ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO DE PASAJES AÉREOS DURANTE LA VIGENCIA 2014

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1 ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO DE PASAJES AÉREOS DURANTE LA VIGENCIA 2014 PROCESO DE MINIMA CUANTIA (Artículo 84 Decreto 1510 de 2013) En desarrollo de lo previsto en el Artículo 84 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública, se anexa el estudio previo para contratar el suministro de pasajes aéreos para los servidores públicos de la DNDA que deban desplazarse en comisión oficial. 1. DEFINICION DE LA NECESIDAD ESTATAL La Dirección Nacional de Derecho de Autor cumple funciones constitucionales, legales y misionales en varias ciudades del territorio nacional e internacional, que entre otras tiene que ver con las funciones de inspección y vigilancia que se ejerce a las Sociedades de Gestión Colectiva, atender diligencias judiciales, participar en los diferentes eventos de capacitación y divulgación programados o solicitados por la ciudadanía, atender procesos de negociación entre Colombia y otros países donde la entidad hace parte del grupo negociador y en general atender actividades a nivel nacional e internacional cuando el Gobierno Nacional así lo solicite al Director General. Para tal efecto, necesita garantizar permanentemente el desplazamiento de sus funcionarios a nivel nacional e internacional, a través de comisiones de servicios. La comisión de servicios se encuentra definida en los artículos 94 a 96 del Decreto 262 de 2000, en los siguientes términos: La comisión de servicio se presenta cuando el servidor público ejerce temporalmente las funciones propias de su empleo en lugar diferente de la sede habitual de su trabajo, o cuando se desarrollan transitoriamente actividades oficiales distintas de las inherentes al empleo del cual es titular pero relacionadas con él, como asistir a reuniones, conferencias, seminarios o realizar trabajos de investigación o visitas de observación que interesen a la Dirección Nacional de Derecho de Autor. Así las cosas, es manifiesta la necesidad de contratar la compra del pasaje aéreos nacionales e internaciones para que los funcionarios autorizados viajen en las fechas que se programen. 1.1 ESTUDIOS DEL SECTOR DE AGENCIAS DE VIAJES Y SUMINISTRO DE PASAJES AÉREOS Este estudio ofrece una descripción general de las actividades relacionadas con el sector de agencias de viaje y suministro de pasajes aéreos y hace una breve descripción de la cadena de valor del turismo, la descripción de las actividades relacionadas con el sector (agencias de viajes y turismo) y la estructura de este. El

2 objetivo es contribuir en el análisis de competencia del sector de agencia de viajes en Colombia y poder analizar su posición actual en el mercado. Los propósitos principales de este estudio son: viajes a nivel nacional. nacional. ción en el mercado de agencias de viajes a nivel Colombia CARACTERIZACIÓN DE LAS AGENCIAS DE VIAJES EN COLOMBIA De acuerdo con lo previsto en la Ley 300 de 1996, en la actividad turística participa un sector oficial, un sector mixto y un sector privado, todos los cuales conforman el sector turismo en Colombia. El sector privado se encuentra conformado por los prestadores de servicios turísticos, sus asociaciones gremiales y las formas asociativas de promoción y desarrollo turístico. En ese sentido, es prestador de servicios turísticos [ ] toda persona natural o jurídica que habitualmente proporcione, intermedie o contrate directa o indirectamente con el turista, la prestación de los servicios a los que se refiere esta ley y que se encuentre inscrito en el Registro Nacional de Turismo3. (Congreso de la República, Ley 300 de 1996) Las agencias de viajes como prestadores de servicio, son de vital importancia para el sector dado que actúan como intermediarias en este. Al respecto, la ANATO señala que: [ ] su existencia obedece a la necesidad de reducir los elevados costos que tiene la información de pasajes aéreos y turística, intrínsecos a su naturaleza compleja y dispersa. De esta manera, el valor agregado apropiado por las agencias de viaje, corresponde a la remuneración del servicio de arbitrar servicios turísticos entre los diferentes segmentos y regiones que integran el mercado (ANATO, 2006, p8.). Este estudio sectorial se centrará en el análisis de las agencias de viaje y turismo a nivel nacional. Para este sector, la Ley 300 de 1996 clasifica las agencias de viajes, en: (i) agencias de viajes y turismo; (ii) agencias de viajes operadoras; y(iii) agencias de viajes mayoristas (Artículo 85 de la Ley 300 de 1996 y Artículo 1 del Decreto 502 de 1997). De acuerdo con la información suministrada por la ANATO, las cifras reportadas y promediadas para las vigencias 2012 y 2013, arrojó una participación por tipo de 2

3 prestadores para las Agencias de Viajes y Turismo del 67%, seguido de las Agencias de Viajes Operadoras con el 29% y las Agencias de Viajes Mayoristas con el 4%. A continuación se describe cada una de las clasificaciones de agencias de viajes. i. Agencias de viajes y turismo Respecto a la definición que hace la Ley 300 de 1996, se entiende por agencias de viajes y turismo como las: [ ] empresas comerciales, constituidas por personas naturales o jurídicas, y que, debidamente autorizadas, se dediquen profesionalmente al ejercicio de actividades turísticas dirigidas a la prestación de servicios, directamente o como intermediarios entre los viajeros y proveedores de los servicios (Congreso de la República, Artículo 84 de la Ley 300 de 1996). Las actividades comerciales que prestan dichos intermediarios, se basan en la organización y venta de los diferentes planes turísticos, la reservación de planes y alojamiento, la prestación y asesoría al viajero con relación a la documentación requerida para diferentes planes, la reserva o cupos de tiquetes nacionales e internacionales por medio de diferentes tipos de transporte y la operación de turismo receptivo. Estas agencias cobran una comisión y una tarifa administrativa (costo de expedición del tiquete) la cual es establecida por la Aeronáutica Civil, por ejercer su labor como intermediarios. Es importante conocer el número de agencias de viajes y turismo inscritas en el Registro Nacional del Turismo para el año 2013 y se puede establecer que existen agencias en Colombia. Adicional a ello, se observa que la mayor participación de éstas se encuentra en la ciudad de Bogotá y en los departamentos de Antioquia y Valle del Cauca, con una participación del 34,8%, 14,1% y 9,7%, respectivamente. Adicionalmente es importante resaltar la relación que existe entre los proveedores, las agencias de viajes y el consumidor final. Entre los proveedores de las agencias de viajes se encuentran las aerolíneas, los hoteles, las agencias mayoristas, entre otros, los cuales, a través de la intermediación con dichas agencias, ofrecen sus servicios al consumidor final. ii. Agencias de viajes operadoras Conforme el Artículo 52 del Decreto 502 de 1997, las agencias de viajes operadoras se definen de la siguiente forma: empresas comerciales, debidamente constituidas por personas naturales o jurídicas que se dediquen profesionalmente a operar planes turísticos. Las principales actividades comerciales que realizan este tipo de agencias son la operación y logística en el territorio nacional de planes turísticos programados por 3

4 agencias de viajes, tanto nacionales como extranjeras, la organización de planes turísticos que son operados por ellos mimos por medio de su infraestructura, la prestación de servicios de transporte, la prestación de servicios de guía a los turistas a través de personal capacitado e inscrito en el Registro Nacional de Turismo, entre otras actividades. iii. Agencias de viajes mayoristas Conforme el Artículo 6 del Decreto 502 de 1997, las agencias de viajes mayoristas son definidas como: empresas comerciales, debidamente constituidas por personas naturales o jurídicas que se dediquen profesionalmente a programar y organizar planes turísticos. Las principales actividades comerciales que realizan estas agencias son fundamentalmente la programación y organización de planes turísticos tanto nacionales como internacionales, con el fin de que estos sean ejecutados por las agencias de viajes, operadores vendidos por las agencias de viajes y turismo. Igualmente, estas agencias promueven el turismo hacia Colombia con planes atractivos y cómodos para los extranjeros, los cuales son ejecutados por las agencias de viajes operadoras a nivel nacional. Otra actividad importante a realizar por dichas agencias, es la reserva y contratación de alojamiento y otros servicios adicionales para que luego sean vendidos por las agencias de viajes. Vale la pena señalar que los servicios hoteleros y de restaurantes, se encuentran incluidos en el sector turismo debido a que los viajeros en ocasiones toman como punto de destino un determinado servicio de restaurante o de hospedaje. Al respecto, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se indicó que los servicios de hoteles y restaurantes representaron el 3% del PIB en el año Ahora bien, aunque este tipo de agencias no pueden vender directamente al público y crear relaciones comerciales con el consumidor final, no están excluidas de su responsabilidad en la relación con las agencias de viajes que realizan el proceso de venta hacia el consumidor, conforme lo previsto en el parágrafo del Artículo 7 del Decreto 502 de No obstante lo anterior, consideramos que la figura de la Agencia de Viajes Consolidadora debe incluirse como prestadora de servicios turísticos, pues aunque no se encuentra definida como categoría independiente dentro de la normatividad de los prestadores de servicios turísticos; cualquier agencia de viajes (de turismo o mayorista) puede desarrollar la labor de consolidación, siempre que se encuentre inscrita en el Registro Nacional de Turismo (RNT). No existe ningún requerimiento legal adicional para que una agencia de viajes y turismo sea también una Agencia Consolidadora. Éstas pueden comercializar sus productos entre sí, a cambio de una comisión. Así mismo, se encontró que las Agencias Consolidadoras venden a otras agencias de viajes y turismo sus productos. Sobre el particular, se tiene lo siguiente: 4

5 Normalmente las agencias que no tienen licencia IATA acuden a agencias que sí la tienen para que les expidan los tiquetes internacionales requeridos por sus clientes, aunque (también) pueden requerir otro tipo de productos. La agencia que tiene la licencia IATA (consolidadora) comparte la comisión que recibe de la aerolínea en el porcentaje que convenga con la otra agencia (.)."La agencia que consolida puede suscribir contratos de corretaje con las agencias a quienes les venden y les participan, parte de la comisión. Con las aerolíneas celebran contratos de agencia comercial. La descripción anterior ilustra el papel integrador de las agencias de viajes en general en el sector turístico. Estas comercializan los paquetes turísticos organizados por las agencias mayoristas y ejecutados por las agencias operadoras; también se encargan de reservar alojamiento con los hoteles, servicios con los concesionarios de parque naturales, así como de vender los destinos ofrecidos por las aerolíneas. Las agencias Consolidadoras actúan como proveedores de tiquetes y demás servicios turísticos que comercializan las agencias de viajes y turismo de menor tamaño. Por último, a partir de la información recolectada, se puede observar que los servicios que prestan las agencias de viajes se concentran en las porciones terrestres, turismo receptivo, servicio de transporte, hoteles, cruceros, tarjetas de asistencia, entre otros ESTRUCTURA DEL MERCADO Para el año 2012, del total de las ventas de tiquetes nacionales e internacionales, en promedio el 65% fueron realizadas por intermedio de las agencias de viajes y turismo, al paso que el restante 35% fueron efectuadas directamente por las aerolíneas. Esta situación refleja la preferencia de los consumidores por utilizar este canal de las agencias de viajes, el cual le facilita al consumidor el tiempo de búsqueda al presentarle todas las tarifas que ofrecen las diferentes aerolíneas en el mercado y sus diferencias en precio que se presentan en cada uno de los diferentes canales de distribución, permitiendo al consumidor comparar cada una de ellas. Con la reducción de esta asimetría de información, en la cual las agencias de viajes actúan como medio facilitador del flujo de información, se pretende en un largo plazo incrementar el bienestar de los usuarios y alcanzar unos precios más bajos. Las agencias de viajes ofrecen en el mercado de turismo diversos productos, tales como: Tiquetes nacionales. Tiquetes internacionales. Otros productos: Estos pueden ser comercializados por la mayoría de agencias de viajes y turismo, entre ellos se encuentran los servicios de porción terrestre, turismo receptivo, hoteles, servicio de transporte, cruceros, reconfirmación de 5

6 reservas, tarjetas de asistencia médica, alquiler de vehículos, registro de programas de millas, información de tarifas, convenios corporativos con aerolíneas y excursiones, entre otros. A continuación se analizará la venta de tiquetes nacionales e internacionales para los años 2011,2012 y hasta el mes de agosto de Servicios ofrecidos por las agencias de viajes Tiquetes nacionales e internacionales Las ventas de tiquetes aéreos constituyen un rubro importante dentro de los ingresos de las agencias de viajes. Para el análisis realizado a continuación se tomaron en cuenta las ventas de tiquetes nacionales e internacionales de las principales agencias de viajes y turismo en Colombia. De un total de 612 agencias de viajes registradas en el Registro Nacional de Turismo en el año 2012, se tuvieron en cuenta las 50 agencias de viajes y turismo con los más altos reportes de ventas en el año 2011 obteniendo como resultado que el mayor porcentaje de la venta de tiquetes corresponde a tiquetes internacionales, siendo Aviatur S.A. la agencia de viajes y turismo que cuenta con el mayor volumen de venta de tiquetes aéreos, seguido de Viajes Galeón, BCD Travel, Ossa y Asociados, entre otras. Con relación a las cifras, se observa que Aviatur tiene una participación del [35%-45%] en venta de tiquetes nacionales y un [25%-35%] en venta de tiquetes internacionales, seguido por la agencia Viajes Galeón con una participación del [5%-15%] en venta de tiquetes nacionales y un [7%-17%] en venta de tiquetes internacionales, entre otros. para el año 2013 se presenta un comportamiento con una tendencia similar al año 2012 sin grandes cambios significativos para el mercado de venta de tiquetes aéreos, siendo la agencia de viajes Aviatur la sociedad con mayor participación en el mercado de turismo. Con relación a la venta de tiquetes nacionales la sociedad Aviatur disminuyó su participación en este mercado pasando del [35-45%] en el año 2012 a un [30%-40%] en el año 2013 sin embargo, Aviatur es la sociedad con mayor cuota de participación en dicho mercado. Por otra parte, cabe rescatar la participación relevante que tiene Despegar, con un [5%-15%] de participación en este mercado. En virtud, a la venta de tiquetes internacionales para el año 2013 Aviatur es la sociedad con mayor participación en ventas con el [25%-35%], seguido de Viajes Galeón y BCD Travel. Dentro de este mercado se encuentran otros competidores relevantes tales como BCD Travel, Viajes Galeón, entre otros. Con relación a la información recopilada hasta el mes de agosto de 2013, se analizó que respecto de la venta de tiquetes se observa un comportamiento similar a los años anteriores ( ), siendo Aviatur la sociedad con mayor participación en el mercado tanto de tiquetes aéreos nacionales como internacionales, con una 6

7 participación del [35%-45%] y [35-45%], respectivamente, seguido por la agencia de viajes y turismo Viajes Galeón, BCD Travel, entre otros. De acuerdo a lo anterior, se puede concluir que las ventas de tiquetes nacionales presentaron un incremento en el año 2012 alcanzando una participación del [40%- 50%], registrado posteriormente hasta el mes de agosto de 2013 un leve descenso del [38%-48%]. De otra parte, en contraste con la venta de tiquetes nacionales, la venta de tiquetes internacionales, registró un descenso en el año 2012 alcanzando una participación del [50%-60%], incrementándose posteriormente hasta el mes de agosto de 2013, con una participación del [55%-65%]. Otros servicios turísticos El mercado de otros servicios turísticos no cuenta con cifras oficiales, por lo que se compilaron las ventas de las principales agencias de viajes y turismo en el país. Este sector lo comprenden las ventas de porción terrestre, el turismo receptivo, hoteles, las tarjetas de asistencia, entre otros diversos servicios. Tanto para el año 2012 como para el año 2013, las porciones terrestres son el servicio turístico con mayor participación alcanzando el 70% y el 50% respectivamente, seguido del servicio de Hoteles con una participación del 4% para el año 2012 y un 5% para el año 2013,seguido del Turismo receptivo con una participación del 2% para el 2012 y del 3% para el 2013, entre otros COMISIONES Con relación a las comisiones recibidas por parte de las agencias de viajes, a continuación se muestra la distribución de los ingresos obtenidos por las principales agencias de viajes en el país para los años 2011,2012 y 2013 (hasta el mes de agosto), destacándose que las comisiones recibidas por cargos administrativos, aerolíneas e incentivos de aerolíneas corresponden a los rubros más importantes dentro de los ingresos totales para una agencia de viajes y turismo GRUPOS Cada día cobran mayor relevancia en el mercado la conformación de grupos de agencias de viajes, las cuales tienen como función primordial lograr que las agencias asociadas a cada uno de estos sean cada día más competitivas y rentables, brindándole a su vez herramientas de innovación tecnológica que les permita adaptarse a los cambios del mercado. Igualmente, a su vez la conformación de dichos grupos permite acrecentar las negociaciones con diversos proveedores para afianzar el posicionamiento de sus marcas nacionales e internacionales. La conformación de cada uno de estos grupos de agencias de viajes en Colombia. Para el año 2012 el Grupo Aviatur es el más representativo dentro del mercado con una cuota de participación del 20% seguido de Comfamiliar Viajes y Turismo con el 19%, Oficina de Turismo Cajasan con el 10%, Grupo Alianxa con el 9%, entre otros. 7

8 Los grupos conformados por varias agencias a nivel Nacional más importantes, son: Grupo Aviatur S.A, Grupo Empresarial turístico Over S.A, Grupo Lalianxa, Travel Network S.A y Grupo Nobel Ossa Asociados S.A Viajes y Turismo entre otros ANÁLISIS DE COMPETENCIA EN EL SECTOR AGENCIAS DE VIAJES La Resolución de 1999 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), impuso sanción pecuniaria20a las sociedades Aviatur S.A y Royal Tours Limitada, Esmeralda Tours de Colombia Limitada, Rutas, Viajes y Turismo Limitada, Intours Turismo Limitada, las cuales se dedican a la intermediación en la venta de pasajes aéreos nacionales e internacionales, así como la promoción del turismo en general. Se sancionaron a las anteriores sociedades por llevar a cabo la operación sin contar con el pronunciamiento requerido por parte de SIC. En el transcurso de los años desde 1999 hasta el año 2012, se han presentado ante la SIC 104 solicitudes por parte de Aviatur bajo la modalidad de contratos de colaboración ejecutados entre Aviatur S.A y agencias de viajes y turismo.21. Con relación al mercado relevante, este se encuentra definido por el mercado de producto, el cual se define con respecto a la venta de tiquetes nacionales e internacionales y el mercado geográfico. Inicialmente el análisis del mercado geográfico de este tipo de operaciones se centraba a nivel regional23, posteriormente para el año 2011 se realiza una revisión del análisis del mercado geográfico determinándose que es a nivel nacional dado las características del mercado geográfico actual24. Igualmente, se pudo observar que se presentaron dos (2) desistimientos de la operación de back office que fueron las agencias de viajes, Promotora Turística del Golfo de Morrosquillo Ltda., en el año 2005 y Agencia de Viajes Felicia en el año Asimismo, se registraron dos casos de integraciones de contratos de colaboración que fueron condicionadas por clausula establecida en los contratos entre Aviatur y las agencias de viajes. Por último, es importante rescatar y mencionar, que en el año 2012, se presentaron ocho (8) operaciones de contratos de colaboración empresarial y los contratos vigentes de back office con Aviatur son sesenta y cinco (65). Es importante resaltar, que Aviatur cuenta al año 2013 con 298 oficinas a nivel Nacional, con mayor presencia en ciudades como Bogotá con el 54,70%, con 163 oficinas propias y 31 oficinas administradas por contratos de colaboración; en Antioquia, Aviatur cuenta con una participación de 16,11%, con 48 oficinas propias y 27 de contratos de colaboración; en el departamento del Valle del Cauca, Aviatur tiene presencia en un 11%, con sus 33 oficinas propias y 21 oficinas administradas; esto nos brinda una aproximación de la cobertura de Aviatur a nivel nacional y el impacto de la operación jurídica de contratos de colaboración o back office a nivel nacional. 8

9 1.3. RIESGOS OFERTAS DE PASAJES EN EL SECTOR AÉREO Por fallo del TC que declaró nulo el decreto que eliminaba el endoso ordenado por el Código del consumidor. Una decisión que trae cola. El fallo del Tribunal Constitucional (TC) sobre declarar inconstitucional el decreto de urgencia que eliminaba los endosos y la postergación de los pasajes aéreos y terrestres, causó alerta sobre todo en el sector turismo, pues aseguran que se afectaría la libertad de empresa debido a que los reprimiría de hacer ofertas y promociones específicas. En ese sentido, el presidente del Comité de Turismo de la Cámara de Comercio de Lima (CCL), Álvaro Benavides, afirmó que el tema de la libre empresa es algo que se debe respetar y la resolución del TC podría ser perjudicial para ello, ya que no permitiría a las empresas hacer ofertas. Refirió que cada entidad sabe qué tipo de promociones hace para mantener su negocio y estas no necesariamente las tiene que aceptar otra empresa. La resolución atenta contra el libre mercado y la libertad de hacer empresa,. El Código del consumidor tiene un grave error en este tema, ya que las reglas del endoso de pasajes deberían estar sujetas a la libertad de contratación y la norma cohíbe esta libertad. Ello traería como consecuencia que buena parte de las ofertas de los pasajes se perdería ya que estos se basan en condiciones específicas como el no cambiar las fechas porque les incrementa el costo a las empresas. Las ofertas se ofrecen en cuanto los pasajeros se comprometen a viajar en los días previstos. Si te quitan esa facultad, se encarecen los pasajes, afirmó. A su turno el presidente de la Cámara Nacional de Turismo (Canatur), Carlos Canales, calificó la medida del TC como nefasta para el turismo interno, ya que hará que se encarezca el precio de los pasajes. Además refirió que el Perú sería uno de los primeros países en el mundo en adoptar una decisión como esta, a pesar de que necesitamos promover cada vez más el turismo interno e internacional. Alertó que el endoso y postergación de los pasajes hará que se cree un mercado negro en la venta de éstos, ya que los inescrupulosos comprarían los boletos a precios bajos y los revenderían con el nombre de otros a un precio mayor. Añadió que se perdería todo el trabajo que se viene haciendo para educar al turista peruano para que acceda a las promociones a precios promocionales. Así aseguró que la medida perjudica fundamentalmente al turismo interno que ha venido creciendo en los últimos años. Cuando recién salió la norma, la Asociación de Empresas de Transporte Aéreo 9

10 Internacional (AETAI) afirmó que se afectaría la llegada de turistas y haría inviable para pasajes de tarifa económica que es utilizado por más de dos millones de viajeros locales. Dada la naturaleza de las agencias de viaje y turismo los índices financieros se ven afectados por el corto plazo que otorgan para el pago las aerolíneas, proceso reglamentado y vigilado por la IATA. Generalmente las agencias de viaje cuentan con diez días hábiles para el pago en las aerolíneas a partir de la fecha de expedición de un tiquete; y en general a las compañías para el manejo de la cuenta corporativa se les otorga treinta días, situación que le implica a las agencias de viaje respaldar la cartera en veinte días afectando los índices financieros. El negocio comercial de las agencias de viaje implica a vinculación de clientes menores y/o grupos como quinceañeras que toman los planes entre febrero y marzo de cada vigencia realizando pagos parciales mensualmente y prestando el servicio efectivo entre noviembre y diciembre de cada año. Esta situación obliga a las agencias a aplicar en los estados financieros pagos anticipados que pareciera ser un endeudamiento afectando negativamente los índices cuando realmente el negocio se encuentra bien comercialmente. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO La Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor, está interesada en recibir propuestas para contratar el suministro de pasajes aéreos en clase económica, en rutas nacionales e internacionales para los funcionarios de la Entidad que deban desplazarse a las diferentes ciudades en comisión oficial, de acuerdo con las especificaciones técnicas relacionadas en el anexo técnico Clasificación del Objeto a Contratar en el Clasificador de Bienes y servicios: De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 se especifica la descripción del objeto a contratar identificado con el Cuarto Nivel del Clasificador de Bienes y servicios: Segmentos Familia Clase Producto Nombre Agencias de Viajes 2.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL CONTRATO A CELEBRAR. ITEM DESCRIPCIÓN CUMPLE / NO CUMPLE 1 Realizar las reservas aéreas, consecución de cupos, 10

11 asesoría en materia de rutas que permitan y garanticen el desplazamiento oportuno de los funcionarios que deben desplazarse a otras ciudades en comisión oficial. 2 SUMINISTRO DE TIQUETES AÉREOS en rutas nacionales e internacionales, en clase económica que la DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR solicite a través del supervisor designado para el contrato y con las tarifas que mejor lo favorezcan. 3 Los pasajes serán suministrados de acuerdo a las solicitudes, reservas y autorizaciones que haga la DNDA para atender las necesidades o hasta agotar la partida presupuestal asignada, para lo cual deberá aplicarse la tarifa vigente a la fecha de expedición del tiquete. Sobre estas tarifas, igualmente deberá liquidarse los derechos e impuestos que sean exigibles en cada caso, como es el IVA, la tasa aeroportuaria, el cargo por combustible y la tarifa administrativa. 4 ENTREGA DE TIQUETES AÉREOS en el lugar que indique el supervisor designado para el contrato, sin costo adicional para la DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR. 5 CONEXIONES, RESERVAS Y CONFIRMACIONES para todos los vuelos solicitados por el supervisor designado por la DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR para el contrato y confirmación oportuna de la reservación correspondiente indicando el costo y clase del pasaje reservado. 6 ASESORÍA EN TRÁMITES DOCUMENTALES a los funcionarios de la DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR para la consecución de los documentos necesarios para los desplazamientos hacia otros países y de otros países hacia Colombia, tales como: visas, tramitación de pasaportes, información sobre vacunas que deban aplicarse los viajeros y en general sobre los demás requisitos que existan para estos efectos. 7 Realizar las reservas aéreas, consecución de cupos, asesoría en materia de rutas que permitan y garanticen el desplazamiento oportuno de los funcionarios que deben desplazarse a otras ciudades en comisión oficial. 8 PERSONAL. disponer de una (1) persona para que en los días hábiles y durante el tiempo de ejecución del contrato preste los servicios objeto de esta contratación. El adjudicatario debe proveer todos los bienes propios para la atención del contrato, tales como: teléfono, fax, papelería computador, etc. Los precios, sin excepción, 11

12 deberán expresarse en pesos Colombianos. 9 SERVICIO DE LÍNEA TELEFÓNICA Y CELULAR para comunicación con la DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR en horario laboral. 10 Que en desarrollo de su actividad comercial, esté en capacidad de proveer pasajes y servicios aéreos nacionales en rutas operadas por todas las aerolíneas, con el fin de que dichos servicios permita acceder a los beneficios establecidos por cada aerolínea para pasajeros y cuentas corporativas, millas o acuerdos especiales vigentes, los cuales se trasladarán en su totalidad. 11 Se manejaran tiquetes aéreos electrónicos, para los cuales al momento de viajar solo bastará con la presentación del documento de identidad en cada aerolínea en el counter del Aeropuerto y ello no generara costo adicional para la DNDA ni para la agencia de viajes que se contrate. 12 Efectuar las conexiones, reservas y confirmación de sillas en los casos que las tarifa y clase lo permitan en los vuelos solicitados por la DNDA. En cumplimiento de lo anterior deberá enviar vía fax o por correo electrónico dentro de las dos (2) horas siguientes al requerimiento que se le haya efectuado la confirmación de la reserva, indicando el costo y clase del pasaje reservado. 13 Para la correcta prestación del servicio y el suministro de tiquetes, el contratista debe disponer de sistemas de información y comunicación adecuados y eficientes, tales como: correo electrónico; equipo de computadores de la capacidad y velocidad que agilicen las informaciones; líneas telefónicas de acceso inmediato; comunicaciones vía sistema (servicio celular); informaciones vía telefax; call center). 14 Mantener una base de datos actualizada con la información de los tiquetes suministrados y presentar mensualmente al supervisor, un informe por tipo de servicio (viajes nacionales, usuarios, ciudades de destino), con el valor de los pasajes adquiridos y reembolsos efectuados y el estado de cuenta del contrato con la DNDA. 15 En otros operadores, los tiquetes se expedirán con la tarifa vigente a la fecha de expedición. La DNDA a su vez se compromete a recibir los tiquetes y a cancelar su valor, incluyendo si aplica, los impuestos a que haya lugar, el IVA, las tasas aeroportuarias, el cargo por combustible y la Tarifa Administrativa de que trata la 12

13 Resolución No del 1 de septiembre de 2006 emanada de la Aeronáutica Civil Colombiana. 16 Las demás que se desprendan de la propuesta y que según la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual. 17 Que se trate de una persona jurídica y tenga en funcionamiento mínimo 5 sucursales de la agencia en la ciudad de Bogotá. NOTA. Los precios de los tiquetes requeridos por la entidad no son objeto de ponderación en razón a que los componentes (tarifa, impuesto de combustible, tasa aeroportuaria, iva, cargo administrativo) son refrendadas por la Aeronáutica Civil y dependen de la temporada, el precio del combustible y la antelación de la solicitud de compra, entre otros aspectos. Sin embargo, dentro de las condiciones técnicas la agencia interesada debe cotizar los siguientes itinerarios en tarifa económica y se adjudicará el contrato a quien presente la oferta con el menor precio sin exceder el presupuesto oficial pero como el contrato es de suministro el valor que se contrata corresponderá al del presupuesto oficial asignado por la entidad, el cual se irá causando en la medida que la Entidad requiera pasajes aéreos a todos los destinos, inclusive aquellos que no se encuentren relacionados en las especificaciones técnicas. 2.3 FICHA TÉCNICA PARA EVALUACIÓN. (Se selecciona la menor oferta) PRECIOS PASAJES AÉREOS A DIFERENTES DESTINOS ITINERARIO CANTIDAD BGTA-ARMENIA-BGTA 2 BGTA - B/QUILLA - BGTA 2 BGTA - B/MANGA - BGTA 2 BGTA -CALI BGTA 4 BGTA -CARTAGENA BGTA 2 BGTA - CUCUTA - BGTA 2 BGTA - IBAGUE -BGTA 2 BGTA - LETICIA - BGTA 2 BGTA - MANIZALES BGTA 2 BGTA- MONTERÍA -BGTA 2 BGTA - MEDELLÍN - BGTA 2 BGTA - NEIVA - BGTA 2 BGTA - BUENAVENTURA BGTA 2 VALOR OFERTADO IDA Y REGRESO TARIFA ECONÓMICA CUMPLE / NO CUMPLE 13

14 BGTA - SINCELEJO BGTA 1 BGTA - PEREIRA - BGTA 2 $ $ TOTAL OFERTA TÉCNICA OBJETO DE EVALUACIÓN NOTAS IMPORTANTES PARA LA SELECCIÓN. 1. Las rutas consignadas en el presente cuadro corresponden a las más utilizadas por la DNDA y se escogieron para contar con una herramienta que permita seleccionar la agencia de viajes que oferte con el precio más bajo de acuerdo con el Decreto 1510 de 2013 por ser un proceso de mínima cuantía. 2. En el evento de que durante la ejecución del contrato se requieran pasajes aéreos con otros destinos diferentes a los consignados en el presente cuadro, deben ser suministrados por la agencia de viajes, podrán contratarse siempre que el suministro de pasajes esté de acuerdo con las necesidades y comisiones autorizadas para la Entidad durante su ejecución. 3. La Entidad escogerá la agencia de Viajes que Oferte el menor precio sin exceder el presupuesto oficial y sobre dicho monto serán expedidos los tiquetes acorde con las solicitudes que realice la Entidad para atender las necesidades y cumplir con los compromisos institucionales a nivel nacional. 4. El valor del presupuesto oficial se fijó en el siguiente monto: Pasajes aéreos destinos nacionales $ ,oo 5. Adicional al diligenciamiento del cuadro 2.3. que permitirá seleccionar la agencia de viajes que oferte el menor precio, debe diligenciar una oferta económica donde indique que ofrece pasajes aéreos en tarifa económica, incluidos los impuestos, ida y regreso con las diferentes aerolíneas hasta por un monto de: Pasajes aéreos destinos nacionales $ oo OFERTA ECONÓMICA ACORDE CON EL PRESUPUESTO OFICIAL (Se aceptará la oferta económica del oferente que presente la menor oferta relacionada con el numeral 2.3.) pero la adjudicación será por la totalidad del presupuesto oficial disponible, porque la ejecución se realizará atendiendo las comisiones autorizadas para los funcionarios de acuerdo a los compromisos institucionales que surjan a partir de la fecha de comunicación de aceptación de la oferta y el 31 de diciembre de 2014 y/o hasta agotar el presupuesto oficial. Lo que ocurra primero. OBJETO Suministro de pasajes aéreos y servicios conexos en todas las rutas nacionales en clase económica, que VALOR $

15 la Dirección Nacional de Derecho de Autor lo requiera, hasta por la suma de. FORMA DE PAGO. Mensualmente se cancelarán los tiquetes aéreos suministrados el mes anterior, tanto de pasajes nacionales como internacionales, previa presentación de la factura comercial, acompañada de la certificación que sobre la prestación del servicio expida el funcionario designado por la Entidad, para ejercer la supervisión del contrato y de la certificación donde se verifique el cumplimiento por parte del CONTRATISTA de las obligaciones con el sistema general de seguridad social (sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones) y aportes parafiscales (cajas de compensación familiar, ICBF y SENA). En todo caso, los pagos estarán sujetos a la disponibilidad del PAC. No. CUENTA BANCARIA PARA REALIZAR PAGOS: TIPO DE CUENTA : BANCO: OTRAS CONDICIONES CONSIDERADAS POR EL OFERENTE IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR Con base en los fundamentos jurídicos, como el presente proceso no sobrepasa al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, debe ceñirse a la modalidad de SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA de conformidad con el literal b) del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, el cual determina la menor y la mínima cuantía de una entidad estatal. 3. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. Las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda el diez (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013, corresponderá al procedimiento denominado de MINIMA CUANTIA, el cual aplica al objeto y la cuantía del presente proceso. Los conflictos que surgieren entre LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR y los proponentes con ocasión del presente proceso de selección, serán resueltos de conformidad con la legislación colombiana. NORMATIVIDAD APLICABLE A) LEY 80 DE 1993, B) LEY 1150 DE 2007 C) LEY 1474 DE

16 F) DECRETO 4170 DE 2011 D) DECRETO LEY 19 DE 2012 E) LEY 1508 DE 2012 H) DECRETO 1397 DE 2012 I) DECRETO 19 DE 2012 J) DECRETO 1467 DE 2012, MODIFICADO POR EL DECRETO 100 DE K) DECRETO 1510 DE ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. 4.1 Estudio de Mercado A continuación se relaciona el estudio de precios a varias ciudades donde generalmente se desplazan los funcionarios en comisión oficial, teniendo en cuenta que se realizó la consulta en tarifa económica, el precio depende de la disponibilidad de cupos, precios del combustible y otros gastos al momento de la consulta: ESTUDIO DE MERCADO PARA LA CONTRATACIÓN DEL SUMINISTRO DE PASAJES AEREOS DESTINOS NACIONALES - FEBRERO 2014 AEROLINEAS ITINERARIO CANTIDAD AVIANCA LAN SATENA VALOR PROMEDIO BGTA-ARMENIA-BGTA No viaja No viaja BGTA - B/QUILLA - BGTA No viaja BGTA - B/MANGA - BGTA No viaja BGTA -CALI BGTA No viaja BGTA -CARTAGENA BGTA No viaja BGTA - CUCUTA - BGTA No viaja BGTA - IBAGUE -BGTA No viaja BGTA - LETICIA - BGTA No viaja BGTA - MANIZALES BGTA No viaja No viaja BGTA- MONTERÍA -BGTA No viaja BGTA - MEDELLÍN - BGTA BGTA - NEIVA - BGTA No viaja BGTA - BUENAVENTURA BGTA 2 No viaja No viaja BGTA - PEREIRA - BGTA No viaja BGTA - POPAYAN - BGTA No viaja No viaja BGTA - SANTA MARTA No viaja

17 BGTA $ ESTUDIO DE MERCADO PARA LA CONTRATACIÓN DEL SUMINISTRO DE PASAJES AEREOS DESTINOS INTERNACIONALES - FEBRERO 2014 PASAJES INTERNACIONALES BGTA BUENOS AIRES - BOGOTA BGTA - GINEBRA - BOGOTA BGTA-LIMA- BGTA BGTA- SANTIAGO DE CHILE-BGTA BGTA- WASHINGTON- BGTA NUMERO PASAJES AVIANCA AIRLINES /LUTHANSA LAN AIRFRANCE V/R PROMEDIO No viaja No viaja No viaja No viaja USD TRM No viaja No viaja No viaja No viaja No viaja No viaja ESTUDIO DE MERCADO COTIZACIONES AL EXTERIOR NOTA. Los precios de los itinerarios internacionales se realizaron con las aerolíneas que viajan a estos destinos como Avianca, Lan, Lufhansa e AirFrance.. Lo anterior permite reducir costos en la contratación de la administración garantizando los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, eficiencia, equidad, transparencia, responsabilidad y control social, en cumplimiento con lo establecido en las normas vigentes, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 1510 de Variables para calcular el presupuesto Para la adquisición del servicio objeto del presente estudio previo, se tendrá en cuenta aquellas variables asociadas al contratista que afectan directamente el valor acorde con las condiciones de compra que se indiquen al momento de cotizar y que el oferente aplica sobre el servicio cotizado. Estas variables son: Lugar de Ejecución: Ciudad de origen y ciudad destino Clase: Dentro de las tarifas económicas hay varias clases y depende de los 17

18 cupos disponibles al momento de la compra Incremento de la gasolina y gastos administrativos autorizados por la entidad correspondiente. Constitución de pólizas o garantías Costos indirectos: Los que tengan relación con el objeto del contrato los tendrá en cuenta el contratista dentro de su propuesta. Impuestos como IVA, AIU, ICA, y otros considerados acorde con el objeto 5. PRESUPUESTO ESTIMADO. Para la presente contratación, la entidad estima la suma de $ ,oo, para lo cual expidió el certificado de disponibilidad presupuestal No del 05 de febrero de 2014, distribuidos así: a) La suma de $ por el rubro A Viáticos y Gastos de Viaje al Interior, para atender el objeto del contrato que se suscriba y que se detalla en el presente documento. 6. MONTO DE LOS COSTOS PARA LA ENTIDAD ASOCIADOS A LA LEGALIZACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO Costos asociados al proceso de selección Todos los costos asociados a la presentación de la propuesta estarán a cargo del oferente. El análisis, evaluación de la oferta, visitas a las instalaciones del oferente y adjudicación, estarán a cargo del contratante Costos asociados a la ejecución del contrato. Todos los costos asociados a la ejecución del contrato como la supervisión y exigencia en el cumplimiento del mismo estarán a cargo del Contratante. Todos los costos asociados a la ejecución del contrato como los costos que se generen por visitas de verificación y supervisión del personal a cargo del contratista, ajustes del servicio y las demás que estén vinculadas con el cumplimiento del objeto contractual estarán a cargo del Contratista. 7. Forma de Pago: La Dirección Nacional de Derecho de Autor, cancelará el valor del contrato, por mensualidades vencidas, de acuerdo al valor de los tiquetes expedidos, siempre y cuando se encuentre aprobado el PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja), dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la radicación en la Oficina de Radicación y Correspondencia de la Entidad, entrega de la factura comercial, acompañada de la certificación que sobre la prestación del servicio expida por el funcionario designado por la Entidad, para ejercer la supervisión del contrato y de la 18

19 certificación donde se verifique el cumplimiento por parte del CONTRATISTA de las obligaciones con el sistema general de seguridad social (sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones) y aportes parafiscales (cajas de compensación familiar, ICBF y SENA). En todo caso, los pagos estarán sujetos a la disponibilidad del PAC. Los pagos se realizarán a través de la cuenta de ahorros y/o corriente que disponga el contratista, acorde con la certificación expedida por la entidad financiera aportada por el contratista en su oferta. 8. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCION. La ejecución del contrato se contará por el término de (10) diez meses que transcurrirán entre la fecha de comunicación de aceptación de la oferta previa expedición del registro presupuestal sin exceder el 31 de diciembre de 2014 y/o hasta la fecha que se agote el presupuesto oficial, en la ciudad de Bogotá, D.C. Se aplicará lo primero que ocurra. 9. SUPERVISOR DEL CONTRATO: El supervisor del contrato que se suscriba será la Coordinadora del Grupo de Compras, quien se encargará de hacer el seguimiento y verificar el cumplimiento del mismo durante su ejecución, sin perjuicio de las responsabilidades que le asisten al Jefe de cada área cuando funcionarios a su cargo deben desplazarse y son quienes solicitan y justifican la expedición de los tiquetes correspondientes. Esta obligación debe certificarse a través del supervisor expidiendo un certificado a satisfacción del servicio cada vez que se realice un pago y hasta que se termine su ejecución. Adicionalmente, el supervisor debe verificar que el contratista cumpla con el pago de salud, pensión y parafiscales, tal y como lo exige la normatividad vigente. 10. CAUSALES DE RECHAZO La Entidad podrá rechazar cualquiera o todas las propuestas al momento de la verificación, por cualquiera de las causales previstas en la Ley o en los siguientes casos: a. Cuando la oferta se presente en forma extemporánea o parcial, o en un lugar distinto, o por un medio distinto al señalado en el presente documento. b. Cuando se encuentre falta de veracidad en la documentación presentada, sin perjuicio de iniciar las acciones legales a que haya lugar. c. Cuando la DNDA descubra o compruebe falta de veracidad en la documentación presentada para esta convocatoria, siempre que la inexactitud genere un beneficio al oferente. d. Presentación de la propuesta por personas jurídicamente incapaces. 19

20 e. Presentar oferta cuyo valor total supere el presupuesto oficial estimado. f. Cuando el representante legal de una persona jurídica ostente igual condición en otra u otras personas jurídicas diferentes, que también estén participando en el presente proceso. g. Por encontrarse el proponente incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad. h. Las establecidas en el artículo 127 de la Constitución Política, artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993 concordantes con el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas vigentes sobre la materia. i. La no presentación de la oferta por la vigencia requerida en el presente documento. j. Cuando el oferente no anexe la oferta que incluya el precio de los pasajes consignados en la relación que muestra el origen y destino del itinerario (Para seleccionar la menor oferta) y adicional a ello la oferta donde indica que en el evento de ser aceptada su propuesta por ser el menor precio, acepta una contratación por valor de $ ,oo para pasajes aéreos. k. Cuando la Entidad tenga conocimiento de confabulación entre los proponentes que atenten contra el principio de selección objetiva. l. Por la presentación de varias propuestas por el mismo oferente dentro del mismo proceso, por sí o por interpuesta persona para un mismo ramo. m. Cuando el proponente no subsane la información requerida por la Entidad en la etapa evaluativa en el término perentorio previsto y dado en igualdad de condiciones para todos los proponentes. n. Cuando se evidencie que la información presentada por el proponente no se ajusta a la realidad. o. Cuando a través del Comité de Contratos se autorice a un funcionario que realice la visita a los sitios donde el proponente ha informado el domicilio de las agencias o sucursales y las mismas se evidencie que no funciona negocio alguno que se dedique a desarrollar actividades relacionadas con el objeto a contratar. p. Cuando no cumpla con las condiciones técnicas mínimas establecidas en el anexo técnico, estudios previos e invitación pública, modifique o altere la descripción de los mismos o cuando no los diligencie en su totalidad o cuando omita anexarlos debidamente diligenciados. q. Cuando la propuesta se radique en un lugar diferente al que corresponde (CALLE 28 No. 13 A 15 PISO 17. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA) Y LA FECHA Y HORA NO CORRESPONDAN A LAS PREVISTAS EN EL CRONOGRAMA DEL PROCESO. Las propuestas que no se encuentren dentro de la respectiva hora y fecha, fijado para la recepción de propuestas serán consideradas como propuestas extemporáneas y NO SERÁN TENIDAS EN CUENTA aun si han sido radicadas. r. Cuando condicione su propuesta s. Cuando el proponente no aporte con su propuesta económica los valores incluido el I.V.A acorde con el objeto del contrato. 11. OBLIGACIONES 20

21 11.1 Obligaciones de la Dirección. contrato. actuaciones y los objetivos que debe perseguir. necesarias para la ejecución y adelantar los trámites a que haya lugar por su parte para garantizar la debida ejecución. contrato, con base en certificaciones de prestación efectiva del servicio. La supervisión de la ejecución del contrato que se suscriba estará a cargo de la Coordinadora del Grupo de Compras de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor o del servidor que esté encargado de estas funciones OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA. a. Obrar con lealtad, responsabilidad y buena fe durante la ejecución del contrato. b. Cumplir con el objeto y obligaciones del contrato, presentando los informes sobre el cumplimiento de éste al supervisor del contrato. c. Tener en cuenta las observaciones y recomendaciones que formule el supervisor del contrato y el Director General con el fin de que el servicio se realice a entera satisfacción de la Entidad. d. Pagar los impuestos si a ello diere lugar. e. Hacer todas las recomendaciones que considere necesarias en relación con el desarrollo y ejecución del contrato. f. Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del contrato, evitando dilaciones innecesarias. g. No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta. h. No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación. i. Dar cumplimiento al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y al artículo 23 de la Ley 1150 de j. Mantener indemne a la entidad frente a reclamaciones judiciales y extrajudiciales por los daños y perjuicios que se deriven de los actos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub-contratistas o dependan del contratista. k. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales. l. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o con ocasión del contrato. m. Ejecutar las medidas especiales de control que le imparta el supervisor del contrato designado por la Dirección Nacional de Derecho de Autor y a desempeñar las demás 21