Organización de Eventos IV

Transcripción

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2 Índice Consigna 3 We Color Festival Ficha Técnica 5 Perfil del Publico..8 Auspiciantes.. 9 Resumen Ejecutivo.11 Detalle de Proveedores...13 Costos...31 Posibles Auspiciantes..32 Conclusión

3 Trabajo Practico Nº4 Megaevento Musical We Color Festival Consigna: 1. Elegir y contextualizar (nombre, fecha, hora, lugar, perfil del público, auspiciantes y tipo, etc.) un megaevento musical real 2. Realizar el esquema formal del resumen ejecutivo para el megaevento 3. Mencionar y discriminar los costos fijos y variables que seguramente debió afrontar el megaevento 4. Determinar posibles nuevos auspiciantes 3

4 We Color Festival We Color Festival, es un evento musical al aire libre con muchos colores y una filosofía única y sumamente particular. Vivimos en ciudades grises, nos convertimos en personas grises. Somos prisioneros de la polución, el consumo y el estrés. El amor y los sueños parecen lejanos. No hay esperanzas, hasta que encontramos un escape. Un grupo de rebeldes encontraron un lugar para levantarse contra la oscuridad donde bailamos, donde nos reímos, donde amamos y donde somos nosotros. La idea es escapar por un día de 15 a 22 horas a un lugar natural para compartir con otros Color Riders las explosiones de colores. Bajo el color todos son iguales para festejar la rebelión junto a comidas y bebidas. Bailar con bandas y Dj s. Siempre que festeja una rebelión hay fiesta y habrá sorpresa para los integrantes. Se festeja el triunfo sobre lo gris y seguirá la rebelión buscando Color Riders que se animen a unirse a la causa. 4

5 Ficha Técnica Evento: Musical Nombre: WE COLOR FESTIVAL Fecha: 28 de noviembre de 2015 Hora: De 14:00 a 22:00 horas Lugar: Hipódromo de San Isidro Importante: SE SUSPENDE POR LLUVIA Contacto: hola@wecolor.com CONTACTO 5

6 COMO LLEGAR ORGANIZÁ TU LLEGADA 6

7 PUNTOS DE VENTA: 7

8 Perfil del Público Dentro del público participante, se puede destacar jóvenes entre 18 a 35 años. La organización pone como único requisito que para ser un Color Rider tener que ser mayor de 18 años y a los eventos tampoco está permitido el ingreso de mascotas. La música que predomina es la electrónica, aunque hay bandas en vivo que varían los tipos de gustos musicales. Pero preferentemente es para personas que le guste la música electrónica, los espacios verdes (al aire libre) como así también mancharse todo su cuerpo de colores. El costo de la entrada no está dentro de un precio accesible, esto marca también el target del público que se desea para el evento. 8

9 Auspiciantes Dentro de los auspiciantes de la We Color Festival, se puede destacar a Nokia, Personal, Spotify y TuEntrada.com, como los principales auspiciantes del evento. Luego en segundos planos figuran marcas como Quilmes, Nexum, ICBC, GoodPeople, entre otros. Se puede mencionar que los auspiciantes del megaevento musical, son patrocinios por el tipo de evento que es. 9

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11 Resumen Ejecutivo Ficha Técnica: Nombre Evento WE COLOR FESTIVAL Musical Fecha 28 de noviembre de 2015 Hora Lugar Importante Contacto Participantes De 14:00 a 22:00hs. Hipódromo de San Isidro Se suspende por lluvia hola@wecolor.com personas Servicios/Productos Costos IVA (21%) TOTAL Locación $ $ Bandas Musicales $ $ Ambientación $ $ Escenografía $ $ $ Juegos $ $ $ Fotos y Videos $ $ $ Shop de We Color $ $ $ Seguridad $ $ $ Grafica $ $ $ Baños químicos $ $ $ Seguros art y otros $ $ $ Sonido e Iluminación $ Publicidad $ Grupo electrógeno $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 11

12 Puestos de Comidas $ $ $ Primeros auxilios $ $ $ Recursos Humanos $ $ $ Limpieza $ $ $ SUBTOTAL $ $ $ Imprevistos 15% $ $ $ Honorarios 15% $ $ $ TOTAL $ Precio por Persona $ $ $ $ $ Importante: El presupuesto se presenta en pesos argentinos ($). Los imprevistos se encuentran por cualquier situación que suceda y por consecuencia se deberían utilizar, el mismo esta detallado como un 15% del Subtotal. 12

13 Detalle de Proveedores Locación: El Hipódromo de San Isidro es un hipódromo que está ubicado en el Partido de San Isidro, en la provincia de Buenos Aires, Argentina. Cuenta con una pista de césped de metros de longitud por 45 metros de ancho, lo que permite realizar carreras de metros sin codo, además posee una de arena de metros de largo por 31 de ancho, mientras que con un codo interno su trazado se reduce a metros. La locación seleccionada, es una de las principales elegidas para la realización de eventos con público masivo por sus fáciles accesos y reconocido y prestigioso renombre. Precio por Persona $ 13

14 Bandas Musicales: Se contara con la presencia de reconocidos Dj s como así también bandas reconocidas del momento como así también populares y el gran cierre estará de la mano del prestigioso Maxi Trusso. Precio por Persona $ 14

15 Ambientación: PM Ambientaciones, desarrolla propuestas a la medida que reflejan el espíritu de cada evento, ya sea corporativo, social, megaevento, brindando soluciones creativas que provocan un impacto altamente positivo en los participantes. Precio por Persona $ 15

16 Escenografía: PM Ambientaciones, además de llevar adelante la ambientación del evento. Propone ambientar y crear mega estructuras novedosas para captar la atención de absolutamente todos los participantes. Precio por Persona $ 16

17 Juegos: Los juegos estarán a cargo del personal creativo de We Color Festival, los cuales proponen pintar los cuerpos mediante planchas pre diseñado y pintura apta para la piel. Precio por Persona $ 17

18 Foto y Video: Tanto la fotografía como los videos están a Gorrión Films. Una productora de jóvenes dedicada a dar soluciones integrales en un alto nivel, respaldados por equipos de última generación como así también islas de edición y equipos de sonido de primeras marcas. Subtotal $ 18

19 Shop de We Color Festival: La We Color Festival, cuenta con stand de ventas de indumentaria propia como así también venta de bolsas con polvos de colores. Solo las que se venden en el predio son aptas para el ingreso. Subtotal $ 19

20 Seguridad: La seguridad del evento se encontrara a cargo de SegurArg, una empresa que provee soluciones de protección, garantizando la tranquilidad de los clientes y participantes. Subtotal $ 20

21 Gráfica: Toda la gráfica de publicidad como colocada en la locación en día del evento, estará a cargos de Creamos Soluciones. Una empresa de diseños gráficos e imprenta con profesionales especializados para cada evento. Subtotal $ 21

22 Baños Químicos: La empresa Basani, son quienes proveerán de los baños químicos del evento. Dicha empresa es seleccionada por su amplia gama de productos, como así también antigüedad y prestigio en el mercado. Subtotal $ 22

23 Seguros art y otros: Todos los empleados como así también colaboradores deben encontrarse asegurados, es por esto que se decidió contratar a Prudencias Seguros. Subtotal $ 23

24 Sonido e Iluminación: MemeBouquet Dj s serán los encargados de llevar adelante la iluminación y sonido de todo el evento, como así también realizarán un show especial para iniciar el evento. Subtotal $ 24

25 Publicidad: La publicidad de la We Color Festival estará a cargo de Vanesa Pellizzeri, reconocida jefa de prensa en el ambiente de los eventos y modelos. Subtotal $ 25

26 Puestos de Comida: En el mayor festival de color de la Argentina, además de naturaleza, música y color, también vas a encontrar una plaza gastronómica variada. Elegimos los mejores foodtrucks y ofrecemos sabores que agradan a todos los gustos: pizzas, sándwiches, asados, menús vegetarianos y muchas otras opciones para probar entre una tirada de color y otra. Subtotal $ 26

27 Primeros Auxilios: Emergencias 24, será la empresa privada de ambulancias y primeros auxilios ante cualquier inconveniente que pueda llegar a surgir. Subtotal $ 27

28 Recursos Humanos: Dentro de los Recursos Humanos destinados para el evento se pueden mencionar alguno de ellos como, colaboradores, asistentes técnicos, coordinadores y asistente de coordinación, acreditaciones, promotoras, entre otros. Se pude destacar que todo el personal destinado a la organización de la We Color Festival se encuentra capacitado y apto para llevar adelante dicho megaevento. Subtotal $ 28

29 Limpieza: La limpieza durante y una vez finalizado el evento estará a cargo de la empresa Linser, quienes aseguran un resultado que satisfaga las necesidades y supere las expectativas del cliente. Subtotal $ 29

30 Honorarios Productor de Eventos: La producción de la We Color Festival está a cargo de Whole Events, una empresa destinada a la organización de megaeventos, con gran experiencia en el mercado y con profesionales capacitadas en el tema. La empresa está a cargo de Maria Laura Defino y Gisela Strajch, quienes junto a su equipo de colaboradores tienen como objetivo principal toda la producción, armado, desarrollo y técnica de todo el evento. Subtotal $ 30

31 Costos Costos Fijos: Los costos fijos son aquellos que no se modifican con la cantidad de asistentes como: Locación Bandas Musicales Ambientación Escenografía Fotos y Video Shop de We Color Gráfica Sonido e iluminación Publicidad Grupo Electrógeno Primeros auxilios Costos Variables: Los costos variables son aquellos que su precio varía según la cantidad de asistentes como: Juegos Baños químicos Seguros de Art y otros Puestos de comida Recursos Humanos Limpieza 31

32 Posibles auspiciantes Todas estas empresas podrían ser auspiciantes del We Color, ya que todas son marcas que se identifican con la juventud participante. APPLE Patrocinio CONVERSE - Patrocinio SWATCH - Patrocinio 32

33 DEAN & DENNYS - Patrocinio SPEED - Patrocinio VITAMIN WATER - Patrocinio 33

34 Conclusión Hemos seleccionado un megaevento musical como la We Color Festival, ya que nos resultó un evento diferente a los que nos encontramos acostumbrados. Tienen muchos colores, está destinado al público joven, tiene relación con la naturaleza, y utilizan elementos de comunicación llamativos e interesantes. Es por esto que seleccionamos dicho evento, ya que nos gustaría poder es un futuro organizar producciones de este estilo, cuando nos referimos a lo musical. 34