EXCEL AVANZADO INDICE

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1 73 EXCEL AVANZADO INDICE Funciones de Búsqueda y referencia Buscarh... Buscarv... Elegir... Indice... Ejercicios... Funciones de Base de Datos Bdpromedio... Bdcontar... Bdcontara... Bdextraer... Bdmax... Bdmin... Bdproducto... Bdsuma... Subtotales... Ejercicios... Funciones de información Contar.blanco... Ejercicios... Funciones ES... Base de datos Ordenamiento de registros... Consulta de registros... Auto Filtro... Filtro Avanzado... Edición de registros... Ejercicios... Subtotales... Ejercicios de Subtotales... Tablas Dinámicas Estructura de una Tabla Dinámica... Datos fuentes... Campo de página Tabla Dinámica... Campo de fila Tabla Dinámica... Campo de columna Tabla Dinámica... Elementos de Tabla Dinámica... Área de datos de Tabla Dinámica... Subtotales Tabla Dinámica... Totales Tabla Dinámica... Creación Tabla Dinámica... Ejercicios Tablas Dinámicas... Macros... Creación de Macros... Ejecutar Macros... Detener macros... Eliminar Macros...

2 74 FUNCIONES BÚSQUEDA Y REFERENCIA BUSCARH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar. La H de BUSCARH significa "Horizontal". Sintaxis: BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango. Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos. Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente:...-2, -1, 0, 1, 2,..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del menú Datos. A continuación haga clic en Opciones y después en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y después en Ascendente. Indicador_filas es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error # VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error # REF! Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá una coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error #N/A. Observaciones Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A. BUSCARV Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. La V de BUSCARV significa "Vertical". Sintaxis: BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

3 75 Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente:...; -2; -1; 0; 1; 2;... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto. Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción Ascendente. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. Indicador_columnas es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error # VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error # REF! Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A. Observaciones Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más grande que sea menor o igual a valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A. ELEGIR Utiliza el argumento núm_índice para devolver un valor de una lista de argumentos de valores. Utilice ELEGIR para seleccionar uno de los 29 valores posibles a partir del rango del argumento índice. Por ejemplo, si valor1 a valor 7 son los días de la semana, ELEGIR devuelve uno de los días cuando se utiliza un número entre 1 y 7 como argumento núm_índice. Sintaxis ELEGIR(núm_índice;valor1;valor2;...)

4 76 Núm_índice especifica el argumento de valor que se selecciona. El argumento núm_índice debe ser un número entre 1 y 29, o bien una fórmula o referencia a una celda que contenga un número entre 1 y 29. Si núm_índice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve valor2 y así sucesivamente. Si núm_índice es menor que 1 o mayor que el número del último valor de la lista, ELEGIR devuelve el valor de error # VALOR! Si núm_índice es una fracción, se trunca al entero inferior antes de ser utilizada. Valor1, valor2,... son de 1 a 29 argumentos de valores entre los cuales ELEGIR selecciona un valor o una acción que se ejecuta basándose en el argumento núm_índice. Los argumentos pueden ser números, referencias a celdas, nombres definidos, fórmulas, funciones o texto. INDICE Devuelve el valor de un elemento en una tabla o matriz seleccionado por los índices de número de fila y de columna. La función INDICE tiene dos formas, referencia y matricial. La forma de referencia siempre devuelve una referencia y la forma matricial siempre devuelve un valor o una matriz de valores. Use la forma matricial si el primer argumento de INDICE es una constante matricial. Sintaxis: INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna) Matriz es un rango de celdas o una matriz de constantes. Si matriz contiene sólo una fila o columna, el argumento núm_fila o núm_columna que corresponde es opcional. Si matriz tiene más de una fila y más de una columna y sólo utiliza núm_fila o núm_columna, INDICE devuelve una matriz con toda una fila o columna. Núm_fila selecciona, en el rango matriz, la fila desde la cual se devolverá un valor. Si se omite núm_fila, se requiere el argumento núm_columna. Núm_columna selecciona, en el rango matriz, la columna desde la cual se devolverá un valor. Si se omite núm_columna, se requiere el argumento núm_fila. Observaciones Si se utilizan ambos argumentos núm_fila y núm_columna, INDICE devuelve el valor en la celda de intersección de los argumentos núm_fila y núm_columna. Si se define núm_fila o núm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la matriz de valores de toda la columna o fila, respectivamente. Para utilizar valores devueltos como una matriz, introduzca la función INDICE como una fórmula matricial en un rango horizontal de celdas para una fila y en un rango vertical de celdas para una columna. Para introducir una fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Los argumentos núm_fila y núm_columna deben indicar una celda contenida en matriz; de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error # REF! FUNCIONES BASE DE DATOS Microsoft Excel XP incluye funciones de hoja de cálculo que analizan los datos almacenados en listas o bases de datos. Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos: base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de cálculo empleados en la función para base de datos. BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datos. Devuelve el promedio de los valores de una columna de una lista o base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.

5 77 Sintaxis: BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo indica qué columna se utiliza en la función. Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una condición de columna. BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números en una base de datos. Cuenta las celdas que contienen números en una columna de una lista o base de datos y que concuerdan con las condiciones especificadas. El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los registros de la base de datos que coinciden con los criterios. Sintaxis: BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función. Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una condición de columna. BDCONTARA Cuenta las celdas que no están en blanco en una base de datos. Cuenta las celdas que no están en blanco dentro de una columna de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas. El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTARA cuenta todos los registros de la base de datos que coinciden con los criterios. Sintaxis: BDCONTARA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

6 78 Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función. Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Criterios es el rango de celdas que contiene los criterios de la base de datos. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una condición de columna. BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que coincida con los criterios especificados. Extrae un único valor de una columna de una lista o base de datos que coincida con las condiciones especificadas. Sintaxis: BDEXTRAER(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función. Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una condición de columna. Observaciones Si ningún registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error # VALOR!. Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error # NUM!. BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos. Devuelve el valor máximo de una columna de una lista o base de datos que coincida con las condiciones especificadas. Sintaxis: BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función. Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una condición de columna. BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos. Devuelve el valor mínimo de una columna de una lista o base de datos que coincida con las condiciones especificadas. Sintaxis: BDMIN(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función. Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.

7 79 Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una condición de columna. BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo determinado de registros de la base de datos que coinciden con los criterios especificados. Multiplica los valores de una columna de una lista o base de datos que coincidan con las condiciones especificadas. Sintaxis: BDPRODUCTO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función. Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una condición de columna. BDSUMA Suma los números de la columna del campo de los registros de la base de datos que coincidan con los criterios especificados. Suma los números de una columna de una lista o base de datos que concuerden con las condiciones especificadas. Sintaxis: BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función. Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una condición de columna.

8 80 SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es más fácil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del menú Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la fórmula SUBTOTALES. Sintaxis: SUBTOTALES(núm_función;ref1,ref2,...) Núm_función es un número de 1 a 11 que indica qué función debe utilizarse para calcular los subtotales dentro de una lista. Núm_función Función 1 PROMEDIO 2 CONTAR 3 CONTARA 4 MAX 5 MIN 6 PRODUCTO 7 DESVEST 8 DESVESTP 9 SUMA 10 VAR 11 VARP Ref1, Ref2, son de 1 a 29 rangos o referencias para los cuales desea calcular el subtotal. Observaciones Si hay otros subtotales dentro de ref1 (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se pasarán por alto para no repetir los cálculos. La función SUBTOTALES pasa por alto las filas ocultas. Esto es importante cuando sólo desea obtener el subtotal de los datos visibles que resulta de una lista filtrada. Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTALES devolverá el valor de error # VALOR! FUNCIONES DE INFORMACIÓN CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango. Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango. Sintaxis: CONTAR.BLANCO(rango) Rango es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas en blanco. Observación También se cuentan las celdas con fórmulas que devuelven "" (texto vacío). Las celdas que contienen valores cero no se cuentan. FUNCIÓN ES En esta sección se describen 9 funciones para hojas de cálculo que se utilizan para comprobar el tipo de un valor o referencia. Cada una de estas funciones, a las que se conoce como funciones ES, comprueba el tipo del argumento valor y devuelve VERDADERO o FALSO dependiendo del resultado. Por ejemplo, ESBLANCO devuelve el valor lógico VERDADERO si valor es una referencia a una celda vacía, de lo contrario devuelve FALSO. Sintaxis: o ESBLANCO(valor) o ESNOTEXTO(valor) o ESERR(valor) o ESNUMERO(valor) o ESERROR(valor) o ESREF(valor) o ESLOGICO(valor) o ESTEXTO(valor) o ESNOD(valor) Valor es el valor que desea probar. Puede ser el valor de una celda vacía, de error, lógico, de texto, numérico, de referencia o un nombre que se refiera a alguno de los anteriores.

9 81 Función ESBLANCO ESERR ESERROR ESLOGICO ESNOD Devuelve VERDADERO si Valor se refiere a una celda vacía. Valor se refiere a cualquier valor de error con excepción de #N/A. Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A, # VALOR!, # REF!, # DIV/0!, # NUM!, # NOMBRE? o # NULO!). Valor se refiere a un valor lógico. Valor se refiere al valor de error #N/A (el valor no está disponible). ESNOTEXTO Valor se refiere a cualquier elemento que no sea texto. (Tenga presente que esta función devuelve VERDADERO incluso si valor se refiere a una celda en blanco.) ESNUMERO ESREF ESTEXTO Valor se refiere a un número. Valor se refiere a una referencia. Valor se refiere a texto. Observaciones Los argumentos valor de las funciones ES no se convierten. Por ejemplo, en la mayoría de las funciones en las que se requiere un número, el valor de texto "19" se convierte en el número 19. Sin embargo, en la fórmula ESNUMERO("19"), "19" no se convierte y ESNUMERO devuelve FALSO. Las funciones ES son útiles en fórmulas cuando se desea comprobar el resultado de un cálculo. Al combinar esas funciones con la función SI, proporcionan un método para localizar errores en fórmulas. Además puede usar combinaciones de funciones. Ejercicios de funciones Ejercicio #1 Copiar los siguientes datos en la Hoja de Cálculo 1. Valide para que se pueda seleccionar el artículo (Cama, Escritorio, Mesa, Romero, Silla). 2. La Cantidad usted lo ingresa manualmente. 3. El costo de materiales se mostrará utilizando la función BUSCARH 4. El costo total de materiales es la suma. 5. La mano de obra es de 90 soles por cantidad. 6. La utilidad será del 30% del Costo de Producción. 7. El descuento se aplicará dependiendo de la cantidad de artículos deseados. 8. El IGV es 19% (CP+U-Descuento)*IGV

10 82 Ejercicio #2 Copiar los siguientes datos en la Hoja de Cálculo 1. Valide para que se pueda seleccionar el destino. 2. El Nº de asiento [1-10] 3. El resto de los datos se mostrará automáticamente. Nota: Haga uso de todas las funciones que considere. No use macros.

11 83 Ejercicio #3 Copiar los siguientes datos en la Hoja de Cálculo. 1. Ingrese el nombre, apellidos y la fecha de nacimiento. 2. El resto de los datos se mostrará automáticamente. Nota: Las dos últimas tablas deben ingresarse juntas hacia el lado derecho. Las 2 tablas que a continuación se muestran deben ser digitados uno a continuación de otro.

12 84 BASE DE DATOS En Microsoft Excel la información ingresada a la Hoja de Cálculo puede ser utilizada como una base de datos. La base de datos consta de una serie de Filas y Columnas. La primera fila de la Base de Datos contendrá los nombres de campos (rótulos) y las subsiguientes filas contendrán los registros de la Base de Datos. ORDENAMIENTO DE REGISTROS Consiste en reacomodar ascendentemente o descendentemente la información de una base de datos, Ms. Excel permite especificar hasta tres campos claves para el ordenamiento, también cuenta con dos íconos de ordenamiento en la barra de herramientas. Para ordenar los registros de una base de datos realice lo siguiente: Seleccionar la base de datos. Menú Datos: Ordenar Luego especificar: Indicar cuales serán los campos claves (especificando si es ascendente o descendente)

13 85 Nota: Cuando se especifica un segundo o tercer criterio, el ordenamiento tendrá efecto solo para aquellos registros que tengan el mismo valor en el criterio anterior. CONSULTA DE REGISTROS Filtros La filtración permite mostrar solo aquellos registros de una base de datos que contienenn un criterio, un cierto valor o que satisfagan un conjuntoo de criterios. La filtración oculta temporalmente los registros que no se desea mostrar. Existen dos maneras de filtrar la base de datos: AUTO FILTRO El comando Auto Filtro aplica flechas desplegables a los nombres de campos de la base de datos, para que pueda elegir el elemento a mostrar. Cuando se elige un elemento de la fila desplegable Excel oculta temporalmente las filas que no contienen ese elemento. Puede mostrar los datos de la lista utilizando el Menú Datos: Filtro: Mostrar todo. Filtrar una base de datos seleccionando elementos Para filtrar una base de datos, realiza lo siguiente: Selecciona la base de datos que deseas filtrar. Menú Datos: Filtro: Auto Filtro Clic en la flecha del rótulo que contiene los datos que deseas filtrar. Por ejemplo Turno Mañana.

14 86 El resultado será: Filtrar una base de datos utilizando criterios Haga clic en la flecha del rótulo que contiene los datos que desea mostrar. En la lista seleccione Personalizar En la primera línea de criterios, seleccione e operador de comparación y escriba o seleccione el valor a utilizar. Por ejemplo: Sexo Femenino. Clic en aceptar El resultado será: Filtrar una base de datos utilizando dos criterios Haga clic en la flecha del rótulo que contiene los datos que desea mostrar. En la lista seleccione Personalizar En la primera línea de criterios, seleccione el operador de comparación y escriba o seleccione el valor a utilizar. En la segunda línea de criterios, seleccione el operador de comparación y escriba o seleccione el valor a utilizar. Seleccione el botón (Y) para mostrar las filas que cumplan con ambos criterios. Seleccione el botón (O) para mostrar las filas que cumplan con algún criterio. Por ejemplo: Curso Ms. Word o Ms. Excel.

15 87 Clic en aceptar El resultado será: FILTRO AVANZADO Le permite filtrar utilizando un rango de criterios para mostrar solo las filas que cumplen todos los criterios que usted especifique. Si vuelve a filtrar la base de datos, Excel evalúa todas las filas mostradas y ocultas. Acción: Filtrar la lista sin moverla: Oculta las filas que no cumplen los criterios. Copiar en otro lugar: Copia los datos filtrados en otro lugar de la hoja de cálculo. Rango de la lista: Especifica el rango de celdas de la base de datos que desee filtrar. Rango de criterios: Especifica el rango de celdas en el cual copiar las filas que cumplen los criterios. Este cuadro solo está activo cuando elige la opción: Copiar en otro lugar. Solo registros únicos: Muestra filas únicas que cumplen los criterios y excluye filas que no contienen elementos duplicados. Filtrar una base de datos utilizando criterios complejos Cree un rango de criterios en la hoja de cálculo, anotando el criterio de selección. Seleccione la base de datos a filtrar. Menú Datos: Filtro, Filtro Avanzado.

16 88 Se presentará el cuadro de diálogo donde podrá realizar lo siguiente: Active la opción Filtrar la lista sin moverla a otro lugar En el cuadro Rango de criterios, especifique el rango que contiene el criterio, incluyendo los rótulos del criterio. Active la casilla Solo registros únicos El resultado será: Copiar datos filtrados utilizando criterios complejos Cree un rango de criterios en la hoja de cálculo, anotando el criterio de selección: Seleccione la base de datos a filtrar Menú Datos: Filtro avanzado Se presentará el cuadro de diálogo donde podrá realizar lo siguiente. Active la opción Copiar a otro lugar En el cuadro Rango de criterio especifique el rango que contiene el criterio, incluyendo los rótulos del criterio. En el cuadro Copiar a, especifique el lugar donde se desea copiar los registros filtrados. Estará conformado por los nombres de campos cuyos registros se deseen mostrar más tantas filas como registros halla en la base de datos. Active la casilla Sólo registros únicos, si desea excluir registros duplicados. El resultados será:

17 89 EDICION DE REGISTROS Muestra una ficha de datos, que se puede utilizar para ver, cambiar, y borrar registros de una base de datos o para encontrar registros que cumplan los criterios especificados. Para editar registros de una ficha de datos haga lo siguiente: Menú Datos: Formularios Se mostrará una ficha similar a la siguiente: Los rótulos de la base de datos se de campo de las fichas de datos. Campos: Corresponden a cada rótulo de la base de datos. Los campos aparecen en un cuadro de edición, los campos que contienen fórmulas o están protegidos no podrán editarse. Para desplazarse utilice las teclas TAB o ALT + TAB. Barra de desplazamiento: Permite registro mostrado. convierten en nombres desplazarse por los campos de la base de datos y muestra la posición del Para ir a: Haga esto: Mismo campo en el registro siguiente Clic en la flecha abajo Mismo campo en el registro anteriorr Clic en la flecha arriba Mismo campo 10 registros adelante Clic debajo del cuadro de desplazamiento Mismo campo 10 registros atrás Clic encima del cuadro de desplazamiento Indicador del número de registro: Indica el número de registro actual y el total de registros de la base de datos. El número de registro cambia a Nuevo registro cuando el cursor se desplaza mas allá del final de la base de datos. Nuevo: Permite adicionar un registro al final de la base de datos. Cuando vuelve a hace clic en el botón Nuevo, los datos que introduce se agregan como un nuevo registro. Eliminar: Elimina el registro actual, los otros registros se mueven hacia arriba en la base de datos. Los registros eliminados no se pueden restaurar. Restaurar: Restaura campos editados en el registro actual, cancelando los cambios. hacerse antes de presionar la tecla ENTER o de desplazarse a otro registro. La restauración debe Buscar Anterior: Muestra el registro anterior en el registro actual. Si especificó criterios, se mostrará el registro anterior que cumple el criterio.

18 90 Buscar Siguiente: Muestra el registro siguiente en el registro actual. Si especificó criterios, se mostrará el registro siguiente que cumple el criterio. Criterios: Muestra un cuadro de diálogo para introducir criterios de búsqueda, para buscar un subgrupo de registros. Borrar: Cancela los criterios existentes. Está disponible sólo después de elegir el botón Criterios. Formulario: Regresa al formulario de datos. Está disponible sólo después de elegir el botón Criterios. Cerrar: Cierra el formulario de datos. Añadir un registro mediante un formulario de datos Para añadir registros a una base de datos realice lo siguiente: Seleccione la base de datos, donde desea añadir registros. Menú Datos: Formulario. Haga clic en el botón Nuevo, se mostrará una registro vacío. Escriba los datos para el nuevo registro. Por ejemplo.

19 91 Cuando termine de introducir los datos presione ENTER para agregar el registro. Repita los pasos para añadir mas registros Cuando termine de añadir registros, elija el botón Cerrar, Excel insertará los nuevos registros al final de la base de datos. El resultado será: Editar un registro mediante un formulario de datos Para editar los registros de una base de datos realice lo siguiente: Seleccione la base de datos, donde desea editar registros. Menú Datos: Formulario. Busque y muestre el registro que desee editar. Para examinar la base de datos puede usar la barra de desplazamiento o los botones Buscar Siguiente o Buscar Anterior. Por ejemplo el registro número 18.

20 92 Edite el contenido del registro, haciendo clic sobre los campos que se desea actualizar o modificar. Por ejemplo: Cambie el ALUMNO (Antonio Bandera) Haga clic en el botón Cerrar para aceptar los cambios. El resultado será Eliminar un registro mediante un formulario de datos Para eliminar un registro de una base de datos haga lo siguiente: Seleccione la base de datos donde desea eliminar registros. Menú Datos: Formulario

21 93 Busque y muestre el registro que desea eliminar. Para examinar la base de datos, puede usar la barra de desplazamiento o los botones Buscar siguiente o Buscar anterior. Por ejemplo el registro número 12. Haga clic en el botón Eliminar Haga clic en el botón Aceptar para conformar la eliminación del registro. Nota: Cuando elimina un registro de la base de datos mediante un formulario de datos, estos no se pueden recuperar con el botón Restaurar ni con el comande Deshacer. Examinar una base de datos mediante un formulario de datos Para examinar un registro de una base de datos haga lo siguiente: Seleccione la base de datos donde desea examinar registros. Menú Datos: Formulario Busque y muestre el registro que desea examinar. Para examinar la base de datos, puede usar la barra de desplazamiento o los botones Buscar siguiente o Buscar anterior. Para terminar haga clic en el botón Cerrar. El resultado será:

22 94 Buscar registros en un formulario de datos, usando criterios Para buscar los registros de una base de datos realice lo siguiente: Seleccione la base de datos donde desea buscar registros. Menú Datos: Formulario Haga clic en el botón Criterios Escriba los criterios que desea emplear. También se podrá usar operadores de comparación. Por ejemplo Turno Mañana y Pagos mayor a 150 Haga clic en la barra de desplazamiento o en los botones Buscar siguiente o Buscar anterior. Para terminar haga clic en el botón Cerrar.

23 95 SUBTOTALES Calcula un subtotal en los campos seleccionados según un campo clave, insertando filas de subtotales por cada cambio en el campo clave y una fila de total general de la base de datos. Nota: La base de datos se debe ordenar previamente por el campo clave. Para obtener subtotales de una base de datos realice lo siguiente: Seleccione y ordene la base de datos por el campo clave que va a considerar para los subtotales. Por ejemplo, ordenado por categoría. Menú Datos: Subtotales Asigne los parámetros necesarios para obtener los subtotales. Para cada cambio en: Especifica el campo clave, para los cuales se desea obtener subtotales. Haga clic en la flecha desplegable para ubicar el campo clave que consideró al ordenar la base de datos. Usar función: Calcula el subtotal usando la función seleccionada. Por defecto Excel usa la función suma para valores numéricos o la función cuenta para valores de texto. Suma : La suma de los elementos. Cuenta: La cantidad de valores que no son blancos. Promedio: El promedio de los elementos en el grupo del subtotal. Max: El valor numérico más grande en el grupo del subtotal. Min: El valor numérico más pequeño en el grupo del subtotal. Producto: El producto de todos los valores del grupo del subtotal. CuentaNum: La cantidad de registros o filas que contienen datos numéricos en el grupo del subtotal. Varp: Varianza de una población donde el grupo del subtotal es toda una población. Agregar subtotal a: Especifica la columna en la que desea que aparezca el subtotal. Para seleccionar más de una columna. Reemplazar subtotales actuales: Reemplaza todos los subtotales de la lista con los subtotales seleccionados. Desactive esta opción para conservar los subtotales actuales e insertar nuevos subtotales. Salto de página entre grupos: Inserta automáticamente un salto de página antes de cada grupo de datos para los cuales se hace un subtotal. Resumen debajo de los totales Quitar Todos: Elimina todos los subtotales de la lista actual Ejemplo: Se tiene la siguiente base de datos: Obtener el total de sueldos por categorías. Solución: Ordenar la base de datos por categoría.

24 96 Menú Datos: Subtotales Seleccione según se muestra en el gráfico. El resultado será: Ejercicios de Subtotales Copie los siguientes datos en una Hoja de Cálculo. Resolver las siguientes aplicaciones 1. Obtener la cantidad de alumnos por curso. Ordenado por: Curso Para cada cambio en: Curso Usar función: Contar Agregar subtotales a: Pago Reemplazar: Si

25 97 2. Obtener la suma de pagos por curso. Ordenado por: Curso Para cada cambio en: Curso Usar función: Suma Agregar subtotales a: Pago Reemplazar: Si 3. Mostrar el subtotal por cursos y la suma de ellos. Ordenado por: Curso Para cada cambio en: Curso Usar función: Contar Agregar subtotales a: Pago Reemplazar: Si Y Para cada cambio en: Curso Usar función: Suma Agregar subtotales a: Pago Reemplazar: No

26 98 4. Obtener el subtotal por locales. Ordenado por: Local Para cada cambio en: Local Usar función: Contar Agregar subtotales a: Curso Reemplazar: Si 5. Obtener un subtotal mostrando el máximo pago por local. Ordenado por: Local Para cada cambio en: Local Usar función: Max Agregar subtotales a: Pago Reemplazar: Si

27 99 6. Obtener el subtotal de alumnos por local y la suma de pagos por curso. Ordenado por: Local, Curso Para cada cambio en: Local Usar función: Contar Agregar subtotales a: Pago Reemplazar: Si Y Para cada cambio en: Curso Usar función: Suma Agregar subtotales a: Pago Reemplazar: No TABLAS DINAMICAS Una tabla dinámica es una tabla interactiva de una hoja de cálculo que puede resumir una gran cantidad de datos existentes usando el formato de cálculo elegido por el usuario. Estructura de una tabla dinámica Una tabla dinámica está compuesto por las siguientes partes: Página, Columna, Filas, Datos. Ver el siguiente gráfico: Datos fuente Son los datos origen que permiten crear una tabla dinámica. Los datos fuente pueden ser: Una base de datos de Ms. Excel Una fuente externa, ejemplo una base de datos de DBase, Foxpro, Paradox o Ms. Access. Rango de consolidación múltiple. Otras tablas dinámicas. Menú Datos: Obtener datos externos/nueva consulta de base de datos.

28 100 Campo de página de una tabla dinámica Campo al que se le asigna una orientación de página en la tabla dinámica. Los elementos de un campo de página se muestran a través de una lista desplegable. Campo de página Lista desplegable Campo de fila de una tabla dinámica Campo al que se asigna una orientación de fila en la tabla dinámica. Los elementos asociados con un campo de fila se muestran como rótulo de fila. Campo de fila Elemento de fila Campo de columna de una tabla dinámica Campo al que se asigna una orientación de columna en la tabla dinámica. Los elementos asociados con un campo de columna se muestran como rótulo de columna. Campo de columna Elemento de columna

29 101 Elementos de una Tabla Dinámica Es una subcategoría de un campo de una tabla dinámica. Son valores únicos correspondientes a un campo de fila, columna o página. Elementos de página, fila, columna Área de datos de una Tabla Dinámica Los valores de cada celda de área de datos representan un resumen de datos según la función de resumen elegida, por ejemplo: una suma, promedio, mínimo, etc. Área de datos Subtotales de una Tabla Dinámica Es una filo o columna que muestra el total de elementos detallados en un campo de una tabla dinámica, según la función de resumen elegida. Subtotales Totales de una Tabla Dinámica Son valores totales para todas las celdas en una fila o columna, utilizando las mismas funciones de áreas de datos. Totales Generales

30 102 Creación de una Tabla Dinámica Seleccione los datos de la base de datos de Ms. Excel. Menú Datos: Informe de Tablas y Gráficos Dinámicos Siga los pasos del asistente de Tablas y Gráficos Dinámicos

31 103 Clic en Diseño Arrastre los botones de campo de la derecha sobre el diagrama a la izquierda. Clic en Aceptar Nota1: Si lo desea haga clic en el botón Opciones para tener mayor información sobre la Tabla Dinámica. Nota2: La tabla dinámica se creará en una nueva hoja según la opción activada, pero si desea colocarla en una hoja existente, seleccione incluyendo la celda.

32 104 Clic en Aceptar Clic en Finalizar El resultado será: Ejercicios de Tablas Dinámicas Copie los siguientes datos en una Hoja de Cálculo. Realizar las siguientes aplicaciones 1. Obtener en una Tabla Dinámica un listado de las matriculas realizadas en cada curso por turno y en cada uno por locales. Página Fila Columna Datos : Turno : Curso : Local : Alumno

33 Obtener en una Tabla Dinámica un listado de pagos de cada curso por local y en cada uno de los turnos. Página Fila Columna Datos : Local : Curso : Turno : Pago 3. Obtener en una Tabla Dinámica un listado de matriculas de pagos en cada turno por curso y en cada uno de los locales. Página Fila Columna Datos : Curso : Turno : Local : Alumno, Pago 4. Obtener en una Tabla Dinámica el control de pagos de los alumnos matriculados en cada uno de los turnos y por local. Página : Local Fila : Turno, Alumno Columna : Datos : Pago 5. Obtener en una Tabla Dinámica un listado de los alumnos por turno y en cada uno de los cursos. Página Fila Columna Datos : Turno : Alumno : Curso : Pago

34 Obtener en una tabla dinámica un listado de las matriculas en cada turno por local y en cada uno de los cursos. Página Fila Columna Datos : Local : Turno : Curso : Alumno

35 107 MACROS Una macro es una secuencia de acciones o eventos que pueden ser grabados. Eventos: Clic (con el mouse) Keypress (teclado) CREACION DE MACROS Seleccione en el menú Herramientas: Macro a continuación, haga clic en Grabar nueva macro. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los demás caracteres pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado como separador de palabras. Para ejecutar la macro presionando un método abreviado, escriba una letra en el cuadro Tecla de método abreviado. Puede utilizarse CTRL+ letra (para letras minúsculas) o CTRL+ MAYÚS + letra (para letras mayúsculas), donde letra es cualquier tecla del teclado. La tecla de método abreviado que se utilice no puede ser ni un número ni un carácter especial o #. La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado predeterminada en Microsoft Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación en que desea almacenar la macro. Si desea que la macro esté disponible siempre que se utilice Excel, almacene la macro en el libro de macros personales en la carpeta de inicio de Excel. Para incluir una descripción de la macro, escriba la descripción en el cuadro Descripción. Haga clic en Aceptar. Ejecute las acciones que desee grabar. En la barra de Herramientas: Macros, Detener grabación. Creación de una macro que inserte un aplicativo WordArt en Excel Menú Herramientas\Macro\Grabar nueva macro Nombre de la macro: wordart Aceptar Menú Insertar\Imagen\WordArtt Seleccione un estilo \ Aceptar Escriba el texto: Esto es fácil \ Aceptar Menú Herramientas\Macro\Detener grabación

36 108 Nota: Para probar debe eliminar el aplicativo WordArt creado. EJECUTAR UNA MACRO Después de grabar una macro, se suele ejecutar en Microsoft Excel; sin embargo, se puede ejecutar desde el Editor de Visual Basic mientras se modifica. Abra el libro que contiene la macro. Seleccione en el menú Herramientas: Macro, Macro. En el cuadro Nombre de la macro, seleccione la macro (wordart) ó escriba el nombre de la macro que desea ejecutar. Haga clic en Ejecutar. Ejecutar una macro desde un botón, un control gráfico o una autoforma Puede asignar una macro a un botón, a un objeto de dibujo o a un control gráfico en la hoja de cálculo. Si hace clic en el botón u objeto de dibujo o se cambia el control, por ejemplo, haciendo clic en una casilla de verificación o un elemento de una lista, la macro se ejecutará de forma. Haga clic en el botón o el control gráfico para que aparezcan los controladores de selección. Haga clic derecho en el botón o del control gráfico y, a continuación, haga clic en Asignar Macro en el menú contextual. Para asignar una macro ya existente al botón o al control gráfico seleccionado, escriba el nombre de la macro en el cuadro o elija el Nombre de la macro y luego haga clic en Aceptar. Nota Si asigna una macro a un botón o a otro objeto que ya esté en uso como, por ejemplo, un hipervínculo, se eliminará la información del hipervínculo. A partir de entonces, al hacer clic en el botón o en el objeto, se ejecutará la macro. Inserte una Autoforma\Formas Básicas\Bisel Clic derecho sobre el bisel\agregar Texto ó Modificar texto Escriba WordArt Clic derecho sobre el bisel\asignar Macro Elija de la lista\aceptar Haga clic en el bisel Ejecutar una macro desde un botón de la barra de herramientas Puede ejecutarse una macro desde un botón, desde una barra de herramientas integrada o desde una barra de herramientas personalizada. En el menú Herramientas, haga clic en Personalizar. Si la barra de herramientas que contiene el botón no es visible, haga clic en la ficha Barra de herramientas y, a continuación, active la casilla de verificación que aparece junto al nombre de la barra de herramientas.

37 109 Si el botón que desea utilizar para ejecutar la macro no pertenece a la barra de herramientas, haga clic en la ficha Comandos y, a continuación, haga clic en Macros en la lista Categorías. En la lista Comandos, arrastre el botón Personalizar a una barra de herramientas. Haga clic en el botón de la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en Asignar Macro en el menú contextual. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro o elija de la lista. Clic en Aceptar Luego haga clic en el Icono de la barra de herramientas insertada Y se mostrará el aplicativo WordArt facil. con el texto Excel es

38 110 Detener la ejecución de una macro Para detener una macro antes de que finalice las acciones, presione ESC. Eliminar una macro Abra el libro que contiene la macro que desea eliminar. Elija Macro en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Macros. En la lista Macros en, seleccionee Este libro. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar. Haga clic en Eliminar. Nota: Para quitar todas las macros del libro, elimine las macros que aparecen en el cuadro de diálogo y a continuación, guarde el libro.