MANUAL EXCEL. Centro de Recursos de Enseñanza y Aprendizaje CREA Edificio Aulas Virtuales -Teléfono + (56)

Transcripción

1 MANUAL EXCEL

2 INICIO DE EXCEL Excel le permite crear y editar libros. Un Libro contiene una o más hojas de cálculo (a veces llamadas hojas de trabajo o únicamente hojas). Una hoja de cálculo es una colección de ﬁlas y columnas que contiene texto y números. En cualquier momento que cree, abra o guarde un archivo de Excel, estará trabajando con un libro. Este método le evita tener separados varios archivos relacionados con el mismo proyecto; en cambio, le permite conservar todas las hojas de cálculo relacionadas con el mismo proyecto en el mismo libro (en un archivo con extensión *.xls). El nombre de su libro es el nombre que UD., le asigna cuando guarda un archivo. Excel es un procesador para números o también llamada planilla de cálculo. Con Excel puede crear propuestas basadas en números, planes y formularios de trabajo Ubicación Celda (Columna Fila) Barra de formulas Celda Activa EL ESPACIO DRIVE

3 INTRODUCCIÓN Al momento de trabajar dentro de una hoja de cálculo e insertar ciertos valores, como por ejemplo, el símbolo moneda, numero de decimales, se conocen c omo formato, los cuales son aplicados a la celda, para visualizar los valores con características propias, y no afecten los procesos de cálculo de los valores que poseen las celdas. Por ejemplo, si se ingresa un valor $3.000, colocando el símbolo $ y el punto como separador de miles, puede que la planilla, al momento de realizar un calculo, nos de un error, dado que como se ingreso por teclado estos símbolos los considere como texto. Además de considerar el tipo de letra, tamaño del texto, color del texto, orientación, alto y largo de una celda, etc. también son considerados como formatos de una celda los cuales se pueden aplicar. Por ejemplo, si aplica los formatos de celda mas básicos a un grupo de celda, los datos que se ingresen quedaran con las características aplicadas. Ejecute el programa Excel, y en un archivo nuevo, realice lo siguiente Marque un grupo de celdas, desde la A1, hasta A5. Haga un Clic en la ﬁcha Inicio del Programa Excel, (como muestra en la imagen anterior) Clic en el Icono N, K, (N deja un texto en negrilla, y N el texto en cursiva) Clic en menú de lista Fuente, para cambiar el tipo de letra. Clic en el menú lista tamaño, (representada por un número, el cual indica el tamaño del texto). Ingrese una palabra en las tres primeras celdas. Ingrese un número en las dos últimas celdas

4 FORMATO DE CELDAS En la pestaña Número, contiene todas las categorías con los formatos que puede aplicar a las celdas. General: Corresponde al formato por defecto de la celda. Numero: Aplicar un numero de decimales, color del valor en caso de ser un numero negativo y activar el punto como separador de miles. Moneda: Aplica a la celda el numero de decimales y un símbolo de moneda correspondiente a cada país y color del valor en caso de ser un numero negativo. Contabilidad: Igual a la anterior, pero esta vez, el símbolo de moneda queda alineado a la izquierda dela celda. Fecha: Aplica una forma de visualización, como por ejemplo miércoles 3 de Julio,o , entre otras, lo importante es que se ingrese en la celda un valor fecha, mes, año, ( ), en caso que ingrese un solo valor, ejemplo el 4, se aplicara un formato de fecha por defecto, mostrando el 4 de Enero del Hora. Igual a la anterior, aplicando un formato de hora de visualización, siendo este, hora, minutos y segundos. Porcentaje: Multiplica la celda por 100, colocando el símbolo %. Además de ajustar su número de decimales. Si desea ingresar 8%, con el formato porcentaje, debe ingresar por teclado 0,8. Fracción: Aplica un tipo de fracción al valor que se ingresa de manera decimal. Científica: Aplica el modo de visualización a la celda en formato cientíﬁco, ejemplo 4,000E+00 Texto: Se aplica el formato de texto a las celdas, en caso de que se ingrese un número la celda quedara marcada con un alerta.

5 Especial: Se aplican para hacer un seguimiento de valores de lista y de bases de datos. Personalizado. Permite conﬁgurar un formato de los anteriores de manera como lo establezca el usuario. FICHA ALINEACIÓN Esta ﬁcha establece el modo de ajustar los datos que se ingresen en la celda. En alineación del texto: Corresponde al ajuste de posición del dato dentro de la celda (horizontal-vertical) Orientación: Permite aplicar una dirección al texto en grados, lo puede aplicar arrastrando el punto rojo a la dirección que estime. Control de Texto, se aplica a la celda, al activar la opción: Ajustar al texto La celda ajusta su tamaño dependiendo del largo de la cadena de texto que se ingresa. Reducir hasta Ajustar Reduce el tamaño del texto hasta poder ajustarlo al tamaño de la celda.

6 Combinar Celdas Permite agrupar un numero de celdas previamente seleccionadas, convirtiéndolas como si fuera una sola celda. Ejemplo: A 1 C Dato 2 3 B D A B 1 C D Dato 2 uno uno Lo anterior se realizo marcando las celdas correspondientes, luego accediendo formato de celdas en la ﬁcha alineación, activas la opción combinar celdas. FICHA FUENTE Permite cambiar el tipo de fuente, estilo, tamaño, tipo de subrayado, color e inclusive dar algunos efectos como: tachado, superíndice y subíndice a una celda o las seleccionadas por el criterio del usuario.

7 Pestaña Bordes y Relleno Esas opciones permiten aplicar un estilo de borde, o contorno de una celda o un grupo de ellas. Especiﬁcando tipo, grosor y color de la línea que marcara el bode de las celdas. En la Ficha relleno, corresponde a colorear la celda, que por defecto esta sin color de fondo. Estas dos ﬁchas permiten resaltar la información que posea la hoja de cálculo. Para usar estas propiedades, se Realizan de la misma manera que lo anterior, marcando la o las celdas a editar, y acceder al formato de celdas.

8 FORMULAS (suma, resta, multiplicación, división) En Excel, es posible realizar operaciones matemáticas ocupando diversos valores para obtener un resultado, para ello se trabaja con la ayuda de los paréntesis. Ejemplo: Si se desea sumar dos valores y luego dividirlos por otro valor. Agrupar varios valores, para realizar un calculo especiﬁco. Realice los siguientes ejemplos. Ejercicio 1 de asociación de datos. Realice la siguiente tabla, fíjese que los datos ingresados en la columna B, son números del 1 al 5, los cuales están dispuestos en ningún orden lógico, en cambio, en las columnas C y D, estos mismos números están ordenados de manera descendiente En las cedas B13, C13 y C14, irían los resultados de la resta de estos números, la idea es que en cada columna se aplicará una asociación diferente, lo cual nos dará diferentes resultados. En la celda B13, aplique la siguiente formula = B8-B9-B10-B11-B12, nos da resultado -5. En la celda C13, aplique la siguiente formula = C8-C9-C10-C11-C12, nos da resultado -5. En la celda D13, aplique la siguiente formula = =SUMA(D9:D12)-D8, nos da como resultado 5. En las celdas B13, aplique la formula anterior, debe dar como resultado 5.

9 FUNCIÓN PROMEDIO Esta función es común utilizar para calcular el promedio de los valores incluidos en una tabla o columna de datos. Su sintaxis de aplicación manual es: =promedio(rango de celdas) Para aplicar esta función, debe ubicarse en la celda donde usted quiere obtener el respectivo resultado y escribir la formula anteriormente nombrada, donde el rango de celdas comienza marcando con el Mouse el primer valor y sin soltar, desplazar la selección hasta el ultimo valor. Otra manera de aplicar formula promedio, esta se encuentra en el menú Insertar, Función. Desde la lista desplegable, seleccione una categoría y luego una Función. Haga clic en ACEPTAR, y va aparecer una ventana llamada argumentos de función, posteriormente seleccione los datos que va a procesar. Observación Es importante que al realizar la selección de los datos, no exista una celda con otro tipo de dato, como por ejemplo una fecha, un texto.

10 FUNCIÓN SI Excel posee funciones especializadas, que nos permiten entregar un resultado lógico de acuerdo alguna condición establecida en una tabla de datos. Por ejemplo, suponer que en una celda se tiene un dato numérico, por ejemplo 3, y en la celda continua el número 4. Si se desea saber cual numero es mayor uno aplica la función SI, en donde el resultado de la condición es deﬁnida por el usuario, por ejemplo un mensaje o mostrar el valor correspondiente. Su sintaxis de aplicación manual es: =SI(criterio; verdadero ; falso ) Criterio corresponde al argumento lógico a usar con las celdas que poseen ciertos datos, tales como: A1=A2 que nos compara si el valor es igual entre las celdas. A1<A2 que nos compara si el valor es menor que A1=1 que nos compara si el valor es igual la valor 1 A1= entregado que nos compara si el valor es igual dato entregado La expresión verdadero corresponde si se cumple la condición mostrando el resultado deﬁnido, sino cumplirse se mostrará el valor o mensaje correspondiente al criterio falso, por ejemplo: =SI(A1= 2 ; el valor en la celda es 2 ; el valor en la celda no es igual a 2 ) =SI(A1<A2;A1;A2) Esto nos mostrara el valor menor Otra manera de aplicar formula SI, se encuentra en el menú Insertar, Función. Haga clic en ACEPTAR, y va aparecer una ventana llamada argumentos de función, posteriormente seleccione los datos que va a procesar en el criterio, e ingrese los argumentos de condición de salida.

11 FUNCIÓN CONTAR Esta formula es aplicada para poder contar un rango especifico de registros, ya sean presentados de manera de fila o columna. Al ser aplicada entrega un valor del total de celdas seleccionadas con datos respectivos datos que se desean contar deben ser sólo numéricos, en el caso que se marquen celdas con datos como texto, dará como resultado Cero. Su sintaxis de aplicación manual es: =contar(rango de celdas) Para determinar el rango de celdas, al momento de introducir el primer paréntesis, Excel cambiar la forma del cursor y así poder realizar la selección de los datos. Terminando al introducir un cierre de paréntesis. Otra manera de aplicar esta función, se encuentra en el menú Insertar, Función. Haga clic en ACEPTAR, y va aparecer una ventana llamada argumentos de función con dos recuadros, referencia 1, referencia 2. Usualmente se aplica el espacio de referencia uno para seleccionar el rango de datos a contar. Si se quiere contar un rango de celdas, hay que posicionarse en una celda vacía, la cual tendrá nuestro resultado. Para este ejemplo, la formula seria: =contar(a1:c2) entregando como valor, 6. FUNCIÓN CONTAR.SI Al igual que la función Contar, permite extraer el total de valores asignados en celdas pertenecientes a una columnas de datos o registros. Pero las cuenta según a una condición presentada. Los datos al cual se puede aplicar esta función, pueden ser numéricos, o texto, como también una cadena de caracteres definida por el usuario, por

12 Por ejemplo, se tiene una lista de datos con diversos nombres de persona, y se quiere saber cuantos de ellos, poseen el nombre Marta. Su sintaxis de aplicación manual es: =contar.si(rango de celdas, criterio de búsqueda) Otra manera de aplicar esta función, se encuentra en el menú Insertar, Función. Haga clic en ACEPTAR, y va aparecer una ventana llamada argumentos de función con dos recuadros, el primero consulta por el rango de datos, mientras el segunda el criterio de búsqueda. Para este ejemplo, la formula seria: =contar.si(a1:c3; marta ) entregando como valor, 3. Observaciones Si dentro del criterio de búsqueda es un texto, esté lo debe escribir correctamente y entre comillas. En el caso de ser un valor numérico se ingresa sin comillas. También puede aplicar el criterio de búsqueda asociándolo a una celda especiﬁca, colocando dentro del criterio el nombre de la celda, por ejemplo A1. En el caso que aplica la fórmula con repetición y el criterio de búsqueda esta asociado a una celda, debe tener cuidado, ya que la celda incrementara su valor, para ello debe dejarla como absoluta A$1.

13 FUNCIÓN SUMAR.SI Esta función permite sumar valores de una tabla de datos según una condición establecida por el usuario, por ejemplo, saber la suma de sueldos sobre $ Como también realizar una suma de datos de sueldos que pertenezcan a un determinado grupo, ya sea una ciudad, departamento o unidad, etc. Para usar esta función es recomendable usar el asistente de funciones, que se ejecuta al momento de ir a buscar la formula en el menú Insertar, Función. En los argumentos de la función se piden los datos como: Rango de suma: Que comprende las celdas que se van a sumar. Criterio: Que corresponde a la condición de la suma. Rango de suma de referencia: El cual se coloca en el caso de realizar una suma a un determinado grupo. Según esta tabla de datos, se desea sumar todos aquellos que tengan una deuda sobre los $ Para ello el argumento de función seria. Rango de suma: B1:B3, Criterio: >10000 Como puede ver, no se completo el rango de suma de referencia. Ahora, en este otro ejemplo se ve como aplicar la formula con un rango de referencia. Según esta tabla de datos, se desea sumar todos aquellos que tengan una deuda, pero que sean de la ciudad de Santiago. Para ello el argumento de función seria. Rango de suma: A1:A3, Criterio: Santiago, Rango de suma de referencia: C1:C3

14 FUNCIÓN REDONDEAR Esta función es común usarla para realizar aproximaciones con valores decimales y convertirlos a números enteros o aproximar números decimales a un cierto numero después de la coma. Por ejemplo. Si tiene el valor 2,23123 y aplica la función redondear con dos décimas, obtendría 2,23. Su sintaxis de aplicación manual es: =redondear(valor de la celda, numero de decimales) Otra manera de aplicar esta función, se encuentra en el menú Insertar, Función. Haga clic en ACEPTAR, y va aparecer una ventana llamada argumentos de función con dos recuadros, la primera es para indicar la celda, y el segundo recuadro se ingresa el numero de decimales o también este valor lo puede asociar a una celda. Ejemplo En la celda B1, entrego el valor 2, esto porque se aproximo con cero decimales, y el valor original los, decimales son superior a 5. En la celda B2, entrego el valor 1,6, esto porque se aproximo con un decimal, y el valor original, los decimales son superior a 5. En la celda B3, entrego el valor 2, esto porque se aproximo con un decimal, y el valor original, los decimales no es superior a 5. Como puede ver no se visualiza 2,0 esto se debe al que el formato de la celda esta conﬁgurado para mostrar cero decimales.

15 FUNCIÓN BUSCARV Esta función tiene como objetivo poder buscar un valor especifico dentro de una tabla de datos previamente construida con sus respectivos campos y registros. Por ejemplo, si usted posee una tabla de datos en la hoja1 y desea poder de manera detallada de cada registro en una tabla creada en la hoja2, buscarv realiza las consultas desde la hoja2 hacia la hoja1. Definición de la tabla de datos. La tabla de datos debe tener un nombre ya que este será un parámetro obligatorio para aplicar la función. Marque toda la tabla de datos, desde principio a fin, sin dejar ningún dato excluido. Luego en el menú Insertar- Nombre-Definir se va a mostrar una pantalla que va a solicitar el nombre de la tabla, una vez ingresado clic en el botón agregar y aceptar. Al momento de aplicar un nombre a la tabla de datos, internamente, a cada columna o campo, se aplica un numero de ubicación desde izquierda a derecha, según el ejemplo, el orden seria 1 para el campo Código, 2 para el campo Descripción y 3 para el campo Valor. Lo mismo sucede para registro o fila de la tabla, con un orden de menor a mayor. Suponer que en la hoja2, se desea ir mostrando de manera individual un reporte con cada registro de la tabla de datos, realizando la búsqueda por el código asignado. La idea es ingresar un valor en la Celda C1, se realice la búsqueda de la información y sea reflejada en las celdas C2, y C3.

16 APLICAR LA FUNCIÓN BUSCARV Haga un clic en la celda C2, y ejecute el asistente de funciones, (f*), busque la función buscarv. Los parámetros a ingresar son: Valor buscado: Corresponde al valor de la celda donde se va a introducir el código de búsqueda. En este caso seria la celda C1. Matriz Buscar en: Corresponde al nombre asignado a la tabla de datos (Área o rango donde se buscará) Indicador de Columna: Corresponde al campo para devolver el valor, en este ejemplo el valor seria 2, ya que corresponde a la ubicación interna del campo Descripción. Ordenado: Se deja en blanco, debido a que los códigos están ordenados en el rango datos. Si no fuera así, se debe colocar el Cero. Realice el mismo proceso, pera la celda C3, pero esta vez, el valor del indicador de columna deber ser 3, ya que en esta posición se encuentra el campo para los datos Valor. Observación Si ingresa un dato que no este en la tabla o la celda este vacía, la función mostrara un mensaje #N/A.

17 FUNCIÓN ENCONTRAR Esta función sirve para encontrar un texto dentro de una celda especiﬁca, y entregar su posición que se ubica en la cadena de texto. Un objetivo mas común de esta formula, es saber una posición para posteriormen te usar este valor para poder extraer cadenas de caracteres desde una posición determinada. Si tiene una lista de varios correos electrónicos, y desea extraer sólo su login, usa la función Extraer, pero para poder usarla debe saber desde que posición y hasta donde, por eso la función encontrar permite saber hasta donde llegar, ya que el texto en común buscado Según el problema anterior, se desea obtener todos los login de los usuarios, pero como se ve en la tabla cada uno posee un largo diferente, el texto en común lo cual nos indica una posición hasta donde poder extraer todo de una manera mas rápida y no estar trabajando registro por registro, ya que solo se genera la función para el primer dato, y luego basta repetir la formula hacia abajo. Ubíquese en la celda donde quiere obtener el valor de la posición, en este caso seria la celda B1. Ejecute el asistente de funciones, (f*), busque la función ENCONTRAR y en los parámetros indique: Texto buscado: Coloque entre comillas el texto a buscar, en este Dentro del Texto: Indique la celda C8con un clic o de forma manual no nombre de la celda) donde se va a buscar el texto. Num Inicial: Puede dejar en blanco, ya que por defecto comenzara desde la posición 1. Como resultado la formula arrojara un valor numérico.

18 FUNCIÓN EXTRAE Permite extraer desde una celda una cadena de texto de largo especifico dado por el usuario. Al usar esta función se debe saber la posición de donde comenzar la extracción de información, en el caso que sea una ubicación especifica, ya que por defecto comienza desde la posición 1. Según el ejemplo anterior, para extraer los login, se aplica la función ENCONTRAR y se obtuvo la posición del Ubíquese en la celda donde quiere obtener el valor de la posición, en este caso seria la celda C1. Ejecute el asistente de funciones, (f*), busque la función EXTRAE y en los parámetros indique: Texto: Se refiere a la celda donde va a extraer la información, según este caso seria A1. Posición Inicial: En este caso, es 1, par comenzar desde el inicio del texto que tiene la celda. N de caracteres: Corresponde al total de caracteres a extraer, según este caso, queremos solo el login, y sabemos que termina donde esta valor que se encuentra en la celda B1. Si se deja con este valor dará como resultado das@ que no los sirve, entonces el parámetro a ingresar seria B1-1, (se resta una posición). La formula entonces seria: =EXTRAE(A1;1;B1-1) Mostrando así das. Luego para no realizar la formula para cada uno de los datos puede repetir la formula hacia abajo para el resto de los registros.

19 FUNCIÓN CONCATENAR Permite juntar dos o mas cadenas de texto, ya sean valores de celdas respectivas o anexarlas a un carácter especiﬁco. Suponga que posee un listado con los Rut de varias personas, pero este dato se encuentra por separado, donde el digito veriﬁcador esta en una celda diferente y necesita tener este dato completo incluido el símbolo (-) que no se encuentra en la tabla. Ubíquese en la celda donde quiere obtener el valor de la posición, en este caso seria la celda C1. Ejecute el asistente de funciones, (f*), busque la función CONCATENAR y en los parámetros indique: Texto 1 : Valor de la celda que posee el primer dato. Texto 2: En este caso, se inserta el símbolo (-) para dejarlo anexado con el primer valor. Se debe ingresar entre comillas. Agregue una opción mas en el caso de no mostrar mas parámetros. Texto 3: Valor de la celda que posee el segundo dato. La formula entonces seria: =CONCATENAR(A1; - ;B1) Mostrando como resultado,

20 FUNCIÓN MIN, MAX Permite realizar una búsqueda y entregar el menor o mayor valor desde una tabla de datos numéricos. MIN, busca y muestra el valor mínimo dentro de un rango de datos. MAX, busca y muestra el valor máximo dentro de un rango de datos Ubíquese en la celda donde quiere obtener el valor de la posición, en este caso seria la celda B5 para buscar el valor mínimo dentro de la tabla de datos. Ejecute el asistente de funciones, (f*), busque la función MIN y en los parámetros indique: Número 1: Marque el rango de datos, en este caso, desde la celda A1 hasta B4. Número 2, no es necesario completar, ya que se esta marcando un rango de datos. Se puede aplicar en caso que los datos deban ser ingresados manualmente. La formula entonces seria: =MIN(A1:B4) Mostrando como resultado, 0,4 Observaciones: La función MAX, se aplica de igual manera. Debe tener cuidado que el rango de datos solamente tenga datos numéricos.