MANUAL DE USUARIO SOLICITUDES DE COMPRA y NOTAS DE GASTO

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO SOLICITUDES DE COMPRA y NOTAS DE GASTO Departamento de Sistemas de Información

2 1. Introducción Navegación Nuevo caso Bandeja de entrada Borrador Enviados/Participados Sin asignar En pausa Solicitudes de compra Campos Inicio del proceso Consulta comprador Validación responsable Validación centro coste Validación responsable área Finanzas Gerencia Compra Factura Fin proceso compra Notas de gasto Campos Inicio del proceso Validación responsable Validación responsable área Finanzas Gerencia Cierre solicitud... 20

3 1. Introducción En el presente documento se darán las indicaciones necesarias para el uso adecuado de la aplicación denominada SIGES para la realización de solicitudes de compra y notas de gastos. 2. Navegación Tras acceder a través de la dirección y validarse correctamente el usuario verá a la izquierda un menú con diferentes carpetas u opciones al estilo de un cliente de correo electrónico como Outlook: A continuación se explica brevemente en qué consisten cada una de estas opciones Nuevo caso Desde esta opción se podrá acceder a iniciar un nuevo caso de cualquiera de los procesos disponibles para los colaboradores, como se explicará más adelante Bandeja de entrada En esta carpeta se verán todos los casos en los que tiene pendiente intervenir el colaborador para cualquiera de los pasos que forman parte de un proceso, dependiendo del rol que desempeñe Borrador En esta carpeta se hallarán los casos que ha iniciado el colaborador pero que todavía no ha enviado para su aprobación. En esta carpeta los casos podrán ser borrados.

4 2.4. Enviados/Participados En esta carpeta se podrán ver los casos en los que el colaborador ha tomado parte, tanto si están finalizados como en curso, aunque sólo a modo de consulta Sin asignar En esta carpeta se encontrarán los casos que tendrán que asumir los compradores cuando se consulte para una compra y se desconozca el comprador. Una vez lo cojan pasará a la Bandeja de entrada En pausa En esta carpeta se hallarán los casos que el colaborador haya pausado, a la espera de algún dato o decisión. 3. Solicitudes de compra Para realizar una nueva solicitud de compra, cualquier colaborador de la Universidad podrá iniciarla, desde la opción de Nuevo Caso, haciendo doble click sobre Solicitud de compra (Inicio del proceso). Desde allí se dirigirá al formulario de Inicio del proceso Campos A lo largo del proceso, se utilizarán los siguientes campos en la cabecera de la solicitud: Campo Descripción Ejercicio Presupuestado Motivo Centro de coste Año para el que se tiene en cuenta la compra de cara a los presupuestos. Se podrá elegir entre el actual y el siguiente. Indica si la compra estaba prevista dentro de los presupuestos del ejercicio indicado o no Motivo o causa para la realización de la compra Centro de coste en el que se imputará la compra. Se podrá elegir entre una lista de todos los

5 centros de coste activos, desglosando los tres niveles que lo componen Departamento Proveedor Comentarios solicitante Comentarios responsable Comentarios supervisor Comentarios Finanzas Consulta comprador Comentarios Gerencia Presupuestos solicitados Incidencias proveedor Fichero adjunto Aprobación responsable CC Aprobación responsable Aprobación responsable área Aprobación Finanzas Aprobación Gerencia Descuadre factura Muestra el departamento al que pertenece el colaborador. No es modificable Nombre del proveedor al que se le realizará la compra, se elegirá entre los proveedores activos mediante sugerencia al introducirlo. Observaciones o comentarios que el colaborador quiera añadir sobre la compra Observaciones o comentarios que el responsable haya realizado sobre la compra Observaciones o comentarios que el supervisor superior quiera añadir sobre la compra. Observaciones o comentarios que Finanzas quiera añadir sobre la compra. Indica si el colaborador precisa o no de la colaboración del comprador para facilitarle más datos acerca de la compra como precio, categoría del producto, etc. Observaciones o comentarios que Gerencia quiera añadir sobre la compra. Indica si el comprador ha solicitado más de un presupuesto para la elección del proveedor. Indica si ha ocurrido alguna incidencia con el proveedor al realizar la compra. Permite añadir un fichero con información complementaria para la solicitud Indicará si el responsable del centro de coste aprueba o no la solicitud para su posterior tramitación. Indicará si el responsable aprueba o no la solicitud para su posterior tramitación. Indicará si el responsable aprueba o no la solicitud para su posterior tramitación. Indicará si Finanzas aprueba o no la solicitud para su posterior tramitación. Indicará si Gerencia aprueba o no la solicitud para su posterior tramitación. Indicará si se ha producido un descuadre significativo entre el importe de la compra y el importe facturado correspondiente 3.2. Inicio del proceso El colaborador accede a este formulario tras iniciar el proceso. En él debe introducir la información necesaria para realizar la compra.

6 Cada solicitud puede estar compuesta de una o más líneas, que pueden tanto añadirse, modificarse o borrarse por separado. Los campos de cada línea de la solicitud son los siguientes: Campo Tipo de gasto Detalle Concepto Unidades Importe Unidad IVA Importe sin IVA Importe con IVA Presupuesto Descripción Categoría del producto o servicio que se va a comprar, a elegir entre la lista activa Detalle del producto o servicio elegido, en caso de que disponga de él Descripción más concreta del producto o servicio a adquirir Número de unidades del producto o servicio. Debe ser un número entero. Importe en euros del importe unitario del producto o servicio sin IVA. Debe ser un número con dos decimales obligatoriamente, utilizando el punto como separador de decimales. Porcentaje de IVA a aplicar al producto o servicio, a elegir entre los porcentajes en vigor. Importe resultante de multiplicar el número de unidades por el importe unitario. No es modificable. Se calcula posteriormente y no es modificable. Importe resultante de multiplicar el IVA por el importe sin IVA. No es modificable. Se calcula posteriormente y no es modificable. En caso de existir presupuesto asignado a la categoría de producto o a la categoría de producto y detalle, muestra el presupuesto disponible posteriormente y no es modificable. Debajo de las columnas de Importe sin IVA y con IVA se mostrará un sumatorio de cada una de esas columnas conforme se añadan más líneas a la solicitud. Tras completar estos datos, para obtener el cálculo de los importes resultantes, el solicitante debe presionar el botón Calcular, que le mostrará un formulario con los datos calculados, que puede modificar de nuevo si así lo desea. Los campos mostrados son los mismos que en el anterior formulario.

7 3.3. Consulta comprador En los casos en que el solicitante no sea el comprador y no se conozcan los datos exactos de la compra, la solicitud, tras indicar el solicitante que quiere consultar al comprador, le será enviada al comprador para completarla. Funcionará de igual manera que en el paso anterior, pero con la diferencia de que no podrá modificar la cabecera de la solicitud excepto el campo de Presupuestos solicitados. Las líneas por tanto podrán ser modificadas. Tras modificar las líneas, se hacen los cálculos de los importes y se muestran en el formulario. Una vez se graban los cambios, la solicitud vuelve al solicitante con los datos completados por el comprador.

8 3.4. Validación responsable Esta situación ocurrirá sólo cuando se quiera imputar el gasto a otro departamento diferente al del solicitante, por lo que deberá ser validada previamente por el responsable del solicitante, que se podrá elegir de la lista actual de responsables de unidades organizativas. Una vez elija al responsable, le llegará para que la acepte o rechace, no pudiendo realizar ninguna modificación sobre los datos de la solicitud Validación centro coste Cuando se han completado todos los datos de la solicitud, bien sea por el solicitante o bien por el comprador, se le envía al responsable del centro de coste al que se imputará la compra. El responsable verá el formulario con los datos para aprobar o rechazar la solicitud, sin poder modificar las líneas que la componen.

9 El responsable podrá añadir comentarios, que podrán ser leídos en todos los pasos posteriores y anteriores, pero no ser modificados. También podrá modificar los comentarios del solicitante. Si aprueba la solicitud continuará al siguiente paso, y en caso contrario, se la devolverá al solicitante para que la modifique Validación responsable área La solicitud es derivada a este paso cuando se produce una de estas dos situaciones: 1) La solicitud es para un determinado centro de coste en el que se debe validar no sólo por el responsable, sino también por parte de otra persona adicional. 2) La solicitud es mayor de 1500 euros, con lo que debe ser validada por la persona del Consejo Rector o Decano que corresponda en ese caso. El responsable de área o supervisor verá el formulario con los datos para aprobar o rechazar la solicitud, sin poder modificar las líneas que la componen.

10 El responsable podrá añadir comentarios, que podrán ser leídos en otros pasos, pero no ser modificados. Si aprueba la solicitud continuará al siguiente paso, y en caso contrario, se la devolverá al responsable del centro de coste para que la revise Finanzas La solicitud llega a Finanzas tras ser aprobada por los responsables que corresponda. En este formulario se podrá modificar el ejercicio y si está incluido dentro de presupuesto o no, así como aprobar o rechazar la solicitud.

11 Finanzas podrá añadir comentarios, que podrán ser leídos en otros pasos, pero no ser modificados. Si aprueba la solicitud continuará al siguiente paso, y en caso contrario, se la devolverá al responsable del centro de coste o de área para que la revise Gerencia Cuando ocurra una de las siguientes situaciones llegarán las solicitudes a este paso: 1) El importe total de la solicitud es mayor de 500 euros 2) La solicitud no está presupuestada Gerencia podrá añadir comentarios, que podrán ser leídos en otros pasos, pero no ser modificados. Si aprueba la solicitud se podrá realizar la compra, y en caso contrario, se la devolverá a Finanzas para que la revise Compra En el momento en que se aprueba definitivamente la compra, la solicitud le llega al comprador, siendo entonces cuando puede contratar con el proveedor la compra. Paralelamente llega un detallado en el que se indica que ya se puede realizar la compra.

12 El comprador revisará los datos, pudiendo modificar los importes si es necesario, siempre y cuando el importe definitivo no se haya visto incrementado en más de 100 euros respecto al original, en cuyo caso se realizará una nueva solicitud desde el principio, y finalmente los confirmará, con lo que la solitud pasará a estar pendiente de facturación. En caso de que haya alguna incidencia con el proveedor la realizar la compra, se podrá registrar indicándolo mediante el campo Incidencias proveedor Factura Tras realizarse la compra, los datos se envían al responsable de facturación, que deberá completar la información referente a las facturas que se deban pagar debido a la solicitud.

13 Cada solicitud puede tener asociada una o más facturas. Los campos de cada factura de la solicitud son los siguientes: Campo Descripción Número de la factura Importe de la factura Número identificativo de la factura Importe en euros de la factura Para que la responsable de facturación refleje los cambios realizados en los importes, deberá presionar Calcular, para que vaya al siguiente formulario, que mostrará los importes calculados. Podrá modificar el importe de la solicitud con el importe finalmente facturado.

14 3.11. Fin proceso compra Una vez se han recibido todas las facturas correspondientes a la solicitud, se envía al solicitante para que dé por cerrado el proceso. Verá todos los campos de la cabecera de la solicitud inicial, las líneas con las modificaciones que se hayan podido realizar durante el proceso, y las facturas asociadas, sin poder modificarse ninguno de estos datos. Tras revisar los datos de este formulario, el solicitante deberá cerrar el caso.

15 4. Notas de gasto Para realizar una nueva nota de gastos, cualquier colaborador de la Universidad podrá iniciarla, desde la opción de Nuevo Caso, haciendo doble click sobre Notas de gasto (Inicio del proceso). Desde allí se dirigirá al formulario de Inicio del proceso Campos A lo largo del proceso, se utilizarán los siguientes campos en la cabecera de la nota de gastos: Campo Descripción Ejercicio Presupuestado Motivo Centro de coste Departamento Comentarios solicitante Comentarios responsable Comentarios supervisor Comentarios Gerencia Fichero adjunto Aprobación responsable Aprobación Finanzas Aprobación Gerencia Año para el que se tiene en cuenta el gasto de cara a los presupuestos. Se podrá elegir entre el actual y el siguiente. Indica si el gasto estaba previsto dentro de los presupuestos del ejercicio indicado o no Motivo o causa para la realización del gasto Centro de coste en el que se imputará el gasto. Se podrá elegir entre una lista de todos los centros de coste activos. Muestra el departamento al que pertenece el colaborador. No es modificable Observaciones o comentarios que el colaborador quiera añadir sobre los gastos Observaciones o comentarios que el responsable haya realizado sobre los gastos. Observaciones o comentarios que el supervisor haya realizado sobre los gastos. Observaciones o comentarios que Gerencia quiera añadir sobre los gastos. Permite añadir un fichero con información complementaria para la nota de gastos Indicará si el responsable aprueba o no la nota de gastos para su posterior tramitación. Indicará si Finanzas aprueba o no la nota de gastos para su posterior tramitación. Indicará si Gerencia aprueba o no la nota de gastos para su posterior tramitación Inicio del proceso El colaborador accede a este formulario tras iniciar el proceso. En él debe introducir la información necesaria para indicar los gastos en los que ha incurrido.

16 Cada nota de gastos puede estar compuesta de una o más líneas, que pueden tanto añadirse, modificarse o borrarse por separado. Los campos de cada línea de la nota de gastos son los siguientes: Campo Descripción Fecha Tipo de gasto Detalle Concepto Unidades/Km Importe Presupuesto disponible Fecha en que se realizó el gasto Categoría del producto o servicio que se va a comprar, a elegir entre la lista activa Detalle del producto o servicio elegido, en caso de que disponga de él Descripción más concreta del producto o servicio a adquirir Número de unidades del producto o servicio, o kilómetros para el caso del kilometraje. Debe ser un número entero. Importe en euros del importe unitario del producto o servicio con IVA. Debe ser un número con dos decimales obligatoriamente, utilizando el punto como separador de decimales. Para casos como el kilometraje se calcula posteriormente en función del precio/km y el número de kilómetros. En caso de existir presupuesto asignado a la categoría de producto o a la categoría de producto y detalle, muestra el presupuesto disponible posteriormente y no es modificable. Debajo de la columna de Importe se mostrará un sumatorio de cada una de esas columnas conforme se añadan más líneas a la solicitud. Tras completar estos datos, para obtener el cálculo de los importes resultantes, el solicitante debe presionar el botón Calcular, que le mostrará un formulario con los datos calculados, que puede modificar de nuevo si así lo desea. Los campos mostrados son los mismos que en el anterior formulario.

17 4.3. Validación responsable Cuando se han completado todos los datos de la nota, se le envía al responsable del centro de coste al que se imputará el gasto. El responsable verá el formulario con los datos para aprobar o rechazar la nota, sin poder modificar las líneas que la componen. El responsable podrá añadir comentarios, que podrán ser leídos en todos los pasos posteriores y anteriores, pero no ser modificados. Si aprueba la nota continuará al siguiente paso, y en caso contrario, se la devolverá al solicitante para que la modifique.

18 4.4. Validación responsable área La nota es derivada a este paso cuando se produce una de estas dos situaciones: 3) La nota es para un determinado centro de coste en el que se debe validar no sólo por el responsable, sino también por parte de otra persona adicional. 4) La nota es mayor de 1500 euros, con lo que debe ser validada por la persona del Consejo Rector o Decano que corresponda en ese caso. El responsable de área o supervisor verá el formulario con los datos para aprobar o rechazar la nota, sin poder modificar las líneas que la componen. El responsable podrá añadir comentarios, que podrán ser leídos en otros pasos, pero no ser modificados. Si aprueba la nota continuará al siguiente paso, y en caso contrario, se la devolverá al responsable del centro de coste para que la revise Finanzas La nota llega a Finanzas tras ser aprobada por el responsable. En este formulario se podrá modificar el ejercicio y si está incluido dentro de presupuesto o no, así como aprobar o rechazar la nota.

19 Finanzas podrá añadir comentarios, que podrán ser leídos en otros pasos, pero no ser modificados. Si aprueba la nota continuará al siguiente paso, y en caso contrario, se la devolverá al responsable del centro de coste para que la revise Gerencia Cuando ocurra una de las siguientes situaciones llegarán las notas a este paso: 1) El importe total del gasto es mayor de 500 euros. 2) El gasto no está presupuestado.

20 Gerencia podrá añadir comentarios, que podrán ser leídos por Finanzas, pero no ser modificados. Si aprueba la nota se pagará el gasto, y en caso contrario, se la devolverá a Finanzas para que la revise Cierre solicitud Una vez se ha aprobado el gasto se envía al solicitante para que dé por cerrado el proceso. Verá todos los campos de la cabecera de la nota inicial y las líneas con las modificaciones que se hayan podido realizar durante el proceso, sin poder modificarse ninguno de estos datos. Tras revisar los datos de este formulario, el solicitante deberá finalizar el caso.