Curso: Relator: Matko Kosic G.

Transcripción

1 Curso: Relator: Matko Kosic G.

2 MÓDULO UNO LA PLANIFICACIÓN POR QUÉ SE PLANIFICA?

3 Para maximizar el uso de los recursos escasos y satisfacer las necesidades de corto y largo plazo de una comunidad o territorio

4 Qué es Planificar? Es una función básica de la administración que tiene como misión determinar: Qué debe hacerse?, Quién debe hacerlo? y Dónde, cuándo y cómo debe hacerse?

5 La planeación implica un proceso consciente de estudio y selección del mejor curso de acción a seguir.

6 La toma de decisiones respecto de diferentes tipos de planes es un proceso complejo y riguroso que exige un diagnóstico preciso e integral de la realidad externa e interna del negocio.

7 ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO ORDENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN INSUMOS PARA LA TOMA DE DECISIONES VALIDACIÓN DE LOS DATOS APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS

8 QUÉ ES PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA? La planificación estratégica es un proceso de planeación a largo plazo, enfoca a la organización como un todo.

9 Estrategias Son cursos de acción, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. Es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas estratégicas de una empresa con los desafíos del ambiente y se le diseña para alcanzar los objetivos de la organización a largo plazo; es la respuesta de la organización a su entorno en el transcurso del tiempo, además es el resultado final de la planificación estratégica. Asimismo, para que una estrategia sea útil debe ser consistente con los objetivos organizacionales.

10 Paso 2 ANÁLISIS DEL ENTORNO EXTERNO Paso 1 IDENTIFICACIÓN DE LA MISIÓN ACTUAL Paso 3 IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS Paso 4 ANÁLISIS DE LOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN PASOS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Paso 5 IDENTIFICACIÓN DE LAS FORTALEZAS Y DEBILIDADES Paso 6 REVALORIZACIÓN DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS Paso 8 IMPLANTACIÓN DE LA ESTRATEGIA Paso 7 FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS

11 OPORTUNIDADES Hacer lista de las Oportunidades 1) 2) 3) AMENAZAS Hacer lista de las Amenazas 1) 2) 3) MATRIZ FODA FORTALEZAS Hacer la lista de las Fortalezas 1) 2) 3) OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y ESTRATEGIAS (FO) Uso de fortalezas para aprovechar oportunidades 1) 2) 3) OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y ESTRATEGIAS (FA) Uso de las fortalezas para evitar amenazas. 1) 2) DEBILIDADES Hacer lista de las debilidades 1) 2) 3) OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y ESTRATEGIAS (DO) Disminuir las debilidades aprovechando las oportunidades 1) 2) OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y ESTRATEGIAS (DA) Minimizar debilidades y evitar amenazas. 1) 2)

12 MODELO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Fase Filosófica VISIÓN PRINCIPIOS Y VALORES MISIÓN ANÁLISIS INTERNO ANÁLISIS EXTERNO Fase Analítica Fortalezas Debilidades Carencias Establecimiento de necesidades Oportunidades Amenazas Problemas FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DETERMINACIÓN DE ESTRATEGIAS Fase Operativa DEFINICIÓN DE OBJETIVOS DEFINICIÓN DE HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN Fase de Acción y Desarrollo ORGANIZACIÓN, DESARROLLO, CONTROL Y EVALUACIÓN

13 PLANIFICACION ESTRATÉGICA Fase Operativa

14 Matriz Objetivos Estratégicos

15 Objetivos Específicos: Son metas concretas y diseñadas para ser desarrolladas en el corto plazo (puede ser un año o menos); las que, en conjunto, deben dar cumplimiento al objetivo general. Los Objetivos Específicos se llevan a la práctica en la realización de una serie de tareas específicas las que, en conjunto, deben dar cumplimiento al objetivo. La redacción de un objetivo específico es similar a la de un objetivo general y, aunque pueden no incluirse el indicador de logro y el responsable (pues serán especificados en los planes de acción y las herramientas de evaluación) deben necesariamente, contener: Verbo Complemento Circunstancia de Tiempo. Lo importante, en la redacción de un Objetivo Específico, es que establezca claramente aquello que se desea lograr en el plazo especificado, para que su lectura e interpretación no tenga ambigüedades.

16 sujeto verbo de acción circunstancia de tiempo Complemento Objeto EN EL EJEMPLO SIGUIENTE: Podríamos identificar los elementos que debe incluir un objetivo específico bien redactado? A Diciembre de 2009 el equipo directivo habrá logrado un aumento a un 80% mínimo la participación de los productores en las asambleas trimestrales y en los eventos propios de la intervención.

17 Objetivos Estratégicos Debe haber coherencia entre el logro esperado en el objetivo general y la suma de los logros esperados en el objetivo específico. Deben redactarse tantos objetivos específicos como sean necesarios para abarcar totalmente el objetivo general que se ha diseñado.

18 OBJETIVO ESTRATÉGICO DE BASE: Mejorar la competitividad adoptando estrategias comunes y acciones específicas para disminuir las brechas de competitividad en el trienio OBJETIVO ESTRATEGICO El plan de Intervención implementará durante el trienio , acciones que aseguren el mejoramiento de la productividad, como estrategia para incrementar la competitividad de las unidades productivas OBJETIVOS DE ACCION Durante el mes de noviembre, los integrantes de las Unidades productivas se reunirán con los coordinadores técnicos para analizar brechas y puntos críticos, de modo de consensuar estrategias de solución. Durante los meses de noviembre y diciembre, se realizarán sesiones de análisis con los productores acerca del contenido y alcances de las estrategias acordadas para asegurar su aplicación. Durante el primer año, se implementará un sistema de apoyo a los productores basado en las estrategias de intervención y adaptado a su realidad productiva, como una oportunidad de conducir su negocio de una manera más eficiente y competitiva. INDICADORES DE LOGRO Consultores y Productores identifican las principales causales de la generación de brechas de competitividad y estrategias de solución Estadística comparativa de avances del primer año respecto del diagnóstico de brechas antes del inicio del plan, por cada estrategia y unidad productiva. Estadística comparativa de progreso por cada año de duración del plan para cada estrategia y unidad productiva. ESTANDARES DE CALIDAD Aumento anual en la tasa de productividad, por lo menos en un 20% con respecto al anterior. periodo El 100% de los productores conocen las estrategias específicas del plan que aplicarán en su negocio El 100% de los productores aplica y respeta las estrategias específicas del plan que aplicarán en su negocio Disminución en un 50%,por lo menos, de las situaciones problemáticas que generan las brechas de competitividad. Aumento de un 15% anual de la inversión en el negocio MEDIOS DE VERIFICACION Estadísticas comparativas Registros de Productividad Registros contables mínimos de gastos, inversiones y entradas. Registro de tratamiento integral de plagas Registro de fertilización Agenda de actividades críticas del negocio Registros de aplicación de BPAs Citaciones a productores Registros de asistencia Actas de acuerdos estratégicos Plan de Intervención por unidad productiva

19 MÓDULO DOS: EL MARCO LÓGICO QUÉ ES EL MARCO LÓGICO? Es una herramienta de trabajo con la cual un evaluador puede examinar el desempeño de un plan estratégico en todas sus etapas. Permite presentar de forma sistemática y lógica los objetivos de un programa y sus relaciones de causalidad. Asimismo, sirve para evaluar si se han alcanzado los objetivos y para definir los factores externos al plan que pueden influir en su consecución.

20 Qué información contiene el Marco Lógico sobre el Plan Estratégico? Las razones por las cuáles se lleva a cabo el plan Los resultados o productos que se esperan lograr La forma en cómo se van a lograr los resultados Los factores externos que son críticos para que tenga éxito Dónde encontrar la información requerida para evaluar el éxito del plan Qué hay que hacer para lograr los objetivos Los insumos que se requerirán.

21 Resumen Narrativo de Objetivos FIN: El Fin es una definición de cómo el proyecto o programa contribuirá a la solución del problema (o problemas) del sector. MATRIZ DE MARCO LÓGICO Indicadores Verificables Objetivamente Los indicadores a nivel de Fin miden el impacto general que tendrá el proyecto. Son específicas en términos de cantidad, calidad y tiempo. (grupo social y lugar, si es relevante). Medios de Verificación Los medios de verificación son las fuentes de información que se pueden utilizar para verificar que los objetivos se lograron. Pueden incluir material publicado, inspección visual, encuestas por muestreo, etc. Supuestos Los supuestos indican los acontecimientos, las condiciones o las decisiones importantes necesarias para la "sustentabilidad" (continuidad en el tiempo) de los beneficios generados por el proyecto.

22 Resumen Narrativo de Objetivos PROPÓSITO: El Propósito es el impacto directo a ser logrado como resultado de la utilización de los Componentes producidos por el proyecto. Es una hipótesis sobre el impacto o beneficio que se desea lograr. Indicadores Verificables Objetivamente Los indicadores a nivel de Propósito describen el impacto logrado al final del proyecto. Deben incluir metas que reflejen la situación al finalizar el proyecto. Cada indicador especifica cantidad, calidad y tiempo de los resultados por alcanzar. Medios de Verificación Los medios de verificación son las fuentes que el ejecutor y el evaluador pueden consultar para ver si los objetivos se están logrando. Pueden indicar que existe un problema y sugieren la necesidad de cambios en los componentes del proyecto. Pueden incluir material publicado, inspección visual, encuestas por muestreo, etc. Supuestos Los supuestos indican los acontecimientos las condiciones o las decisiones que tienen que ocurrir para que el plan estratégico contribuya significativamente al logro del Fin.

23 Resumen Narrativo de Objetivos Indicadores Verificables Objetivamente Medios de Verificación Supuestos COMPONENTES: Los Componentes son las obras, servicios, y capacitación que se requiere que complete el ejecutor del plan. Estos deben expresarse en trabajo terminado (sistemas instalados, gente capacitada, etc.) Los indicadores de los Componentes son descripciones breves, pero claras de cada uno de los Componentes que tiene que terminarse durante el plan; debe especificarse cantidad, calidad y oportunidad de las obras, servicios, etc., que deberán entregarse. Este casillero indica dónde el evaluador puede encontrar las fuentes de información para verificar que los resultados que han sido contratados han sido producidos. Las fuentes pueden incluir inspección del sitio, informes del auditor, etc. Los supuestos son los acontecimientos, las condiciones o las decisiones que tienen que ocurrir para que los componentes del plan alcancen el Propósito para el cual se llevaron a cabo.

24 Resumen Narrativo de Objetivos ACTIVIDADES: Las Actividades son las tareas que el ejecutor debe cumplir para completar cada uno de los Componentes del plan y que implican costos. Se hace una lista de actividades en orden cronológico para cada Componente. Indicadores Verificables Objetivamente Este casillero contiene el presupuesto para cada Componente a ser producido por el plan. Medios de Verificación Este casillero indica donde un evaluador puede obtener información para verificar si el presupuesto se gastó como estaba planeado. Normalmente constituye el registro contable de la unidad productora. Supuestos Los supuestos son los acontecimientos, condiciones o decisiones (fuera del control del que planifica) que tienen que suceder para completar los Componentes del proyecto.

25 EVALUACIÓN DE LA COLUMNA DE OBJETIVOS Se construye el marco lógico de forma tal que se puedan examinar los vínculos causales de abajo hacia arriba. Si el plan está bien diseñado, lo que sigue es válido: Cada Componente es necesario para lograr el Propósito del proyecto; Las Actividades especificadas para cada Componente son necesarias para producir el Componente; No falta ninguno de los Componentes necesarios para lograr el Propósito del plan; Si se logra el Propósito del proyecto, contribuirá al logro de el Fin; Se indican claramente el Fin, el Propósito, los Componentes y las Actividades; El Fin es una respuesta al problema más importante en el sector.

26 El Método del Marco Lógico ANTES DE ESTRUCTURAR EL MARCO LÓGICO (IDENTIFICAR LOS INSUMOS DEL M.L.) Fase de Análisis (enfoque estratégico) Identificar Grupos de Interés (G.I.) Análisis de G.I: Identificación y caracterización de los G.I., grupos objetivo y beneficiarios. ESTRUCTURACIÓN DEL MARCO LÓGICO Definir la lógica del Plan Fase de Planificación Marco Lógico: definir los objetivos en términos medibles, evaluar la lógica interna, definir medios, estrategias y costos Identificar/ deducir/ analizar problemas y objetivos. Análisis de problemas: Identificación de problemas clave, limitaciones y oportunidades, determinando las relaciones causa-efecto Análisis de Objetivos: Desarrollo de objetivos a partir de los problemas, determinando las relaciones medio-fin Hacer la planificación operativa Cronograma: Determinar la secuencia y dependencia de las actividades, estimar tiempos, identificar hitos y responsables. Presupuesto: a partir de las actividades, planificar la disponibilidad de recursos y el presupuesto Seleccionar las mejores opciones (estrategias) Análisis Estratégico: Identificación de las estrategias apropiadas para lograr los objetivos

27 La lógica de los objetivos y los supuestos (La lógica vertical y la lógica horizontal) La lógica de Intervención FINALIDAD\ El plan habrá contribuido a la finalidad PROPÓSITO Se logrará el propósito Si éste se cumple PRODUCTOS Y RESULTADOS Se lograrán los productos y resultados Si estos se producen ACTIVIDADES Si se realizan las actividades Supuestos Y los supuestos a este nivel resultan favorables y los supuestos se cumplen favorablemente y los supuestos se cumplen favorablemente CONDICIONES PREVIAS