Guía breve para la elaboración de presentaciones de ponencias en PowerPoint

Transcripción

1 Guía breve para la elaboración de presentaciones de ponencias en PowerPoint Material compilado y adaptado con fines didácticos por Prof. José Trejo A continuación se indican una serie de sugerencias, a partir de las cuales, se considera que usted podrá favorecer sus aportes, ideas y reflexiones sobre el tema a desarrollar en su presentación. Cabe destacar, que ésta no suplirá a un manual de la herramienta PowerPoint, sino a una lista de apreciables consejos a la hora de concretar la exposición del tema, en forma clara y viable como un todo. Es necesario aclarar que estas propuestas son para todo tipo de presentaciones de trabajos de investigación que tienen un orador presente. Cantidad de diapositivas: Generalmente se recomienda no superar entre 15 y 20 diapositivas, a la hora de exponer, independientemente de la importancia del tema tratado (esto tiene que ver con la capacidad de atención del auditorio, no lo tome como un menosprecio de sus ideas). En el caso en que la exposición se apoye mucho en gráfico, si fuere el caso, podría considerarse un mayor número de diapositivas, pero deberá buscar la manera de compensar esa extensión con su habilidad al exponer. El tiempo: Es un elemento clave, y por lo tanto la presentación debe ajustarse a las características del encuentro. Para evitar sobrepasar los límites preestablecidos, se recomienda repasar la exposición del tema reloj en mano, y de esta manera suprimir o ampliar los temas a desarrollar. Si para presentar su experiencia le corresponde 10 minutos, ése será su tiempo, no otro. La mejor de las ideas puede terminar muy deslucida por el hastío del auditorio, y el mejor de los congresos fracasa si los primeros 1

2 ponentes van tomándole el tiempo al resto. Armonía con el conjunto: Debe mantenerse una homogeneidad en el grupo de diapositivas, para que pueda ser vista como parte de todo, por lo que se recomienda: Simetría en la cantidad de información en cada diapositiva y respeto por las líneas generales de la presentación (colores, fuente, márgenes, entre otros). Evite la sobrecarga de información por diapositiva. Lo ideal es presentar títulos e ideas fuertes de la temática y explayarlas verbalmente, no desarrollarlas en el texto (el expositor es usted, no la pantalla. El público vino a escucharlo a usted y no a leer). El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas frases. En general, cada diapositiva debe contener sólo seis líneas de texto, con seis palabras por línea (máximo 8). Se deben escribir frases, no oraciones, ya que la presentación es el soporte de la exposición verbal, no el reemplazo de ésta. Es muy importante tener especial cuidado con la redacción y ortografía, pues los errores se engrandecen cuando se proyectan. Las ayudas visuales como gráficas, mapas, dibujos y fotografías entre otras, se deben utilizar para permitir a la audiencia visualizar conceptos que de otra forma resultarían difíciles de entender. Hay que ser cuidadosos con los colores (buen contraste entre el texto y el fondo). Para un fondo claro el color del texto debería ser oscuro, y si el fondo es oscuro el color del texto debe ser claro. Siempre debe haber equilibrio entre color de fondo y color de texto o fuente. 2

3 Elabore viñetas con estructura uniforme. En el Título el tamaño de la fuente debe ser de 30 a 40. Puede usar mayúsculas, cursiva y negritas. En el contenido el tamaño de la fuente debe ser 2 o 4 veces menor que el tamaño del título. (Ejemplo: Título 36 contenido 32). Efectos y animaciones: Son aceptables si no distraen ni demoran en ningún aspecto la presentación de la ponencia. Se busca evitar aquellos en que el texto aparece palabra por palabra y no ver demasiados efectos, ya que distraen la atención del receptor. Como se hizo referencia en relación al tiempo, si le dieron 10 minutos, ese será su tiempo, no lo desperdicie haciendo mirar los efectos en cada frase a mostrar. Estructura y argumentación: Antes de comenzar a trabajar con la herramienta PowerPoint, es conveniente realizar un bosquejo en papel, sobre la estructura que tendrá la presentación, sus partes generales que la compondrán. Ejemplo: Primero presentaré una portada, luego una diapositiva con una tabla de contenido a desarrollar, seguidamente desarrollaré cada aspecto del contenido en una diapositiva y le haré hipervínculos que permitan volver de nuevo a la tabla del contenido, debo presentar la problemática detectada con gráficos de barras, plan de respuesta donde se muestre sólo títulos y objetivos. Al ordenar sus ideas, ahorrará tiempo al iniciar su trabajo de diseño y creación de su presentación. 3

4 Debido a que PowerPoint es un recurso, que permite crear medios visuales, debe presentarse especial atención a que desde cualquier punto del auditorio sea legible, tanto el texto como los detalles que necesiten ser vistos: cifras en un gráfico, leyenda en un mapa, nombres de estructuras en una imagen o dibujo, entre otros. Para cumplir con ello es necesario: Tomar en cuenta el tamaño de la fuente de información Tomar en cuenta la longitud del título El tamaño de la fuente del título Tipos y estilos de la fuente: Es poco recomendable el uso de las fuentes con serif, como por ejemplo la Times New Roman, dificultará su lectura en la pantalla, debido a los arabescos y redondeos que la caracteriza. Lo recomendable es evitarlas en cualquier presentación. Se sugieren las fuentes como Arial, Tahoma, Verdana, Comic Sans, Century Gothic, entre otras, ya que facilitan leer cualquier información que esté escrita con ellas. En relación al Estilo, debe respetarse el uso de mayúsculas y minúsculas sólo cuando corresponda, así como no abusar del uso de las fuentes en negritas, subrayadas o en cursivas. Uso de sonidos, videos y multimedia: Al hacer uso de sonidos, videos o de cualquier multimedia, éstos podrían estar dentro del archivo o no, dependerá de cómo los usará. Suelen 4

5 generalmente ir aparte de los archivos.ppt,.pptx,.pps y.pptsx, que tienen la presentación. Si escogió al crear su presentación la opción insertar/objeto, al copiar su archivo de presentación de la ponencia a otro computador o unidad de almacenamiento (pen drive, CD, DVD, disco duro externo, entre otros), es muy probable que los sonidos, videos y demás multimedia no lo hagan. Se sugiere crear una carpeta antes de crear el archivo y colocar dentro de ella primero todos los recursos o elementos a utilizar (imágenes, videos, sonidos, entre otros), y luego colocar dentro de esa misma carpeta el archivo de la presentación. Una vez ubicado el archivo de la ponencia, deberá abrirlo y es a partir de ese momento es que comenzará a insertar los diversos recursos a utilizar ubicados dentro de la misma carpeta. Luego culminada su presentación deberá guardar los cambios. Esta carpeta completa, es la que copiará al dispositivo de almacenamiento, lo que asegurará que todos los hipervínculos creados con los diversos elementos funcionen tal como se diseñaron y crearon desde el principio. Otros Tips: Las presentaciones efectivas dependen de la calidad de la información expuesta. Siempre tenga 2 archivos de la presentación en dos dispositivos de almacenamiento diferentes. Se recomienda hacer uso de CD para respaldar la información del archivo que contiene la ponencia, es más confiable respecto a la limpieza, manejo y magnetismo. Asegúrese de que su equipo no tenga virus, de ocurrir, ese virus infectaría todos los archivos de su computadora, y por ende quedaría grabado en el archivo contenido en el CD, y probablemente el equipo del congreso tenga un antivirus actualizado y detecte el mismo, limitando así la proyección de su ponencia. Si usa un pen drive, podría correr el riesgo de contagiar a otros equipos o que se lo contaminen con un virus, que en este caso podría estar en el equipo dispuesto en el ambiente a presentar la ponencia. Si puede llevar su laptop será mucho mejor. En ocasiones los equipos diferentes al suyo podrían desconfigurar su presentación. 5

6 Referencias bibliográficas: La lista de referencias debe guardar una relación exacta con las citas y paráfrasis que aparecen en el texto de la ponencia. Los siguientes elementos se aplican en la preparación de referencias: La lista bibliográfica se titulará: Referencias. La lista debe tener un orden alfabético y cronológico, respetando normativas APA y/o UPEL. Se incluirán únicamente las referencias citadas en el texto. Asegurarse de la fidelidad de los datos tanto en el texto como en su referencia. Incluir el DOI (identificación de material digital) en la referencia, si el documento lo tiene asignado. Si la referencia no tiene DOI, indicar el URL de la página principal del material. Referencias bibliográficas consultadas: Boscardín J y Menna S, Sugerencias para una presentación eficaz, Taller de Producción de mensajes. (Consultado 01/02/13). Disponible en URL: Vásquez, L, Presentaciones exitosas. Medellín Politécnico Colombiano Jic. (Consultado 01/02/13). Disponible en URL: 6