Capítulo IX Gestión de Comunidades - VI Caso práctico: Presupuestos y repartos

Transcripción

1 Capítulo IX Gestión de Comunidades - VI Caso práctico: Presupuestos y repartos Si bien, cuando se conocen las cuotas periódicas a abonar por las propiedades, para comenzar a gestionar comunidades con Gesfincas no es del todo imprescindible la elaboración de un presupuesto, sí resulta necesario disponer de éste cuando se precise determinar la participación (cuotas) de cada copropietario en los gastos de mantenimiento de la finca: a la constitución de la Comunidad, en los ejercicios sucesivos (si existe modificación presupuestaria), o por gastos extraordinarios. Aunque el presupuesto de una comunidad en régimen de propiedad horizontal, suela ser generalmente de gastos, Gesfincas permite incluir partidas de ingresos extraordinarios que, en el caso de contemplarse para el cálculo de cuotas, vendrían a aminorar éstas en la parte que corresponda. Gesfincas elabora los presupuestos y el reparto de los mismos para calcular las cuotas, en función de los coeficientes que cada propiedad tenga asignada a los grupos de reparto que hayan sido previstos y presupuestados (de forma global o por partidas). El cálculo y reparto de un presupuesto puede elaborarse infinitas veces hasta darle por definitivo, en cuyo momento se actualizaría el mismo y las cuotas resultantes, que quedarían en condiciones de ser facturadas. Para elaborar un presupuesto y hacer su reparto con la finalidad de obtener cuotas, es imprescindible tener creados los grupos de reparto y los coeficientes con que, en cada uno de ellos, participan las propiedades. 19 Presupuesto de gastos Gesfincas le permite elaborar presupuestos (ordinarios y extraordinarios) detallados por cuentas presupuestarias o a nivel de Grupo de Reparto (presupuesto básico y global, sin mayor detalle). 181

2 El presupuesto por cuentas (o agrupación de cuentas seleccionando el nivel de la cuenta presupuestaria), es el que le permite un mayor nivel de detalle y es el que, en realidad, trata Gesfincas para la elaboración de estudios, cálculos de nuevos presupuestos sobre la base del anterior, incrementos presupuestarios, etc., por lo que siempre debería crear éste, aún habiendo elaborado también el presupuesto "a nivel de Grupo de Reparto". Para la elaboración del presupuesto Gesfincas proporciona diversas opciones que se agrupan en el menú Presupuestos, dispuestas en el orden cronológico con que se han de ejecutar. Lógicamente, éstas opciones serán ejecutadas siempre que se requiera y, por supuesto, especialmente, aquellas relativas a informes, estudios, elaboración del presupuesto sobre datos anteriores, etc., se ejecutarán siempre y cuando se disponga de información previa para poder realizarlos. Del presupuesto de gastos (e ingresos) se puede obtener el importe de las cuotas que han de abonar cada propiedad, en base a los Grupos de Reparto que se establezcan, los coeficientes a considerar para cada uno de ellos y, por supuesto, el número de cuotas en que se deba repartir el importe total de la participación de cada propiedad en el ejercicio. Presupuesto por cuentas El presupuesto a nivel de Cuenta (por Cuentas o por Agrupación de Cuentas) es el típico presupuesto de gastos e ingresos del ejercicio de las Comunidades de Propietarios, ya que en él se ofrece el detalle del presupuesto por conceptos de gastos y los de ingresos (cuentas de gasto y de ingreso). El presupuesto por cuentas se confecciona atribuyendo a cuentas auxiliares del Mayor o a cuentas de nivel superior al auxiliar (mediante la agrupación automática de cuentas auxiliares), que se utilizan como "cuentas presupuestarias", el importe que corresponda a cada una. Por defecto la aplicación considerará como cuentas presupuestarias todas las auxiliares del Mayor (generalmente de nivel 7 o superior), si bien puede establecer otro nivel superior (cuentas de 4 o 5 dígitos, por ejemplo), entrando a la opción Presupuestos: 1 Fijar el nivel de las cuentas presupuestarias, para así reducir el número de partidas. 182

3 Cuando se presupuesta a otro nivel diferente al de "cuenta auxiliar", no se limita la posibilidad del registro posterior de gastos en las cuentas auxiliares, pero si condiciona a que todas las cuentas de un grupo presupuestado, pertenezcan a un Grupo de Reparto común. Ejemplo de Cuentas presupuestarias (auxiliares del Mayor): Elaborar el presupuesto por cuentas Para elaborar el presupuesto por cuentas (por Cuentas o por Agrupación de Cuentas), de una forma sencilla, deberá: Acceder a la opción Presupuestos: 2 - Elaboración y mantenimiento del presupuesto Seleccionar la Comunidad. Fijar el nivel de cuentas o asumir el preestablecido. Hacer clic sobre la carpeta Elaboración. Registrar el importe que desea presupuestar para el ejercicio, en cada cuenta que referencia a un gasto (o ingreso extraordinario). Sólo deberá asignar una partida a aquellas cuentas que desee presupuestar, dejando el resto a cero, aunque posteriormente registre en ellas movimientos por gastos o ingresos extraordinarios. A modo de ejercicio, y siguiendo con la gestión de la Comunidad que hemos venido usando de ejemplo, introduciremos el presupuesto para el próximo ejercicio que detallamos en el cuadro siguiente: 183

4 PARTIDA PRESUPUESTO EUROS Equiv. PESETAS GRUPO I - GASTOS GENERALES COMUNES Reparación fontaneros , Reparación albañiles , Reparación electricistas , Artículos jardinería , Conservación jardines , Seguro de incendios , Seguro multirriesgo , Sueldo Conserje , S/ Social Conserje ,00 TOTAL GRUPO ,00 GRUPO II - ESCALERAS Y PORTAL Artículos de limpieza , Varios limpieza , Luz portal y escalera , Luz exteriores , Material eléctrico ,00 TOTAL GRUPO ,00 GRUPO III - A PARTES IGUALES HONORARIOS , MATERIAL DE OFICINA , FOTOCOPIAS , CORREO , I.V.A ,00 TOTAL GRUPO ,00 GRUPO IV - CALEFACCIÓN VIVIENDAS Luz calderas , Gastos diversos calderas , Gasóleo calefacción ,00 TOTAL GRUPO ,00 GRUPO V - GARAJE Alumbrado garaje , Conservación garaje ,00 TOTAL GRUPO ,00 TOTAL PRESUPUESTADO ,00 184

5 Para confeccionar el presupuesto, una vez que tengamos creados los grupos de reparto con sus coeficientes, y asignadas las cuentas a cada uno de ellos, desde la Presupuestos: 2 Elaboración y mantenimiento del presupuesto, y seleccionado la carpeta Elaboración, registramos las partidas que se indican en el enunciado dentro de la columna Propuesto. Imprimir el presupuesto Cuando concluya el registro de las partidas presupuestarias podrá imprimir el presupuesto, para hacer comprobaciones o para su presentación en la Junta de Propietarios. Así, desde la misma carpeta, haga clic sobre el botón Listado del presupuesto por Grupos, y cumplimente el contenido de la pantalla que se le mostrará (Si tiene duda, pulse F1). También podrá obtener el presupuesto impreso accediendo al mismo formulario a través de la opción Presupuestos: 5 Impresión del presupuesto clasificado por grupos. 185

6 En el formulario de impresión del presupuesto podrá seleccionar el contenido que desea incluir en el mismo. Presupuesto provisional El presupuesto será provisional (propuesto) hasta que sea aprobado en Junta, en cuyo momento se actualizará como "presupuesto actual" mediante el proceso previsto en la opción Presupuesto: e - Inicializar / Actualizar el presupuesto. A partir de ese momento, el presupuesto "actual" permite hacer el seguimiento del mismo y los estudios comparativos, y puede servir de base para la elaboración de los presupuestos de ejercicios posteriores. Presupuesto por Grupos de Reparto De los dos tipos de presupuesto que puede elaborar con Gesfincas, el presupuesto a nivel de Grupo de Reparto es el más rápido y elemental, y se suele utilizar como estimativo. Desde la opción Presupuestos: a Cálculo del reparto del presupuesto (Botón: Presupuestar por Grupos) se accede a la pantalla de trabajo desde donde pondrá presupuestar una cuantía por cada uno de los Grupos de reparto sin más detalle. El presupuesto generado puede ser repartido en cuotas periódicas, al igual que con el presupuesto por cuentas, si bien no podrá ser utilizado para estudios comparativos. 20 Cuotas por reparto Cuando ha elaborado un presupuesto con alguna de las dos opciones comentadas, estará en condiciones de obtener las cuotas con que cada propiedad ha de participar periódicamente para atender los gastos estimados. La obtención de las cuotas se hace repartiendo entre las propiedades el presupuesto "propuesto", en función de sus coeficientes de participación en todos los grupos en que intervengan. 186

7 Para ello ha de acceder a la opción Presupuestos: a Cálculo del reparto del presupuesto, desde cuyo formulario establecerá la forma en que se han de repartir los resultados y los conceptos de recibo a dotar con las cuotas resultantes. Al hacer el reparto es necesario que tenga en cuenta lo siguiente: Tanto si ha elaborado un presupuesto, como si parte desde unas cuotas ya existentes, ha de incluir (y si fuera preciso crear), a través de la Carpeta Conceptos de la opción Comunidades: 1 - Datos generales, los títulos de los conceptos de recibo (cuotas) que inicialmente utilizará en las facturaciones, lo cual no es impedimento para su modificación posterior. Dispone de hasta 12 conceptos de recibo para facturar simultáneamente. Generalmente, el 01 está reservado para la cuota periódica. Para más información, consulte la Ayuda en pantalla. Puede dejar la totalidad del importe obtenido tras el reparto en el concepto 01 - Cuota, o desglosarlo en varios conceptos. Si desea que la cuota resultante de alguno de los Grupos de Gasto, sea facturada bajo un determinado concepto de recibo distinto al 01, ha de indicarlo respondiendo NO a la pregunta El importe calculado se deja en el concepto 01? y posteriormente, en la ventana que se mostrará a este fin, señalando, en los grupos excluidos de facturar la cuota por el concepto 01, el número de concepto al que se acumularan los cálculos de cada uno. Cálculo y reparto del presupuesto Recordemos que, durante nuestro supuesto, habíamos creado una serie de Grupos de Gasto o de Reparto, a los que, por otra parte hemos asignado diversos presupuestos. Como quiera que los propietarios participaran en unos u otros, en función del coeficiente que hayamos asignado, también, al hacer el reparto de estos presupuestos, repercutimos en cada propietario la parte proporcional que por su participación en cada grupo le corresponda. Para hacer el reparto accedemos a la opción Presupuestos: a Cálculo del reparto del presupuesto e indicamos el código de la Comunidad. 187

8 En el formulario, dentro del apartado por cuentas presupuestarias, seleccionaremos General (cuando no existen cuentas presupuestarias asignadas en exclusiva a un bloque, escalera, portal, etc.) o Por fincas o bloques en el caso contrario. En nuestro caso, y para realizar el ejercicio de nuestro supuesto, seleccionamos General, ya que, conforme al ejemplo de presupuesto que hemos planteado, lo hemos hecho asignando las partidas a las "cuentas" de forma individual y no hemos diferenciado gastos por escalera, portal, etc. Si hubiéramos asignado las cuentas presupuestarias, además de al Grupo de Reparto correspondientes, a fincas, portales, escaleras, etc., seleccionaríamos, con nuestro ejemplo, el indicador "Por fincas o bloques". El apartado "Por Grupos (estimativo)" se utilizará cuando para confeccionar y repartir un presupuesto "por Grupos" con estimación o tanteo, ya que este tipo de presupuesto (que nos puede servir perfectamente para el cálculo de cuotas al igual que el otro), no permite el seguimiento posterior. El reparto que hemos realizado del presupuesto original la cuota anual, que en nuestro caso queremos fraccionar en 12 mensualidades. El proceso de reparto (que podremos repetir cuantas veces necesitemos), nos pedirá por pantalla si deseamos que el importe de cada concepto de recibo, se ajuste a cero por aproximación al mayor importe. Nosotros diremos que no, ya que deseamos que los recibos salgan ajustados al céntimo. Por otra parte, la Comunidad ha acordado que el importe mensual obtenido tras el reparto, se distribuya entre los siguientes conceptos de recibo: 1 - Cuota mensual; 2 - Calefacción; 9 - Gastos de garaje. Esta distribución se realizará aplicando el reparto parcial de cada Grupo de Gastos a los conceptos correspondientes. IMPORTANTE: Por defecto, todo reparto de un Grupo que no se asigne a un concepto de recibo diferente al primero, se asigna a éste. Para diferenciar el reparto del presupuesto en más de un concepto de recibo, ha de asignar el reparto a cada uno de los Grupos que excluya del concepto 01, al número concepto en donde desea que se refleje la cuota obtenida por el mismo. 188

9 Así, en nuestro ejemplo: Las cuantías repartidas de los presupuestos de los Grupos I, II y III, las dejamos en el concepto primero (Cuota mensual), por lo que no las asignamos o asociamos a ningún concepto de recibo, ya que, por defecto, lo están al primero. La parte repercutida del Grupo IV (Calefacción), irá diferenciada en el concepto segundo, bajo el mismo epígrafe. Los gastos de garaje, que han sido presupuestados en el Grupo V, se detallarán igualmente en concepto aparte, reflejándose por lo tanto en el concepto nueve. La asignación resultado del reparto de algún Grupo a un concepto de recibo diferente al uno, se hace en la pantalla de la opción, marcando en NO el indicador incluido en el apartado: "El importe calculado se deja en concepto uno?". Cuando acepte el cálculo del reparto, se mostrará la ventana con la lista de los Grupos para que indique, en la columna "Concepto" el que tenga que recoger su reparto. Podrá asociar el reparto de más de un Grupo a un mismo concepto de recibo. El reparto de los conceptos no asignados a un grupo se asignan automáticamente al concepto primero. 189

10 El reparto obtenido es por propiedad, mientras que el recibo a pagar por propietario, cuando tenga fincas asociadas, será por la totalidad de las cuotas de cada una de sus propiedades. El reparto podrá imprimirlo o visualizarlo desde la misma pantalla del formulario. El reparto, si ha marcado en el formulario Visualizar el reparto después del cálculo se observa en la carpeta Detalle del reparto que se mostrará tras concluir el proceso de cálculo: Visualizar e Imprimir el reparto Visualice e imprima el reparto del presupuesto desde la misma pantalla de cálculo, pulsando sobre el botón correspondiente, o desde las opciones Presupuestos: b Visualización del Reparto y Presupuestos: c - Impresión del reparto calculado. Para imprimir el reparto, y así obtener el documento de las cuotas obtenidas por propiedad, cuenta con modelos fijos o predefinidos de la aplicación así como con la posibilidad 190

11 de utilizar los modelos que Vd. diseñe utilizando las herramientas de la opción Presupuestos: c. Una vez que ha seleccionado la unidad, debe elegir el modelo que quiere imprimir, entre los que ha elaborado. Nueva cuota. Elevar a definitivo el reparto Concluido el proceso informático de cálculo y reparto del presupuesto (que como ya hemos comentado se podrá repetir cuantas veces precise hasta considerarlo definitivo), la aplicación espera recibir la confirmación de la validez del reparto calculado para comenzar a facturar los nuevos importes. Para elevar a definitivo el presupuesto, sustituyendo las cuotas anteriores (o completándolas) las nuevas cuotas calculadas, y poder facturarlas a partir de ese momento, es necesario acceder a la opción Presupuesto: d Actualización de reparto. Desde esta opción no sólo puede actualizar las cuotas con los nuevos importes, sino que también puede, incluso, calcular los atrasos por diferencias entre las nuevas cuotas y las anteriores, si fuera necesario haberse estado facturando provisionalmente las anti- 191

12 guas hasta la aprobación de las nuevas, durante uno o varios meses comprendidos en el nuevo ejercicio. Si se confirma el reparto elevándolo a definitivo, se actualizan inmediata y automáticamente las cuotas obtenidas para los conceptos previstos, (incluso los atrasos si los hubiere) siendo facturables a partir del mismo momento en que se confirme la actualización. El proceso de actualización sustituye el valor que hasta entonces tuvieran los conceptos de recibo, por el nuevo valor obtenido, pudiendo, si lo desea, mantener los importes de otros conceptos anteriores, especialmente en el supuesto de presupuestos extraordinarios que se generaría del mismo modo que se ha explicado para el presupuesto ordinario. Presupuestos extraordinarios Siguiendo el mismo sistema que se ha descrito, podrá hacer el cálculo de otras cuotas por presupuestos extraordinarios, teniendo cuidado, llegado el momento de actualizar el reparto, en hacerlo sólo para los nuevos conceptos si desea mantener también los anteriores. Además del sistema de reparto que se describe en este Capítulo, la opción Propietarios: 2 - Cuotas del recibo / 1 Mantenimiento de cuotas desde el botón Reparto, le permite cuantificar nuevos conceptos de recibos repartiendo una cantidad según los coeficientes de un Grupo de Reparto, o de varios mediante la acumulación de múltiples partidas sobre el mismo concepto. 192