Guia Rapida de Uso del Sistema GesCom

Transcripción

1 Guia Rapida de Uso del Sistema GesCom - Como ingreso al sistema? Hay 2 formas de ingresar al sistema: - Por medio de la página digital de EMSA llamada Una vez allí hacer click sobre la parte derecha superior donde dice Oficina Virtual. - Para aquellos distritos que se encuentren conectados en línea se creará un acceso directo en el escritorio para ingresar al sistema. Esto nos lleva a otra pantalla donde deberemos ingresar el Usuario y Pag. 1 de 27

2 Clave. Luego pulsar Ingresar Esto nos mostrará todos los módulos del sistema GESCOM. El modulo que utilizaremos es el de Gestión de Conexiones. -. Como ingreso al modulo? Para ingresar hacemos click sobre Gestión Conexiones. -. Que es Administrar Clientes? GESTION CONEXIONES Esta opción nos permite ver si la persona es cliente o no de la empresa. En caso de ser cliente nos muestra todas las conexiones que ese cliente posee y el estado de cuenta de los mismos. Si no es cliente nos permite dar de alta al mismo. Pag. 2 de 27

3 -. Que es Administrar Conexiones? Desde aquí podemos observar todo lo relacionado a la conexión de un cliente, como ser: Datos personales, Datos de la Conexión, Medidores, Histórico de lecturas, Facturas anteriores, Facturas pendientes, etc. -. Que es Administrar Medidores? Administrar medidores permite ubicar por Nro. de Medidor a un cliente, dar de alta un medidor y revisar el historial de ese medidor -. Que es un Trámite? Un trámite es una secuencia de pasos que describe un proceso de asignar una novedad a una conexión. Por Ej.: ALTA de CONEXION, REHABILITACION, CAMBIO DE TITULAR, BAJA DE LA CONEXION, etc. -. Cuándo iniciar un Trámite? Se inicia un trámite para cargar en el sistema las novedades a producirse en una conexión. -. Como realizar un Alta a un Cliente? Seleccionar Administrar Clientes del menú que se encuentra en la izquierda de la pantalla. Se abrirá la siguiente pantalla: Buscamos al cliente por Razón Social o Documento. El sistema nos emitirá una lista con los clientes que coincidan con los datos indicados, si entre ellos se encuentra el buscado lo seleccionamos haciendo click en Detalle. Pag. 3 de 27

4 Si el cliente buscado no se encuentra en la lista, deberemos darles de alta en el sistema, para lo cual hacemos click en Agregar Clientes: Agregamos Razón Social, seleccionamos Tipo de Documento y añadimos el Nro. de Documento y los datos fiscales si los tuviera. Posteriormente pulsamos Agregar. -. Como saber si ya es cliente de la empresa? Para ello seleccionamos Administrar Clientes del menú de la izquierda, ingresamos la Razón Social o Nro. de documento o Cuit y pulsamos buscar. En la parte inferior se nos presentara un listado de conexiones del cliente, si tuviera, de lo contrario nos presentara una lista vacía. En esta lista podemos ver las conexiones que están a nombre de ese Cliente. Si pulsamos en detalle obtendremos una información mas detallada del mismo. -. Como iniciar un Trámite? Dependiendo del tipo de trámite a realizar tenemos dos formas de Iniciar Trámites. Para los trámites Conexión Nueva y Cambio de Titularidad se debe iniciar desde el ítem Administrar Clientes del menú de la izquierda. Para los otros trámites seleccionar en el menú de la izquierda Iniciar Trámite. Este nos presenta una pantalla que nos permite seleccionar el trámite que vamos a realizar, podemos seleccionar más de un trámite a la vez. Pag. 4 de 27

5 . Como dar de alta una Conexión? Para iniciar el trámite de Conexión Nueva se busca al cliente en el ítem del menú Administrar Clientes. Para ello ingresamos la Razón Social o el N de Documento para iniciar la búsqueda. De existir el cliente en la base de datos nos mostrará la lista de conexiones a su nombre. Si no aparece nada en la lista habra que darlo de alta (Ver dar de Alta a un Cliente). Posteriormente hacemos Click en la solapa Iniciar Trámite. No llevara a la siguiente pantalla: Pag. 5 de 27

6 Marcar Conexión Nueva y pulsar Siguiente>>. Si se inicio desde Administrar Clientes el sistema ya traerá el Nombre o Razón Social del cliente, de lo contrario se deberá buscar la Razón Social, haciendo click Pag. 6 de 27

7 en la lupa que se encuentra a la derecha. Se abrirá una nueva pantalla donde seleccionaremos el nombre del Cliente. Después seleccionamos de la lista inferior la categoría a la que pertenece el cliente, ingresamos el domicilio, donde es obligatorio colocar el Nro. del domicilio; la situación(seleccionar si es Propietario o no) y tipo de servicio (Monofásico y Trifásico). Pag. 7 de 27

8 En caso de ser inquilino u ocupante se deberá ingresar un garante (si tiene), que debe ser titular de una conexión activa, para lo cual lo buscamos con la lupa que se encuentra a la derecha de la Razón Social. En caso de tratarse de una empresa que cuente con Apoderado, se deberá ingresar en la parte inferior el nombre del mismo (Buscar con la lupa). Pag. 8 de 27

9 En caso de ser propietario se deberá ingresar los datos del titulo de propiedad como ser: Número, Fecha y Registro. De existir solo Boleto de Compra-Venta se ingresará: Fecha y Vendedor. Si la dirección de envío es distinta a la dirección de suministro, se deberá ingresar la dirección de envío en la siguiente solapa. Pag. 9 de 27

10 De lo contrario se va directo a la solapa Aranceles donde aparecerá la siguiente pantalla: Desde aquí tendremos opción de imprimir el cupón de pago, haciendo Click en Imprimir cupón de pago y el formulario de expediente haciendo Click en Imprimir Formulario. Pag. 10 de 27

11 Para imprimir hacer Click sobre la impresora que esta en la parte superior izquierda. -. Como hacer una Rehabilitación? Seleccionamos en el menú de la izquierda la opción Iniciar Trámite, marcar Rehabilitación y pulsar Siguiente>>. Al igual que en ALTAS nos lleva a una pantalla donde buscamos al usuario por nombre (por medio de la lupa) y luego seleccionamos la categoría. A continuación buscamos la conexión a partir de la lupa y seleccionamos Propietario en Situación del Cliente. Después seleccionamos el tipo de conexión que corresponda (Monofásico/Trifásico). Pulsamos directamente Finalizar y nos lleva directamente a la solapa Aranceles, que nos permitirá imprimir los formularios de Expediente y Cupón de Pago. Pag. 11 de 27

12 -. Como hago un cambio de titularidad? Ingresar por medio de Administrar Cliente. Buscar por Nombre o Nro. de Documento al nuevo titular. De existir verificar si no tiene deuda o de lo contrario se deberá crear al mismo (Ver Como realizar un Alta a un Cliente). Iniciar el trámite, marcar CAMBIO DE TITULARIDAD y pulsar Siguiente>>. Al igual que en ALTAS nos lleva a una pantalla donde buscamos al usuario por nombre (por medio de la lupa) y luego seleccionamos la categoría. A continuación buscamos la conexión a partir de la lupa. Seleccionaremos la conexión a cambiar de titular. A partir de este momento trabajamos como si se tratara de una conexión nueva hasta llegar a la solapa Aranceles, que nos permitirá imprimir los formularios de Expediente y Cupón de Pago. -. Que es Tarea Pendiente? TAREAS PENDIENTES Una tarea pendiente es una operación que se encuentra en curso de realizarse (en este sector) en el sistema. A estas las podemos definir como: a) Generar expediente b) Registrar Pago Trámite c) Completar Orden de Trabajo d) Codificar Usuario a) GENERAR EXPEDIENTE: En esta tarea, como su nombre lo indica, se genera el expediente. Se inicia desde el menú que se encuentra a la izquierda de la pantalla desde los ítems: Iniciar Trámite o Administrar Clientes Para los trámites de Conexión Nueva, Cambio de Titularidad o Factibilidad se deben iniciar con Administrar Clientes, para los demás trámites podemos iniciarlos desde Iniciar Trámite. Si hacemos Click en el ítem Tareas Pendientes del menú observamos: Pag. 12 de 27

13 Aquí deberemos ingresar el número del expediente generado. El sistema nos traerá expediente solicitado. Cuando llegamos a este paso el formulario ya se encuentra impreso. De igual manera podemos acceder a él desde Documentos, lo que nos llevara a la siguiente pantalla Pag. 13 de 27

14 Si hacemos Click sobre FC veremos el formulario de conexión y podremos imprimirlo nuevamente. Con Volver se vuelve a la pantalla anterior. Como el expediente ya se encuentra generado podemos terminar la tarea. Para ello hacemos Click en Finalizar Tarea. Allí aparecerá la siguiente pantalla: En esta parte confirmamos que queremos finalizar la tarea haciendo Click en Finalizar Tarea. Aquí terminamos con la tarea Generar Expediente. b) REGISTRAR PAGO TRAMITE: En esta parte comunicamos al sistema que el trámite efectuado se encuentra pagado (El cliente volvió con el cupón pagado). Si hacemos Click en el ítem Tareas Pendientes del menú observamos: Aquí deberemos ingresar el número del expediente generado. El sistema nos traerá el expediente solicitado. Pag. 14 de 27

15 Aquí apreciamos que la tarea actual es Registrar Pago Trámite y el estado es Con Formulario Generado. Para registra el pago deberemos hacer Click en Ejecutar Tarea Actual, el cual no llevara a la siguiente pantalla: Allí hacemos Click sobre Registrar Pago y el sistema nos devuelve a la siguiente pantalla: Pag. 15 de 27

16 Como podremos apreciar el estado cambio a Con Orden de Trabajo Generada, lo cual nos permite imprimir la Orden de Trabajo. Para ello hacemos Click en la parte de Documentos y nos llevará a Para imprimir la Orden de Trabajo Hacemos Click en OT. Si necesitáramos una Nota de Débito hacemos Click en ND (se imprime con formulario de factura Preimpreso) Con Volver se vuelve a la pantalla anterior. Para terminar la tarea hacemos Click en Finalizar Tarea. Allí aparecerá la siguiente pantalla: Pag. 16 de 27

17 En esta parte confirmamos que queremos finalizar la tarea haciendo Click en Finalizar Tarea. Aquí terminamos con la tarea Registrar Pago Trámite. c) COMPLETAR ORDEN DE TRABAJO: Esta tarea consiste en completar la orden de trabajo que confeccionaron manualmente los agentes que hicieron la conexión. Si hacemos Click en el ítem Tareas Pendientes del menú observamos: Aquí deberemos ingresar el número del expediente generado. El sistema nos traerá el expediente solicitado. Como vemos la Tarea Actual es Completar Orden de Trabajo y el estado es Con Orden de Trabajo Generada. Para completar la orden de trabajo hacemos Click en Ejecutar Tarea Actual. El sistema nos mostrara la siguiente pantalla: Pag. 17 de 27

18 Allí deberemos completar el formulario. Para ello se deberá poner la fecha del trabajo en primer lugar. A continuación deberemos hacer Click sobre la lupa para seleccionar el medidor, allí se abrirá la siguiente pantalla En esta deberemos seleccionar el tipo de medidor, el número y la letra. El sistema nos presentará una lista de medidores, si entre ellos se encuentra el que se colocó, deberemos seleccionar ese. La pantalla se cerrará y nos llevará los datos de ese Pag. 18 de 27

19 medidor en la pantalla (Letra, Nro. de medidor, Volts y Amperaje, si tuviera y el Tipo de Medidor). En el caso de no existir ese medidor en la Base de Datos, se deberá crear el mismo desde el menú Administrar Medidores. A continuación se carga el Estado del Medidor Colocado, Factor de Multiplicación (K), Nro de Tapa y los distintos precintos colocados. Mas abajo los responsables del trabajo realizado, para ello colocamos directamente el Nro de Legajo. Si no conocemos hacemos Click sobre la lupa y seleccionamos el nombre del agente responsable. Para terminar hacemos Click sobre GUARDAR y el sistema nos volverá a la pantalla anterior con la diferencia que en Estado aparecerá la leyenda Con Orden de Trabajo Completa Para terminar la tarea hacemos Click en Finalizar Tarea. Allí aparecerá la siguiente pantalla: En esta parte confirmamos que queremos finalizar la tarea haciendo Click en Finalizar Tarea. Aquí terminamos con la tarea Completar Orden de Trabajo. d) CODIFICAR USUARIO: Esta tarea consiste en crear el Código de Usuario, generalmente lo hacen los tomaestados. Si hacemos Click en el ítem Tareas Pendientes del menú e ingresamos el Nro. de Expediente observamos: Pag. 19 de 27

20 Como vemos la Tarea Actual es Asignar Codigo de Usuario y el estado es Con Orden de Trabajo Completa. Para codificar la conexión hacemos Click en Ejecutar Tarea Actual. El sistema nos mostrara la siguiente pantalla: Aquí deberemos ingresar el Nro de Libreta, el Usuario, Sub-Usuario (si correspondiere) y el Lugar de Envío. A continuación hacemos Click sobre GENERAR y el sistema nos volverá a la pantalla anterior con la diferencia que en Estado aparecerá la leyenda Con Código de Usuario Generado. El sistema nos mostrará la siguiente pantalla: Pag. 20 de 27

21 Para terminar la tarea hacemos Click en Finalizar Tarea. Allí aparecerá la siguiente pantalla: En esta parte confirmamos que queremos finalizar la tarea haciendo Click en Finalizar Tarea. Aquí terminamos con la tarea Asignar Código de Usuario. Una vez realizado estos cuatro pasos, el expediente esta listo para ser APROBADO Por lo cual se debe remitir el expediente completo a la Subgerencia Comercial de Interior el cual aprobará y validará los datos aportados para devolverlos luego al distrito correspondiente para archivo. -. Para que es Carga de Novedades? La carga de novedades sirve para informar en el sistema distintas acontecimientos producidos, como ser novedades de la conexión,.novedades del medidor, cambio de titularidad, numero de expediente del tramite realizado, pago realizado, si se encuentra cortada la conexión, etc. En esta opción permite agregar nuevas novedades a las ya generadas por haber realizado un trámite sobre la conexión. -. Como veo la deuda de un cliente? Pag. 21 de 27

22 Se ingresa en Administrar Conexiones con el Nro. de Conexión o Nro. de Documento y pulsamos Buscar. También podemos realizar una búsqueda avanzada ingresando Domicilio o Razón Social. De encontrarse la conexión, se presenta una lista mas abajo. Haciendo click en el dibujo documento que nos llevará al maestro de esa conexión. Allí en la parte inferior nos presenta las facturas impagas del cliente. Pag. 22 de 27

23 En la parte inferior nos presenta las facturas impagas del cliente. Haciendo Click sobre la factura impaga se abre una pantalla donde nos mostrara la factura. Haciendo Click sobre la impresora que esta el la parte superior izquierda imprimiremos la factura. Se podrá imprimir únicamente duplicado de las facturas impagas. Pag. 23 de 27

24 -. Como veo el estado del medidor de un Cliente? Ingresamos en Administrar Conexiones con el Nro. de Conexión o Nro. de Documento y pulsamos Buscar. Pulsamos en el dibujo lupa, que nos lleva a los Detalles de la conexión. Seleccionamos la solapa Medidores Conexión. Pag. 24 de 27

25 En la parte central de la pantalla hacemos Click en la palabra lecturas medidores. -. Como informo que el cliente pago una factura? Se ingresa como una novedad en Carga de Novedades. Aparece la siguiente pantalla: Pag. 25 de 27

26 En donde dice Tipo de Novedad elegir la que corresponda y hacer Click sobre Seleccionar. Pag. 26 de 27

27 Luego se ingresa el Nro. de Conexión, se pulsa la tecla Tab y aparece al lado el nombre del titular de la conexión habilitando la parte de Observación para escribir lo que sea necesario. Para terminar se hace click sobre Agregar para ingresar los datos al sistema. -. Qué es consulta de tarifas especiales? Sirve para verificar si una conexión tiene tarifa especial (Energía Solidaria, Jubilados, Ex combatientes, etc.). Podremos ver el tipo de beneficio, las fechas de inicio y fin de la misma y el estado en que se encuentra dicho trámite. Pag. 27 de 27