Sistema de Recursos Humanos Municipales y Servicios Incorporados. Manual

Transcripción

1 Sistema de Recursos Humanos Municipales y Servicios Incorporados Manual Edición Junio 2014

2 Manual Edición Junio 2014

3 Índice PRESENTACIÓN...3 ACCESO AL SISTEMA...4 cambio de contraseña...5 cambiar datos personales...6 página principal...7 cómo opera el sistema de recursos humanos...8 OPERACIÓN CARGA DE DATOS...8 Paso 1: Elección Archivo...8 Archivos a Disposición...10 Paso 2: Configurar Datos...12 Paso 3: Cargar Datos...14 Mensaje Cuando Existen Propuestas Creadas...15 Paso 4: Confirmación...16 MANTENEDOR DE FUNCIONARIOS...17 Carga de Datos, Digitación por Funcionario...17 Registro de Nuevo Funcionario...18 Grabar Registro para el Sector Seleccionado...19 CREAR PROPUESTA...20 ASIGNACIÓN DE LA PROPUESTA...22 Modificación Registro Editado...25 BORRAR PROPUESTA...26 firmar PROPUESTA...28 SALIR DEL SISTEMA , Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo Elaboración y Edición Textos Carolina Hurtado F. Sara Leiva O. Karen Urrutia N. Departamento de Finanzas Municipales Diseño y Diagramación Simple! Comunicación simplecomunicacion.cl Impresión Maval Ltda. Se autoriza la reproducción total o parcial, con fines no comerciales, por cualquier medio o procedimiento, siempre que se incluya la cita bibliográfica del documento. En caso de cualquier consulta referida a los temas contenidos en este Manual, por favor comunicarse por correo electrónico a la dirección sistemarrhh@subdere.gov.cl

4 PRESENTACIÓN SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS MUNICIPALES Y SERVICIOS INCORPORADOS La Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo (SUBDERE), ha implementado un sistema de captura y mantención de información para los funcionarios/as de las 345 municipalidades del país, el que estará disponible a través de un software en la plataforma web Esta herramienta, que obedece a la necesidad de contar con una base actualizada y detallada del personal municipal y de sus servicios incorporados, se convertirá en el único sistema de administración de información de los trabajadores de los municipios de Chile, cualquiera sea su condición contractual, y servirá de base para construir nuevas iniciativas legales para el sector, referente a temas como adecuación de plantas y retiro voluntario, entre otras. Asimismo, facilitará la determinación de los beneficios indicados por la Ley de Reajuste de cada año, tales como: aguinaldos de navidad y fiestas patrias, bonos especiales, bono escolar adicional y bonos zonas extremas. Con el objetivo de difundir y capacitar al personal de los municipios encargados del manejo de este instrumento, hemos desarrollo un Manual del Sistema de Registro de Funcionarios Municipales y Servicios Incorporados, el que les permitirá conocer en detalle el sistema de registro online y generar las propuestas de solicitud de recursos correspondiente a la ley y/o período respectivo. Esperamos que este nuevo documento, responda eficazmente las principales inquietudes que genera la labor de los funcionarios/as municipales en Chile. RICARDO CIFUENTES LILLO SUBSECRETARIO DE DESARROLLO REGIONAL Y ADMINISTRATIVO 3

5 SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS MUNICIPALES y servicios incorporados ACCESO AL SISTEMA El Sistema de Recursos Humanos se encuentra disponible en el siguiente link: El Sistema está optimizado para navegador de Internet Google Chrome. Para ingresar al sistema, se debe acceder con las mismas claves utilizadas por los usuarios SINIM, de acuerdo al sector al que pertenezcan: Municipal, Educación, Salud y/o Cementerio. Es importante que cada sector tenga un responsable para ingresar la información al Sistema de Recursos Humanos. La clave utilizada puede ser la misma que se utiliza para registrar datos en SINIM, o se puede modificar. 4

6 SUBDERE-SINIM - cambio DE CONTRASEÑA Una vez que el usuario accede al sistema, puede realizar el cambio de contraseña a través del menú, Sesión, submenú Cambiar Mi Contraseña. Si se decide por el reemplazo de la contraseña, la nueva contraseña operará sólo para este sistema y no en SINIM. 5

7 SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS MUNICIPALES y servicios incorporados CAMBIAR DATOS PERSONALES Si el usuario desea modificar sus datos personales, lo puede hacer en el submenú Cambiar Datos Personales. Se recomienda hacerlo para personalizar la cuenta del usuario en el sistema. Después deberá registrar los datos del usuario: 6

8 SUBDERE-SINIM - PÁGINA PRINCIPAL En este submenú Página Principal se presenta una pequeña introducción al Sistema de Recursos Humanos, y se pone en conocimiento de los usuarios, las fechas para el ingreso de información y archivos en formato PDF, que explican el proceso de cálculo que realiza el sistema para los distintos beneficios asignados por Ley. 7

9 SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS MUNICIPALES y servicios incorporados CÓMO OPERA EL SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS OPERACIÓN CARGA DE DATOS Antes de realizar una carga de datos, es preciso señalar que el usuario deberá pasar por 4 pasos simples en forma obligatoria, siendo estos: 1 Elección Archivo, 2 Configuración de Datos, 3 Carga de Datos y 4 Confirmación. Cada sector (Municipal, Servicios Traspasados o Corporaciones), puede tener asignada una clave, pudiendo ingresar sus datos por separado y enviar una propuesta. Se solicita que los datos a ingresar sean veraces para la correcta asignación de recursos. PASO 1: ELECCIÓN ARCHIVO Los archivos de carga masiva (formato csv) para cada sector se encuentran a disposición al final de la presente página. 8

10 SUBDERE-SINIM - En el primer paso, Elección Archivo, se indica que esta opción es para subir archivos de carga masiva en forma csv o archivo formato Excel (ambos formatos se puede cargar en el sistema), ya sea para cargas nuevas o de actualización de datos. El usuario, primero debe seleccionar el Tipo de Carga a realizar, y luego, seleccionar el archivo a subir al sistema para su sector (municipal, servicios traspasados o corporaciones). Finalmente debe presionar sobre el botón Continuar. 9

11 SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS MUNICIPALES y servicios incorporados Archivos a Disposición Al acceder al menú Operación, submenú Carga de Datos, deberá bajar hacia el final de la página donde se encuentran a disposición los archivos de carga masiva para cada sector en formato Excel, y además el diccionario de datos en PDF con los nombres de campos y tipo de datos para los formatos csv de cada sector. 10

12 SUBDERE-SINIM Para realizar una carga masiva debe seleccionar primero en Tipo de Carga: CARGA NUEVA: Se reemplazan todos los datos existentes por una nueva carga. ACTUALIZACIÓN DE DATOS: Sólo se actualizan los registros que presenten cambios, y se insertan aquellos que sean nuevos. 2. Seleccionar Archivo en Elección Archivo. 3. Seleccionar Sector. 4. Finalmente debe presionar el botón Continuar. 11

13 SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS MUNICIPALES y servicios incorporados paso 2: CONFIGURAr DATOS Luego, en el segundo paso, Configuración de Datos, el sistema muestra los campos del archivo a subir y los campos de la base de datos del sistema donde se almacenarán. En la primera columna (Columna) se presentan los nombres de campo del archivo seleccionado por el usuario, en la segunda columna (Ejemplo) el contenido de éstos, y finalmente en la tercera columna (Dato) el nombre de los campos de la Base de Datos del sistema donde se recepcionará cada uno de los campos del archivo a cargar. Para que la operación de configuración de datos sea exitosa, el nombre de campos del archivo a subir debe ser idéntico al nombre de campo del archivo de la base de datos del sistema, en caso contrario, se debe hacer la convalidación manual de los campos, entre los campos del archivo y los del Sistema. Se recuerda que en la Página Principal, se encuentran a disposición los archivos de carga masiva para los sectores Municipal, Educación, Salud, Cementerio y Menores. 12

14 SUBDERE-SINIM - Si el archivo a cargar no presenta ningún problema, entonces debe presionar sobre botón Continuar (al final de todos los datos). 13

15 SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS MUNICIPALES y servicios incorporados PASO 3: CARGAr DATOS En el tercer paso, Cargar Datos, el sistema presenta un mensaje de advertencia al usuario. El mensaje señala que si existen propuestas creadas para el sector, por cargas anteriores, entonces éstas serán eliminadas en el caso de no estar firmadas. Si la propuesta se encuentra firmada, y el usuario sectorial requiere eliminarla, deberá solicitar al Usuario Coordinador o al Analista SUBDERE cambiar el estado de la propuesta. De esta manera quedará liberada de la firma, y el usuario se encontrará en condiciones de generar una nueva propuesta. Si el usuario está de acuerdo con la información presentada por el sistema, entonces para finalizar la carga de datos, deberá presionar sobre el botón Cargar Datos al Sistema. 14

16 SUBDERE-SINIM - Mensaje cuando existen Propuestas Creadas En este paso, si es que existe una propuesta de beneficiarios asociada a alguna carga que se haya realizado anteriormente para el sector, el sistema informará el N de Expediente, Nombre de las Propuestas o Expediente y Estado de la Propuesta (Con o Sin firma) de éstas, las cuales serán eliminadas como consecuencia de la nueva carga de datos a realizar. Recuerde que el sistema sólo eliminará las propuestas que no estén firmadas. 15

17 SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS MUNICIPALES y servicios incorporados PASO 4: CONFIRMACIÓN En esta etapa, la carga de datos ya se realizó en el sistema, y el usuario puede imprimir el comprobante de respaldo de carga realizada, presionando el botón Imprimir. Para cerrar el proceso de carga de datos, debe presionar el botón Terminar. Hasta el momento, el usuario sólo ha realizado la carga de datos al sistema, aún no se realiza la solicitud de recursos. 16

18 SUBDERE-SINIM - MANTENEDOR DE FUNCIONARIOS Carga de Datos, Digitación por Funcionario En el menú Funcionarios, submenú Mantenedor de Funcionarios, el sistema permite buscar a un determinado funcionario, ya sea por los campos Rut, Apellido Paterno o Materno. Una vez seleccionado el funcionario deseado, se desplegará todo el registro de información de éste, pudiendo realizar modificaciones a sus datos en el caso que sea necesario. Para realizar una carga de datos manual de un funcionario nuevo, vale decir, digitando los datos del funcionario, se debe presionar sobre el botón Nuevo Funcionario. 17

19 SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS MUNICIPALES y servicios incorporados Registro de Nuevo Funcionario Al seleccionar la opción Nuevo Funcionario, se despliegan en pantalla los campos de acuerdo al sector seleccionado. Se debe registrar toda la información solicitada para cada registro. Este tipo de registro permite ingresar datos que no se incluyeron en la carga masiva. 18

20 SUBDERE-SINIM - Grabar Registro para el Sector Seleccionado Una vez registrada la información del funcionario, se debe presionar sobre el botón Grabar para que los datos registrados queden almacenados en el sistema. 19

21 SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS MUNICIPALES y servicios incorporados CREAR PROPUESTA Por propuesta se entiende un listado de beneficiarios asociados a una carga de datos determinada, los cuales han sido seleccionados según criterios establecidos por Ley para el pago de algún beneficio que se encuentre activo. En el menú Operación, submenú Crear Propuesta, el usuario puede buscar todas las Propuestas de Beneficios que se encuentren activas y seleccionar alguna de ellas para verificar el estado de ésta (con o sin firma), y así también el listado de beneficiarios. Cuando se realiza una carga de datos nueva o de actualización, y se desea realizar una nueva propuesta de beneficiarios, se debe presionar sobre el botón Crear Nueva Propuesta. Creando una Propuesta En pantalla se desplegará un recuadro con el Sector y el Municipio, y el usuario deberá seleccionar el Nombre del Beneficio bajo el cual desea generar la lista de beneficiarios asociada a la carga de datos realizada. Además deberá registrar el Nombre de la Propuesta, el cual debe ser lo más similar posible al beneficio asociado. Ejemplo: Nombre Beneficio: Bono Escolar Educación Nombre Propuesta: Bono Escolar 2014 Educación 20

22 SUBDERE-SINIM - Luego, debe registrar el nombre de la propuesta, y después presionar el botón Guardar para que la propuesta quede grabada: El siguiente mensaje le informará al usuario la cantidad total de registros cargados al sistema y la cantidad de beneficiarios que se encuentran con derecho a percibir el beneficio seleccionado previamente. Hasta el momento el usuario sólo ha asociado la carga de datos a un beneficio activo en el sistema, lo cual da como resultado la generación de una propuesta de beneficiarios. Aún no puede listar los registros para saber quiénes tienen derecho al beneficio. 21

23 SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS MUNICIPALES y servicios incorporados ASIGNACIÓN DE LA PROPUESTA En el menú Operación, submenú Asignación de la Propuesta, el usuario puede seleccionar el Nombre del Beneficio dado por el sistema y el Nombre de la Propuesta creada por el usuario. Además, en la opción Recibe Beneficio, se puede listar a todos los funcionarios que el usuario cargó al sistema, sólo aquellos que reciben el beneficio o aquellos que quedaron fuera de éste. Para ver la opción seleccionada debe presionar el botón Buscar. 22

24 SUBDERE-SINIM - De acuerdo a la selección realizada, el sistema listará todos los funcionarios cargados indicando para cada registro si el funcionario tiene o no derecho al beneficio en la columna denominada Asig, y el monto total del beneficio en la columna Valor Bono. Hasta aquí el usuario ha cargado los datos al sistema, asociando su carga de datos a algún beneficio activo en el sistema, lo cual a estas alturas le permite generar una propuesta de beneficiarios para su sector. Si bien el usuario ya generó una propuesta de beneficiarios, dicha propuesta aún no se ha despachado al Usuario Coordinador ni al Analista SUBDERE. 23

25 SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS MUNICIPALES y servicios incorporados En este paso el sistema pone a disposición del usuario el listado de beneficiarios para su validación, y en caso de que el usuario requiera realizar alguna modificación a la propuesta, lo puede hacer presionando en la columna Ver del registro a modificar. El mensaje presentado por el sistema además indica: la cantidad total de registros cargados, el total de beneficiarios con derechos a percibir el beneficio seleccionado, y la responsabilidad del municipio al momento de aprobar la propuesta y despacharla al Usuario Coordinador y al Analista SUBDERE. 24

26 SUBDERE-SINIM - MODIFICACIÓN REGISTRO EDITADO Al editar el registro del funcionario a modificar, el sistema despliega todos los campos con su respectiva información, en donde el usuario sólo puede cambiar la condición del beneficio en la opción Concede Beneficio (SI/NO) y Bono Actual donde puede registrar el monto del beneficio en forma manual. Finalmente para hacer efectivo el cambio sobre el registro del funcionario seleccionado, debe presionar sobre el botón Continuar. En sistema, quedará un registro de la modificación realizada. 25

27 SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS MUNICIPALES y servicios incorporados BORRAR PROPUESTA En el caso de haber creado previamente una propuesta de beneficiarios la cual actualmente no refleja la realidad del sector debido a un aumento o disminución en la dotación de personal, cambio de grado, escalafón, contrato, etc. de uno o más funcionarios, el sistema ofrece la opción de eliminar la propuesta anterior, en el menú Operación, submenú Borrar Propuesta. Recuerde que para borrar una propuesta, ésta no debe estar firmada. Para borrar una propuesta, el usuario debe seleccionar primero Nombre del Beneficio, o sea el beneficio correspondiente a la propuesta asociada. De inmediato el sistema desplegará el nombre de la propuesta para ser eliminada por el usuario al presionar el botón Eliminar. 26

28 SUBDERE-SINIM - Le solicitará la firma (clave) para eliminación, y luego debe presionar el botón Guardar. Así se completará la eliminación de la propuesta seleccionada. 27

29 SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS MUNICIPALES y servicios incorporados FIRMAR PROPUESTA En el menú Operación, submenú Firmar Propuesta el sistema despliega todas las propuestas que hayan sido creadas por el usuario para proceder a firmarlas. En el caso que el usuario desee firmar una de las propuestas listadas, debe presionar sobre Validar Propuesta. 28

30 SUBDERE-SINIM - Al presionar Validar Propuesta, nuevamente se despliega la propuesta seleccionada. Para firmar una propuesta, el usuario debe reingresar su respectiva clave de ingreso al sistema donde dice Firmar y presionar la tecla Enter para dar por despachada la propuesta. 29

31 SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS MUNICIPALES y servicios incorporados Una vez firmada una propuesta, el sistema presentará el siguiente mensaje indicando: Número del documento firmado, fecha y hora de la transacción y usuario que la realizó. El usuario ha despachado la propuesta vía sistema al Usuario Coordinador y al Analista SUBDERE, quedando a la espera de la aprobación de ésta por parte de los respectivos perfiles de usuario. 30

32 SUBDERE-SINIM - SALIR DEL SISTEMA Para salir del sistema, el usuario debe ir al menú Sesión, submenú Salir. 31

33 NOTAS

34 NOTAS

35 NOTAS

36 NOTAS

37 NOTAS

38 NOTAS

39 NOTAS

40 NOTAS

41 SUBDERE División de Municipalidades Sistema de Recursos Humanos Departamento de Finanzas Municipales Unidad de Información Municipal Morandé 115, Piso 12 Santiago, Chile (56-2) (56-2) (56-2)

42 Morandé 115, Piso 12 Santiago, Chile (56-2) (56-2) (56-2)