PROCEDIMIENTO PARA CONFECCIONAR ÓRDENES DE COMPRAS Revisión 00 PROPÓSITO:

Transcripción

1 Página 1 de 34 PROPÓSITO: Instaurar los criterios que deben seguirse al momento de solicitar, elaborar y aprobar compras de bienes y servicios dentro de la institución de manera tal que el procedimiento se cumpla según las normas establecidas en la Ley 22 del 27 de Junio del ALCANCE: Este procedimiento aplica para toda selección de contratistas y de contratación de índole pública en donde participe la institución y para toda emisión y ejecución de las órdenes de compras. DEFINICIONES: Adjudicación: Acto por el cual la entidad licitante determina, reconoce, declara y acepta la propuesta más ventajosa, con base en la Ley, en los reglamentos y en el pliego de cargos, y le pone fin al procedimiento pre-contractual. Cotizador: Responsable de realizar cotizaciones de precios en el mercado local para la compra de materiales de oficina, equipos, insumos y servicios que soliciten las distintas dependencias de la institución.

2 Página 2 de 34 Compra Menor: Son aquellas que se presentan en la siguiente escala: o Hasta $1,000 o De $1, hasta $5,000 o De $5,001 hasta $30,000 Compra Mayor: Son aquellas que se presentan de $ hasta $175000, Se consideran también dentro del criterio de Licitaciones Públicas. Control Fiscal: Es la unidad responsable en representación de la Contraloría General de la República, de vigilar que todo procedimiento de adquisición de bienes se aplique con todo lo establecido por la Ley. Orden de Compra: Documento que utilizan las entidades estatales contratantes, mediante el cual se formaliza la relación contractual de un acto de selección de contratista o la correspondiente excepción, que no exceda de doscientos cincuenta mil balboas (B/.250,000.00). En el caso de las órdenes de compra amparadas por un convenio marco, estas no contarán con ningún tipo de restricción con respecto al monto.

3 Página 3 de 34 Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas PanamaCompra : Aplicación informática administrada por el Estado que automatiza las operaciones y los procesos que intervienen en la contratación pública, y que vincula a las unidades de compras, a los proveedores y a los contratistas en un sistema informático centralizado al que se accede a través de Internet. El sistema permite el intercambio de información entre los participantes del proceso dentro de un entorno de seguridad razonable. Precio Máximo de Compras: Es aquel previamente establecido por las entidades públicas en el procedimiento de compras. En ningún caso, las propuestas recibidas de los proponentes en el procedimiento de selección de contratista podrán ser superiores a este precio. Partida Presupuestaria: Asignación parcial de la provisión de gastos e ingresos para un determinado lapso de periodo establecido, por lo general un año en una empresa. Registro de Asiento de Diario: Primer registro de una operación contable en un documento numerado llamado Diario, donde se evidenciará en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la institución.

4 Página 4 de 34 Refrendo: Mecanismo de autorización de documentos, sanción de una ley o reglamento mediante la firma de una persona habilitada para ello. SIAFPA: Siglas de Sistema Integrado de Administración Financiera. PLIEGO DE CARGOS: Conjunto de requisitos exigidos unilateralmente por la entidad licitante en los procedimientos de selección de contratista para el suministro de bienes o la prestación de servicios, incluyendo los términos y las condiciones del contrato que va a celebrarse, los derechos y las obligaciones del contratista y el procedimiento que se va a seguir con la formalización y ejecución del contrato.

5 Página 5 de 34 CONTROLES: La solicitud de Bienes y Servicios (Anexo 1) es un documento utilizado en primera instancia para iniciar el proceso de creación de Órdenes de Compra para bienes dentro de la institución. Este documento es proporcionado por el departamento de Compras y con el se lleva un número secuencial como control de registro. En éste documento, se emite el detalle de la unidad solicitante, el No. de la Requisición y la dirección a la que pertenece la solicitud. La descripción y cantidad del bien solicitado debe ser detallado con mucho cuidado por la unidad solicitante, estableciendo todas las características y especificaciones del bien que se necesita para que al momento que se realice la licitación, los proveedores puedan estar claros con lo que deben presentar para concursar. Es menester que la unidad solicitante defina el uso de los bienes y servicios requeridos. Se asignará una codificación presupuestaria para la solicitud de Bienes y Servicios donde se detallará el monto. Deben firmar la solicitud de bienes y servicios la unidad solicitante, la dirección del Área solicitante, la Dirección Administrativa y la Dirección General. La Orden de Compra final debe ser revisada por la Dirección Administrativa para que emita un VoBo y deberá ser firmada por la Dirección General como garante de su aprobación.

6 Página 6 de 34 La Orden de Compra cuando se adquiere solo bienes constará de 5 Juegos: Verde: Se queda en el Departamento de Compras. Amarilla: Se queda en la Unidad Solicitante. Celeste: Se queda en el Almacén. Rosada: Se queda en el Departamento de Contabilidad. Blanca: Según el caso. La Orden de Compra cuando se adquiere sólo Servicios constará de 3 Juegos: Verde: Amarilla: Blanca: Se queda en el Departamento de Compras. Se queda en la Unidad Solicitante. Según el caso. La Orden de Compra Color Blanco, para los casos de Compras al Crédito, será entregada al Proveedor directamente, y el departamento de compras confirmará que éste la haya recibido, acordando con esto la fecha de entrega de los bienes. La Orden de Compra Color Blanco, para los casos de Compras al Contado, será entregada al departamento de Tesorería para que sean guardadas junto con el cheque de pago, hasta que se haga efectiva la entrega de los bienes. El Cotizador de Compras recibirá semanalmente un reporte de Almacenes donde se establezca la situación de las Órdenes de Compra donde se exponga el detalle de todas las órdenes de compra que se han recibido y todas las órdenes de compras que por el contrario aún no han sido recepcionadas por el Almacén.

7 Página 7 de 34 El Cotizador de Compras, es el responsable de investigar el motivo por el cual el Proveedor no ha cumplido con el periodo de entrega a la Institución que fue definido en la Orden de Compra, además de confirmar si el proveedor ha solicitado Prórroga y comunicar a la unidad de almacén sobre ésta situación para una re-programación de las recepciones. El Proveedor podrá hacer efectiva su presentación de cuentas a la institución al cumplir las siguientes condiciones: Si la recepción corresponde a bienes debe tener sello de recibido del Almacén y la firma de VoBo de la unidad solicitante y/o el técnico que lo revisó. Si la recepción corresponde a Bienes y Servicios conjuntamente, la Factura Original debe llevar el sello de recibido del Almacén y una nota adjunta de Recibido Conforme emitida por la unidad solicitante donde haga constar que el proveedor ya cumplió con lo establecido en la Orden de Compra. Si la recepción involucra entrega de Bienes, Servicio de Instalación y Capacitación, la factura original debe llevar el sello de recibido del Almacén y la Nota de Recibido Conforme emitida por la unidad solicitante donde haga constar que el proveedor ya cumplió con lo establecido en la Orden de compra.

8 Página 8 de 34 Las asignaciones de partida presupuestaria para cada Bien solicitado en la Orden de Compra deben ser validadas de la siguiente manera: o La unidad de presupuesto debe validar que la codificación presupuestaria, llamado también Objeto de Gasto es el correspondiente al bien solicitado (Activo fijo, Gastos, etc.). o La unidad de compras cuando recibe la documentación verifica que la codificación presupuestaria es la correcta. o La unidad de Contabilidad, antes de realizar el registro de asiento contable, verifica que el código presupuestario es el que corresponde al tipo de Bien que se está adquiriendo.

9 Página 9 de 34 METODOLOGIA Y RESPONSABILIDADES Flujo del Macro-proceso (Confección de Orden de Compra Al Contado).

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12 Página 12 de 34 Narrativa del Proceso de Confección de Orden de Compra al Contado: ORDEN DE COMPRA AL CONTADO PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Llena la "Solicitud de Bienes y Servicios" Unidad Solicitante 2 Verifica el sello del Almacén de no existencia en la "Solicitud de Bienes y Servicios". Secretaria de Compras 3 Asigna número de secuencia de control a la "Solicitud de Bienes y Servicios". Secretaria de Compras 4 Verifica los datos y Firma la "Solicitud de Bienes y Servicios". Dirección Administrativa 5 Verifica los datos y Firma la "Solicitud de Bienes y Servicios". Dirección General 6 7 Recoge las "Solicitudes de Bienes y Servicios" y se las entrega a la Jefatura de Compras. Clasifica las "Solicitudes de Bienes y Servicios" y asigna a la cotizadora que dará seguimiento a la tarea para adquirir los Bienes y Servicios solicitados. Secretaria de Compras 8 Recibe la Solicitud para asignarle el precio de referencia. 9 Recibe la "Solicitud de Bienes y Servicios" con el precio de referencia. Presupuesto 10 Coloca en la "Solicitud de Bienes y Servicios" la partida presupuestaria. Presupuesto 12 Registra la "Solicitud de Bienes y Servicios" en el SIAFPA. 11 Se bloquea en el sistema la "Solicitud de Bienes y Servicios" Presupuesto Se genera la "Solicitud de Compra" en el SIAFPA, cuando se realiza esto, sale el 13 documento que se registro previamente. Se pasa a la jefatura de Compras los documentos: Solicitud de Bienes y Servicios, 14 Cotizaciones, Solicitud de Orden de Compra y la Hoja de Ruta. 15 Aprueba en el SIAFPA la Solicitud de Compra. 16 Cuando aprueban la Solicitud de Orden de Compra, en el módulo de Compras aparece la línea de la solicitud y se ingresa en la opción "Resultados de Adjudicación". Genera Orden de Compra y registra en PanamaCompra. Se genera No. de 17 secuencia de compra menor. Se regresa al SIAFPA en el módulo de "Resultados de Adjudicación" y se busca la 18 solicitud que se está trabajando en el momento. Se ingresa a "PanamaCompra" para buscar "Registrar Acto Público" y se genera el 19 número de Acto. 20 Se llenan los campos en el módulo de "Resultados de Adjudicación", haciéndo énfasis en el campo "Notas y Condiciones Especiales" donde se colocan detalladamente las condiciones a las que se remite el proveedor en cuanto a las entregas y servicios a los que se compromete. 21 Se imprime la "Orden de Compra". 22 Se pasa a la jefatura de Compras el documento "Orden de Compra" para que revise y firme.

13 Página 13 de 34 ORDEN DE COMPRA AL CONTADO PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 23 Si todo está correcto se envía a la Dirección Administrativa para que firme el documento. 24 Si se encuentra algún error, se devuelve la "Orden de Compra" a la para que genere nuevamente el documento. 25 Firma de aprobación el documento "Orden de Compra". Dirección Administrativa 26 Recibe documento "Orden de compra" firmados. Secretaria de Compras 27 Se realiza el Asiento de Registro Contable. Contabilidad 28 Se envía a Tesorería para confeccionar el cheque. Secretaria de Compras 29 Recibe documento "Orden de Compra" para confeccionar cheque. Tesorería 30 Se revisan la "Orden de Compra" y el "Cheque" para brindar el Vo.Bo. Dirección Administrativa 31 Firma el documento "Cheque". Dirección General 32 El "Cheque" y la "Orden de Compra" se refrendan. Control Fiscal 33 Comunica cuando los cheques estan listos para realizar el pago y éstos reposarán en la unidad de Tesorería para el pago de los bienes con su correspondiente "Orden de Compra". Tesorería 34 Tesorería Envía copia del "Cheque" y "Orden de Compra" a la unidad de Compras. 35 Recibe copia del cheque las copias de colores y una copia del documento "Orden de Secretaria de Compras Compra". 36 Escanea el original de la Orden de compra. Secretaria de Compras 37 Registra en el cuadro resumen del documento "Orden de Compra" y envía al Jefe de compras para publicación en PanamaCompra. Secretaria de Compras 38 Publica en PanamaCompra el documento "Orden de Compra". 39 Envía por fax al Proveedor la "Orden de Compra". Secretaria de Compras 40 Confirma vía telefónica que el Proveedor recibió el documento "Orden de Compra". Secretaria de Compras 41 Coordina la entrega personal de la "Orden de Compra" al proveedor. Secretaria de Compras 42 Remite las copias de colores a cada uno de los correspondientes responsables. Secretaria de Compras 43 Se envía al Almacén el cuadro resumen con todos los registros de "Orden de Compra" emitidos. Secretaria de Compras 44 Da seguimiento al proveedor hasta que entregue los bienes y servicios solicitados.

14 Página 14 de 34 Flujo del Macro-proceso (Confección de Orden de Compra Al Crédito).

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17 Página 17 de 34 Narrativa del Proceso de Confección de Orden de Compra al Crédito: ORDEN DE COMPRA AL CREDITO PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Llena la "Solicitud de Bienes y Servicios" Unidad Solicitante 2 3 Verifica el sello del Almacén de no existencia en la "Solicitud de Bienes y Servicios". Asigna número de secuencia de control a la "Solicitud de Bienes y Servicios". Secretaria de Compras Secretaria de Compras 4 Verifica los datos y Firma la "Solicitud de Bienes y Servicios". Dirección Administrativa 5 Verifica los datos y Firma la "Solicitud de Bienes y Servicios". Dirección General 6 Recoge las "Solicitudes de Bienes y Servicios" y se las entrega a la. Secretaria de Compras Clasifica las "Solicitudes de Bienes y Servicios" y asigna a la cotizadora que dará seguimiento a la tarea para adquirir los Bienes y Servicios 7 solicitados. 8 Recibe la Solicitud para asignarle el precio de referencia. 9 Recibe la "Solicitud de Bienes y Servicios" con el precio de referencia. Presupuesto 10 Coloca en la "Solicitud de Bienes y Servicios" la partida presupuestaria. Presupuesto 12 Registra la "Solicitud de Bienes y Servicios" en el SIAFPA Se bloquea en el sistema la "Solicitud de Bienes y Servicios" Se genera la "Solicitud de Compra" en el SIAFPA, cuando se realiza esto, sale el documento que se registro previamente. Presupuesto Se pasa a la jefatura de Compras los documentos: Solicitud de Bienes y 14 Servicios, Cotizaciones, Solicitud de Orden de Compra y la Hoja de Ruta. 15 Aprueba en el SIAFPA la Solicitud de Compra Cuando aprueban la Solicitud de Orden de Compra, en el módulo de Compras aparece la línea de la solicitud y se ingresa en la opción "Resultados de Adjudicación". Genera Orden de Compra y registra en PanamaCompra. Se genera No. de secuencia de compra menor Se regresa al SIAFPA en el módulo de "Resultados de Adjudicación" y se busca la solicitud que se está trabajando en el momento. Se ingresa a "PanamaCompra" para buscar "Registrar Acto Público" y se genera el número de Acto.

18 Página 18 de 34 ORDEN DE COMPRA AL CREDITO PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 20 Se llenan los campos en el módulo de "Resultados de Adjudicación", haciéndo énfasis en el campo "Notas y Condiciones Especiales" donde se colocan detalladamente las condiciones a las que se remite el proveedor en cuanto a las entregas y servicios a los que se compromete. 21 Se imprime la "Orden de Compra" Se pasa a la jefatura de Compras el documento "Orden de Compra" para que revise y firme. Si todo está correcto se envía a la Dirección Administrativa para que firme el documento. 24 Si se encuentra algún error, se devuelve la "Orden de Compra" a la para que genere nuevamente el documento. 25 Firma de aprobación el documento "Orden de Compra". Dirección Administrativa 26 Recibe documento "Orden de compra" firmados. Secretaria de Compras 27 Se realiza el Asiento de Registro Contable. Contabilidad 28 Recibe la "Orden de Compras" y las envía a Control Fiscal. Secretaria de Compras 29 Se refrenda la "Orden de Compra". Control Fiscal 30 Registra en el cuadro resumen de "Ordenes de Compra". Secretaria de Compras 31 Envía el documento "Orden de Compra" al jefe de Compras para la publicación en la Web "PanamaCompra". 32 Publica el documento "Orden de Compra" en la página Web "PanamaCompra". 33 Se envía por fax al Proveedor la "Orden de Compra" Secretaria de Compras 34 Confirma vía telefónica que el Proveedor recibió el documento "Orden de Compra". Secretaria de Compras 35 Coordina la entrega personal de la "Orden de Compra" al proveedor. Secretaria de Compras 36 Remite las copias de colores a cada uno de los correspondientes responsables. Secretaria de Compras 37 Se envía al Almacén el cuadro resumen con todos los registros de "Orden de Compra" emitidos. Da seguimiento al Proveedor hasta que entregue los Bienes y Servicios 38 solicitados. Secretaria de Compras

19 Página 19 de 34 COMPRAS DE $1001 HASTA $5000 Flujo del Macro-proceso

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23 Página 23 de 34 COMPRAS DE $1001 HASTA $5000 Narrativa de Procedimiento ORDEN DE COMPRA AL CREDITO PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Llena el formulario "Solicitud de Bienes" según el procedimiento establecido. Unidad Solicitante 2 Verifica el sello del Almacén de "No Existencia" en la "Solicitud de Bienes y Departamento de Servicios". Compras 3 Asigna número de secuencia de control a la "Solicitud de Bienes y Servicios". 4 Verifica los datos y Firma la "Solicitud de Bienes y Servicios". Dirección Administrativa 5 Verifica los datos y Firma la "Solicitud de Bienes y Servicios". Dirección General 6 Recoge las "Solicitudes de Bienes y Servicios" y se las entrega a la. Secretaria de Compras 7 Clasifica las "Solicitudes de Bienes y Servicios" y asigna a la cotizadora que dará seguimiento a la tarea para adquirir los Bienes y Servicios solicitados. 8 Se cotizan los bienes solicitados y se le asigna el precio de referencia. 9 Recibe la "Solicitud de Bienes y Servicios" con el precio de referencia. Presupuesto 10 Coloca en la "Solicitud de Bienes y Servicios" la partida presupuestaria. Presupuesto 11 De presupuesto regresa a Compras para entonces verificar el tipo de compra. 12 Estas compras deben ser publicadas en el portal de PanamaCompra por un periódo mínimo de 2 días. 13 Posterior a este periódo se reciben las propuestas vía fax o recepción por parte de los proveedores. 14 Se confecciona el cuadro de adjudicación, tomando en cuenta los precios y el cumplimiento de la documentación exigida por la institución. 15 Firma el cuadro de adjudicación., Jefe de Compras, Director Administrativo. 16 Se solicita el VoBo por parte de la Unidad Solicitante en el cuadro de adjudicación. 17 Se adjudica la compra.

24 Página 24 de 34 ORDEN DE COMPRA AL CREDITO PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 18 Se ingresa al SIAFPA el documento "Solicitud de Bienes y Servicios" para que otorgue un número de transacción Se genera la "Solicitud de Compra" en el SIAFPA, cuando se realiza esto, sale el documento que se registro previamente. Se pasa a la jefatura de Compras los documentos: Solicitud de Bienes y Servicios, Cotizaciones, Solicitud de Orden de Compra y la Hoja de Ruta. Ingresa al SIAFPA y llena el campo de aprobación para la Solicitud de Orden de Compra para que se pueda generar la Orden de Compra. Cuando aprueban la Solicitud de Orden de Compra, en el módulo de Compras aparece la línea de la solicitud y se ingresa en la opción "Resultados de Adjudicación". Se ingresa a "PanamaCompra" para buscar "Registrar Acto Público" y se genera el número de Acto. Se regresa al SIAFPA en el módulo de "Resultados de Adjudicación" y se busca la solicitud que se está trabajando en el momento. Se llenan los campos "Notas y Condiciones Especiales" donde se colocan detalladamente las condiciones a las que se remite el proveedor en cuanto a las entregas y servicios a los que se compromete. Luego de ingresados todos los datos en los campos del módulo "Resultados de Adjudicación" se salva el documento para generar la "Orden de Compra". 27 Se imprime la "Orden de Compra" Se pasa a la jefatura de compras el documento "Orden de Compra" para que revise y firme. Si todo esta correcto se envía a la Dirección Administrativa para que firme el documento. Si se encuentra algún error, se devuelve la "Orden de Compra" a la para que genere nuevamente el documento. 31 Firma de aprobación del documento "Orden de Compra". Dirección Administrativa 32 Compras al Contado: Se realizan según el procedimiento establecido. 33 Compras al Crédito: Se realizan según el procedimiento establecido.

25 Página 25 de 34 COMPRAS DE $5001 HASTA $30000 Flujo de Macro-proceso

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30 Página 30 de 34 Narrativa de Procedimiento ORDEN DE COMPRA AL CREDITO PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Llena el formulario "Solicitud de Bienes" según el procedimiento establecido. Unidad Solicitante 2 Verifica el sello del Almacén de "No Existencia" en la "Solicitud de Bienes y Servicios". Secretaria de Compras 3 Asigna número de secuencia de control a la "Solicitud de Bienes y Servicios". Secretaria de Compras 4 Verifica los datos y Firma la "Solicitud de Bienes y Servicios". Dirección Administrativa 5 Verifica los datos y Firma la "Solicitud de Bienes y Servicios". Dirección General 6 7 Recoge las "Solicitudes de Bienes y Servicios" y se las entrega a la Jefatura de Compras. Clasifica las "Solicitudes de Bienes y Servicios" y asigna a la cotizadora que dará seguimiento a la tarea para adquirir los Bienes y Servicios solicitados. Secretaria de Compras 8 Se cotizan los bienes solicitados y se le asigna el precio de referencia. 9 Recibe la "Solicitud de Bienes y Servicios" con el precio de referencia. Presupuesto 10 Coloca en la "Solicitud de Bienes y Servicios" la partida presupuestaria. Presupuesto 11 De presupuesto regresa a Compras para verificar el tipo de compra. Secretaria de Compras 12 Se confecciona el pliego de cargos en donde se incluyen las condiciones, especificaciones y requisitos a exigir en la adquisición suministrada por la unidad solicitante Estas compras deben ser publicadas en el portal de PanamaCompra por un periodo mínimo de 3 días. Posterior a los 3 días se reciben las propuestas por parte de los proveedores en un día y hora estimada. 15 Se realiza la apertura de sobres y se analizan cada una de las propuestas Se confecciona el cuadro de análisis, tomando en cuenta los precios y el cumplimiento de la documentación exigida por la institución. Se envía el expediente a la unidad gestora con la finalidad de que se evalúe y apruebe la propuesta más favorable. 18 Firma el cuadro de análisis., Jefe de Compras, Director Administrativo.

31 Página 31 de 34 ORDEN DE COMPRA AL CREDITO PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 19 Se solicita el VoBo por parte de la Unidad Solicitante en el cuadro de adjudicación Una vez emitido el resultado de la evaluación se sube a la Web el cuadro de análisis a fin de que los proveedores conozcan el resultado. Se ingresa al SIAFPA el documento "Solicitud de Bienes y Servicios" para que otorgue un número de transacción. El documento "Solicitud de Bienes y Servicios" se bloquea y en los casos donde se presente un ahorro en el monto reservado se realizan las correcciones. Se genera la "Solicitud de Compra" en el SIAFPA, cuando se realiza esto, sale el documento que se registro previamente. Se pasa a la jefatura de Compras los documentos: Solicitud de Bienes y Servicios, Cotizaciones, Solicitud de Orden de Compra y la Hoja de Ruta. Ingresa al SIAFPA y llena el campo de aprobación para la Solicitud de Orden de Compra para que se pueda generar la Orden de Compra. Cuando aprueban la Solicitud de Orden de Compra, en el módulo de Compras aparece la línea de la solicitud y se ingresa en la opción "Resultados de Adjudicación". Se ingresa a "PanamaCompra" para buscar "Registrar Acto Público" y se genera el número de Acto. Se regresa al SIAFPA en el módulo de "Resultados de Adjudicación" y se busca la solicitud que se está trabajando en el momento. Se llenan los campos "Notas y Condiciones Especiales" donde se colocan detalladamente las condiciones a las que se remite el proveedor en cuanto a las entregas y servicios a los que se compromete. Luego de ingresados todos los datos en los campos del módulo "Resultados de Adjudicación" se salva el documento para generar la "Orden de Compra". Presupuesto 31 Se imprime la "Orden de Compra" Se pasa a la jefatura de compras el documento "Orden de Compra" para que revise y firme. Si todo esta correcto se envía a la Dirección Administrativa para que firme el documento. Si se encuentra algún error, se devuelve la "Orden de Compra" a la para que genere nuevamente el documento. 35 Firma de aprobación del documento "Orden de Compra". Dirección Administrativa 36 Compras al Contado: Se realizan según el procedimiento establecido. 37 Compras al Crédito: Se realizan según el procedimiento establecido.

32 Página 32 de 34 COMPRAS MAYORES DE $30000 Las contrataciones para compras mayores son aplicables para montos superiores a los Treinta mil balboas B/ y se realizará mediante licitación pública. La licitación pública será el procedimiento de selección de contratista en el que el precio es el factor determinante, siempre que se cumpla con lo establecido en el pliego de cargos. Requisitos para realizar el procedimiento de licitación pública: Se debe consultar el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios verificando que los productos o servicios están incluidos en el listado vigente. Si el producto o servicio requerido esta dentro de éste listado, la unidad solicitante se encuentra en la obligación de adquirirlos por éste medio, no obstante, si la unidad solicitante demuestra que para la institución representa un mayor beneficio la obtención del producto o servicio sin utilizar el catálogo, deberá solicitar a la Dirección General de Contrataciones Públicas una autorización. Se debe contar con una partida presupuestaria disponible. Convocatoria Se convocará a los proveedores de bienes y servicios de la siguiente manera: Por medio del Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas PanamaCompra. Por medio del tablero que se habilite para estos fines en la institución.

33 Página 33 de 34 Los proponentes en la convocatoria deben poseer como mínimo lo siguientes requisitos: Identificación de la entidad contratante y el acto público de que se trata. El lugar, día y hora de la reunión previa y homologación, si procede. El lugar, día y hora de la presentación de las propuestas e inicio del acto público. Breve descripción del objeto de la convocatoria o términos de referencia. Partida presupuestaria. El tiempo de aplicación para los avisos de convocatoria se dará de la siguiente manera: No menor de cuatro (4) días hábiles, si el monto es mayor de Treinta mil Balboas (B/.30000) y no excede de Ciento Setenta y Cinco mil balboas (B/ ). No menor de cuarenta días (40) días calendario, si el monto del contrato excede de Ciento Setenta y Cinco mil balboas. Según lo establecido en el Decreto Ejecutivo No.366 de 28 de Diciembre de 2006 que reglamenta la Ley 22 de 27 de junio de 2006 que regula la Contratación Pública y dicta otras disposiciones, se plantea que la entidad contratante podrá establecer un plazo inferior, que en ningún caso será menor de diez (10) días calendario y que dependiendo de la complejidad del objeto que se va a contratar, la entidad procurará publicar la convocatoria con suficiente antelación de manera que permita a los proponentes preparar adecuadamente sus propuestas y promover una mayor competencia. El pliego de cargos debe ser preparado por la institución licitante y debe contener los requisitos mínimos necesarios para que se pueda entender con detalle cual es el producto o servicio requerido.

34 Página 34 de 34 Los proponentes entregarán su oferta de manera electrónica o por escrito en el lugar, fecha y hora establecida en el pliego de cargos. Esta oferta debe plantear el precio ofertado, la correspondiente fianza de propuesta y la propuesta técnica de conformidad con los requisitos y exigencias del pliego de cargos. Se realizará la celebración del acto de licitación pública según las reglas establecidas en el Decreto Ejecutivo No.366. Para los casos donde se presente un solo proponente y éste cumpla con los requerimientos establecidos en el pliego de cargos por la institución, se podrá considerar siempre que se demuestre que es conveniente para la institución.