Lineamientos para la Administración de Documentos de Archivo

Transcripción

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2 Control de Cambios Revisión Página (s) Afectadas Descripción del Cambio Fecha del cambio 2 de 62

3 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos, que deben observar las Unidades Administrativas del INEA, en Oficinas Centrales así como en las Delegaciones Estatales para el registro, seguimiento, organización, clasificación, localización, despacho, uso, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y expedientes que generen, reciban y conserven en sus archivos. 1.1 Implementar un Sistema Archivístico, promoviendo su modernización integral con el fin de conservar sistemáticamente organizados los documentos gestionados por el INEA, integrando lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su localización expedita. 1.2 Determinar las actividades esenciales de los responsables de los archivos de trámite, concentración e histórico, en lo relativo a la administración y conservación de documentos y archivos. 1.3 Estandarizar los conceptos y términos archivísticos, así como la aplicación de la metodología con base en las disposiciones legales en la materia. 2. ALCANCE Los lineamientos para la administración de documentos de archivo, son aplicables para todas las Unidades Administrativas y Delegaciones Estatales del INEA, con base en la normatividad aplicable vigente. 3. FUNDAMENTO LEGAL Todos los documentos que a continuación se enlistan se encuentran en vigor: 3.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 3.2 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Ley Federal de las Entidades Paraestatales Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Ley General de Bienes Nacionales Ley Federal de Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 3 de 62

4 3.9. Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la Información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. Norma NGIFG004-Disposiciones aplicable al Archivo Contable Gubernamental Instructivo para el Trámite y Control de Bajas de Documentación del Gobierno Federal Guía para el descarte de libros o publicaciones periódicas que se ubican en los archivos de concentración de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Procedimiento para Elaboración y el Control de Documentos. PR-DPA-SIC-01 4 de 62

5 4. CONTENIDO 4.1. GLOSARIO DE TÉRMINOS Además de las definiciones contenidas en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG) su Reglamento y Lineamientos. DEFINICIONES Y SIGLAS Concepto Acceso a la información pública Administración de Documentos AGN Archivística y Archivonomía Archivo Descripción Derecho ciudadano de acceso a la información contenida en los expedientes y documentos que registran el ejercicio de las atribuciones de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, por lo que los archivos constituyen el medio que permitirá el acceso a dicha información y auspiciará la rendición de cuentas. Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. Archivo General de la Nación. Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de la administración de documentos. Conjunto orgánico de documentos organizados en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las Unidades Administrativas del INEA. 5 de 62

6 DEFINICIONES Y SIGLAS Archivo de Concepto Concentración Descripción Unidad responsable de la administración de documentos de consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final. Es necesario señalar que en ocasiones se le designa por ignorancia archivo muerto, situación a falta de una cultura administrativa en el manejo de documentos. Lo que implica cambios en la práctica de los procesos para la gestión de un sistema archivístico, que garantice el tratamiento adecuado de la información como un activo para el desarrollo de la eficiencia y modernidad en el INEA. Archivo de Trámite Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa. Archivo Histórico Unidad responsable de conservar, describir y divulgar la memoria documental institucional. Asunto Contenido específico de cada una de las unidades documentales (documento de archivo y/o expediente), integrado por: tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que se trata un expediente o documento de archivo y que se genera en consecuencia de una acción administrativa. 6 de 62

7 DEFINICIONES Y SIGLAS Concepto Baja documental Catálogo de disposición documental Ciclo vital de los documentos Clasificación Clasificación archivística Conservación de archivos Descripción Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos. Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los documentos. Etapas o edades en las que se divide al documento de archivo conforme a su uso, valor y ubicación, sus etapas son: Etapa activa (uso constante por el área generadora, valores primarios, archivo de trámite). Etapa semiactiva (uso esporádico por el área generadora, con valores primarios, archivo de concentración). Etapa histórica (valores permanentes, uso público, archivo histórico). El acto por el que se determina que la información que posee una dependencia o entidad es reservada o confidencial. Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad. Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la conservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo. 7 de 62

8 DEFINICIONES Y SIGLAS Concepto Cuadro general de clasificación archivística Documentación activa Documentación histórica Documentación semiactiva Descripción Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad. Aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite. Aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente. Aquélla de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración. Documentos Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier soporte o medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico, ópticos o por cualquier otra tecnología. 8 de 62

9 DEFINICIONES Y SIGLAS Concepto Documentos de apoyo informativo Documento de archivo Descripción Documentación que se genera o conserva en oficina y que se constituye por ejemplares de origen y características diversas, cuya utilidad reside en la información que contiene para apoyar las tareas administrativas. Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. Documento electrónico Información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. Expediente de archivo Unidad básica de documentos interrelacionados que dan inicio, desarrollo y conclusión de un trámite en cumplimiento de una función y que puede interrelacionarse, a su vez, con un conjunto de expedientes que dan lugar a una serie de documentos de archivo. Expurgo documental Eliminación responsable de documentos que no son de archivo, proceso que se aplica en archivos de trámite, ejemplo: documentos obsoletos como copias fotostáticas y borradores. 9 de 62

10 DEFINICIONES Y SIGLAS Concepto Descripción Fondo Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica (en nuestro caso, INEA). Guía simple de archivo IFAI Inventarios documentales ISAD (G) Norma Internacional general de descripción archivística Información confidencial Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y sus datos generales. Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental). Herramienta de gestión para los archivos que brinda especificaciones elementales para la elaboración de descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional e internacional, que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o soporte físico de los documentos de archivo. La entregada con tal carácter por los particulares al INEA, de conformidad con lo establecido en el Artículo 19 de la LFTAIPG. 10 de 62

11 Los datos personales que requieran consentimiento de los individuos para su difusión, distribución y comercialización en los términos de la LFTAIPG. DEFINICIONES Y SIGLAS Concepto Información reservada LFTAIPG Plazo de conservación Portada de expediente Sección Descripción Aquella información que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en los Artículos 13 y 14 de la LFTAIPG. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y concentración. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos en los Lineamientos Generales para la organización y conservación de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Gubernamental. Frente del expediente donde se establecerán los elementos mínimos para describir su contenido. Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables. 11 de 62

12 DEFINICIONES Y SIGLAS Serie Concepto Descripción Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Subfondo Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina. En el INEA actualmente aplica para el CONEVYT. Transferencia Valor documental Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria). Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios). 12 de 62

13 DEFINICIONES Y SIGLAS Valoración Concepto Descripción Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. Vigencia documental Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables PRESENTACIÓN Debido a que el derecho de acceso a la información quedó consagrado en el Artículo 6 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos el 20 de julio de 2007, y garantizado en nuestro país en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental a partir del 11 de junio de 2002, la cual obliga al Gobierno Federal a abrir sus archivos en razón que estos constituyen el elemento central del acceso a la información y la rendición de cuentas; que la ley dispone como uno de sus objetivos mejorar la organización, clasificación y manejo de documentos. El Área Coordinadora de Archivos, elaboró y sometió a la aprobación del Comité de Información, Los lineamientos para la administración de documentos de archivo del Instituto Nacional para la Educación de los Adultos. (INEA). 13 de 62

14 La Administración de Documentos es el conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo; en este sentido, los presentes lineamientos tienen como fin ser un instrumento de consulta, regulación y capacitación, que genere un cambio de cultura sobre el tratamiento documental, traduciéndose en una mejoría de los diversos procedimientos del Instituto. Estos lineamientos describen los procedimientos relacionados con los documentos que se generan, reciben o trasforman en el INEA; dentro de su contenido se establece el marco legal, objetivos, estructura del sistema archivístico, definición y tratamiento de los diferentes documentos, instrumentos de consulta y control de archivos, clasificación de los documentos, formatos a emplear en las diferentes tareas, etc. La puesta en práctica de los lineamientos permitirá planificar las bases para la administración de documentos, como medio de apoyo para lograr mayores niveles de desarrollo institucional, así como ser parte medular del conocimiento y memoria del INEA. Su aplicación en perspectiva sentará las bases para la aplicación de sistemas para el manejo de documentos electrónicos. Los lineamientos deben mantenerse permanentemente actualizados con la participación de los servidores públicos involucrados en tales competencias cuando su naturaleza lo requiera, así mismo, cuando las bases jurídicas aplicables sean reformadas o actualizadas. 14 de 62

15 4.3 ESTRUCTURA DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO DEL INEA.Es la estructura de elementos que actúan en la planeación, seguimiento, coordinación, supervisión y aplicación de los programas para la clasificación, organización, creación y tratamiento en general de los documentos de archivo. La organización y gestión del Sistema Archivístico implica además del marco normativo, el diálogo y la colaboración permanente con el productor de la documentación y el usuario de ella. El Sistema Archivístico se integra de la siguiente manera: El Comité de Información El Área Coordinadora de Archivos Los Archivos de Trámite (Oficinas Centrales y Delegaciones Estatales). El Archivo de Concentración. El Archivo Histórico. COMITÉ DE INFORMACIÓN DEL INEA ÁREA COORDINADORA DE ACHIVOS ARCHIVOS DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO 15 de 62

16 El Comité de Información Es el órgano colegiado que coordina y supervisa las acciones del Instituto, tendientes a proporcionar la información pública, e instituir los procedimientos para asegurar la eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información. Confirma, modifica o revoca la clasificación de la información hecha por los titulares de las Unidades Administrativas. Supervisa la protección de los datos personales y promueve la organización archivística. Establece y supervisa la aplicación de los presentes lineamientos. El Área Coordinadora de Archivos De acuerdo a los Lineamientos Generales para la organización y conservación de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, sus funciones son: I. Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios en materia de organización y conservación de archivos; II. Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información; III. Elaborar en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, así como el inventario general del Instituto; 16 de 62

17 IV. Coordinar las acciones de los archivos de trámite; V. Establecer y desarrollar programas de capacitación y asesoría archivística; VI. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos del Instituto; VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo General de la Nación, y VIII. Coordinar con el área de tecnologías de la información del Instituto, las actividades tendientes a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos. IX. El Área Coordinadora de Archivos realizará un programa para la actualización de la Guía Simple de Archivos. Los Archivos de Trámite Corresponde a la primera etapa de vida del ciclo vital de los documentos, en estas áreas se resguardan los documentos activos; es decir, aquellos que son necesarios para el ejercicio de sus atribuciones y que requieren ser utilizados de manera cotidiana, ya que su gestión se encuentra en proceso. Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien definirá su nivel jerárquico y tendrán las siguientes funciones: I. Integrar los expedientes de archivo; 17 de 62

18 II. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental; III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos, en la elaboración y actualización del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general; IV. Elaborar los inventarios de transferencia primaria, y V. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración conforme al catálogo de disposición documental. VI. Las Unidades Administrativas a través de su responsable de archivo de trámite, entregaran al Área Coordinadora de Archivos, cada seis meses sus inventarios generales por expedientes. El Archivo de Concentración Corresponde a la segunda etapa de la vida útil de los documentos, a él se deben transferir los documentos de los archivos de trámite, cuando su consulta por las áreas de las Unidades Administrativas productoras sea esporádica, y ahí permanecerán hasta su baja una vez que haya concluido su plazo de conservación. Las funciones del responsable de este archivo son: I. Recibir de los Archivos de Trámite la documentación semiactiva; 18 de 62

19 II. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental, o al cumplir su periodo de reserva; III. Solicitar al Área Coordinación de Archivos con el visto bueno de la Unidad Administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino final; IV. Coadyuvar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y el inventario general; V. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria; VI. Valorar en coordinación con el Archivo Histórico, en su caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al Catálogo de Disposición Documental, y VII. Realizar, en su caso, las transferencias secundarias al archivo histórico del Instituto, o al Archivo General de la Nación. VIII. Promover la difusión de este documento y hacer que se cumpla con los presentes lineamientos. Archivo Histórico El Archivo Histórico corresponde a la tercera etapa del ciclo de vida de los documentos, en esta fase termina su valor administrativo y adquieren un valor cultural. 19 de 62

20 Se conformará con base en las funciones sustantivas del Instituto en materia de educación para los adultos. El responsable de este archivo tendrá las siguientes funciones: I. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, El catálogo de disposición documental la guía general y el inventario general; II. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación; III. Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de concentración; IV. Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico; Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos, y V. Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta. Personal de Archivos I. Los servidores públicos designados como responsables de archivo de trámite que de acuerdo con los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, serán el enlace con el Área Coordinadora de Archivos y los encargados de apoyarla en las acciones que ésta dicte para la 20 de 62

21 implementación de todas las actividades archivísticas de las Unidades Administrativas. II. Los titulares de las Unidades Administrativas, también designarán a los servidores públicos que apoyarán el desarrollo de los trabajos para la organización y conservación de los archivos de trámite y concentración al interior de la Unidad Administrativa. III. Los responsables del archivo de concentración e histórico registrados ante el AGN, estarán adscritos al Área Coordinadora de Archivos y se encargarán de supervisar y asegurar el cumplimiento y óptimo desarrollo de las actividades que en la materia realicen las Unidades Administrativas del Instituto, de conformidad con el marco normativo aplicable. IV. En las Delegaciones Estatales se realizará un diagnóstico para establecer programas de trabajo supervisados y apoyados por el Área Coordinadora de Archivos en materia de bajas documentales, organización documental, elaboración de instrumentos de consulta y control archivístico, etc. 21 de 62

22 4.4 FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO I. Toda la información gubernamental es pública, con excepción de la información reservada o confidencial prevista en la LFTAIPG. es responsabilidad de los servidores públicos, clasificar la información que generen, obtengan, adquieran o transformen; así mismo, el titular de cada unidad administrativa informará al Comité de Información del INEA respecto a la información reservada para su consideración. II. Los instrumentos básicos de consulta y control para la organización, conservación y localización expedita de los archivos administrativos, serán entre otros, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, los inventarios y la guía simple de archivo. III. Los documentos que generan las Unidades Administrativas atraviesan a lo largo de su existencia por tres fases, determinadas por los valores y usos que tiene cada uno. A cada fase le corresponde un tratamiento especializado y la conservación de los documentos en un archivo específico. Fase activa o vigencia administrativa. Durante esta etapa los documentos adoptan valores primarios, como valor administrativo, valor jurídico o legal y valor fiscal o contable. El uso de los documentos en esta etapa es constante e inmediato, por eso debe ser conservado cerca del usuario del mismo (el creador del documento), en un archivo de trámite. Fase semiactiva. Los documentos conservan sus valores primarios (administrativo, jurídico y fiscal), su uso es esporádico, por ello hay que conservarlos durante un plazo precautorio. Su conservación debe ser en un Archivo de Concentración. 22 de 62

23 Fase histórica. Los documentos han perdido sus valores primarios, pero conservan valores secundarios, como valor evidencial, valor testimonial y valor informativo. Aunque tiene un valor testimonial, aún pueden ser de uso institucional. Su conservación debe ser permanente en el Archivo Histórico, donde recibirá un tratamiento especializado. Depuración. (baja documental).- Los documentos que al finalizar su fase semiactiva, pierdan sus valores primarios y no presentan valores secundarios, pueden ser dados de baja. Las labores de depuración se llevarán a cabo, tomando en cuenta el instructivo del AGN y los lineamientos de la SHCP para documentos contables. Gráfica del modelo del sistema archivístico del INEA. Archivo de Tr ám i te Arc h i vo d e Tr ám i te Arc h i vo d e Tr ám i te Arc h i vo d e Tr ám i te Transferencia Documental Archivo de Concentración e Histórico Arc h i vo d e Tr ám i te Arc h i vo d e Tr ám i te Arc h i vo d e Tr ám i te 23 de 62

24 DP AE yd Ciclo vital del documento Este concepto establece que los documentos tienen una vida similar a la de los organismos biológicos, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de depuración). En resumen el documento atraviesa en su vida por distintas fases: desde su elaboración o recepción y durante un periodo más o menos corto de tiempo, es objeto de uso intensivo para la resolución de los asuntos propios de su creador; con el transcurso del tiempo cada vez es menos utilizado hasta que al final se plantea bien su destrucción o su conservación permanente. FASE VALOR USO USUARIO ARCHIVO ACTIVA PRIMARIO Administrativo Fiscal o Contable Institucional Frecuente (consulta alta) Institución productora Trámite Legal o Jurídico SEMIACTIVA PRIMARIO Administrativo Fiscal o Contable Institucional (consulta esporádica) Institución productora Concentración Legal o Jurídico INACTIVA SECUNDARIO Evidencial Testimonial Informativo Institución y Sociedad Institución productora, investigador y público en general Histórico 24 de 62

25 Documentos de Archivo Dentro de las oficinas existen además de los documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo y los documentos de comprobación administrativa inmediata, materiales que son útiles pero requieren de tratamientos distintos: 1 Las características de los documentos de archivo son las siguientes: I. Documento que sin importar su forma o el medio en que ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento de sus obligaciones legales y en el ejercicio de las facultades y actividades. Son producidos de forma natural en función de la actividad administrativa. II. Tienen un carácter seriado, ya que cada documento se produce uno a uno y al paso del tiempo constituyen series. III. La información que contiene el documento de archivo es única, es decir no existe documento de archivo igual. Pueden existir expedientes con trámites similares pero siempre diferenciados por la persona moral o física de quien trate el asunto o periodo del mismo. IV. Son o pueden ser: patrimonio documental. V. Cumplida su vigencia de trámite pasan al Archivo de Concentración para su conservación precautoria por su valor administrativo, contable o legal. 1 Archivo General de la Nación. México. Instructivo para la elaboración del catálogo de disposición documental, p de 62

26 Los documentos de archivo deben reflejar las acciones sobre las funciones que tienen delegadas sus productores, con el propósito de garantizar: la correcta toma de decisiones, la rendición de cuentas y la transparencia de acciones. No se consideran documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo, así como la integración de documentos de control interno temporal. Documentos que no son de archivo Información constituida por ejemplares de origen y características diversas, cuya utilidad en las unidades reside únicamente en la información que contienen para apoyo de las tareas asignadas y que no constituyen o forman parte de un expediente. (copias, fotostáticas, borradores, etc.) I. Generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información, no son originales: se trata de copias o fotocopias que sirven de control. II. Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas. III. No se consideran patrimonio documental, se destruyen y sólo se conservan aquellos por su valor de información. IV. No se transfieren al Archivo de Concentración. V. No reflejan funciones de la Unidad Administrativa. VI. Tienen un uso temporal, de acuerdo con el criterio de utilidad. 26 de 62

27 Los documentos que no son de archivo, no estarán sujetos al tratamiento señalado por los Lineamientos Generales para la organización y conservación de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Gubernamental, es decir, no se pondrá la portada de expediente, no serán objeto de transferencia al archivo de concentración y autorizaciones de baja por parte del Archivo General de la Nación. Se procederá a su reciclaje bajo el principio de expurgo responsable. En el tratamiento de estos documentos se colocará la leyenda DAI (Documento de Apoyo Informativo), que deberán tener un control equivalente al inventario general por expediente, con la observación que son documentos DAI. Los documentos de apoyo informativo que contengan datos personales, deberán ser triturados previo a su reciclaje. Si en la revisión de material que no forma parte de archivos se localizan otro tipo de documentos de interés institucional como colecciones en formatos en CD, medios magnéticos, etc. éstas se rescatarán y en su caso, se enviarán al Centro de Documentación del Instituto. Para el proceso de baja de este material se consultará el documento: Guía para el descarte de libros o publicaciones periódicas que se ubican en los archivos de concentración de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Documentos electrónicos Respecto a este tipo de documentos, las Unidades Administrativas junto con el Comité de Información del INEA, adoptarán los siguientes puntos. I. Tomarán las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura 27 de 62

28 permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad e integridad de su información. II. Aplicarán las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las normas nacionales e internacionales. III. Deberán contar con un programa de respaldo y migración de los documentos electrónicos, de acuerdo con sus recursos. Para la administración de los correos electrónicos, se deberán aplicar, las disposiciones que indique el Comité de Información del INEA, (con apego a las Recomendaciones para la organización y conservación de correos electrónicos institucionales de las dependencias de la Administración Pública Federal publicadas en D.O.F. 10 febrero 2009). El proyecto del Sistema Archivístico requiere de un cambio cultural el cual debe desarrollarse dentro de un marco normativo, en donde se unan los sistemas de gestión con el desarrollo tecnológico, determinando la relación que deben guardar los documentos en soporte papel y los electrónicos. De acuerdo a la política integral del AGN. 28 de 62

29 Los grupos genéricos de documentos que podemos encontrar en cualquier archivo de oficina, se representan de la forma siguiente: 2 Grupos genéricos de documentos en un archivo de ofic ina Documentos de Archiv o Generale s (comunes) Específicos (de la ofic ina) Simple s Compuestos Simple s Compuestos Correspondencia Facturación Otros Expedie nte s Re gis tros Expedie nte s Re gis tros Documentos de apoyo info rmativ o Bibli og ráficos Administrati vos 2 Ilustración tomada de: NUÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos. Asturias: Trea, p de 62

30 5. LINEAMIENTOS GENERALES Y ESPECÍFICOS 5.1 APERTURA Y DESCRIPCIÓN DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO I. El registro y descripción de un expediente servirá para homologar sistemas de acceso y recuperación, facilitará el control y ubicación dentro de una Unidad Administrativa en particular y dentro del Instituto en lo general, al incorporar su registro a una base de datos. II. Un expediente de archivo se abrirá cuando no existan antecedentes del asunto en las Unidades Administrativas. III. Para la identificación de los documentos, se debe elaborar una portada de expediente o guarda exterior, la que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el cuadro general de clasificación archivística. (Anexo 1). La descripción del expediente debe contener en su portada como requisito los siguientes elementos: I. Unidad administrativa II. Fondo 3 III. Sección IV. Serie V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente 3 En el caso del INEA, se aplica el concepto de Subfondo correspondiente a la razón CONEVyT, que deberá aplicarse sólo cuando corresponda. 30 de 62

31 VII. Asunto (resumen o descripción del expediente) VIII. Valores documentales IX. Vigencia documental X. Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas contenidas en los documentos del expediente. En la ceja del expediente deberá señalarse la nomenclatura asignada a los incisos IV y V. Ejemplo: CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN SERIE NÚMERO DE EXPEDIENTE 4C.1 / BREVE TÍTULO DEL EXPEDIENTE La organización permite unir y relacionar los documentos en cada una de las series documentales, para ello es necesario establecer un método de ordenación que permita el encadenamiento de los documentos a partir de una concordancia y 31 de 62

32 sucesión lógica, de acuerdo al principio archivístico de orden original o estructura interna de los documentos. 4 El número de expediente podrá corresponder a alguno de los diferentes métodos de ordenación según su mejor aplicación, pudiendo ser estos: Alfabético Alfanumérico Cronológico Numérico Geográfico 5.2 PRODUCCIÓN Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS En la reproducción de documentos institucionales, las Unidades Administrativas deberán atender criterios de organización, suficiencia y racionalidad, con la finalidad de atender la cantidad estrictamente requerida y evitar gastos y la multiplicación innecesaria de copias y fotocopias. Para lograr lo anterior se deberán de llevar a cabo las acciones siguientes: I. Las copias para conocimiento que involucren o impliquen responsabilidades para alguna Unidad Administrativa en la consecución de un asunto determinado, deberán ser integradas al respectivo expediente. En los casos en que dichas copias se refieran a actividades a cargo de otras áreas, éstas no serán enviadas al Archivo de Concentración. II. En caso de que sea indispensable disponer de copias, fotocopias y/o expedientes multiplicados como instrumentos de trabajo y ayuda de control 4 Una de las acciones posteriores a la presentación de estos lineamientos será la estandarización de los métodos de ordenación en las Direcciones de Área nivel central y Delegaciones Estatales del Instituto. 32 de 62

33 interno, sólo constituirán instrumentos que faciliten la operación administrativa y serán de utilidad para las consultas que se consideren necesarias, pero no serán consideradas como material sujeto a archivo. Se conservarán durante el periodo en que tengan utilidad funcional y una vez concluido, serán dadas de baja en la propia oficina que los generó. III. Las notas informativas y tarjetas informativas, cuyo carácter no sea oficial y no contengan elementos de trascendencia legal o administrativa para el Instituto, podrán darse de baja en la propia oficina que los genera, en el momento en que pierdan su utilidad funcional. No formarán parte del expediente y se resguardarán en carpetas durante el tiempo que estén en uso. 33 de 62

34 5.3 INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y DE CONTROL ARCHIVÍSTICO Corresponde al Área Coordinadora de Archivos elaborar en coordinación con los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos. Se debe contar al menos con los siguientes instrumentos de consulta y control archivístico: Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental Guía Simple de Archivos Inventarios Documentales 34 de 62

35 Cuadro General de Clasificación Archivística 5 El Cuadro General de Clasificación Archivística responde a una doble necesidad: 6 I. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad. II. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo. Así, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenadas que son: I. La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional. II. Ordenar los documentos de archivo estableciendo la relación entre cada agrupación o serie documental de acuerdo con una unidad de orden establecida para cada caso. La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística será jerárquica y atenderá a los conceptos básicos de fondo, sección y serie, de acuerdo a lo establecido por la Norma ISAD (G). Estableciendo un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo del INEA. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, a saber: fondo, sección, serie (subserie), expediente y unidad documental. Una de las 5 Consulta en línea: 6 Archivo General de la Nación. México. Manual para la elaboración del cuadro de clasificación. 35 de 62

36 finalidades de esta Norma es contar con descripciones fiables auténticas, significativas, accesibles y se mantengan a través del tiempo. Es necesario tomar en cuenta su aplicación en el presente y en prospectiva del gobierno electrónico. No será necesario reclasificar aquellos expedientes que ya fueron abiertos bajo otros esquemas en sus portadas o cejas de expedientes. La reclasificación deberá realizarse en los inventarios señalando en la columna de observaciones la anterior clasificación. El modelo del Cuadro General de Clasificación Archivística por funciones comunes es el resultado del acuerdo del 26 de abril de 2001 del Comité Técnico de Unidades de Correspondencia y Archivo del Ejecutivo Federal. Se integra por doce secciones codificadas e identificadas con un número consecutivo y la letra C (de comunes) y 244 series, que corresponden a funciones comunes de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal, puede ser utilizado por todas y cada una de ellas. El Cuadro General de Clasificación Archivística del INEA, integra dos secciones sustantivas S (de sustantivas). Se plantea que en el nivel de la Sección, la estructura archivística sea respetada como aparece, y en el nivel de serie según lo determinen las unidades responsables que requieran de mayor especificación. Pueden agrupar, desagrupar o subdividir para crear un subnivel, es decir, cada serie podrá ampliarse un nivel más de manera horizontal. 36 de 62

37 La elaboración de este instrumento implica el trabajo de equipo entre los responsables de los archivos de trámite y el Área Coordinadora de Archivos del Instituto. Las siguientes tablas muestran las secciones comunes y sustantivas aplicadas en el cuadro de clasificación archivística del INEA. CÓDIGO 01C 02C 03C 04C 05C 06C 07C 08C 09C 10C 11C 12C LEGISLACIÓN ASUNTOS JURÍDICOS SECCIONES COMUNES PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN RECURSOS HUMANOS RECURSOS FINANCIEROS RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA SERVICIOS GENERALES TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN SOCIAL CONTROL DE AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS PROGRAMACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN Las secciones sustantivas son atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad que marcan la diferencia con otra. En el INEA se aplican las siguientes: 37 de 62

38 CÓDIGO 01S 02S SECCIONES SUSTANTIVAS SERVICIOS EDUCATIVOS PARA ADULTOS GOBIERNO Catálogo de Disposición Documental 7 Es el registro general y sistemático que ofrece los valores documentales, plazos de conservación, vigencia documental, clasificación de reserva o confidencialidad vinculada al Índice de Expedientes Reservados que establece el artículo 17 de la LFTAIPG, de los archivos tanto de trámite como de concentración, determinando el valor preliminar y el destino final de los documentos, ya sea para su baja o transferencia al archivo histórico. Este instrumento contempla los siguientes aspectos: I. Unificar los criterios sobre los tiempos de conservación de los documentos que forman las series, en los archivos de trámite y de concentración, para una mejor circulación de los documentos a nivel institucional. II. Identificar la información, lo cual se logra detectando las series documentales que se producen y reciben. III. Determinar tiempos de vida útil de los documentos y su flujo a través del sistema archivístico, hasta convertirse en información histórica, si fuera el caso o su depuración. Así se impide la acumulación innecesaria en los archivos, permitiendo a información. la vez la fluidez y obtención oportuna de la 7 Consulta en línea: 38 de 62

39 IV. Contempla las series documentales que han sido clasificadas como reservadas y/o confidenciales, así como el plazo de reserva de las mismas. Los titulares de las Unidades Administrativas, deberán enviar durante el mes de enero de cada año las modificaciones que de acuerdo a sus necesidades requieran se efectúen en el Catálogo de Disposición Documental del INEA. Inventarios Documentales DEFINICION: Son instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo, además permiten su localización y el control documental. Para su elaboración, el responsable del Área Coordinadora de Archivos del Instituto deberá realizar las acciones correspondientes con los responsables de los archivos de trámite, considerando las disposiciones contenidas en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. OBJETIVO: Ser instrumentos de control y de consulta de las transferencias primarias y secundarias, así como de las bajas de la documentación sujeta a la disposición documental. TIEMPO: Los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la Nación, deberán conservarse en el Archivo de Concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. De conformidad con el Lineamiento Vigésimo Primero de los Lineamientos Generales para la conservación y organización de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Formatos de inventarios documentales (Anexo 2 y 3) 39 de 62

40 Guía Simple de Archivos Es el esquema general de descripción de las series documentales de los archivos del Instituto, indica sus características fundamentales, conforme a lo establecido en el Cuadro General de Clasificación Archivística, así como los datos generales (nombre, dirección, teléfonos y correo electrónico), correspondientes al responsable de su administración en los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico (en su caso), con el fin de facilitar la consulta de usuarios internos y externos, en atención a lo previsto en el Lineamiento Séptimo de los Lineamientos Generales para la conservación y organización de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. (Anexo 4) 5.4 TRANSFERENCIA PRIMARIA Con la finalidad de que los Archivos de Trámite no acumulen indefinidamente documentos que hayan perdido su vigencia operativa para las Unidades Administrativas responsables, es indispensable transferir de manera sistemática y ordenada la documentación semiactiva al Archivo de Concentración que corresponda para su debida custodia, se deberán considerar los siguientes aspectos: I. Toda transferencia de documentación semiactiva al Archivo de Concentración del INEA, deberá ser correctamente preparada y organizada; será elaborada con la responsabilidad del área generadora de los expedientes de la Unidad Administrativa que transfiera, mediante el Inventario de Transferencia correspondiente, que deberá ser revisado y validado por el Archivo de Concentración. (Anexo 3). II. El Archivo de Concentración únicamente recibirá la documentación debidamente integrada en expedientes originales, con el formato de inventario establecido y en cajas etiquetadas con la información de la Unidad 40 de 62

41 Administrativa que transfiere, número de caja, contenido, fecha, y la información necesaria para su correcta identificación. (Anexo 5). III. El responsable del Archivo de Concentración deberá cada año en la fecha que se determine, presentar su programa de transferencia documental, al Área Coordinadora de Archivos. IV. Los responsables de los Archivos de Trámite en las Delegaciones Estatales elaborarán y supervisarán las transferencias documentales, de acuerdo a sus necesidades y a lo establecido en el presente documento. V. El Archivo de Concentración establecerá el registro de los movimientos de transferencias que efectúen los Archivos de Trámite. VI. El Archivo de Concentración prestará los expedientes únicamente a las áreas de su procedencia, mediante vale de préstamo. (Anexo 6). VII. El Archivo de Concentración integrará a su acervo la documentación que reciba, la ordenará y registrará topográficamente de modo tal que se facilite su localización. 5.5 VALORACIÓN DOCUMENTAL Y BAJAS DOCUMENTALES La valoración consiste en el proceso de análisis y estudio para realizar la selección final de los expedientes inactivos, representa una de las funciones más delicadas de los servicios archivísticos, ya que consiste en decidir cuáles documentos serán conservados o dados de baja. 41 de 62

42 Con el fin de garantizar el adecuado tratamiento documental en la valoración y en su caso la transferencia secundaria de documentos se observarán puntualmente los siguientes lineamientos: I. Consultar y apegarse a los procedimientos que marca el Archivo General de la Nación en el Instructivo para el trámite y control de bajas de documentación del Gobierno Federal. II. Los inventarios de archivos contables conformados con documentos originales serán elaborados para su trámite previo ante la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Deberá apegarse a los lineamientos emitidos en conformidad con el Acuerdo Presidencial sobre Archivos Contables, publicado en el DOF del 25 de agosto de y a la Norma NGIFG004-Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental. Su trámite de baja requiere el dictamen previo. III. Respecto a los plazos de conservación y a las modalidades de valoración el Archivo de Concentración aplicará lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental del Instituto. IV. Para proceder a la valoración de los expedientes que han terminado su guarda precautoria, el Archivo de Concentración recabará mediante oficio, la aprobación de la Unidad Administrativa que haya transferido la documentación, para garantizar la prescripción efectiva de los valores primarios. 42 de 62

43 V. En caso de que la Unidad Administrativa requiera la prórroga del plazo de conservación de los expedientes transferidos, se elaborará oficio justificando su guarda. VI. Las actas de baja documental o de transferencia secundaria deberán digitalizarse y publicarse en el sitio de Internet del Instituto de acuerdo con el artículo 7 fracción XVII de la LFTAIPG. 5.6 CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN En los presentes lineamientos para la administración de documentos se tomarán en cuenta para la clasificación, los siguientes puntos: I. Que la información gubernamental es pública y la clasificación de la misma se justifica estrictamente por excepción, por lo que la autoridad deberá determinar su periodo de reserva, fundando y motivando las negativas a las solicitudes de acceso. II. El Comité de Información del INEA además, de lo establecido en la Ley determinará con base a los criterios adicionales los rubros temáticos en que la información sea clasificada como reservada y/o confidencial. Rubros señalados en el Catálogo de Disposición Documental. III. Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de clasificar la información, así como de realizar el registro de los servidores públicos que tendrán acceso a dicha información. Para ello, deberán atender a lo dispuesto en los capítulos III de la LFTAIPG. y IV, V y VI de su Reglamento. 43 de 62

44 Para fundar la clasificación de la información deberá señalarse el o los ordenamientos jurídicos, artículo, fracción, inciso y párrafo que expresamente le otorga el carácter de clasificado. En el caso de información reservada, deberá asimismo establecerse el período de reserva. La información confidencial permanecerá como tal por tiempo indefinido. 8 Los titulares de las unidades administrativas, deberán tener conocimiento y llevar un registro de los servidores públicos que por la naturaleza de sus atribuciones tengan acceso a los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales. Asimismo, deberán asegurarse de que dichos servidores públicos, tengan conocimiento de la responsabilidad en el manejo de información clasificada. 9 Los elementos para señalar la clasificación de documentos que se consideran reservados o confidenciales en todo o en parte, son los siguientes: 10 8 Lineamiento Quinto. Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la Información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. 9 Lineamiento Décimo. Ibid. 10 Lineamiento Cuadragésimo. Ibid 44 de 62

45 Fecha de clasificación 11 : Unidad Administrativa: 12 Reservada: 13 Periodo de reserva: 14 Fundamento Legal: 15 Ampliación del periodo de reserva: 16 Confidencial: 17 Fundamento legal: 18 Rúbrica del titular de la Unidad Administrativa: 19 Fecha de desclasificación: 20 Partes o secciones reservadas o confidenciales: 21 Rúbrica y cargo del servidor público: Se anotará fecha en que se clasifica el documento. 12 Se señalará el nombre de la Unidad Administrativa de la cual es titular quien clasifica. 13 Se indicarán en su caso, las partes o páginas del documento que se clasifican como reservadas. Si el documento fuera reservado en su totalidad, se anotarán todas las páginas que lo conforman. Si el documento no contiene información reservada se tachará este apartado. 14 Se anotará el número de años por los que se mantendrá el documento o las partes del mismo con el carácter de reservado. 15 Se señalará el nombre del o los ordenamientos jurídicos, el o los artículos, fracción (es) y párrafo (s) con base en los cuales se sustenta la reserva. 16 En caso de haber solicitado la ampliación del periodo de reserva originalmente establecido, se deberá anotar el número de años por los que se amplía la reserva. 17 Se indicarán, en su caso, las partes o páginas del documento que se clasifican como confidenciales. Si el documento fuera confidencial en su totalidad, se anotarán todas las páginas que lo conforman. Si el documento no contiene información confidencial, se tachará este apartado. 18 Se señalará el nombre del o los ordenamientos jurídicos, el o los artículos, fracción (es) y párrafo (s) con base en los cuales se sustenta la confidencialidad o la reserva. 19 Firma autógrafa de quien clasifica. 20 Se anotará la fecha en que la información se desclasifica. 21 En caso de que una vez desclasificado el expediente, subsistan partes o secciones del mismo reservadas o confidenciales, se señalará este hecho. 22 Firma autógrafa de quien desclasifica. 45 de 62

46 6. ARTICULOS TRANSITORIOS I. Este documento fue revisado y autorizado por el Comité de Mejora Regulatoria Interna del INEA en la Cuarta Sesión Extraordinaria, celebrada el día 19 de mayo de 2010, mediante acuerdo A II. El Área Coordinadora de Archivos implementará el software, (SSA) Sistema de Administración de Archivos, una herramienta para el expediente electrónico, la digitalización, la disposición documental y la transparencia. Desarrollado por el AGN. Principios del funcionamiento del SSA: Basado en principios archivísticos (CGCA y CADIDO), en las normas internacionales de descripción archivística (ISAD-G) y de registro de productores de documentación (ISAAR-SPF) e ISO Permite la asociación de imágenes digitales (PDF y JPF). Esta basado en los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, derivados de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Respeta los Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de Sistemas automatizados de Control de Gestión emitidos por la SFP. Permite la administración integral de archivos por medio del Ciclo vital de la documentación. 46 de 62

47 7. ANEXOS Anexo 1 Portada de Expediente DPAEyD Unidad Administrativa: (1) Fondo: ( 2 ) Sub-fondo: (3) Sección: (4) Serie: (5) Sub-serie: (6) Expediente: (7) Fecha de apertura de expediente: Fecha de cierre de expediente: (8) (9) Asunto: (10) Valor Documental: (11) Vigencia Documental: Archivo de Trámite (años) Archivo de Concentración (años) Total de años (12) (13) (14) Número de Fojas: (15) Legajo: (16) 47 de 62

48 INSTRUCTIVO NOMBRE DEL FORMATO: OBJETIVO: ELABORACIÓN: PRESENTACIÓN: PORTADA DE EXPEDIENTE LLEVAR A CABO LA DESCRIPCIÓN DE LOS EXPEDI ENTES CONFORME A LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLI CA FEDERAL. UNIDAD ADMIINISTRATIVA RESPONSABLE DE LOS EXPEDIENTES ELABORADO EN COMPUTADORA. N Dice Debe Anotarse 1 Unidad Administrativa: Nombre del área administrativa responsable de la documentación. 2 Fondo: Corresponde a la razón social del Institut o. (INEA) 3 Subfondo: 4 Sección: 5 Serie: 6 Subserie: 7 Expediente: 8 9 Fecha de apertura de expedient e: Fecha de cierre de expediente: Corresponde a la razón social CONEVyT (si no corresponde registrar la leyenda NO APLI CA). Clave y nombre de la sección a la que corresponde la documentación que int egra el expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística o el Catálogo de Disposición Documental (actualizado) Clave y nombre de la serie a la que corresponde la documentación que integra el expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística o el Catálogo de Disposición Documental (actualizado). (si no corresponde registrar la leyenda NO APLICA). Clave y nombre de la subserie a la que corresponde la doc umentación que int egra el expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística o el Cat álogo de Dis posición Documental (actualizado) El número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedient es. Ejemplo. (01-09), (001), (RH01). Regist rar f echa del primer documento del expediente. Fecha del último documento del expediente. (si no es posible registrarlo en su momento dejar en blanco y registrar la fecha en invent ario). 10 Asunto: Resumen o descripción del expediente Valor Documental: Vigencia Documental: Se toman los datos registrados en el Catálogo de Dis posición Documental (actualizado). Tiempo en número de años que permanecerá el expediente en Archivo de Trámite (AT) y/o Archivo de Concentración (AC), información que se consulta en el Catálogo de Disposición Documental del INEA. 14 Total de años La suma de años de cons ervación en AT y AC. 15 Número de fojas: Total de hojas que integran al expediente. (necesario valorar las part es del expediente, la foliación puede ser parcial). 16 Legajo: Cuando el expediente por tamaño o por as unto del mismo se encuent re dividido. 48 de 62

49 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PORTADA DE EXPEDIENTE Y SU REGISTRO EN INVENTARIO Objetivo: Que el expediente de archivo cuente con la portada correspondiente con los datos de identificación del mismo, considerando el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental del INEA. Elementos de descripción de la portada de expedientes de archivo N Concepto Descripción 1 Unidad Administrativa: Nombre del área administrativa responsable de la documentación. 2 Fondo: Corresponde a la Razón Social del Instituto. (INEA) 3 Subfondo: En el caso del INEA, se aplica el concepto de Subfondo correspondiente a la razón CONEVyT, que deberá aplicarse sólo cuando corresponda). 4 Sección: Clave y nombre de la sección a la que corresponde la documentación que integra el expediente. De acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística o el Catálogo de Disposición Documental. 5 Serie: Clave y nombre de la serie a la que corresponde la documentación que integra el expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística o el Catálogo de Disposición Documental. 6 Sub-serie: Clave y nombre de la Sub-serie a la que corresponde la documentación que integra el expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística o el Catálogo de Disposición Documental. 7 Expediente: Este se refiere al número o método de ordenación aplicado al expediente. 8 Fecha de apertura de expediente: 9 Fecha de cierre de expediente Ejemplo: (01-09),(001),(RH01). Registrar fecha del primer documento del expediente. Fecha del último documento del expediente. (Si no es posible registrarlo en su momento dejar en blanco y registrar la fecha en inventario). 10 Asunto: Resumen o descripción del expediente. 11 Valores Se toman los datos registrados en el Catálogo de Disposición Documental Documentales: del INEA. (actualizado) 12 Vigencia Documental: Tiempo en número de años que permanecerá el expediente en Archivo de Trámite (AT) y/o Concentración (AC), información se consulta en el Catálogo de Disposición Documental del INEA. 13 Número de fojas: Total de hojas que integran el expediente. ( 14 Legajo: Cuando el expediente por tamaño o por asunto del mismo se encuentre dividido. 49 de 62

50 Ejemplo del formato de la portada de expediente de archivo. DPAEyD Portada de Expediente Unidad Administrativa: Fondo: Sub-fondo: Sección: Serie: Sub-serie: Expediente: Fecha de apertura de expediente: Fecha de cierre de expediente: Asunto: Valor Documental: Vigencia Documental: Archivo de Trámite (años) Archivo de Concentración (años) Total de años Número de Fojas: Legajo: Portada de Expediente DPAEyD Unidad Administrativa: Fondo: Sub-fondo: Sección: Serie: Sub-serie: DPAEyD / SUBDIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y CALIDAD INSTITUTO NACIONAL PARA LA EDUCACIÓN DE LOS ADULTOS NO APLICA 12.C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN 12C.6 SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN NO APLICA Expediente: 12C.6 / Fecha de apertura de expediente: Fecha de cierre de expediente: 02 / 04 / / 06 / 2010 Asunto: SOLICITUD Valor Documental: Vigencia Documental: ADMINISTRATIVO Archivo de Trámite (años) Archivo de Concentración (años) Total de años Número de Fojas: 14 Legajo: NO APLICA 50 de 62

51 DP AE yd Portada de Expediente DPAEyD Unidad Administrativa: DPAEyD / SUBDIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y CALIDAD Fondo: INSTITUTO NACIONAL PARA LA EDUCACIÓN DE LOS ADULTOS Sub-fondo: NO APLICA Sección: 12.C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN Serie: 12C.6 SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Sub-serie: NO APLICA Expediente: 12C.6 / C.6 / Solicitud C.6 / Solicitud Fecha de apertura de expediente: Fecha de cierre de expediente: 02 / 04 / / 06 / 2010 Asunto: SOLICITUD Valor Documental: Vigencia Documental: Archivo de Trámite Archivo de Concentración Total de años (años) (años) ADMINISTRATIVO Número de Fojas: 14 Legajo: NO APLICA CLASIFICACIÓN SERIE SE REGISTRA LA FECHA DEL DOCUMENTO EN LA APERTURA DEL EXPEDIENTE ORDENACIÓN NÚMERO DE EXPEDIENTE 12C.6 / Solicitud ASUNTO Ejemplo: Se muestra en el Catálogo de Disposición Documental, los datos que sirven de referencia a la elaboración de la portada del expediente. 51 de 62

52 DP AE yd DPAEyD Unidad Administrativa: Fondo: Portada de Expediente DPAEyD / SUBDIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y CALIDAD INSTITUTO NACIONAL PARA LA EDUCACIÓN DE LOS ADULTOS 12C.6 / Solicitud Sub-fondo: NO APLICA Sección: 12.C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN Serie: 12C.6 SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Sub-serie: NO APLICA Expediente: 12C.6 / Fecha de apertura de expediente: Fecha de cierre de expediente: 02 / 04 / / 06 / 2010 Asunto: SOLICITUD Valor Documental: Vigencia Documental: ADMINISTRATIVO Archivo de Trámite Archivo de Concentración Total de años (años) (años) Número de Fojas: 14 Legajo: NO APLICA Posterior a la apertura del expediente y elaboración de su portada, se registra en el inventario general, como se muestra en el siguiente ejemplo: 52 de 62