Tema 5 El ciclo contable

Transcripción

1 Tema 5 El ciclo contable

2 Objetivos Qué aprendemos en este tema? Las fases en que se estructura la llevanza de la contabilidad (teneduría de libros) durante un ejercicio contable y que se repiten continuamente un periodo tras otro

3 Bibliografía Básica Teoría: Serra, Giner y Vilar (1996): Sistemas de Información Contable, Capítulo 7 Práctica: Alcarria y otros (1996): Cuestiones y ejercicios resueltos de contabilidad financiera, Capítulo 4, se recomiendan todos los ejercicios de este capítulo Complementaria Teoría: Omeñaca (2002): Contabilidad general (9ª edición), Capítulo 7 (páginas 98 a 104, ejemplo de ciclo contable) Vela, Montesinos y Serra (1996): Manual de Contabilidad, Capítulo 5. Brusca y otros (2004): Introducción a la contabilidad financiera. Ed. Ariel. Capítulo 3 Práctica: Omeñaca (1996): Supuestos prácticos de contabilidad financiera y de sociedades, Capítulo 5: ejercicios 26, 27 y 28.

4 Contenidos Introducción (recordamos dónde estamos) 5.1. El ciclo contable 5.2. Apertura de la contabilidad 5.3. Operaciones del ejercicio Operaciones pendientes Inventario físico y regularización de existencias Ajustes por periodificación Reclasificaciones temporales Correcciones valorativas Otros ajustes Determinación del impuesto de sociedades 5.5. Cierre de la contabilidad y elaboración de las cuentas anuales

5 Introducción Dentro del método contable, seguimos en las fases de representación y agregación, estudiando las fases que sigue la empresa todos los ejercicios desde que abre la contabilidad hasta que la cierra CICLO CONTABLE CAPTACION OBTENCION INFORMACION VALORACION CRITERIOS VALORATIVOS REPRESENTACION REGISTRO DE HECHOS CONTABLES AGREGACION ELABORACION DE INFORMES

6 5.1. El ciclo contable Conjunto de operaciones que repetitivamente se realizan durante cada ejercicio económico con el fin de determinar el resultado y la situación económico-financiera 1/1/AÑO 1 31/12/AÑO 1 APERTURA DESARROLLO CONCLUSIÓN CIERRE 31/12/AÑO 2 APERTURA DESARROLLO CONCLUSIÓN CIERRE Ejercicio económico o periodo contable 1 Ejercicio económico o periodo contable 2 INVENTARIO INVENTARIO INVENTARIO En la mayoría de las empresas el ejercicio económico o periodo contable empieza el 1 de enero y acaba el 31 de diciembre, aunque no necesariamente tiene que ser así Introducción; 5.1. El ciclo contable; 5.2. Apertura de la contabilidad; 5.3. Operaciones del ejercicio; 5.4. Ajustes

7 5.1. El ciclo contable APERTURA [Asiento en Libro Diario] Inventario inicial (Inventario final del ejercicio anterior) CIERRE BALANCE DE SITUACIÓN DESARROLLO Hechos contables registrados en: Libros/Registros auxiliares Libro Diario Libro Mayor BALANCE DE COMPROBACIÓN PREVIO A LA REGULARIZACIÓN (NO AJUSTADO) Documentos: Facturas Extractos bancarios Contratos de préstamos Nóminas del personal etc Inventario final del ejercicio Cálculo impuesto de beneficios Determinación Resultado (PyG) BALANCE DE COMPROBACIÓN AJUSTADO Operaciones no formalizadas Reclasificación de partidas Regularización de cuentas especulativas (existencias) Periodificación de ingresos y gastos Correcciones de valor CONCLUSIÓN/REGULARIZACIÓN Introducción; 5.1. El ciclo contable; 5.2. Apertura de la contabilidad; 5.3. Operaciones del ejercicio; 5.4. Ajustes

8 5.2. Apertura de la contabilidad El comienzo (y por tanto el final) de cada periodo contable viene marcado por la realización de un inventario (relación y valoración de los bienes, derechos y obligaciones que tiene la empresa) La contabilidad se abre al inicio de cada ejercicio económico, mediante el reconocimiento del patrimonio inicial de la empresa, que es el mismo que al final del ejercicio anterior El instrumento de registro que se utiliza para abrir la contabilidad cada periodo se llama Asiento de Apertura: genera la primera anotación en el libro diario. Se trata de un asiento contable meramente técnico, que no obedece a ninguna variación patrimonial sino que su objetivo es dar de alta el valor inicial de todas las cuentas representativas de elementos patrimoniales Introducción; 5.1. El ciclo contable; 5.2. Apertura de la contabilidad; 5.3. Operaciones del ejercicio; 5.4. Ajustes

9 5.2. Apertura de la contabilidad Lógicamente, en el debe del asiento de apertura tendremos las cuentas de activo y en el haber del mismo las de obligaciones y neto, incluido el Resultado del ejercicio anterior (que no se reparte hasta mitad del ejercicio siguiente). Ejemplo, si este el asiento de apertura de AAA, podríais elaborar el Balance de Situación inicial? TESORERÍA CLIENTES 60 DEUDORES EXISTENCIAS CONSTRUCCIONES ELEMENTOS TRANSPORTE Elementos de activo 1/1/X1 Elementos de pasivo y neto a PROVEEDORES a PRÉSTAMOS L/P a CAPITAL a RESERVAS a P y G (Resultado) Introducción; 5.1. El ciclo contable; 5.2. Apertura de la contabilidad; 5.3. Operaciones del ejercicio; 5.4. Ajustes

10 5.3. Operaciones del ejercicio Fase de desarrollo: registro de los hechos contables que acontecen durante el ejercicio que, están sustentados por documentos (facturas, letras, contratos, nóminas, escrituras etc), que deben ser debidamente archivados OBSERVACIÓN ANÁLISIS CLASIFICACIÓN PRESÍNTESIS Documentos mercantiles: LIBRO DIARIO - facturas, albaranes - cobros, pagos -contratos etc LIBROS O REGISTROS AUXILIARES - Auxiliar de compras - Auxiliar de ventas - Auxiliar de cobros - Auxiliar de pagos etc LIBRO MAYOR LIBRO INVENTARIOS Y CTAS ANUALES Cuentas BALANCE DE COMPROBACIÓN SUMAS SALDOS D H D H Introducción; 5.1. El ciclo contable; 5.2. Apertura de la contabilidad; 5.3. Operaciones del ejercicio; 5.4. Ajustes

11 Fase de conclusión Aunque durante el ejercicio se hayan seguido los principios y normas contables, al finalizar el mismo, antes de elaborar las cuentas anuales habrá que contabilizar operaciones pendientes y ajustar el saldo de algunas cuentas Aunque vamos a suponer que estas operaciones se realizan con fecha 31 de diciembre, la empresa debería realizarlas siempre que fuese a elaborar las cuentas anuales Normalmente, aunque no es obligatorio, las empresas suelen realizar un balance de comprobación de sumas y saldos previo a los ajustes (no ajustado) y uno posterior. Lo que sí es necesario es elaborar un inventario final o de cierre

12 OPERACIONES DE LA FASE DE CONCLUSIÓN OPERACIONES QUE INCIDEN FUNDAMENTALMENTE EN LA PRESENTACIÓN DE LA SITUACIÓN PATRIMONIAL OPERACIONES QUE INCIDEN FUNDAMENTALMENTE EN EL CÁLCULO DEL RESULTADO * OPERACIONES PENDIENTES * RECLASIFICACIONES TEMPORALES * REGULARIZACIÓN EXISTENCIAS * PERIODIFICACIÓN INGRESOS Y GASTOS (AJUSTES POR PERIODIFICACIÓN) * CORRECCIONES DE VALOR DE ACTIVOS: AMORTIZACIONES Y PROVISIONES * DETERMINACIÓN DEL IMPUESTO SOBRE SOCIEDADES

13 Operaciones pendientes Para cumplir el principio de devengo y de correlación de ingresos y gastos 1. Contabilización de operaciones no formalizadas: compras/gastos o ventas/ingresos de las que se conoce su existencia pero que al cierre del ejercicio no se ha recibido/emitido la factura correspondiente. El gasto o ingreso debe contabilizarse en el ejercicio que se está cerrando. La contrapartida, se registrará en cuentas específicas de acreedores/proveedores, deudores/clientes, que indiquen que se trata de importes registrados para los que falta soporte documental COMPRAS / OTRAS CUENTAS DE GASTOS CLIENTES / DEUDORES, FRAS PENDIENTES DE FORMALIZAR a a PROVEEDORES / ACREEDORES, FRAS PENDIENTES DE RECIBIR O FORMALIZAR VENTAS / OTRAS CUENTAS DE INGRESOS

14 2. Ingresos y gastos financieros devengados y no vencidos Se trata de reconocer los rendimientos de los activos financieros (ingresos) y los intereses contra la empresa derivados de sus deudas (gastos) que a final del ejercicio se encuentran devengados pero que no se cobrarán o pagarán en el mismo sino en el futuro. Las contrapartidas del ingreso y el gasto serán un derecho de cobro (crédito) y una obligación de pago respectivamente Ejemplo: concedemos un crédito el que producirá 100 um de intereses cada año. El los ingresos financieros devengados y no vencidos de ese título serán 25 um (100 x 3/12) Ejemplo: nos dan un préstamo el del que pagaremos unos intereses de um cada año (por años vencidos). Los gastos financieros devengados y no vencidos de este préstamo el serán de 900 um (1.200 x 9/12)

15 Gráficamente (ejemplo del crédito anterior) Concesión crédito Cierre del ejercicio 01 Cobro 100 Cierre del intereses ejercicio Las 100 um de intereses que se cobrarán el se han devengado en el periodo que va desde el hasta el Si cerramos el año 01 el , deberemos contabilizar la parte de esos ingresos correspondiente al periodo 01 (100 x 3/12), aunque todavía no se haya cobrado: 25 Derecho de cobro a Ingresos financieros 25 Elemento de Balance (activo) Elemento de P y G (Neto: ingreso)

16 Gráficamente (ejemplo del préstamo anterior) Obtención préstamo Cierre del ejercicio 01 Pago intereses Cierre del ejercicio Las um de intereses que se pagarán el se han devengado en el periodo que va desde el hasta el Si cerramos el año 01 el , deberemos contabilizar la parte de esos gastos correspondiente al periodo 01 (1.200 x 9/12), aunque todavía no se haya pagado: 900 Gastos financieros a Obligación de pago 900 Elemento de P y G (Neto: Gasto) Elemento de Balance (Obligación a c/p)

17 Inventario físico y regularización de existencias Inventario: relación detallada de elementos patrimoniales adecuadamente valorados en un determinado momento y obtenida del recuento físico y posterior valoración. Puede ser general (de todo) o parcial (de algún elemento concreto: caja, mercaderías...) CONTABILIDAD dice lo que deberían valer los elementos patrimoniales INVENTARIO dice lo que realmente valen Las discrepancias deberán ser registradas para que la contabilidad refleje lo que el inventario ha puesto de manifiesto (que es la realidad). Ejemplo: al hacer el inventario de la caja de la empresa (coloquialmente cuadrar la caja ) hay menos cantidad de la que la contabilidad dice. La empresa registrará una disminución del activo caja y una pérdida (independientemente de que después se investigue por qué falta dinero: hemos cobrado menos a un cliente, nos han robado, hemos anotado en caja el cobro de alguna venta por el banco...)

18 Inventario físico y regularización de existencias Si contabilizamos las compras y ventas de mercancías (y otras existencias) como se indicó al hacer los ejercicios del Tema 4: Por el coste Compras a Tesorería ó Proveedores Por el coste Por el PVP GASTO Tesorería o clientes a Ventas Por el PVP INGRESO El valor contabilizado en existencias no se mueve durante el ejercicio. Pero el valor real de las existencias varía constantemente. Luego el valor final que arroje el inventario físico seguramente no coincidirá el valor contable.

19 La anotación contable que se hace para adecuar el saldo de existencias al valor final se denomina REGULARIZACIÓN DE EXISTENCIAS Valor inicial (asiento apertura) MERCADERÍAS Antes de regularizarla, la cuenta tiene como saldo su valor inicial Lo que queremos es que su saldo sea el valor final (que nos da el inventario) Valor inicial (asiento apertura) Valor final MERCADERÍAS Valor inicial La regularización supone abonar en la cuenta el valor inicial y cargar por el final

20 La contrapartida de las anotaciones anteriores en la cuenta de existencias para regularizarla es en ambos casos una cuenta de ingresos / gastos que se llama Variación de existencias. Los asientos de diario son: Valor inicial Variación de existencias a Mercaderías Valor inicial Valor final Mercaderías a Variación de existencias Valor final El saldo de la cuenta Variación de existencias representa el aumento o disminución de valor de las existencias durante el ejercicio. VARIACIÓN DE EXISTENCIAS (I / G) Valor inicial Valor final - Si Valor inicial > Valor final el saldo es deudor (disminución) - Si Valor final > Valor inicial el saldo es acreedor (aumento)

21 Con el saldo de la cuenta Variación de existencias se consigue representar adecuadamente el resultado del ejercicio, que no es la mera diferencia del saldo de las cuentas de ventas y compras que hemos usado en el ejercicio Durante el ejercicio COMPRAS (GASTOS) VENTAS (INGRESOS) Compras (precio adquisición) Al final del ejercicio Ventas (precio venta) MERCADERÍAS regularización del saldo de existencias VARIACIACIÓN EXISTENCIAS Valor EXf Valor EXi Valor EXi Valor EXf RESULTADO DE VENTAS = VENTAS COMPRAS +/- VAR EXISTENCIAS

22 EJEMPLO: al principio de un ejercicio la empresa tiene mercaderías por valor de Durante el ejercicio se hace una compra de mercaderías por valor de y una venta de mercaderías (cuyo coste fue de 4.000) por Al final del ejercicio, el inventario físico que hagamos, salvo pérdida por robo o deterioro, arrojará un valor de Al principio del ejercicio el saldo de la cuenta mercaderías será deudor de Al abrir la contabilidad, en el asiento de apertura, se habrá cargado la cuenta de mercaderías por MERCADERÍAS

23 La forma teóricamente correcta de registrar las operaciones de compra y venta de mercaderías durante el ejercicio sería (como lo analizábamos en el Tema 3): La compra: Mercaderías (A) a Tesorería (A) ó Proveedores (O) La venta: Tesorería (A) o a Mercaderías (A) clientes (A) Beneficio en venta (I) De esta manera: 1) El saldo contable de la cuenta mercaderías al final del año es = (precisamente el saldo final que arroja el inventario) 2) El resultado de las ventas del ejercicio es el que refleja la cuenta Beneficio en ventas = (sólo ha habido una operación) Si contabilizamos así compras y ventas no habría que regularizar nada.

24 Pero, por razones de operatividad, la forma comúnmente utilizada para contabilizar las compras y ventas de existencias en el ejercicio es: Compras (G) a Tesorería (A) ó Proveedores (O) Tesorería (A) o a Ventas (I) clientes (A) De esta manera: 1) El saldo contable de la cuenta mercaderías al final del año es (el inicial, porque no se ha anotado nada en esta cuenta) no es correcto: el saldo que arroja el inventario es ) El resultado como diferencia entre el saldo de las cuentas de ingresos y las de gastos es (saldo de ventas) (saldo de compras) = tampoco es correcto: sabemos que el resultado ha sido 2.000

25 Estos problemas se deben a que esa forma de contabilizar las compras y las ventas es INCOMPLETA (conceptualmente es incorrecta) y requiere que al final del ejercicio se hagan los asientos de regularización: Variación existencias (G) a Mercaderías Mercaderías a Variación existencias (I) De esta manera: 1) El saldo contable de la cuenta mercaderías al final del año es (valor inicial) (abono en la regularización) (cargo en la regularización) = es correcto: el saldo que arroja el inventario es ) El resultado como diferencia entre el saldo de las cuentas de ingresos y las de gastos es: (saldo de ventas) (saldo de compras) (saldo de variación de existencias) = es correcto: sabemos que el resultado ha sido 2.000

26 Ajustes por periodificación También obedecen a la aplicación de los principios del devengo y de correlación de ingresos y gastos Surgen si hay transacciones en que la corriente monetaria (cobro o pago) se produce antes que la real (devengo del ingreso o gasto). La práctica habitual durante el ejercicio cuando hay cualquier cobro o pago es contabilizar éstos como ingresos y gastos respectivamente y, al final del periodo, si alguno de los gastos / ingresos registrados no se han devengado en el ejercicio se da de baja y se sustituye por: - una obligación (de entregar bienes o prestar servicios) para el caso de los ingresos que se han cobrado pero no se han devengado - un activo (derecho a recibir bienes o servicios) para el caso de los gastos que se han pagado pero no se han devengado Ambas partidas reciben el nombre de ajustes por periodificación

27 EJEMPLO: el pago de una campaña publicitaria de se contabiliza como gasto el , momento en que se paga. La campaña se desarrollará de forma continuada hasta el 15 de febrero de 02. El asiento contable que se hizo el : Gastos de publicidad a Tesorería Esta notación está incumpliendo el principio del devengo No son gastos del ejercicio 01 la parte proporcional de los meses de enero y febrero de 02 (3/4 partes, es decir ). Por eso, a final de 01: Ajustes por periodificación (A) a Gastos de publicidad Reconocemos un activo ( derecho a recibir el servicio de publicidad ) Damos de baja la parte del gasto que no se ha devengado en 01

28 EJEMPLO: el cobro del alquiler por correspondiente a los meses de diciembre de 01 y enero de 02 se contabiliza como ingreso el , momento en que se cobra. El asiento contable el : Tesorería a Ingresos por alquiler Esta notación está incumpliendo el principio del devengo No es ingreso del ejercicio 01 el alquiler de enero de 02 (es decir 750 ). Por eso, a final del ejercicio: 750 Ingresos por alquiler a Ajustes por periodificación (O) 750 Damos de baja la parte del ingreso que no se ha devengado en 01 Reconocemos una obligación (a prestar el servicio del alquiler )

29 Reclasificaciones temporales Para que en el Balance de Situación aparecen los créditos y obligaciones a corto y largo plazo bien clasificados, al final del ejercicio deben hacerse las oportunas reclasificaciones de aquellas partidas que en un primer momento eran a largo plazo pero que en el momento de elaborar los estados financieros son a corto plazo Por las obligaciones que pasan a vencer a corto plazo: Cuenta de obligaciones a largo plazo (ej: Préstamos a largo plazo) a Cuenta de obligaciones a corto plazo (ej: Préstamos a corto plazo) Por los créditos (u otros activos, como los VRF) que pasan a corto plazo: Cuenta de activo a corto plazo (ej: créditos a corto plazo al personal) a Cuenta de activo a largo plazo (ej: créditos a largo plazo al personal)

30 Correcciones valorativas Se trata de registrar las pérdidas de valor de los activos. Los activos pueden perder valor por varias causas. Por aplicación del principio de prudencia, cualquiera que sea la causa SIEMPRE se contabilizará un gasto o pérdida. En ocasiones, la contrapartida de dicho gasto es el elemento de activo directamente (método directo) y en otros casos es una cuenta que aparecerá en el activo del Balance con signo negativo (método indirecto: amortizaciones y provisiones) Método directo: GASTO O PERDIDA Método indirecto: GASTO O PERDIDA a a ACTIVO CUENTA QUE REFLEJA LA PÉRDIDA DE VALOR

31 Correcciones valorativas Se trata de registrar las pérdidas de valor de los activos. Los activos pueden perder valor por varias causas. Por aplicación del principio de prudencia, cualquiera que sea la causa SIEMPRE se contabilizará un gasto o pérdida. En ocasiones, la contrapartida de dicho gasto es el elemento de activo directamente (método directo) y en otros casos es una cuenta que aparecerá en el activo del Balance con signo negativo (método indirecto: amortizaciones y provisiones) Método directo: GASTO O PERDIDA Método indirecto: GASTO O PERDIDA a a ACTIVO CUENTA QUE REFLEJA LA PÉRDIDA DE VALOR

32 Tipos de pérdidas de valor de los activos IRREVERSIBLES (No recuperables) REVERSIBLES (Recuperables) Esporádicas: no previsibles - Ocurren en todo tipo de activos - Se contabilizan por el método directo - Son pérdidas extraordinarias Sistemáticas: previsibles pero inevitables - Sólo en inmovilizado material e inmaterial - Son gastos de explotación (amortización) - Se contabilizan por el método indirecto utilizando las cuentas de amortización acumulada Temporales, se pueden recuperar. - Ocurren en todo tipo de activos - Se contabilizan por el método indirecto utilizando las cuentas de provisiones

33 EJEMPLO 1. Una pérdida de una máquina de coste um en un incendio es irreversible esporádica y da lugar a la contabilización de una pérdida extraordinaria y la baja del activo Pérdida extraordinaria EJEMPLO 2. un vehículo de coste con una vida útil de 10 años sufrirá una pérdida de valor por el uso de manera inevitable (irreversible sistemática) que dará lugar a la contabilización de un gasto por amortización todos los años hasta el final de su vida útil Gasto de amortización Gasto dotación provisión a a Amortización acumulada EJEMPLO 3. Una disminución en la cotización de las acciones que posee la empresa en sus IFT supone una pérdida de valor de las mismas de carácter reversible que da lugar a la contabilización de un gasto por provisión a Máquina Provisión Las cuentas de amortización acumulada y de provisiones tendrán saldo acreedor pero figuran en el activo del balance con signo negativo

34 Entendamos bien el concepto de amortización Económicamente: depreciación sufrida por los elementos de inmovilizado derivada de su uso o paso del tiempo Financieramente: generación de un ahorro para reemplazar el elemento de inmovilizado al final de su vida útil necesario para que la empresa SOBREVIVA (Véase ejemplo Omeñaca: Cáp. 16 pág ) Compra bien valor X A i = gasto amortización año i A 1 + A 2 + A A n = X A 1 1 A 2 A n A n t

35 Otros ajustes Todos aquellos necesarios para representar la imagen fiel del patrimonio y los resultados de la empresa Determinación del impuesto sobre sociedades El impuesto sobre beneficios es el impuesto de carácter directo que deben pagar las empresas en base al beneficio obtenido. Es una partida más de gastos del ejercicio. Básicamente, Al final del año debe calcularse su cuantía (básicamente aplicando el tipo impositivo al beneficio antes de impuestos) y contabilizar el gasto reconociendo como contrapartida una obligación de pago Gasto por impuesto de sociedades a Hacienda Pública acreedora Consideraciones detalladas sobre el tratamiento contable del impuesto se estudian en la asignatura C03.

36 5.5. Cierre de la contabilidad y elaboración de las cuentas anuales Una vez contabilizadas todas las operaciones de regularización y ajuste, es posible proceder al cálculo del resultado del periodo reagrupando en la cuenta de Pérdidas y Ganancias todas las cuentas ingresos y beneficios por un lado y las de gastos y pérdidas por otro Asientos de liquidación de ingresos y gastos INGRESOS a PERDIDAS Y GANANCIAS PERDIDAS Y GANANCIAS a GASTOS (incluido el Impuesto de sociedades) Tras estos asientos las cuentas de ingresos y gastos quedan con saldo 0. Su saldo se ha trasladado a la cuenta Pérdidas y ganancias (Neto) Saldo de la cuenta PERDIDAS Y GANANCIAS = RESULTADO - Saldo acreedor Beneficio - Saldo deudor Pérdidas de fin de ejercicio; 5.5. Cierre de la contabilidad y elaboración de las cuentas anuales

37 5.5. Cierre de la contabilidad y elaboración de las cuentas anuales Tras realizar los asientos de liquidación, las únicas cuentas que quedan con saldo son las de activo, pasivo y neto, incluida la cuenta P y G (de neto). Todas estas cuentas quedan saldadas al realizar el asiento de cierre (que será el contrario que el de apertura del ejercicio siguiente) Cuentas de Obligaciones y de Neto con saldo acreedor a Cuentas de activo (saldo deudor). Si P y G tiene saldo deudor también se abonará Al final del ejercicio, la empresa tiene que presentar las Cuentas Anuales, que en España son Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, y Memoria El Balance recogerá los elementos patrimoniales que haya en el asiento de cierre (A, O y N) y la Cuenta de Pérdidas y ganancias los de liquidación (I y G) debidamente ordenados de fin de ejercicio; 5.5. Cierre de la contabilidad y elaboración de las cuentas anuales