TP1: Pre Producción y cálculo de rentabilidad para un evento de hasta 500 personas

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1 TP1: Pre Producción y cálculo de rentabilidad para un evento de hasta 500 personas Consigna Calcular y describir un evento de cualquier género, locación y tipo, y desarrollar sus características en detalle para determinar si es rentable. El evento puede ser de cualquier tipo, con artistas o no. Vamos a suponer que un cliente quiere festejar un aniversario o realizar un ágape para sus empleados y/o clientes, y te pide que le armes algo de nivel pero económico, digamos con un presupuesto de $7000. Qué harías? Qué artistas sugerirías? Qué evento armarías que fuera inolvidable? Tu TP1 es esa idea, desarrollada. Si lo hacés bien, tu idea puede ser el evento final de esta cursada, y vos su Productor General. Esta es una oportunidad única para ver cómo funcionás siendo tu propio jefe. 2

2 Introducción La consigna del trabajo práctico contempla cualquier tipo de evento, poniendo como único límite una convocatoria de 500 personas, de modo que - y para hacerlo más cercano - decidí aplicar el cálculo a lo que fue mi primera idea del evento final de la cursada. Es una buena oportunidad para corroborar si la misma resulta viable o demasiado ambiciosa. Primeros lineamientos El evento, de carácter socio-cultural, consistirá en la presentación de un mural realizado por Ricardo Liniers en un colegio secundario porteño. Se realizará a modo de aporte cultural a la institución, al mismo tiempo que el valor de la entrada será un útil escolar, como donación a la institución. El carácter solidario brindará al evento una mayor difusión, que es lo que buscamos, principalmente en esta instancia. Asimismo, contará con un show musical de Kevin Johansen + The Nada, funcional a brindar entretenimiento al público, difusión y un cierre al evento. El evento será sponsoreado por Coca-Cola, Ala y Sinteplast, a modo de reducir costos y tener el apoyo de marcas de renombre, acostumbradas a realizar acciones de RSE. Desarrollo del Evento El evento se llevará a cabo en un colegio secundario de Capital Federal. El horario elegido es el de la tarde, de modo que pueda realizarse a la luz del día y que coincida con el término de clases, y con la circulación de gente que esto genera. Favorecerá que los alumnos adolescentes estén presentes: serán parte de la creación del mural, generarán un grupo de representación de la institución, aumentarán la concurrencia (más aún si invitan familiares y/o amigos) y, en definitiva, darán el sentido a nuestro evento. En primer lugar, se solicitará a un directivo del establecimiento que brinde unas pequeñas palabras de bienvenida. Esto dará un hilo conductor y un marco institucional al evento. Luego, Liniers pintará el mural al ritmo de las canciones de Johansen, invitando a algún alumno a realizar una pequeña participación. Más tarde, un discurso de agradecimiento y, por último, un 3

3 pequeño cierre musical de la banda. Se calcula la duración total del show en 30 a 40 minutos. Durante el evento, el público podrá bailar y cantar, apreciar la evolución en vivo de la obra de arte y hasta animarse a participar. No se venderán productos ni se entregará alcohol. Se trata de un evento juvenil y familiar, ya que nos encontramos en un marco solidario y educativo. El entretenimiento a partir del arte, sin descuidar el contexto. Artistas Se escogió a Liniers por el estilo de sus dibujos y pinturas, asociados a lo lúdico, el color, la infancia y la alegría. Es un artista que ya ha realizado murales, por ejemplo en el Centro Cultural Konex (2011) y en el Paseo de la Historieta (2012), de modo que ya conoce la disciplina. Por su parte, Ricardo Siri Liniers participa desde hace años en los recitales de Kevin Johansen y su banda, pintando en vivo mientras ellos tocan, a modo de improvisación. En ese caso, los dibujos se realizan en papel y se proyectan en una pantalla. Esta es una de las razones de la elección de la banda: nos brindaría esa conjunción de pintura y música, esa unión de estilos bajo un mismo concepto, una suerte de sintonía entre ambas disciplinas. Además Johansen + The Nada ofrecen una música adrede al evento, ritmos alegres y diversos, muchos de ellos con raíces en la música latina y popular (candombes, milongas, folclore, etc), capaces de entretener a diferentes generaciones. Igualmente, y no es un dato menor, muchas de sus canciones se vinculan a temas sociales. De este modo, ambos se asocian en el inconsciente como artistas populares, atentos a las problemáticas sociales, de obras alegres y descontracturadas; un arte muy vinculado a lo humano, la infancia y lo cotidiano. Sponsors Una de las condiciones que pone la Universidad de Palermo a sus estudiantes es la de realizar eventos sin fines de lucro, con imposibilidad de cobrar entradas. Es por ello que en la planilla de cálculo presentada, donde la 4

4 financiación es propia del grupo de alumnos, no encontramos ingresos. Entonces, una alternativa la más adecuada, creo yo es la de reducir costos mediante el uso de sponsors. De este modo, se pensó en Sinteplast como sponsor de la pintura que utilizará Liniers para el mural. Del mismo modo, Coca Cola para las bebidas, además cubrirá los gastos de contratación de los artistas: $20000 para Johansen y Liniers.(incluye operador de sonido, operador de luces y asistente de escenario). Por su parte, Ala, un tercer sponsor, cubrirá los gastos de alquiler de sonido y luces. Todas ellas son marcas que dedican muchas acciones a la responsabilidad social y a la posterior difusión de las mismas en la prensa. Ellas se publicitarán de la mejor manera junto a artistas de renombre y el fin solidario y nosotros obtendremos nuestros recursos. El evento será de carácter privado, con invitados cerrados, por lo que no se publicitará previamente, sin embargo se contratará prensa para mostrarse posteriormente en los medios. De este modo, nosotros sólo invertiríamos en prensa y gráficas, ARTs y fletes; tan sólo un tercio del valor total del evento. Conclusión Gracias a la herramienta brindada, se pudo realizar un cálculo aproximado del costo que acarrea el evento descripto. Por ser de financiación propia y no poder contar con los ingresos por venta de entradas, el evento requiere un costo total de $ Los costos fueron reducidos a partir del uso de sponsors, y es un precio que un grupo de nueve alumnos podría llegar a costear. 5

5 INGRESOS POR VENTA DE ENTRADAS Sector Inv Precios Sala 100% 50% 0 0 EGRESOS FIJOS Item Monto Detalle Asistente de producción $ 300,00 Prensa $ 5.000,00 Diseño grafico $ 400,00 Impresión volantes Repartida volantes ART s $ 300, flyers full color 10x15cm $ 250,00 5 repartidas de $50 c/u $ 50,00 12 personas cubiertas x 12hs Flete back-line $ 300,00 Credenciales $ 100,00 Extras $ 400,00 TOTAL $ 7.100,00 ANALISIS DE COSTOS Sala 100% Sala 50% Ingresos 0,00 0,00 Egresos variables 0,00 0,00 Egresos fijos 7.100, ,00 Resultado , ,00 6