COMO ASIGNAR CODIGO CONTABLE A EXTENSIONES EN ELASTIX

Transcripción

1 EN ELASTIX Los Códigos Contables (Account Code) son muy utilizados en la mayoría de negocios o empresas para identificar contablemente los diferentes departamentos o unidades que forman el negocio, estos también se utilizan para el control de gastos y recursos. Elastix permite asignar un Código Contable a cada una de las extensiones creadas en el sistema, ya sea en el momento de crearla o después, de esta manera cuando se generan los reportes de llamadas se pueden filtrar por medio de este código, para obtener un reporte específicamente solo de las extensiones que forman parte de la unidad o departamento respectivo. En esta Guía se explica cómo asignar un Código Contable a las Extensiones en Elastix La ambición al dinero no es malo; lo malo dependerá de lo que se hace con el Cursos de Entrenamiento en Telefonía IP y Call Center con Asterisk/Elastix

2 Elastix permite a través de los parámetros de configuración de cada extensión, asignar un Código Contable (Account Code) así poder agrupar bajo un mismo código, todas aquellas extensiones que pertenecen a un departamento o área dentro del negocio, de esta manera al momento de generar los reportes se facilita grandemente la generación, seleccionando el código correspondiente del área que se desea ver. Hace un tiempo realice una instalación de un sistema Elastix en una institución que tiene varias sucursales, con un aproximado de 60 extensiones en total, me solicitaron poder crear reportes de llamadas por sucursal; esta funcionalidad me sirvió para ese propósito. Facturación de llamadas: Cuando un Servidor PBX-IP Elastix da servicio a más de 20 extensiones, distribuidas en diferentes áreas o departamentos dentro de una empresa o negocio, el control del registro de llamadas se hace un poco tedioso o complicado, en especial para la generación de reportes, es muy común por aspectos contables o por controles internos, que se generen mes a mes reportes de llamadas de los diferentes departamentos que componen el negocio. Si la cantidad de extensiones sobrepasa las 20, el volumen de llamadas es elevado, un reporte al final del mes puede ser del orden de los cientos de páginas, a raíz de esto se hace necesario una mejor manera de obtenerlo. Elastix incorpora un sistema bastante eficiente y completo para el reporte y facturación de llamadas, lo suficiente para aquellos que se dedican a dar servicio de telefonía a terceros, la opción Account Code, es de gran utilidad ya que les permite diferenciar rápidamente entre un cliente y otro, así al momento de generar los reportes de llamadas, lo hacen seleccionando el account code que en su defecto puede ser el nombre de cliente o un código que lo identifique, lo mismo para listar el detalle de llamadas por extensión. Este sistema es muy práctico cuando queremos saber por ejemplo, a quien llaman nuestros usuarios, o quien los llama, y otros datos relativos a las mismas, como el tiempo establecido, resultado de la llamada (si estaba ocupada o no disponible, o si fue contestada), etc. Es muy similar en cierto sentido al sistema de Estadísticas aplicable a las Colas. Pero es bastante limitado en lo que se refiere a controlar el flujo de la llamada, ya que la cantidad de información que registra es bastante escueta. Pero en este caso, se aplica para el 100% de las llamadas entrantes y salientes, e inclusive llamadas que se realicen dentro del Servidor Elastix. Los usos más típicos que suelen darse para este sistema son: Control de Llamadas Sistemas de Facturación a Terceros Análisis y Depuración del Sistema Estadísticas varias. Página - 1

3 Procedimiento para asignar Código Contable a Extensión en Elastix Como requisito previo tenemos que haber definido el código contable que vamos a utilizar, una manera fácil y práctica es colocar directamente el nombre del área o departamento al que pertenece la extensión, si lo quieren hacer un poco más formal, tienen que preguntar al departamento de contabilidad el código de cada uno de las áreas y asignarlo. El procedimiento es bastante sencillo, si ya están creadas las extensiones, lo que vamos a hacer es seleccionar una a una las extensiones a las cuales les vamos asignar el código, si vamos a crear una nueva extensión se asigna el código en el momento de crearla. Para este tutorial he creado 3 extensiones a las cuales asigne un código contable a cada una con el nombre del departamento al cual pertenece. Para acceder a las extensiones lo hacemos dando Clic de la siguiente manera: PBX >> Extensions >> Seleccionamos Extension En el listado de extensiones buscamos la extensión a la cual vamos asignar el código contable (Account Code), damos Clic para seleccionar, luego en todas las opciones de configuración que aparecen, buscamos dentro de Device Options la opción accountcode y en el campo digitamos el nombre o código contable que se asignara, para el ejemplo que expongo estoy asignando el nombre contabilidad a la extensión 4512, como se muestra en la siguiente imagen: Página - 2

4 No olvidar Guardar y Aplicar los cambios. Ahora que ya hemos asignado el código contable a la extensión, vamos a proceder a generar un reporte de llamadas, seleccionando como parámetro el Account Code. Página - 3

5 Veamos cómo se hace: Seleccionamos la opción de Reportes (Reports), por defecto nos aparece un listado de las extensiones con las ultimas llamadas realizadas entrantes y salientes, en la siguiente imagen aparecen encerradas en el recuadro en rojo, las llamadas de las extensiones antes de asignar el código contable, así como después de haber hecho la asignación, donde se distingue perfectamente al departamento al cual pertenece cada extensión. Para la selección de generar listado (reporte) por código contable damos Clic en la opción Show Filter, como se muestra en la siguiente imagen: Página - 4

6 Ahora vamos a realizar el siguiente procedimiento: 1.- Clic en Field y seleccionamos Account Code 2.- Digitamos nombre o código contable 3.- Clic en Filter Luego nos aparece el listado de llamadas entrantes y salientes de todas las extensiones que pertenecen al nombre o codigo contable seleccionado. Si observan en la imagen anterior se listan nada más las llamadas del Account Code Contabilidad. De esta manera podemos crear reportes de llamadas de una manera más específica o granular, he incluso hacer los cargos contables si fuese el caso más reales por parte del departamento de Contabilidad de una empresa. Esta funcionalidad ayuda a llevar un mejor control sobre el uso de los recursos telefónicos, incluso puede servir de base para justificar gastos telefónicos que en ocasiones pueden parecer excesivos. Se complementa junto con otra funcionalidad que viene en Elastix para la asignación de PIN (Clave) para tomar tono o salida por una troncal en llamadas salientes, lo cual explicare en otro tutorial. Página - 5

7 ESPACIO PARA NOTAS: Página - 6