usuario del modulo de compras del Siaff. Dirección de Informática. Manual de Procedimientos administrativos y Fiscales para los contratos o menores(m-13.96). Contraloría General de la República de. Ley No. 32 del 8 de noviembre de Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica. Código Fiscal, Marzo, Decreto Ejecutivo No. 18 del 25 de enero de 1996 por el cual se reglamenta la Ley No 56 del 27 de diciembre de 1995, que regula la Contratación Pública y otras disposiciones en esta materia. Capitulo IX. De la Nulidad delos Actos. Ley N 56 de Capítulo V La Licitación Pública. Ley Nº 56 de 1995(art.42 al 54)

2 Página: 2 de 7 6. Descripción-metodología: 1. El cotizador de precios en el departamento de Proveeduría y clasifica las diferentes requisiciones o lotes de estas de acuerdo a la siguiente tabla: Tipo de actos Valor del monto Cantidad de publicaciones ( ediciones ) en periódicos Acto de compra menor(art. 8, Ley 56) Acto de solicitud de precios(art.19 Ley 56) Licitación Pública (art. 42 ley 56) Monto mayor de 5,000 y menor o igual a 10,000dolares Monto mayor a 10,000 y menor o igual a 250,000 dólares Monto mayor de 250,000 dólares Cantidad de periódicos Periodo de publicación en oficina 1 día 2 periódicos 2 días hábiles 3 días 2 periódicos días 2 periódicos ---- Nota: Articulo 8: Las compras menores que excedan la suma de CINCO MIL BALBOAS CON 00/100(B./5,000.00) deberá anunciarse en la oficina de compras respectiva y de manera visible, como mínimo dos(2) días hábiles y dentro de ese termino deberá hacerse una publicación en dos(2) diarios de circulación nacional. Las compras menores que sean inferior a la suma de CINCO MIL BALBOAS CON 00/100 (B./5,000.00) se regirán por el procedimiento existente establecido por la Contraloría General de la Republica para las compras menores de B./1,000.00; sin embargo esta institución, podrá preparar un nuevo procedimiento. ( Capitulo II. LOS CONTRATOS MENORES. Ley 56 de Contratación Publica).

3 6.Descripción-metodología: continuación Página: 3 de 7 Articulo 20: Los avisos de convocatoria se publicarán como mínimo en dos(2) diarios de reconocida circulación nacional, en tres (3) ediciones, en días distintos. En los avisos se indicará la oficina donde puede examinarse u obtenerse las especificaciones o pliegos de cargos, los planos, modelos y demás documentos u objetos necesarios para la debida inteligencia de las condiciones, así como el lugar, el día y la hora del procedimiento de contratación publica. Su publicación se efectuará en atención al momento, con la siguiente antelación: a. No menor de cuatro(4) días hábiles, si el monto no excede a CINCUENTA MIL BALBOAS (B./50,000.00). b. No menor de ocho(8) días hábiles, si el monto es mayor de CINCUENTA MIL BALBOAS(B./50,000.00) hasta CIENTO CINCUENTA MIL BALBOAS (B./150,000.00). No menor de quince(15) días hábiles, si el monto es mayor de CIENTO CINCUENTA MIL BALBOAS (B./150,000.00)..(Capítulo III. LOS CONTRATOS MENORES. Ley 56 de Contratación Publica). 1.Las requisiciones son enviadas al, estas son clasificadas por la secretaria I y se envía al cotizador. En todos los casos se debe tramitar una requisición para pagar el costo de publicación referente al acto público. Para ello el cotizador debe confeccionar el aviso(esto se realiza en un formato en word preestablecido por el M.E.F). El aviso debe llevar un número de acto público, el articulo a licitar y la fecha en que se realizará el mismo. También se le coloca la partida presupuestaria con que se pagará el acto público. El número de acto público se toma del Sistema de, cuando se genera la cotización a la requisición.se confecciona la requisición con los datos del aviso a publicar, se pasa al funcionario de atención al proveedor para ser captada y darle trámite normal de todas las requisiciones. (Cabe aclarar que estas requisiciones se trabajan con cierta prioridad por causa del tiempo de publicación vs la fecha de acto público que se estableció previamente). El cotizador realiza el tramite verbalmente por teléfono con la compañía para reservar el espacio en el diario a publicar, luego éste envía la cotización y se confecciona la orden de compra para el pago de la publicación del acto público en los periódicos de la localidad.

4 Descripción-metodología: continuación Página: 4 de 7 2. Para el caso de la licitación pública el cotizador debe estar preparando el Pliego de cargos. El Pliego de Cargos se genera del sistema Automatizado de, para ello se genera la cotización del proveedor a nombre de la Universidad Tecnológica de la cual se identifica por su número de cotización( que es el número de acto público) este formulario contiene toda la información que inicialmente se captó en el proceso de requisiciones, hay un ícono para arreglar detalles, en donde se colocan todas condiciones generales y especificaciones que se requieren para el acto público. Cuando el cotizador ya tiene preparado el pliego se imprime en Word para que el jefe de compras lo revise( se realizan las correcciones al pliego de cargos), cuando el jefe de compras da el visto bueno se procede a imprimirlo en el formulario de cotización al proveedor. 3. Este formulario con sus adjuntos( los adjuntos son información necesaria que amplíe a las Cias. Detalles del mismo para que haya suficiente conocimiento y participación de lo que se desea obtener) para que lo firme el jefe de compras. 4. Una vez firmado por el jefe de compras se pasa una copia a la secretaria y el resto del documento(pliego de cargos) original se le pasa al funcionario de atención al proveedor para que los mismos sean entregados a los proveedores. Nota: los pasos 2, 3, y 4 del procedimientos son para el caso de licitación pública. 5. El cotizador elabora la orden de compra (firmada por el Jefe de Proveeduría y Compra) se adjunta el aviso (Ver modelo o muestra del aviso para acto público en anexos) y se envía,valija por fax al periódico o diario de circulación nacional. En este aviso se establece si es primera convocatoria, compra menor, fecha, y número de acto, costo y el lugar de entrega o retiro de pliegos(para licitación pública) para que el proveedor o compañía retire los mismos y la fecha de celebración del acto público. El cotizador debe confirmar si las ordenes de compra fueron recibidas en el Dpto. de Publicidad de cada diario, y el aviso a publicar. Con esto se confirma la reservación del espacio para el dia indicado por el cotizador. Nota: Este documento de aviso publicado establece el horario de recibo de sobres para efectuar el acto público el cual es de 9:00 a.m. a 10:00 a.m.

5 Descripción-metodología: continuación Página: 5 de 7 6. El cotizador en la sección de atención al proveedor del recibe los sobres cerrados (propuestas de las compañías o empresas)y los introduce en el reloj con el objeto de márcales la fecha de recibo. Nota: Es importante indicar que después de las 10:00 a.m. no se permite recibir más propuestas del acto público correspondiente. 7. El jefe de Proveeduría y es el que preside el acto público de apertura de los sobres con las respectivas propuestas, en conjunto con un cotizador. 8. La apertura de los sobres se realiza en el orden de llegada o recibo de las propuestas y se procede a dictar los precios. 9.A medida que se abren los sobres el cotizador desarrolla el CUADRO DE COTIZACIONES. (Ver forma FCUTP-DPC-02B-2003 en los Anexos) 10. En el caso de que el acto público se refiera a equipos, maquinaria, materiales técnicos etc., el jefe del procede a enviar el expediente a una comisión evaluadora. El jefe de remite el expediente de la requisición a la comisión evaluadora para su análisis. Nota: Evaluaciones para Contratos o Menores. Solo cuando sea necesario, la Unidad Gestora de podrá ordenas la evaluación de las propuestas a fin de adquirir el mejor producto al menor precio, sin embargo, se podrá escoger una propuesta de mayor precio cuando la de menor precio no cumple con los requisitos exigidos. Para tal efecto esta función recaerá sobre la unidad gestora de compras o solicitante y seguirá el tramite siguiente: De ser necesario podrá pedir apoyo a un especialista interno como del sector publico, experto en la materia. Esta colaboración no es remunerable. Cuando el experto tenga que trabajar fuera del horario regular, se podrá reconocer tiempo por tiempo y gasto del transporte de acuerdo al Reglamento Interno de la institución, cuando esta lo estime conveniente. La evaluación será firmada por la unidad solicitante responsable (Manual de Procedimientos Administrativos y fiscales para los contratos o menores.1996)

6 Descripción-metodología: continuación Página: 6 de 7 11.La comisión evaluadora envía el informe y lo remite al. La secretaria saca copia de la evaluación y la remite a la unidad solicitante para su revisión y posteriormente poder realizar la adjudicación. La secretaria Departamento de Proveeduría y en el confecciona la resolución de adjudicación y la pega en el tablero externo. (Ver Modelo de resolución para adjudicación de acto publico en Anexos). 12.La secretaria del departamento envía(fax, , valija) la resolución de la adjudicación a los participantes o empresas del acto público. Nota: Si es una compra menor o SP la apertura de sobre se realiza al cuarto día. Si es licitación pública se espera 8 días para poder hacer la apertura de sobres. Nota: El MEF solicita poner en la solicitud de precio las condiciones generales, condiciones especiales, requisitos(requisitos específicos del departamento). No se permite borrones, ni tachones, ni tinta roja, el formulario debe ser firmado por el representante de la empresa. 13.Después que se llena el CUADRO DE COTIZACIONES se procede a completar EL ACTA DE APERTURA DE SOBRE (Ver forma FCUTP-DPC-02A-2003 en Anexos) y la firman el cotizador, jefe de compra, el jefe de control fiscal y se pone la copia de la resolución en el tablero externo del 14.Al quinto día se hace la resolución definitiva y se hace la adjudicación final de lo que se dio o suscito en el proceso de gestión del acto publico. 15.Se confecciona la orden de compra para el proveedor que gano el acto público. Ver procedimiento PCUTP-DPC

7 Página: 7 de 7 7. Manejo y archivo de procedimientos: Cada destinatario área es responsable del correcto manejo y archivo de los procedimientos. Entiéndase por archivo, la acción de mantener los procedimientos en lugares seguros, apropiados y de fácil acceso para su consulta, revisión o puesta al día. 8. Anexos: FCUTP-DPC-02A Acta de apertura de sobres. FCUTP-DPC-02B-2003.Cuadro de cotizaciones. FCUTP-DPC-02C Control de equipo en reparación. Modelo de aviso de compra menor. ( Documento de muestra). Modelo de resolución para adjudicación de acto público.( Documento de muestra). Fecha de actualización:28/11/2003. Revisado: Ing. Aranzazu Berbey Álvarez. Oficial de Calidad Institucional Ing. Ricardo Rivera Jefe del Depto. de Proveeduría y DPC Ing. Dalys Guevara Directora Administrativa