GUÍA DEL ADMINISTRADOR CÓMO ADMINISTRAR DE MANERA SIMPLE?

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1 GUÍA DEL ADMINISTRADOR CÓMO ADMINISTRAR DE MANERA SIMPLE?

2 ÍNDICE 1 INTRODUCCIÓN ADMINISTRACIÓN DE LOS USUARIOS Y DE LOS FAXES DE GRUPO ADMINISTRACIÓN MÚLTIPLE PORTADAS GESTIÓN DE LAS CONTRASEÑAS RECEPCIÓN & RE-ENVÍO DE LOS FAXES ENTRANTES LOS DIFERENTES PERFILES LAS EXTENSIONES CLIENTE

3 1 Introducción FaxBox es un servicio de Fax y SMS de j2 Global. Responde a las necesidades de gestión de flujos de Fax y SMS para empresas de cualquier tamaño, sin instalación y de administración simplificada. 2 Administración de los usuarios y de los Faxes de grupo 2.1 En qué consiste la administración de FaxBox? La dministracion de FaxBox consiste en la gestion de los usuarios del servicio, sus derecho y sus perfiles. Esta administracion se lleva a cabo a traves de una interfaz Web o un archivo de intercambio con formato XML y una cuenta de administrador. El Espacio Cliente FaxBox está compuesto por dos interfaces principales: en una puede consultar el trafico y en la otra llevar a cabo la administración. El botón LOGS permite consultar el tráfico y enviar/recdibir faxes según su perfil. El botón ADMINISTRAR permite organizar a los usuarios, su perfil, la asignacion de los números DDI (selección directa de extensiones) reservados con anterioridad. Qué es una Cuenta Cliente? La Cuenta Cliente es lo que otorga una identidad al cliente. Esta Cuenta Cliente representa la base jerárquica de su organización. El administrador gestiona su organización y unas subcuentas denominadas Grupos. No confundir con la noción de fax de grupo presentada en el capítulo 2.3. Qué es un Grupo? Un Grupo se compone de Usuarios y de Fax de grupo. Un Grupo puede ser administrado por une Administrador o por un Administrador delegado. Un Administrador gestiona su Grupo y los Subgrupos. 3

4 2.2 Cómo administrar a los usuarios? Qué es un usuario? Un usuario corresponde a una dirección de correo electrónico (real o virtual) registrada en FaxBox. Cómo crear o gestionar un usuario? Para gestionar a los usuarios es necesario disponer de derechos de administrador (global o de Grupo) y estar conectado a la sección ADMINISTRAR de la interfaz Web. Puede especificar las siguientes informaciones sobre cada usuario: tratamiento, n. tlfn., identificador fax, prefijo internacional, lengua por defecto, rol, dirección(es) de correo electrónico, número de fax (SDA). Solo son obligatorios el nombre y la dirección de correo electrónico. 4

5 Alerta SMS de recepción de un fax Existe la posibilidad de activar el envío de un SMS que avise del recibo de un fax destinado a un DDI o a un cliente. El contenido del SMS será igual que el asunto del relativo al fax recibido. Para recibir un SMS que avise de la llegada de un fax es necesario rellenar correctamente el campo Teléfono en la configuración Usuario, siguiendo uno de estos 2 supuestos: 1. SMS GSMNumber por ejemplo SMS En este caso, en la portada de los faxes enviados por este usuario no se indica el contenido del campo teléfono, ver el ejemplo. 2. GSM GSMNumber Por ejemplo GSM En este caso, en la portada de los faxes enviados por este usuario sí se indica el contenido del campo teléfono, ver el ejemplo. Nota: Si las normas de envío FaxBox hacen que el fax se envíe a varios usuarios, entonces: Si se solicita un envío SMS hace UN solo número, solo se enviara y se facturar un SMS (el primer usuario) Si se solicita un envío SMS hacia varios números, se envirara y se facturara un SMS a cada número. Cada SMS origina un acuse de recibo (funcionamiento clásico). 5

6 2.3 Cómo administrar a los Faxes de grupo? Qué es un Fax de grupo? Este concepto, parecido al de la máquina de fax tradicional, está disponible para un grupo de colaboradores que pueden utilizarlo libremente tanto para el envío como para la recepción. Un usuario puede enviar en calidad de Fax de grupo. Un Fax de grupo puede tener una dirección de correo electrónico real o virtual. Un Fax de Grupo puede integrar una fotocopiadora multifunción. En ese caso, los envíos y recepciones estarían compartidos por los usuarios de ese Fax de grupo. Un Fax de grupo puede utilizar un solo número de fax (DDI). Existe la posibilidad de que varios usuarios formen parte del mismo Fax de grupo, así como que un usuario pertenezca a varios Faxes de grupo. 6

7 3 Administración múltiple 3.1 Administración múltiple de los usuarios Es posible llevar a cabo una o más modificaciones en un conjunto de usuarios. Para ello, solo tiene que marcar todos los usuarios que deben sufrir esa modificación común, rellenar los campos con los valores que se quieren generalizar, marcar las propiedades que deben ser objeto de modificación y finalmente hacer clic en OK. 3.2 Administración múltiple de los faxes de grupo La administración múltiple de los faxes de grupo es equiparable a la de los usuarios (ver punto 3.1 arriba). 7

8 4 Portadas 4.1 Cómo gestionar las portadas? Las portadas en 4 pasos Creación de un fondo de página y posicionamiento de las variables: En primer lugar, la impresora FaxBox (ver capítulo 8) debe estar instalada en su ordenador. A continuación, cree el fondo de página que se utilizará como portada desde una aplicación Windows (por ejemplo, Word). La portada podrá contener imágenes y texto. Ponga un doble signo $ delante de los campos personalizados (no predefinidos) y finalmente guarde el documento en su formato original. Truco: reserve el espacio necesario utilizando _. Ej.: $$Subject Para obtener la lista con las variables disponibles, consulte la FAQ Creación de una portada. Convertir el documento en portada Imprima el documento que se guardó en la impresora FaxBox Corporate. Al solicitar dicha acción, la impresora detecta la presencia de palabras que empiezan por $$ y propone crear una portada. Se abre el editor de portada. Todavía es posible realizar modificaciones en los campos, en el tamaño, aplicar reglas de compaginación y después guardar la página acabada como tipo fax. Descargar la portada en FaxBox Es conveniente ponerse en contacto con el departamento Customer Services de FaxBox Ltd para poner en línea las portadas (support@rtenetwork.com). Asignar la portada a un Usuario o a un Fax de grupo La configuración de los usuarios y de los Faxes de grupo permite definir la portada que se ha asignado por defecto. 8

9 5 Gestión de las contraseñas 5.1 Primera asignación Cuando se crea un nuevo usuario, el sistema genera una contraseña única de manera automática. Al mismo tiempo, se le envía un mensaje al nuevo usuario en el que se especifica la creación de su cuenta y de su contraseña. 5.2 Cambiar la contraseña Desde que recibe el mensaje de apertura de cuenta, el usuario puede cambiar su contraseña sea cual sea su perfil. Para ello, debe conectarse a FaxBox (con su contraseña actual) y después hacer clic en el botón «Contraseña» y a continuación en la pestaña «PERSONALIZAR». Se le pedirá la antigua contraseña y después la nueva. El cambio se hará efectivo tras la visualización del mensaje: 5.3 Reactivar la contraseña En caso de que el usuario olvide su contraseña, el administrador puede reactivar una nueva contraseña siguiendo los mismos pasos que se han descrito en el punto 5.1. Una conexión a FaxBox a través de Administrador, permite acceder a las funciones de administración de los usuarios, entre ellas, la función de reactivación de la contraseña. Antes de hacer efectiva esta acción, aparecerá un mensaje de advertencia. Nota: puesto que no es posible conectarse a FaxBox en calidad de Fax de grupo, no hay gestión de contraseña para los Faxes de grupo. 9

10 6 Recepción & re-envío de los faxes entrantes 6.1 Recepción Es necesario cumplir una serie de condiciones para activar la recepción de los faxes: Activar el servicio Al menos una dirección de correo electrónico (real o virtual) puede recibir el tráfico Asignar un número de fax a un Usuario o a un Fax de grupo. Posibles destinos de un fax recibido: Dirección de correo electrónico Fax de grupo Impresora de red de la empresa (1) Los números de fax (DDI) se asignan en función de lo que pida el cliente, atendiendo a una división geográfica que se estudia en el momento de su solicitud. Dentro de una misma cuenta de cliente es posible asignar un número de fax a varios destinos. (1) Cuando sea necesario imprimir de manera sistemática un fax recibido en un número particular, estos son los pasos a seguir: se designa un buzón de correo particular para recibir el tráfico de faxes con destino a un número DDI. Dentro del sistema de información cliente hay instalado un add-on (módulo PRNAUTO) cuya compra es opcional. Este add-on examina de manera cíclica uno o varios buzones de correo destinados a este efecto, e imprime su contenido. El caso particular de XEROX-EIP: el add-on XEROX EIP pone en marcha ese mecanismo sin necesidad de un módulo suplementario. 6.2 Asignación de un número de FAX (DDI) En el modo Administración, la asignación de un número SDA a un usuario o a un Fax de grupo se realiza mediante la función Añadir un número de fax privado. Existen dos procedimientos de selección posibles: Haciendo clic en la zona geográfica correspondiente (ej.: Sureste) FaxBox asigna de manera automática el primer número disponible en esa zona. Desplegando el árbol de directorios es posible elegir el número. La cifra que aparece entre paréntesis indica que ese número ya se ha asignado dos veces. En ese caso, podemos deshacer las dos primeras asignaciones o, por el contrario, añadir una nueva. 10

11 7 Los diferentes perfiles 7.1 Perfiles de administración Existen 3 perfiles de administración Administrador:; Dispone de todos los derechos de administración de su OU(1) (Grupo) y de las OU hijas (Subgrupos) Usuario con derechos: Dispone de derechos de auto administración (solamente la modificación de sus propios parámetros) Usuario:: No dispone de derechos de administración.. Un usuario que disponga de derechos de administración, verá el botón ADMINISTRAR en el lado izquierdo de su pantalla, mientras que su rol quedará indicado en la parte superior derecha de la página Admin. (1) OU = Organizational Unit (Unidad organizativa) 7.2 Perfiles de visualización Los perfiles de visualización no tienen relación con los de administración. Existen 3 perfiles de visualización: Usuario: Un usuario puede ver su tráfico tanto en el envío como en la recepción. Fax de grupo: Un Fax de grupo es un espacio de colaboración de tráfico de fax en envío y en recepción. Un usuario puede ver el tráfico del o de los Faxes de grupo a los que pertenece. Los Faxes de grupo los comparten varios usuarios. Visualización avanzada: La visualización avanzada ofrece la posibilidad de ver el conjunto de tráfico de su OU (Grupo) o de sus OU hijas (Subgrupos). Esta función se puede asignar a todo tipo de usuarios. La visualización se activa a petición, haciendo clic en el botón «Ver todo». Esta función es especialmente interesante para las personas encargadas de «asignar» los faxes dentro de una empresa. 11

12 8 Las Extensiones Cliente 8.1 Descargar la impresora virtual Las extensiones cliente se componen de la impresora virtual FaxBox y del cliente dedicado que permite enviar SMS y SMS mailing. La descarga se realiza desde la página de conexión del Espacio Cliente haciendo clic en Descargar la impresora FaxBox, o bien realizando la descarga a partir de este enlace oad/setup.exe. Resumen de las principales funciones de la impresora virtual FaxBox: Conversión de todos los documentos Windows desde aplicaciones que dispongan de la función imprimir. Creación de Fax Mailing profesional con Listo para enviar e Informe sintetizado. Búsqueda semántica del número de fax del destinatario en el cuerpo del documento que se va a enviar por fax (automatización de los procesos, aumento de la productividad y de la calidad) por el reconocimiento de una dirección de correo electrónico o una palabra clave (numerofax@faxbox.com o palabra clave: númerofax). Función portapapeles que permite enviar en una única comunicación fax documentos o partes de documentos variados. Fácil acceso a las opciones de envío (SecureFax, aprobación, previsualización, envío diferido, cambio de cuenta de facturación, elección de la portada). Resumen de las funciones principales del cliente dedicado SMS: Entrada simplificada con recuento de caracteres SMS Mailing fácil, rápido y eficaz Historial de los envíos 8.2 Instalar la impresora virtual El paquete de instalación de la impresora se puede descargar en esta dirección: 12

13 CONTÁCTENOS IRLANDA j2 Global Unit 3, Woodford Business Park Santry Dublin 17 - Departamento de ventas: Soporte técnico: ESPANA Soporte Técnico: Ventas: