SI S.A.S. POLITICAS Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SAGRLAFT

Transcripción

1 SI.S.A.S., Para dar cumplimiento a lo ordenado en la Circular externa No de la Superintendencia Nacional de Sociedades, atendiendo específicamente a lo ordenado en el parágrafo segundo del numeral 4 de la misma, crea las políticas para el sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. 1.- OBJETIVO: Establecer, mediante estas políticas parámetros claros y acciones contundentes que permitan conocer por parte de todos los empleados, colaboradores, accionistas, contratistas, proveedores etc., las medidas que se adoptan, para la prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, buscando con ello blindar la compañía de cualquier situación ilícita que ponga en riesgo el buen nombre y la capacidad de realizar negocios con entidades de orden nacional e internacional. 2.- ALCANCE: El alcance de esta política se extiende a todos los empleados de la organización, al igual que a todos los clientes, proveedores y en general a todas aquellas personas jurídicas o naturales que tengan alguna relación comercial o contractual con la compañía. De lo anterior se pondrá en conocimiento a todos los interesados. 3.- DEFINICIONES: Con el fin de facilitar una clara comprensión y unificar el manejo de parámetros y procedimientos contenidos en estas políticas y en el Manual de Gestión de Riesgos LA/FT se transcriben los siguientes conceptos interés, contenidos en la normatividad que regula el tema en cuestión, (Código Penal Colombiano, Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, Circular Básica Jurídica de la SFC), entre otras. Lavado de activos: Según la Superintendencia de Sociedades, El lavado de activos es una figura que busca darle apariencia de legalidad a unos dineros de origen ilegal. Los delincuentes mediante el movimiento de activos y dinero,

2 buscan crear esa apariencia legal de sus ganancias, o por lo menos pretenden que sea difícil seguir o rastrear el origen ilícito de sus utilidades ilícitas. El artículo 323 del Código Penal Colombiano lo define así:, adicionado por el artículo 8 de la ley 747 de 2002 y modificado por el artículo 16 de la ley 1121 de El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, financiación del terrorismo, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de ocho (8) a veintidós (22) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales vigentes. Administración de recursos relacionados con actividades terroristas: Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 de la ley 1121 de Actividades ilícitas: En términos generales, son aquellas conductas o actividades que de conformidad con una norma vigente ostentan el carácter de ilícitas, esto es, contra derecho. En relación con el lavado de activos, es evidente que el desarrollo de esta conducta constituye la realización de una actividad ilícita, máxime cuando la legislación penal la tipifica como delito. Activo ilícito: Es aquel que proviene de cualquier actividad delictiva, como: actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, delitos contra el sistema financiero, la administración pública, o vinculados con el producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir, relacionada con el tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas.

3 Administración de riesgos: Proceso interactivo que consta de pasos, los cuales, cuando son ejecutados en secuencia, posibilitan una mejora continua en el proceso de toma de decisiones. Término aplicado a un método lógico y sistemático de establecer el contexto, identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear y comunicar los riesgos asociados con una actividad, función o proceso de una forma que permita a las organizaciones minimizar pérdidas y maximizar oportunidades. Administración de riesgos es tanto identificar oportunidades como evitar o mitigar pérdidas. Administradores: Son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones. Agentes económicos: Son todas las personas naturales o jurídicas que realizan operaciones económicas dentro de un sistema. Asociados: Son los denominados socios o accionistas, es decir, aquellas personas que ostentan la titularidad de las cuotas sociales, partes de interés o acciones en una sociedad mercantil. Autocontrol: Es la voluntad del empresario y los administradores para detectar, controlar y gestionar de manera eficiente y eficaz los riesgos a los que está expuesta su empresa. Beneficiario final: Es toda persona natural o jurídica que, sin tener la condición de cliente, es la propietaria o destinataria de los recursos o bienes objeto del contrato o se encuentra autorizada o facultada para disponer de los mismos. Canales de distribución: Medios que utiliza la empresa para ofrecer y comercializar sus bienes y servicios, como por ejemplo establecimientos comerciales, venta puerta a puerta, Internet o por teléfono. Cliente: Es la persona natural o jurídica con quien la Compañía establece relaciones de origen legal, comercial o contractual, etc., en desarrollo de su objeto social.

4 Confirmar: Es el proceso de ratificación de la información recaudada y verificada. Implica la observancia de los manuales. Conflicto de interés: Situación que se le presenta a una persona, en razón de su actividad, con distintas alternativas de conducta y con relación a intereses incompatibles, ninguna de las cuales puede recomendar en razón a sus obligaciones legales y contractuales. Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT. Contraparte: Personas naturales o jurídicas con las cuales la empresa tiene vínculos de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Es decir; accionistas, socios, empleados, clientes y proveedores de bienes y servicios. Debida Diligencia: Equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Existen dos interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividad empresarial. La primera, se concibe cómo actuar con el cuidado que sea necesario para reducir la posibilidad de llegar a ser considerado culpable por negligencia y de incurrir en las respectivas responsabilidades administrativas, civiles o penales. La segunda, de contenido más económico y más proactivo, se identifica como el conjunto de procesos necesarios para poder adoptar decisiones suficientemente informadas. Empresa. Las sociedades comerciales y las sucursales de sociedades extranjeras según la definición del Código de Comercio, las empresas unipersonales regidas por la Ley 222 de 1995, la sociedad por acciones simplificada según la Ley 1258 de 2008 y demás personas jurídicas que estén bajo vigilancia de la Superintendencia de Sociedades. Evento: Incidente o situación de LA/FT que ocurre en la Compañía durante un intervalo particular de tiempo. Factores de riesgo: Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT, que aplican de acuerdo con la naturaleza de la actividad de la Compañía. En

5 SI.S.A.S., se encuentran, como mínimo los siguientes: Clientes, proveedores, Productos, Canales de distribución, entre otros. Financiación del terrorismo: Delito que comete toda persona que incurra en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal. Gestión del riesgo de LA/FT: Consiste en la adopción de políticas y procedimientos que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT. Grupo de Acción Financiera Internacional. GAFI: Organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos y financiación del terrorismo. Herramientas: Son los medios que utiliza la EMPRESA para prevenir y controlar que se presente el riesgo de LA/FT y para detectar operaciones inusuales o sospechosas. Dentro de dichas herramientas se deben mencionar, entre otras, las señales de alerta y los aplicativos tecnológicos. LA/FT: Lavado de activos y financiación del terrorismo. Listas nacionales e internacionales: Relación de personas que de acuerdo con el organismo que las pública, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por Internet u otros medios técnicos las listas OFAC, INTERPOL, Policía Nacional, entre otras. Máximo Órgano Social: Se le conoce como asamblea de accionistas o junta de socios y se conforma cuando se reúnen los socios o accionistas respectivamente. Monitoreo: Evaluación periódica de las políticas y procedimientos empleados en la organización, para optimizar la eficiencia de los reportes. Omisión de denuncia de particular: Consiste en tener conocimiento de la comisión de los delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal y no denunciarlos ante las autoridades competentes.

6 Operación intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos no permitieron realizarla. Estas operaciones también deberán reportarse a la UIAF. Operación inusual: Es aquella cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos. Operación sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones deben ser reportadas a la UIAF. Personas expuestas públicamente (PEP`s): Son personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo manejan recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre estos o gozan de reconocimiento público. Políticas: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención y el control del riesgo de LA/FT en la Organización. Prevención de riesgo LA/FT: Es la implementación de políticas y procedimientos que incluyen mecanismos y controles de información, relacionados con la actividad de lavado de activos y financiación del terrorismo, con lo cual la gestión de la organización genera una disuasión mediata, como prevención general dirigida a las personas y organizaciones involucradas en estas actividades. Producto: Son las operaciones legalmente autorizadas que puede adelantar LA EMPRESA mediante la celebración de un contrato. Bienes y servicios que ofrece o compra una empresa en desarrollo de su objeto social.

7 Proveedor: Todas aquellas personas naturales o jurídicas con las que se establece y/o se mantiene una relación contractual de inversión, la prestación de cualquier servicio y/o suministro de cualquier producto propio de su actividad, o el recibo de dinero por la realización de cualquier actividades, según el objeto social de la empresa. Reportes externos: Son los reportes que deben hacer las organizaciones ante la UIAF, esto es, ROS (negativos o positivos) y transacciones en efectivo (negativas y positivas). Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la empresa y pueden ser efectuados por cualquier empleado o miembro, que tenga conocimiento de una posible operación inusual o sospechosa. Riesgo de LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la Compañía por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones, como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados: El legal, el Reputacional, Operativo y de Contagio, a los que se expone la empresa, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades. Riesgos asociados al LA/FT: Son los riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT. Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre la Compañía al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado de incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. El riesgo legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos

8 involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones. Riesgo operativo: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias o fallas en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores. Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre la Compañía por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de objeto social, que cause disminución de ingresos o procesos judiciales. Riesgo inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles. Riesgo residual o neto: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles. Señales de alerta: Son circunstancias particulares que llaman la atención y justifican un mayor análisis al interior de la organización dado que pueden ameritar un reporte ante la UIAF. Sistema de control de riesgos LA/FT: Sistema de prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. Segmentación: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características. Variables de segmentación Servicios: Son todas aquellas interacciones de las entidades sometidas a inspección y vigilancia de la SFC con personas diferentes a sus clientes. Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF: Es una Unidad Administrativa Especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y

9 Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos. Usuarios: Son aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser clientes, la entidad les presta un servicio. Verificar: Es el proceso mediante el cual se comprueba que el formulario de conocimiento de la contraparte interna y externa, ha sido debidamente diligenciados y que la información suministrada es verdadera y que la información contenida en los formularios esté debidamente soportada por los documentos exigidos por la entidad. 4.- ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE RIESGOS LA/FT SI.S.A.S., implementará los siguientes elementos para la adopción del Sistema de Administración de Riesgos LA/FT: a.- Desarrollo de manual para el Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. b.- Serie de procedimientos que se desarrollaran para llevar a cabo el Sistema de Control de Riesgos LA/FT. c.- Soporte Documental: las etapas y los elementos del Sistema de Administración de Riesgos LA/FT implementados constarán en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información contenida. d.- Estructura Organizacional: La Gerencia General, apoyada en todo el personal de la Compañía, trabajara para mantener la efectividad en el cumplimiento de estas políticas y el manual de Riesgos SARGLAFT

10 e.- Órganos de Control: El Principal órgano de Control será el oficial de cumplimiento, quien es el encargado de suministrar y rendir informes a la Gerencia General f.- Infraestructura Tecnológica: El representante Legal suministrara una serie de herramientas necesarias para el correcto funcionamiento y puesta en marcha de estas políticas y el manual de procedimientos del SARGLAFT g.- Divulgación e información: La información se divulgara oportunamente a todos los interesados. h.- Capacitación: Se capacitara a todo el personal de la compañía en el manejo y correcto funcionamiento del manual de procedimientos y el cumplimiento de etas políticas. 5.- ESTABLECIDAS POR SI.S.A.S. 1. Es política de Si S.A.S., sus accionistas, sus sociedades filiales, y de estricto cumplimiento para sus empleados, clientes y proveedores, el avalar, difundir y cumplir con todas las exigencias legales de las autoridades Colombianas, más las que dictan las normas de ética y el sentido común de los principios y valores que rigen la sociedad. 2. Con el fin de cumplir con todas las normas y confirmar el compromiso con la circular de la Superintendencia de sociedades de Colombia, Si S.A.S. creara un manual de, el cual será reconocido y exigirá su cumplimiento a todos los grupos de interés de la Compañía. 3. Todos los prospectos a ser clientes, empleados y proveedores de Si S.A.S. serán consultados en las bases de datos de control por medio de una compañía Externa Especializada ya contratada para tal fin, y a la cual se

11 4. Se efectuará control y verificación continuos y se reportara cada vez que se encuentre una operación sospechosa e inusual; Adicionalmente cada trimestre se realizará el reporte a la UIAF del ROS y de efectivo. 5. La compañía, no realizará pagos en efectivo salvo eventos en los cuales pueda presentarse un daño en el sistema, lo cual se reportara a la UIAF o por aquellos desembolsos cuya suma sea inferior al 15% del Salario mínimo mensual legal vigente SMLMV (hoy $ ). 6. Si S.A.S., debe necesariamente recibir pagos en efectivo por parte de sus clientes en sus almacenes los cuales son hechos directamente al momento de compra, pero confirma como tope máximo por operación la cifra equivalente a 16 SMMLV (hoy aproximadamente $ ) para los almacenes al detal y ventas a personas naturales. Sí se presentará algún negocio superior a este valor, se aceptará una vez lo haya revisado el representante legal o el oficial de seguimiento. En el caso de la Agencia o Ventas Institucionales el topo máximo de dinero en efectivo a recibir será de 48 SMMLV $ (hoy aproximadamente $ ). A partir de este monto no se recibirán pagos en efectivo salvo estudio y posterior aceptación de la Gerencia General de la compañía quien analizará el caso a la luz de nuestro sistema de y hará el reporte respectivo a las autoridades. Igualmente se evitará recibir pagos de terceros en efectivo, haciendo la salvedad de que por necesidades del mercado y del tipo de clientes jurídicos que por su objeto social reciben igualmente

12 efectivo del público, deberá aceptar pagos en efectivo, pero consignados previamente en instituciones bancarias, lo cual igualmente será reportado a las autoridades. Si S.A.S. aceptará pagos en efectivo igualmente por compras de productos realizados por parte de sus empleados, los cuales tendrán un tope máximo de dos salarios mínimos mensuales legales vigentes (hoy aproximadamente $ ). 7. Cualquier empleado que tenga información relacionada con un acto prohibido o ilegal, inusual o sospechoso, deberá reportar inmediatamente ese hecho al oficial de cumplimiento asignado por la compañía. Los Empleados podrán hacer el reporte en forma escrita y anónima si lo desean o a través de los siguientes medios, pero siempre dirigido al oficial de cumplimiento: a. Buzones de sugerencias. b. Correo electrónico (reporte@almacenes-si.com). c. Línea telefónica (57) (2) d. Dirigiendo su comunicación al oficial de cumplimiento de la oficina principal de la compañía. 8. La compañía velará por que los Empleados, Clientes, Proveedores, Outsourcing y Contratistas estén debidamente informados acerca de la obligación de reportar cualquier actividad prohibida, ilegal, inusual o sospechosa, de la cual tengan conocimiento. Para efectos de lo anterior se recordará a todos los grupos de interés en especial a los empleados, que nunca se tomarán represalias

13 contra quien realice un reporte. 9. Se debe informar y/o recordar de forma continua a todos los empleados y demás grupos de interés, quien es el oficial de cumplimiento, haciendo publicaciones en cartelera, revista y comunicados interiores, o en pantallas del sistema, en las capacitaciones de y en la inducción de ingreso del nuevo personal. 10. Es prohibido al interior de la Compañía solicitar o aceptar regalos, pagos, préstamos, servicios de cualquier naturaleza, compensaciones, etc., de los Proveedores, Clientes, Competidores u otras personas naturales o jurídicas que tengan interés en hacer negocios con la Compañía. Con respecto a lo anterior se hace la salvedad que no están restringidos aquellos regalos menores que tengan carácter simbólico: libros, almanaques, material publicitario o de similar naturaleza. En caso existir dudas sobre el particular se debe consultar al oficial de cumplimiento. 11. Todos los acuerdos de negocios deben celebrarse bajo el principio de la buena fe y libres de cualquier tratamiento favorable que pueda resultar de un interés personal del empleado o administrador. 12. Es política de la Compañía cumplir con las leyes de cada país en donde se tienen relaciones necesarias para el funcionamiento de la organización. Para lo anterior y con el fin de cumplir con lo establecido por la circular y demás, la compañía contratará Asesoría Legal en

14 los países tenga presencia comercial o se realicen transacciones legales para el negocio, cuando así se requiera. Adicionalmente, es responsabilidad de la Dirección de la Compañía y de los empleados que dentro de sus funciones tengan interacción comercial con otros países, el estar familiarizados con las leyes y regulaciones de las que son responsables, tanto de cumplirlas como de hacerlas cumplir en el país de origen y en Colombia. 13. Si un empleado tiene inquietud sobre si una transacción o actividad es sospechosa o inusual, debe consultar al oficial de cumplimiento por cualquiera de los sistemas de comunicación establecidos por la compañía para tal fin. El oficial de cumplimiento deberá tener apoyo jurídico para tomar sus decisiones ya sea al interior de la compañía o a través de consultores externos. 14. Es responsabilidad del representante legal de la compañía asegurarse que los empleados tengan conocimiento y conciencia de sus responsabilidades al respecto, a través de la divulgación pertinente por cualquiera de los medios de comunicación disponibles para tal fin. 15. Cuando la Compañía, de acuerdo con las normas aplicables deba suministrar información al público o a las autoridades, esta será entregada dentro de los plazos legales únicamente a través del representante legal o en su defecto el oficial de cumplimiento. Toda información, como también todas las comunicaciones públicas, deberá ser completa, justa, real, oportuna y entendible. 16. El cumplimiento de las leyes y circulares referentes a la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo al igual

15 que el código de ética o de Conducta aplica para todos los empleados y administradores de la Compañía, quienes deben actuar siempre bajo los principios de la buena fe, el respeto y la lealtad. 17. La compañía mantendrá los respaldos o archivos con la información de todos los clientes, proveedores, empleados y demás grupos de interés, de acuerdo con las leyes establecidas por los órganos legislativos para la conservación de registros. Los registros informativos y custodia de la información referente a los casos de serán salvaguardados por lo menos 5 años acorde con los términos de la circular , aunque por las leyes nacionales que atañen a otros ítems estos permanecerán el mayor tiempo que establezca la ley. 18. Cada persona que tenga interés en trabajar con la compañía, al igual que cada empleado, deberá someterse a un procedimiento de selección en el cual se realiza además de los estudios Psicotécnicos y de competencias para las labores, un estudio de Seguridad y filtro en la listas de riesgos. El personal que se vincule en cualquiera de los cargos considerados como críticos en materia de seguridad al participar en el proceso de inducción, debe ser informado de las Políticas de Seguridad y. Una vez al año se realizará una re inducción para toda la compañía en todos los niveles, iniciando en el mes de diciembre de La compañía mantendrá mecanismos para la prevención, detección o

16 consumo de sustancias psicoactivas. Adicionalmente, dentro del proceso de inducción de todo el personal administrativo contratado por la compañía, se debe incluir un capítulo informativo sobre las Políticas de Seguridad. Apoyados en el área de Seguridad, dentro de sus programas de capacitación coordinará charlas para el personal sobre el, especialmente a las personas que ocupan cargos críticos. 19. Se cuenta con Procedimientos de Seguridad, con CCTV, control de ingreso y salida de personas y vehículos, servicio de seguridad interna las 24 horas. 20. Por instrucciones de junta directiva se incluirá un capítulo especial sobre el informe de SAGRALFT en los informes de gestión de la Compañía tanto para Asamblea de Accionistas como para junta directiva. 6. POLÍTICAS PARA MANEJO DE CLIENTES Cada nuevo Cliente que se vincule a la Compañía debe documentarse con un formulario de registro, teniendo en cuenta los limites de cuantía, antes referidos. Filtrarse en los organismos de control. Los clientes existentes con anterioridad a la puesta en marcha de estas políticas, se documentaran y registran a partir de la creación del manual del SARGLAFT. Creación de un archivo de procesos internos con los clientes SARGLAFT.

17 Se excluyen los compradores en distribuidores o tiendas sobre los que la Compañía no tenga control alguno Cada Cliente que no se encuentre dentro de los referidos en el punto anterior, se les ingresara en una base de datos. Actualización de datos de los clientes. Se deben archivar las consultas realizadas a las entidades de control. Solicitar a las PEP, autorización para contratar y demás información que permita verificar y constatar la legalidad de las operaciones. Toda transacción con PEP, debe ser autorizada por un Órgano Superior. Diseñar procedimientos que permitan el conocimiento proveedores. de los Debe existir un procedimiento para el conocimiento de clientes que realicen transacciones no presenciales. Se tendrán procedimientos establecidos para consultar en listas de restricción. Implementar procedimientos para el conocimiento de beneficiario final, hasta donde sea posible DEL ASOCIADO Diseñar manual de procedimientos del asociado.

18 6.2. DEL EMPLEADO Establecer Políticas para la contratación y el conocimiento de los empelados, procedimiento de selección, ingreso de personal externo como impulsadoras o empleados de los concesionarios. Capacitar al personal en todo lo referente al manual y el cumplimiento de estas políticas. Todo empleado que resulte involucrado en algún suceso referente a lavado de activos y control del terrorismo, debe manejarse su caso, con la aplicación de los procedimientos establecidos para ello. Actualización de datos de los empleados. 7.- FORMATOS Cada uno de los reportes, actualización de datos, manejo de clientes, usuarios, información de PEP, y demás temas reaccionados con estas políticas y el manual de SARGLAFT, se realizaran en formatos establecidos para ello, ya sean físicos o electrónicos. 8.- OPERACIONES INUSUALES Toda operación inusual o sospechosa debe manejarse cumpliendo con el procedimiento establecido para ello. 9.- DOCUMENTACIÓN 9.1 Todos los negocios y contratos que celebre la empresa debe ser debidamente documentada y archivada. 9.2 Toda la documentación de interés de la empresa debe ser conservada en

19 cumplimiento de los procedimientos internos para ello y con apego a la normatividad legal que regule la materia RECEPCION Y ATENCIÓN DE RESPUESTAS A REQUERIMIENTOS. Se deben respetar los términos legales para el manejo de requerimientos, ya sean legales, de particulares o autoridades de control UIAF Se deben respetar los procedimientos establecidos en la empresa para los reportes, en caso que los haya, y los contenidos en la circular No ASPECTOS GENERALES: 1. No prestar el nombre de la compañía para realizar negocios o movimientos de dinero de terceros. 2. Dudar de cualquier propuesta de negocio que represente rentabilidades injustificadas e injustificables. 3. Dudar de proveedores que suministren productos a precios menores o iguales que su costo, e incluso a precios mucho menores que los normalmente ofrecidos en el mercado. 4. No prestar ningún producto financiero de la compañía para efectuar operaciones financieras de terceros. 5. Para todos los pagos por transferencia, únicamente transferir a cuentas a nombre del beneficiario del pago. 6. Para todos los pagos en cheque, únicamente para consignación en cuenta del primer beneficiario.

20 7. Dejar evidencia completa y suficiente de todas las transacciones de los productos financieros. 8. En los procedimientos de creación de clientes y proveedores, solicitar documentación completa para conocer a la empresa o persona como: Certificado de Cámara de Comercio, Rut, Estados Financieros, Referencias Bancarias y/o Comerciales. 9. En contratos de cuantías considerables, efectuar visitas a las instalaciones del cliente o proveedor. 10. Realizar consulta de los potenciales clientes y proveedores en las listas internacionales, mínimo en la OFAC o lista Clinton. 11. Tener documentos soporte de la totalidad de operaciones con clientes y proveedores. 12. En caso de identificar actividades sospechosas por algún funcionario de la compañía relacionadas con Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo, denúncielo en el canal ético dispuesto por la compañía: reporte@almacenes-si.com. 13. En la prevención de lavado de activos, los empleados, proveedores y clientes podrán denunciar en este canal cualquier actividad sospechosa de lavado de activos y financiación del terrorismo en la que pueda verse involucrada la compañía. 14. En caso de conocer de actividades sospechosas de personas y empresas relacionadas con el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, absténgase de realizar cualquier tipo de negocio, contrato o transacción en

21 nombre de SI S.A.S. Igualmente puede reportarla a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), o ros@uiaf.gov.co. 15. Realizar campañas de divulgación de la presente política con empleados, clientes y proveedores para fortalecer la cultura de denuncia frente a hechos ilegales de esta índole RIESGOS ASOCIADOS Para tomar conciencia de la importancia que tiene la prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo, se describen a continuación los riesgos asociados a una práctica de negocios sin control y/o desconocimiento del tema: Pérdida de reputación. Desprestigio comercial. Ser incluidos en listas negras. Pérdida de acceso a los servicios y productos del sistema financiero. Pérdida de relaciones comerciales con otros países. Pago de multas y sanciones. Problemas legales en procesos judiciales. Los aspectos generales descritos en esta política deben integrarse en todos los procedimientos relacionados con tesorería (pagos, recaudos y demás transacciones relacionadas), compras (negociaciones con proveedores de bienes y servicios) y ventas.