HERRAMIENTA MÓDULO DE LIDERAZGO

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1 HERRAMIENTA MÓDULO DE LIDERAZGO EL DIAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN: UN COMUNAL PROCESO CLAVES DEL LIDERAZGO INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL ESCUELA VIRTUAL 2010

2 EL DIAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN: UN COMUNAL PROCESO CLAVES DEL LIDERAZGO Para qué sirve hacer diagnóstico en la organización El liderazgo comunal requiere identificar las condiciones en las que se encuentra la organización respecto al cumplimiento de sus objetivos y las diferentes estrategias que ha adelantado para mejorar las condiciones de vida de afiliados y residentes, para establecer ajustes, evaluar los logros y dificultades y diseñar nuevas estrategias para alcanzar los objetivos que no se han alcanzado aún. En dónde aplicarlo? Esta herramienta propone hacer un diagnóstico interno de la organización, lo cual implica la participación activa de los dignatarios de la junta de acción comunal, y en lo posible el involucramiento de los afiliados que pertenecen a las comisiones de trabajo a través de la vicepresidencia. En qué consiste? La metodología que se propone, es la aplicación de una matriz DOFA. Esta metodología implica revisar dos dimensiones de la organización: una referida a las condiciones internas y otra referida a las condiciones externas de la misma. 2 Escuela Distrital de la Participación y Gestión Social -Escuela Virtual-

3 Condiciones externas: Las amenazas y oportunidades representan las condiciones externas de la junta que pueden influir sobre ella de manera negativa o positiva. CONDICIONES EXTERNAS CONDICIONES INTERNAS Oportunidades: Son las condiciones externas que pudieran afectar la organización de manera positiva. Amenazas: Son condiciones externas o acciones de otros sujetos que pudieran afectarla negativamente. Condiciones internas: Las fortalezas y debilidades representan las condiciones internas de la junta. Fortalezas: Las capacidades positivas con los que cuenta la organización para el logro del objetivo que se ha trazado. Debilidades: son las deficiencias que dificultan el logro de las metas. La lectura de la organización a través de una metodología participativa, implica: Identificar las fortalezas, debilidades oportunidades y amenazas de la organización, (ver definiciones), y ubicarlas en la siguiente matriz: FACTORES INTERNOS Fortalezas Debilidades 1 1 FACTORES EXTERNOS Oportunidades Amenazas 1 1 Escuela Distrital de la Participación y Gestión Social -Escuela Virtual- 3

4 Una vez hecho esto, deberán diseñarse estrategias que permitan a las juntas establecer: Un vínculo entre sus acciones como organización, con las posibilidades (oportunidades) que puede aprovechar en su entorno externo Y tomar decisiones que le permitan prepararse para enfrentar los peligros (amenazas), apoyándose en sus fortalezas y reduciendo el impacto negativo que pueden tener sus debilidades. Por ejemplo CÓMO REALIZAR UN ANÁLISIS DOFA? A continuación presentamos paso a paso, como se realiza la construcción de un análisis DOFA. Paso1 El primer paso consiste en llenar la matriz a partir del análisis de cada uno de los elementos que la componen: Fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Para ello Ortiz F. y Díaz J (2001) sugieren tener en cuenta las siguientes preguntas: Fortalezas:»» Cuáles son las ventajas que tiene la organización frente a otras?»» Qué hace bien la organización? Es importante tener en cuenta para este análisis y el de los demás ítems de la matriz, los puntos de vista de varias personas de la organización. Así mismo, recomiendan estos autores, que al hacer el análisis de las fortalezas se reemplace la modestia por una descripción realista de la misma. Debilidades:»» Qué podría mejorarse en la organización que beneficie su desempeño?»» Qué se hace en la organización de manera incorrecta?»» Qué situaciones podrían evitarse? Oportunidades:»» Dónde se le presentan buenas oportunidades de desarrollo y desempeño a la organización?»» Qué tendencias pueden ser del interés de la organización? Estos autores señalan como ejemplos de oportunidades que podrían ser de utilidad para una organización las siguientes:»» Cambios tecnológicos y de mercados»» Cambios en las políticas gubernamentales que tengan que ver con la misión e interés de la organización.»» Cambios en patrones sociales, y estilos de vida de la población.»» Eventos locales. Amenazas:»» Qué obstáculos impiden el buen desempeño y desarrollo organizacional?»» Qué hace la competencia que comprometa la posición de la organización? 4 Escuela Distrital de la Participación y Gestión Social -Escuela Virtual-

5 »» Están cambiando las especificaciones de su trabajo, productos o servicios?»» Los cambios tecnológicos están comprometiendo la posición de la organización?»» Tiene problemas financieros o de flujo de caja? Este apartado permite identificar situaciones de crisis o de riesgo, por lo cual es fundamental desarrollarlo con mucho cuidado. En muchos casos es a partir de él que se desarrolla toda la planeación futura de la organización. Paso 2 Una vez identificados cada uno de los elementos antes mencionados, se procede a ubicarlos en la tabla en el espacio correspondiente. A continuación colocamos un ejemplo para cada una de las categorías: FACTORES INTERNOS Fortalezas Debilidades 1 Los miembros de la Junta 1 La organización presenta dificultades Directiva de la organización tienen para el trabajo en equipo. Sus miembros una amplia experiencia no solo tienden a desarrollar acciones de en trabajo comunitario, si no que manera individual. están altamente capacitados en la formulación de proyectos. FACTORES EXTERNOS Oportunidades Amenazas 1 Una entidad estatal abrió 1 La organización ha disminuido sus una convocatoria para financiar ingresos últimamente, evidenciándose proyectos de desarrollo comunitario en el corto plazo una situación financiera a organizaciones sociales. crítica. Escuela Distrital de la Participación y Gestión Social -Escuela Virtual- 5

6 A continuación deben analizarse por pares los elementos identificados, tratando de diseñar, basados en la información recolectada, estrategias de mejoramiento de la organización. Como guía planteamos la tabla de Ortiz F. y Díaz J (2001): Oportunidades externas (O) Fortalezas internas (F): (Fortalezas y Oportunidades FO) Teniendo en cuenta las fortalezas y las oportunidades identificadas se deben diseñar estrategias para explotar ambas condiciones. Ejemplo: Se puede aprovechar el conocimiento que tiene la Junta directiva en la formulación de proyectos para participar en la convocatoria del gobierno que financia proyectos a organizaciones sociales. Debilidades internas (D): (Debilidades y Oportunidades DO) Se deben explorar estrategias que permitan aprovechar las oportunidades para sobrellevar o disminuir las debilidades de la organización. Ejemplo: A través de la participación de la organización en la convocatoria estatal que financia proyectos productivos, se puede plantear la necesidad de trabajar en equipo e implementar estrategias para que esta condición de la organización mejore. Amenazas externas (A) (Fortalezas y Amenazas FA) A través de las fortalezas la organización puede confrontar las amenazas. Ejemplo: La participación de la organización en la convocatoria del Estado para financiar proyectos podría permitir enfrentar el riesgo económico al que está expuesta la organización, ya que a través de este proyecto pueden obtener recursos. (Debilidades y Amenazas DA) Relacionar las debilidades y las amenazas permite identificar situaciones que la organización debe evitar. Ejemplo: Las dificultades para trabajar en equipo, es un elemento que puede distanciar a la organización de la consecución de recursos. La estrategia debe apuntar a desarrollar los vínculos entre sus miembros que permitan que ese trabajo mancomunado se dé. Esta matriz puede realizarse para analizar diferentes momentos de la organización. De igual manera es importante resaltar que su análisis no debe hacerse de forma individual sino que por el contrario debe vincular varios puntos de vista para que sea más completo y acertado. 6 Escuela Distrital de la Participación y Gestión Social -Escuela Virtual-

7 REFERENCIAS Ortiz F. y Díaz A. (2001). Análisis Empresarial: Herramientas. p En línea: org.pe/promamazonia/sbiocomercio/upload%5cherramientabiocomercio%5cdocumentos/1.pdf Consultado Escuela Distrital de la Participación y Gestión Social -Escuela Virtual- 7