20/02/2015 CÓMO HACER FACTURAS ELECTRÓNICAS CON FACTURAE Y REMITIRLAS A LA ADMINISTRACIÓN

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1 FACTURACION ELECTRONICA 20/02/2015 DEPARTAMENTO CÓMO HACER FACTURAS ELECTRÓNICAS CON FACTURAE Y REMITIRLAS A LA ADMINISTRACIÓN Os remitimos en primer lugar a nuestra circular de 25 de noviembre de 2014 en la que se os informaba de la obligación de facturar electrónicamente a las administraciones públicas desde el 15 de enero de Como comentábamos entonces, la Ley 25/2013 es la que impone esta obligación. Ya pasada esta fecha se están produciendo numerosas dudas respecto a la obligación y el modo de generar y enviar las facturas, motivo por el cual os hemos preparado esta circular / tutorial con el que podréis completar el proceso. 1. SOBRE LA OBLIGACIÓN DE HACER FACTURA ELECTRÓNICA: El Art. 4 de la Ley 25/2013 define la obligación para: SA, SL, personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española, establecimientos permanentes de entidades no residentes, UTEs, y AIEs. No obstante, las Administraciones Públicas pueden excluir de esta obligación a las facturas con importe inferior a los (Sea cual sea la forma jurídica). A partir de esta imposición legal observamos que los empresarios individuales (personas físicas, CBs) no estarían obligados y, asimismo, que las respectivas administraciones pueden dispensar también al resto de empresas para las facturas inferiores a Para realizar esta dispensa, los Ayuntamientos y otras administraciones deberán aprobar sus decretos de exclusión. En FEDETO disponemos de todas las disposiciones aprobadas en la provincia sobre este tema y nuestros asociados pueden consultarlas en el Área Fiscal. Por otro lado, también se puede dar el caso de que estemos facturando en base a un contrato firmado con la administración y este tenga sus propios compromisos de facturación electrónica. Por ello aconsejamos consultar siempre a la administración de que se trate para asegurarse si estamos obligados o no. [1]

2 2. SOBRE LA IDENTIFICACIÓN DE LAS FACTURAS: Muy importante también en materia de facturación es que tengáis en cuenta que el año pasado se aprobaba la obligación de identificar todas las facturas remitidas a la administración con unos códigos que van a identificar exactamente los organismos responsables de tramitar vuestra factura. Todas las facturas que se dirijan a la administración (sea telemáticamente o no) deben indicar estos códigos. (Circular de Financiero 2014 respecto a los de la Junta). Algunos entes como la Junta de Comunidades los han hecho públicos en sus páginas web. Las administraciones que van a hacer uso de la web FACE (Ministerios de Industria, Hacienda y AAPP) tienen sus códigos en el directorio que veremos más adelante. Igualmente pueden ponerse en contacto con la administración en concreto y que se os proporcione para los productos / servicios concretos a facturar. 3. DÓNDE ENVIAR LAS FACTURAS: 3.1. FACTURAS PARA LA JUNTA DE COMUNIDADES DE CASTILLA LA MANCHA: / Web de la Junta La Junta de Comunidades de Castilla la Mancha ha desarrollado una entrada de facturas en sus oficina virtual (Intervención) en la que existen diferentes opciones para las empresas y que cubren todas las necesidades de estas: Las empresas con programas de facturación y firma electrónica pueden elaborar y firmar sus facturas, las empresas más pequeñas sin programas de facturación o sin firma electrónica tienen la posibilidad de acceder dando de alta un usuario y preparar directamente la factura en pantalla. El requisito de la firma lo cumple la administración por firma delegada; es decir que ellos firmarán la factura y la convertirán al formato necesario. La web es virtual/facturaelectronica El teléfono y correos de consulta son: y efactura@jccm.es El BOJCCM de 12 de febrero publica la Orden de la Consejería de Hacienda que en su artículo 6 dice sobre la obligatoriedad de la factura electrónica Artículo 6. Exclusión de la obligatoriedad de facturación electrónica. De acuerdo con lo previsto en el párrafo 2º del artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, se excluye de la obligatoriedad de facturación electrónica a las facturas emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y aquellas cuyo importe sea igual o inferior a euros en los siguientes supuestos: a) Las dirigidas a los centros docentes públicos no universitarios dependientes de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha que gocen de autonomía de gestión económica b) Las emitidas por operaciones cuyo pago se haya realizado en efectivo al amparo de los artículos 65 y 66 del Decreto Legislativo 1/2002, de 19 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Hacienda de Castilla-La Mancha y del Decreto 285/2004, de 28 de diciembre, sobre anticipos de caja fija y pagos a justificar [2]

3 3.2. FACTURAS PARA LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL, DIPUTACIÓN, AYUNTAMIENTOS, ETC. / Web FACE: El resto de administraciones han ido firmando convenios con el portal FACE del Ministerio de Industria y será a través de su web por donde deban entrara las facturas electrónicas. En estos casos la factura debe prepararse en la empresa con el formato oficial (Facturae 3.2) y enviarse firmada con la firma digital de la empresa (Publicamos también un tutorial para aquellas empresas que no tengan firma electrónica). La web de FACE es Y nos servirá para remitir las facturas ya preparadas, consultarlas, descargar el programa de facturación facturae y consultar el directorio de administraciones adheridas a FACE, así como sus códigos DIR. [3]

4 4. FACE: PUNTO GENERAL DE ENTRADA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL: Desarrollaremos el funcionamiento de esta web y el modo de enviar las facturas ya que estamos detectando que produce más incidencias a los asociados FORMAS DE ENVÍO: SIN DARSE DE ALTA PREVIAMENTE COMO PROVEEDOR: Es el modo más sencillo, después de generar la factura con nuestro programa de facturación o bien con el programa gratuito facturae, entramos en FACE / Remitir facturas y nos saldrá esta pantalla: [4]

5 Se nos pide un correo electrónico para notificaciones y adjuntaremos el archivo generado y guardado previamente en nuestro ordenador ALTA PREVIA DEL PROVEEDOR EN FACE: Aunque no es necesario hacerlo, este sistema nos permitirá la remisión automática de las facturas al conectar nuestro programa de facturas con el portal de entrada. Para ello accederemos por proveedores [5]

6 Para crear el fichero PEM que nos piden, poner el ratón sobre el icono para ver las instrucciones: [6]

7 5. LOCALIZACIÓN DE LOS CÓDIGOS DIR DE LAS ADMINISTRACIONES EN FACE: Si no hemos consultado los códigos de la administración a la que irá nuestra factura, podemos localizarlo en el directorio de FACE del siguiente modo: Entramos en el directorio de la dirección web de FACE y buscamos en administración de la CCAA o Entes Locales. [7]

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10 6. CÓMO HACER LAS FACTURAS CON EL PROGRAMA FACTURAE DEL MINISTERIO DE INDUSTRIA: Se trata de un programa gratuito para la preparación de las facturas que cumple con los requisitos técnicos impuestos por la administración. Las facturas igualmente se pueden hacer con otros programas de facturación que cumplan igualmente con el formato requerido. Para usar Facturae en primer lugar nos lo descargaremos al ordenador: Entrando en la dirección FACE y en el apartado descarga la aplicación para generar facturas, al final de la página en descargar aplicaciones. [10]

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13 Que elegiremos según nuestro sistema operativo y descargaremos en el ordenador. El programa se abrirá con esta pantalla inicial: [13]

14 Entramos en generar factura: [14]

15 Primero daremos de alta los datos del emisor de la factura: Icono de añadir Rellenar las pestañas General, dirección, registro y contacto. Dar al icono de guardar. [15]

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17 Ahora tenemos que dar de alta al receptor de la factura: Damos al icono de AÑADIR (+) [17]

18 En esta ventana si no tenemos dado de alta nuestro certificado electrónico con FACE (apartado de la circular), le damos a la X, por el contrario a validar V. Le ponemos residencia en la UE Añadiremos los datos de dirección, contacto, etc de las diferentes pestañas Posteriormente damos a Centros administrativos (Icono que parece un panteón), para añadir los códigos DIR: Para ello damos al icono del edificio administrativo En este apartado vamos añadir los números de los códigos DIR. En este sentido es importante que sepáis que en el programa: OFICINA CONTABLE= FISCAL EN EL PROGRAMA FACTURAE ÓRGANO GESTOR = RECEPTOR EN EL PROGRAMA FACTURAE UNIDAD TRAMITADORA = PAGADOR EN EL PROGRAMA FACTURAE [18]

19 Una vez indicado +, es decir, añadir centros administrativos se va a abril una pantalla con una pestaña que se llama ROl y que ofrece un desplegable en el que iremos metiendo los códigos fiscal receptor y pagador (códigos DIR) y cada vez pondremos dirección y resto de datos que nos pidan: En el ejemplo vamos añadir datos de la imprenta de la Diputación provincial de Toledo: DIR3: Oficina contable = Fiscal = GE Órgano Gestor = Receptor = GE Unidad Tramitadora = Pagador GE Dando a + cada vez meteremos un código en la pestaña que se llama ROI diremos una vez Fiscal2 para meter la oficina contable, la segunda Receptor para el código del órgano gestor y por último añadimos el pagador y metemos la unidad tramitadora: [19]

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21 Y ASÍ CON LOS OTROS DOS: [21]

22 Ya tengo los tres códigos del centro receptor definidos, me voy para atrás y guardo el receptor. Aunque parece un proceso laborioso, lo bueno es que iremos acumulando los receptores que grabemos para posteriores facturas. En cada paso, se recomienda meter todos los datos que tengamos disponibles (direcciones datos de contacto, etc. Para que esté lo más completo posible y no se produzcan incidencias). [22]

23 Una vez cargado el receptor abrimos el resto de pantallas para meter todos los datos de la factura: [23]

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25 Damos a guardar factura y a continuación firma: [25]

26 El programa identificará la firma digital de la empresa que se encuentra en el navegador y continuamos: Una vez firmada aparece en la pantalla inicial Nos da las opciones de ver con formato y de eliminar Vamos a darle ver con formato facturae: [26]

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30 También desde esta pantalla inicial tenemos la opción de enviar la factura a la administración (deberemos haber rellenado los datos de configuración de la pantalla inicial y estar identificados en proveedores), así como de generar los libros de IVA. La otra opción que veíamos era entrar en el portal de FACE y desde allí darle a enviar facturas, y localizarla en nuestro ordenador para hacer el envío (similar a lo que hacemos cuando enviamos un modelo de hacienda desde la web de la AEAT, que hemos generado previamente) [30]