EE.UU. C O N V O C A T O R I A P A R A The Spanish Pantry 2006

Transcripción

1 EE.UU. C O N V O C A T O R I A P A R A The Spanish Pantry 2006 Les invitamos a participar en el Programa The Spanish Pantry edición 2006 promovido por ICEX y Foods From Spain (Departamento de Promoción de Productos Alimentarios), de la Oficina Económica y Comercial de España en Nueva York. La meta y el valor del Programa es la asistencia a fabricantes / exportadores de productos agroalimentarios españoles para que aumenten su base de contactos con importadores, distribuidores, mayoristas, detallistas y agentes en EE.UU. Sencillamente es una herramienta de prospección. El Programa de prospección consta de dos partes: A. Prospección Virtual Virtual (por (por correo, correo, revista, revista, internet) internet) A.1 Mailing a importadores del catálogo The Spanish Pantry, con fotografías e información de las empresas y sus productos. A.2 Inserción del catálogo The Spanish Pantry en la revista Foods from Spain News, ejemplar marzo (circulación: números) A.3 Publicación de la página Web para la promoción del programa. En esta página cada empresa tiene una sección individual y acceso directo en línea a su lista de resultados. B. Prospección en en Mini Mini Feria Feria Mini Feria en Nueva York de cara al comercio. La participación en esta Mini Feria / exposición de producto es independiente de la prospección virtual, no es obligatoria y supone un coste adicional. Beneficio para su empresa: aumentar sus contactos con una mínima inversión en tiempo para participar (una HOJA DE INFORMACIÓN) a un coste reducido. Calendario del Programa: Las acciones se desarrollan entre enero y junio de The Spanish Pantry quiere decir La Despensa Española 1

2 El Coste de participación es de 500 dólares estadounidenses, por producto para la sección A (que incluye los puntos A.1 a A.3 descritos en el resumen del programa). La Mini Feria Spanish Pantry sección B tiene un coste de dólares. El coste de la participación en todo el programa es de dólares. Se adjuntan los siguientes documentos sobre el programa: 1. DESCRIPCIÓN CALENDARIO HOJA DE INSCRIPCIÓN Spanish Pantry (prospección virtual) Mini Feria Spanish Pantry COMPROBANTE DE PAGO HOJA DE INFORMACION: dos ejemplos Esperamos que este programa resulte de su interés. Para cualquier pregunta o aclaración contáctennos enviando un mensaje a nuevayork@mcx.es con la referencia The Spanish Pantry. Atentamente, Paz Tintoré Trade Commission of Spain 405 Lexington Ave, 44th Fl. New York, NY T: 1 (212) Fax: 1 (212) nuevayork@mcx.es 2

3 The Spanish Pantry D E S C R I P C I Ó N Prospección virtual 1. QUÉ NECESITA HACER SU EMPRESA PARA PARTICIPAR? Para participar en The Spanish Pantry la empresa debe llevar a cabo cuatro acciones: a) Remitir la hoja de inscripción b) Preparar y enviar una hoja de información para cada producto c) Enviar una fotografía de cada producto d) Enviar comprobante de la transferencia bancaria A continuación se describen brevemente estas cuatro acciones: a. Remitir la HOJA DE INSCRIPCIÓN por fax antes del 10 de noviembre de Esta HOJA DE INSCRIPCIÓN es de máxima importancia ya que nos proporciona la información básica de su empresa. Cualquier cambio futuro de los datos debe notificarse enviando la HOJA DE INSCRIPCIÓN modificada. b. Elaborar una HOJA DE INFORMACIÓN en FORMATO ELECTRÓNICO.pdf o.doc y enviarla por CORREO ELECTRÓNICO a: nuevayork@mcx.es antes del 1 de diciembre de Esta HOJA DE INFORMACIÓN deberá incluir información sobre la empresa, productos, así como fotos e información de contacto y estará redactada en inglés. Para dar el seguimiento adecuado al Programa es importante que la persona de contacto que se designe dentro del departamento de exportación de la empresa tenga fluidez en este idioma o, alternativamente, acceso a servicios de traducción. La empresa puede optar por elaborar una HOJA DE INFORMACIÓN según las indicaciones que se incluyen en este punto o utilizar una hoja ya elaborada por su empresa. Solo es imprescindible enviarla en FORMATO ELECTRÓNICO. Como ejemplo se adjuntan 2 HOJAS DE INFORMACIÓN. 2 Para más información, la Guía Práctica para la Importación de Alimentos en Estados Unidos se encuentra a la venta en ICEX, Dpto. de Publicaciones. Teléfono:

4 c. Enviar una FOTOGRAFÍA del producto, también en FORMATO ELECTRÓNICO (.jpg,.tif, etc.) por CORREO ELECTRÓNICO a la dirección: nuevayork@mcx.es antes del 1 de diciembre de Esta FOTOGRAFÍA debe tener una resolución de 300 dpi mínimo, y no ocupar más de 1 MB de espacio. Esta FOTOGRAFÍA debe ser un primer plano del producto elegido sobre FONDO BLANCO, evitando fotos oscuras y de bodegones generales. Ejemplos de fotografía: Nota: En caso de tener varios productos, se sugiere elegir el más representativo o el que se tenga más interés en promocionar, ya que, por motivos de espacio, solo se inserta UNA fotografía por empresa. La fotografía del producto se incluirá en: El catálogo The Spanish Pantry insertado en la revista Foods from Spain News, que se publicará y distribuirá en marzo de 2006: 4

5 La página Web (con la foto se incluirá la HOJA DE INFORMACIÓN en formato electrónico en la subsección que detalla las características de cada producto) Logo 2005 Página Principal Página Individual d. Enviar COMPROBANTE DE PAGO por fax ( ) antes del 10 de noviembre de QUIÉNES SERÁN LOS DESTINATARIOS DEL MAILING? El catálogo The Spanish Pantry con la información de los productos y de las empresas participantes, se enviará por correo a una lista de destinatarios compuesta por importadores, distribuidores, mayoristas, detallistas y agentes, preparada teniendo en cuenta el mix de productos de las empresas participantes. El catálogo irá acompañado, a modo de introducción, de una CARTA DE PRESENTACIÓN. 3. QUÉ HARÁN LOS IMPORTADORES CON LA INFORMACIÓN QUE RECIBAN? En la CARTA DE PRESENTACIÓN se invitará al importador a revisar el catálogo que se le adjunta (así como la página web y a remitirnos el CUPON DE REPUESTA indicando los productos / empresas en los que están interesados y de los que desean recibir más información del exportador o fabricante. 4. SE PUBLICITARÁ DE ALGUNA MANERA EL PROGRAMA? El programa se publicitará en la revista Specialty Food Magazine. Asimismo, se insertará publicidad en varias de las principales newsletters electrónicas como: Gourmet e-news, NRA SmartBrief Inc., Gourmet Retailer The Breaking News Dispatch y Specialty Food News (Food Institute Report.), así como en las páginas Web dirigidas a la distribución de alimentación en EE.UU.: y 5

6 5. QUÉ INFORMACIÓN RECIBIRÁ LA EMPRESA PARTICIPANTE A LO LARGO DEL PROGRAMA? A través de la página Web cada empresa participante accederá con un Login Name y Password individual a su LISTA DE CONTACTOS, una lista sumario, con los datos (dirección, teléfono, fax, persona de contacto) de los importadores que se hayan interesado por sus productos. La lista sumario incluirá los datos de importadores recibidos en esta oficina, vía cupones de respuesta (Response Forms) y también los recibidos directamente a través de la página Web Se sugiere consultar semanalmente la lista de contactos para realizar un seguimiento de los importadores interesados y responderles prontamente (remitiéndoles información sobre precios o transporte, muestras, contactando por teléfono o fax, etc.). Esta FASE DE SEGUIMIENTO, de suma importancia, es responsabilidad única de la empresa. 6

7 THE SPANISH PANTRY & WINE CELLAR El Departamento de Foods from Spain, en la Oficina Comercial de España en Nueva York (ICEX) ofrece la posibilidad de participar a todas las empresas participantes en el programa The Spanish Pantry en una Mini Feria, en la que pueden dar a conocer sus productos tanto a importadores y distribuidores en Nueva York una de las ciudades más influyentes del país. El programa de la Mini Feria de The Spanish Pantry, tiene por objeto favorecer los contactos comerciales de los participantes que no tienen distribución en este país o están iniciándola. En todo caso y aunque este evento está estrechamente relacionado con el programa The Spanish Pantry ( son dos actividades separadas e independientes. A este evento acudirán importadores y distribuidores de vinos y productos alimentarios y también otros profesionales del sector. Asimismo, este marco de encuentro permitirá al productor español tener un contacto directo con el consumidor americano y ampliar sus conocimientos sobre las particularidades del mercado americano. FECHA DE MINI FERIA Se realizará un día durante la semana del 3 de abril de Las plazas son limitadas. Tendrán preferencia las primeras solicitudes recibidas así como las de empresas que hayan participado en ediciones anteriores. Si el espacio lo permitiera, después del plazo límite de inscripción, se ampliará la convocatoria a otras empresas que no han participado en el programa anteriormente, ni cuenten con presencia en este mercado, hasta completar el espacio disponible para el evento. COSTE M I N I F E R I A THE SPANISH PANTRY EN NUEVA YORK 2006 El coste de participación de US$ por mesa incluye: - Todas las acciones derivadas de la organización del evento: alquiler del local, decoración, catering, gestión de entradas, promoción, etc. - Inclusión de los datos de la empresa en el libreto / programa del evento. - Promoción general de la degustación The Spanish Pantry & Wine Cellar. 7

8 OBLIGACIONES DEL EXPOSITOR El expositor se obliga a: - Preparar y atender la mesa durante el tiempo que dure el evento. La persona que presente los productos debe hablar inglés o estar asistido por alguien que hable inglés. (Pregunte por nuestra lista de intérpretes). - Enviar el producto al lugar del evento en las fechas que se comuniquen. - Asegurarse de que cumple la normativa norteamericana para enviar muestras a los EE.UU. - Presentar exclusivamente productos que participan en el programa The Spanish Pantry. - Una vez confirmada su participación en el evento vía , enviar fotos de hasta tres productos diferentes a nuevayork@mcx.es (primer plano de producto, fondo blanco, 300 dpi, menos de 1 MB por ) para incluirlas en el programa de la Mini Feria, que se entregará a todos los visitantes. 8

9 The Spanish Pantry C A L E N D A R I O A. Prospección Virtual (por correo, revista, Internet) de noviembre Fecha límite para recibir por fax ó en la Oficina Económica y Comercial de España en Nueva York (Foods from Spain) la HOJA DE INSCRIPCIÓN y el COMPROBANTE DE PAGO. 1 de diciembre Fecha límite recepción por correo electrónico de la HOJA DE INFORMACIÓN y FOTO DE PRODUCTO marzo Publicación de la página Web Publicación del catálogo en Foods from Spain News Primavera. abril Mailing del catálogo The Spanish Pantry a la lista de importadores. abril-mayo mayo-junio Recepción por correo, fax y página Web de los CUPONES DE RESPUESTA enviados por los importadores interesados en empresas / productos. Finalización de la compilación de LISTA SUMARIO con los datos de los importadores que nos han contactado interesados en su empresa y producto. Actualización (en tiempo real) en la página Web de la LISTA SUMARIO para cada empresa. FASE DE SEGUIMIENTO de contactos recibidos por parte de las empresas participantes. 9

10 The Spanish Pantry C A L E N D A R I O B. Prospección en Mini Feria de febrero Enviar HOJA DE INSCRIPCIÓN Mini Feria Spanish Pantry. Tras recibir confirmación de participación por parte de esta Oficina Comercial, enviar 3 fotos de producto para el programa de la Mini Feria. abril mayo-junio Mini Feria The Spanish Pantry & Wine Cellar en Nueva York. Durante un día en la ciudad de Nueva York, se realizará una degustación de los productos de las empresas que deseen participar. Este evento está dirigido principalmente al comercio. (fecha aprox. primera semana de abril, antes de Semana Santa.) FASE DE SEGUIMIENTO de contactos recibidos por parte de las empresas participantes. 10

11 A N E X O S 11

12 H O J A D E I N S C R I P C I O N T H E S P A N I S H P A N T R Y Enviar por fax al o por correo electrónico a nuevayork@mcx.es antes del 10 noviembre de 2005 Indique su selección con una X en el recuadro. Sí, estamos interesados en participar en Todo el Programa y en la Mini Feria (US$ 1.700). Sí, estamos interesados en participar sólo en el Programa de prospección virtual, sección A. (US$ 500). No, no queremos participar. Sin embargo, nos gustaría recibir información sobre programas similares en el futuro. 1. Datos de la Empresa Nombre de la empresa: Dirección: Ciudad: Tel.: Contacto: Código Postal: Provincia: Fax: Web: Tiene la empresa experiencia previa en exportar a EE.UU.?: Sí No Sugiera, por favor una frase descriptiva / eslogan: (máx. 10 palabras; en inglés; se incluirá en sección The Spanish Pantry 2006 y en ejemplos: tradition and quality since 1905, your reliable source for Spanish paprika ) 2. Datos sobre el Producto La HOJA DE INFORMACION que su empresa elabore debe incluir información sobre los productos para los que buscan contactos en EE.UU. La lista de productos que ustedes nos faciliten a continuación nos servirá de criterio para preparar la LISTA DE IMPORTADORES a la que dirigir el mailing. Producto / Marca Partida arancelaria 1) 2) 3) Por favor marque los cuadros que apliquen. Nota: Si su producto es aceite, especificar VARIEDADES de aceituna. Especificar también si su producto está REGULADO POR UNA D.O. 12

13 H O J A D E I N S C R I P C I O N - R E S E R V A E S P A C I O M I N I F E R I A S P A N I S H P A N T R Y N U E V A Y O R K Enviar por fax al o por correo electrónico a nuevayork@mcx.es antes del 1 de febrero de 2006 Por favor, incluir los datos según desearían que aparezcan impresos en el programa del evento. El libreto del evento incluirá información de cada empresa participante y fotografías de hasta 3 productos por empresa. Nombre de la Empresa: Dirección: Ciudad: Contacto: Código Postal: Provincia: Tel.: Fax: Web: Ordenar la información del los productos de mayor a menor importancia. Para los tres primeros productos solicitaremos fotografías a las empresas, para las que se confirme su participación: 1 Nombre del Producto Descripción en español (1) Descripción en inglés (2) Tiene foto del producto (Sí / No)? (1) rellenar este campo en el caso de que la información en (2) esté incompleta o necesite ser revisada 13

14 C O M P R O B A N T E D E P A G O The Spanish Pantry Remitir por fax al antes del 10 de noviembre de 2005 Indique su selección con una X en el recuadro. - Sí, adjuntamos transferencia bancaria por importe US$ 1.700, por participación en Todo el programa The Spanish Pantry 06 y en la Mini Feria que se celebra en Nueva York. - Sí, adjuntamos transferencia bancaria por importe de US$ 500, por participación únicamente en la sección A. del programa The Spanish Pantry 06 (Prospección virtual según descrito.) - Sí, adjuntamos transferencia bancaria por importe US$ 1.200, por participación únicamente en la sección B. del programa The Spanish Pantry 06 Mini Feria en Nueva York. Los datos para realizar la transferencia bancaria son los siguientes: BANCO BILBAO VIZCAYA ARGENTARIA - NEW YORK BRANCH 1345 Avenue of the Americas, 45th floor New York NY Tel.: 1 (212) Fax. 1 (212) Titular: Instituto Español de Comercio Exterior - ICEX ABA: SWIFT: BBVAUS33XXX Account:

15 HOJA DE INFORMACION (ejemplo 1) 15

16 HOJA DE INFORMACION (ejemplo 2) 16