SisConGes & Estrategia. Manual Introducción V 2.0 VERSIÓN 2.0

Transcripción

1 SisConGes & Estrategia Manual Introducción V 2.0 SisConGes & Estrategia info@sistemacontrolgestion.com VERSIÓN 2.0

2 Índice Introducción Contenido del SGCDoc Entrada al sistema Menús de crear apartados Configuración Resto de menús Consulta de notas y tareas Crear carpetas y subcarpetas... Error! Marcador no definido. 2.1 Crear carpetas de primer y segundo nivel o subcarpetas... Error! Marcador no definido. 2.2 Esquemas de carpetas creadas: funcionamiento... Error! Marcador no definido. 3. Temas complementarios... Error! Marcador no definido. 3.1 Crear versiones de documentos desde documentos... Error! Marcador no definido. 3.2 Guardar histórico de copias de archivos modificados... Error! Marcador no definido. 3.3 Consulta y creación de notas... Error! Marcador no definido. 3. Consulta y creación de notas como tareas... Error! Marcador no definido. 3.5 Función de eliminar carpetas, documentos y notas... Error! Marcador no definido. 3.6 Función buscar en la aplicación... Error! Marcador no definido. 3.7 Función poner los títulos de mensajes en menús y submenús... Error! Marcador no definido. 4. Ejemplos de funcionamiento del SCGDoc... Error! Marcador no definido. 4.1 Ejemplo del proceso de una Due Diligence... Error! Marcador no definido. Sisconges & Estrategia 2

3 Introducción Les presentamos SCGDoc el software que permite tener a su alcance todos sus documentos, gestionarlos y añadir notas para las tareas realizadas. Conozca el software que une las prestaciones del DropBox + el WhatsApp. SCGDoc es un sistema de gestión y almacenamiento de todo tipo de documentos en forma de archivos que permite añadir comentarios, mediante notas de avisos a los usuarios implicados SCGDoc le permite Gestionar tareas con documentos y con archivos de cualquier tipo de formato. Acceder a sus documentos un usuario o varios desde cualquier lugar vía web, según los permisos. Ordenar los documentos por apartados e incluir sus notas o comentarios. Enviar notas de aviso, cada vez que se precise al modificar un documento o bien notas de alerta relacionadas con una determinada gestión. Incluir tareas pendientes a otros usuarios en los documentos. Recibir los avisos de notas por , consultar las notas y contestar a los otros usuarios desde cualquier dispositivo. Guardar el histórico de archivos que se van actualizando. Añadir nuevos documentos o los modificados al resto de usuarios autorizados. Y crear versiones de los documentos. Compartir documentos que sean de sólo consulta para el resto de usuarios. Sisconges & Estrategia 3

4 Guardar los envíos de s y las notas, tiene siempre a su disposición el historial de las gestiones realizadas entre los diferentes documentos y usuarios. Guardar versiones de histórico de cambios. los diferentes tipos de documentos y consultar su Trabajar con un documento y bloquear su acceso mientras trabaja para evitar su consulta, si fuera necesario. Permite conservar en el sistema los documentos borrados para su consulta. Ventajas del SCGDoc Ayuda a organizar todos sus documentos, incluido s enviados o recibidos. Tiene una gestión de permisos y accesos para los diferentes tipos de usuarios. Permite poner notas a las gestiones realizadas y compartir con otros usuarios. Sin límite de usuarios, ni costes de mantenimiento anual. Consultar los documentos desde diferentes tipos de dispositivos web. Puede dar un nuevo servicio a sus clientes, proveedores y usuarios internos. Permite crear carpetas de consultas generales tipo portal web para informar a terceros de noticias y eventos. Su funcionamiento es sencillo, ágil y práctico se aprende de forma inmediata. Ayuda a minimizar el tiempo de búsqueda de documentos y comentarios sobre su gestión. Se instala en su servidor o en el cloud, con software estándar y se accede desde cualquier dispositivo. El coste es reducido y las prestaciones son enormes para el usuario sea interno o externo. Sin límite de usuarios ni costes de mantenimiento. Sisconges & Estrategia 4

5 1. Contenido del SGCDoc 1.1 Entrada al sistema Para entrar al sistema se debe de poner el user i pasword: Nota: hace falta tener configurada la dirección del servidor o internet previamente. Sisconges & Estrategia 5

6 Una vez estamos dentro tenemos las siguientes funciones de usuario: Menús de la aplicación Carpetas creadas por el usuario: clientes, proveedores, asesores, etc. Sisconges & Estrategia 6

7 Crear menús de trabajo Configura ción del software Ayudas y manuales Consulta de notas y de tareas pendientes Menús de trabajo Sisconges & Estrategia 7

8 1.2 Menús de crear apartados Crear usuarios Sisconges & Estrategia 8

9 Campos Es administrador sólo si es usuario que puede crear carpetas en el SCGDoc, los clientes o usuarios externos no pueden ser administradores. Campos no utilizados El Campo Extranet para poder ser utilizado debe estar marcado y sirve para el acceso por internet de los todos los usuarios que lo tengan asignado. Podemos además filtra por los usuarios activos o inactivos: Crear empresas Creamos las empresas Cada usuario debería estar asignado a una empresa es necesario para poder trabajar, si se desconoce la empresa crear una empresa interna ficticia. Sisconges & Estrategia 9

10 Debemos crear nuestra empresa y las empresas de los clientes, de forma que se relacione así: EMPRESAS USUARIOS CARPETAS O MENÚS ROL Sisconges & Estrategia 10

11 Crear carpetas de usuarios Desde aquí se crean las carpetas los usuarios Sisconges & Estrategia 11

12 1.2 Configuración Crear menús por parte el administrador del sistema Sisconges & Estrategia 12

13 Crear rol: Se recomiendo un rol para usuarios internos y otro rol para clientes veamos el ejemplo: En nuestro caso debe existir: Adminemp o Admindoc, es el administrador de la empresa tiene todos los permisos de administrador. Administrador: es el de sistema, no tocarlo nunca. Usuarios_internos: son los usuarios internos de la empresa que utilizarán el SCGDoc. Clientes: menús asignados a clientes. Los usuarios internos deben tener por defecto todos estos menús y submenús Restaurar menús Sisconges & Estrategia 13

14 1.3 Resto de menús Menú de ayuda Sirve para consultar el manual y otros ejemplos: Consulta de documentos públicos Se pueden crear tantos menús y submenús como se precisen son documentos públicos, pero se pueden asignar a diferente tipología de usuarios si se precisa por el tipo de rol. Para crear o modificar un menú: Ir a Configuración Seleccionar la carpeta, por ejemplo Sisconges & Estrategia 14

15 Modificar el nombre si se precisa o poner un comentario de ayuda: Puede introducir aquí comentarios Para modificar un submenú: primero seleccionar el menú padre Sisconges & Estrategia 15

16 Crear un submenú nuevo, una vez seleccionado el menú padre, salen los hijos o submenús. Pulsar sobre nuevo: Sisconges & Estrategia 16

17 Nos sale este menú Campos obligatorios: Y asignar Rol Recuerde que la página debe ser de tipo Sisconges & Estrategia 17

18 1.4 Consulta de notas y tareas Aquí se pueden consultar todas las notas que se reciben por . Tanto las notas leídas como las pendientes de leer. Veamos el contenido: Notas pendientes de leer: Todas las notas: Enviadas o recibidas Desde aquí podemos buscar una nota de un documento, y pulsando sobre este icono: consultarla. Sisconges & Estrategia 18

19 Consulta de tareas Aquí se pueden consultar todas las tareas que tenemos pendientes, que se reciben por como una nota. Tanto las tareas realizadas o las pendientes de leer están en estas pantallas. Veamos el contenido: Tareas pendientes de leer: Taras recibidas, para realizar por nosotros, Tareas enviadas para realizar por los demás, Pulsando sobre el recuadro, podemos ver a que usuarios se les ha enviado la tarea Sólo ponemos que se ha realizado si todos los usuarios implicados la han finalizado. Sisconges & Estrategia 19