ACUERDO DE ASOCIADO COMERCIAL Y SERVICIOS PRIVADOS

Transcripción

1 Este Acuerdo de Asociado Comercial y Servicios Privados ( Acuerdo) se celebra entre Bupa Worldwide Corporation, una corporación del estado de la Florida, EE.UU. ( Bupa ), y el Agente ( Agente ) identificado en el Acuerdo de Agente entre Bupa y el Agente ( Acuerdo de Agente ). Este Acuerdo se incorpora y será sujeto a todos los términos y condiciones de dicho Acuerdo de Agente. Al firmar el Acuerdo de Agente, el Agente reconoce y acuerda que ha leído y aceptado este Acuerdo. PREÁMBULO CONSIDERANDO, que Bupa sirve como agente de gestión general, asociado comercial, y puede realizar otras funciones, actividades o servicios para la Entidad cubierta o en su nombre según la definición del término de acuerdo a la regla del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU. ( HHS ) contenida en el código de regulación federal 45, Parte160 y Parte 164, Subpartes A y E (la Regla de Privacidad ) y la regla contenida en el código de regulación federal 45, Parte 160 y Parte 164, Subpartes A y C (la Regla de Seguridad ), que fueron promulgadas de acuerdo a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 ("HIPAA"), y enmendada por la Ley de la Tecnología de Información de Salud para la Economía y Salud Clínica, como parte de la Ley de Recuperación e Reinversión Americana de 2009 (Pub. L ); y CONSIDERANDO, que Bupa y el Agente han celebrado un Acuerdo de Agente por el cual el Agente ha acordado proporcionar ciertos servicios a Bupa ( Servicios ); y CONSIDERANDO, Bupa será considerada un Asociado Comercial según la definición del término de acuerdo a HIPAA, y el Agente será considerado un Subcontratista según la definición del término de acuerdo a HIPAA; y CONSIDERANDO, que en el curso del desempeño de los servicios subcontratados para Bupa, el Agente y sus empleados, agentes, asesores, consultores y subcontratistas, pueden tener acceso o crear Información protegida de salud, lo que incluye información electrónica de salud protegida, y esos términos están definidos en las Reglas de Privacidad y Seguridad; y CONSIDERANDO, que Bupa y el Agente desean proteger la privacidad y seguridad de cualquier Información protegida de salud, lo que incluye la Información electrónica protegida de salud, de acuerdo a como esos términos están definidos en las Reglas de Privacidad y Seguridad creadas o recibidas por el Agente para el Bupa o en su nombre al proporcionar los servicios subcontratados, en cumplimiento con la Regla de Privacidad, la Regla de Seguridad, La Ley HIPAA y HITECH; y CONSIDERANDO, que HIPAA requiere que Bupa celebre un contrato con el Agente para estipular la protección de la privacidad y seguridad de la Información Protegida de Salud, y que HIPAA prohíbe la divulgación o el uso de la Información Protegida de Salud por parte del Agente, si ese contrato no se ha celebrado. POR LO TANTO, en consideración a lo precedente y para otra consideración buena y valiosa, cuyo recibo y suficiencia se reconoce por el presente, las partes acuerdan lo siguiente: A. Definiciones Para los fines de este Acuerdo: 1. Individual tendrá el mismo significado que el término Individual en el Código de regulación federal e incluirá a una persona que califica como representante personal de acuerdo con el Código de regulación federal (g). 2. Incumplimiento de información protegida de salud no asegurada tendrá el mismo significado que los términos "incumplimiento" e "información protegida de salud no asegurada" en el Código de regulación federal Información electrónica protegida de salud o EPHI tendrá el mismo significado que el término Información electrónica protegida de salud en el Código de regulación federal excepto, que para los fines de este Acuerdo, el término estará limitado a la Página 1 de 7

2 información electrónica protegida de salud creada o recibida por el Agente Bupa o en su representación. 4. La Información Protegida de Salud" o PHI tendrá el mismo significado que el término Información Protegida de Salud en el Código de regulación federal excepto, que para los fines de este Acuerdo, el término estará limitado a la información protegida de salud creada o recibida por el Agente Bupa o en su nombre. 5. Exigido por ley tendrá el mismo significado que el término Exigido por Ley en el Código de regulación federal Secretario quiere decir el Secretario de HHS o su representante. 7. Servicios subcontratados son los servicios proporcionados por el Agente de acuerdo al Acuerdo de Agente, o si dicho acuerdo no está vigente, los servicios realizados por el Agente a nombre Bupa. 8. Los términos usados, pero que de otro modo no están definidos, en este Acuerdo tendrán el mismo significado que aquellos términos en la Regla de Privacidad, Regla de Seguridad o la Ley HITECH y las regulaciones promulgados en virtud del mismo. B. Usos y divulgaciones permitidas de la Información protegida de salud (PHI). El Agente está autorizado a usar y divulgar PHI sólo para los siguientes fines: 1. El Agente puede usar y divulgar PHI como sea necesario para realizar los servicios subcontratados, siempre y cuando ese uso o divulgación no infrinja la Regla de Privacidad si es realizado por Bupa 2. El Agente puede usar y divulgar PHI como lo requiere la ley. 3. El Agente puede usar PHI para la administración y gestión apropiada de su negocio. El Agente puede divulgar PHI para la administración apropiada y gestión de su negocio, siempre y cuando el Agente obtenga de cualquier beneficiario de dicha PHI, garantías razonables que la PHI permanecerá siendo confidencial y será utilizada o divulgada únicamente para los fines para los cuales ha sido divulgada y el beneficiario notificará al subcontratista sobre cualquier instancia en que se infrinja la confidencialidad de la PHI. C. Obligaciones de privacidad y seguridad. El Agente deberá: 1. No utilizar ni divulgar la PHI excepto como lo permite la ley o es requerido por el Acuerdo o como lo exige la ley. El Agente limitará su uso, divulgación, o solicitud de PHI, hasta donde sea práctico, a los datos limitados como están definidos en el Código de regulación federal (e) (2), o si se necesita PHI adicional, al mínimo necesario para alcanzar el propósito deseado de dicho uso, divulgación o solicitud, de acuerdo con cualquier pauta emitida por el HHS de acuerdo a la Sección 13405(b) de la Ley HITECH y las normas y procedimientos mínimos necesarios Bupa. 2. Poner en práctica y mantener las salvaguardas apropiadas para prevenir el uso o divulgación de PHI excepto a como está dispuesto por este Acuerdo. El Agente cumplirá con todos los requisitos de la Ley HITECH en relación a la privacidad que se aplica a los organismos cubiertos. 3. Poner en práctica y mantener las salvaguardas administrativas, físicas y técnicas apropiadas que en forma razonable y adecuada protegen la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la EPHI que crea, recibe, mantiene o transmite a nombre Bupa, como lo requiere la Regla de Seguridad, o para prevenir el uso o divulgación de EPHI excepto a como está dispuesto por este Acuerdo. El Agente cumplirá con el Código de regulación federal , , , y como si fuese una entidad Página 2 de 7

3 cubierta según la Regla de Seguridad. El Agente cumplirá con todos los requisitos de la Ley HITECH en relación a la seguridad que se aplica a los organismos cubiertos. 4. Informar a Bupa cualquier incumplimiento de la información protegida de salud no asegurada, como lo requiere el Código de regulación federal , sin una demora no razonable y en ningún caso más de 10 días después que el empleado o agente del Agente descubre el incumplimiento. El aviso del Agente a Bupa deberá incluir: (a) la identificación de cada individuo cuya información protegida de salud no asegurada ha sido, o que el Agente cree en forma razonable se ha tenido acceso, a sido adquirida, usada o divulgada como resultado del incumplimiento, (b) una breve descripción del incidente, (c) la fecha en que ocurrió el incumplimiento, (d) la fecha en que se descubrió el incumplimiento, (e) el tipo de PHI involucrada, (f) los pasos que debe tomar un individuo para protegerse de posible daño como consecuencia del incumplimiento, (g) una breve descripción de los pasos que el Agente ha tomado para investigar, mitigar las pérdidas, y proteger futuros incumplimientos, e (h) información de contacto para que los individuos hagan preguntas, lo que incluye un número telefónico gratis, dirección de correo electrónico, sitio web o dirección postal. 5. Informar a Bupa sobre cualquier uso o divulgación de PHI por el Agente que no está estipulada en este Acuerdo, o sobre cualquier incidente de seguridad del cual un empleado del Agente se da cuenta, sin demora en forma razonable y en ningún caso más de 10 días después que un empleado o agente del Agente se entera de dicho uso o divulgación inadmisible. 6. Tomar todas las medidas razonables solicitada por Bupa para mitigar cualquier efecto dañino del uso o divulgación del PHI por el Agente que es una infracción de los requisitos de este Acuerdo. 7. Asegurar que cualquier agente o subcontratista a quien el Agente le proporciona PHI acuerda con las mismas restricciones y condiciones que se aplican a Bupa respecto a dicha PHI, lo que incluye sin limitar, el requisito que el agente o subcontratista ponga en práctica salvaguardas razonables y apropiadas para proteger EPHI. 8. Tener disponible la PHI, lo que incluye cualquier PHI mantenida en un registro electrónico de salud, para inspección y copia a un individuo hasta donde lo requiere el Código de regulación federal y la Sección 13405(e) de la Ley HITECH y las regulaciones promulgadas en el mismo, como sigue: (a) (b) El Agente no brindará acceso directo, ni copia de la PHI a un individuo. Si el Agente recibe una solicitud directa de un individuo para la inspección y copia de la PHI de un individuo, el Agente notificará a Bupa de la solicitud a no más tardar de cinco (5) días hábiles después que el Agente recibe la solicitud. En el caso que Bupa le pida al Agente que le proporcione una copia de la PHI en posesión del Agente a fin de responder a una solicitud individual, el Agente proporcionará la copia a no más tardar de doce (12) días hábiles después que el Agente ha recibido la solicitud Bupa. 9. Poner a disposición la PHI para modificaciones e incorporarlas a la PHI de acuerdo con el Código de regulación federal , como sigue: (a) (b) El Agente no modificará la PHI de acuerdo con la solicitud de un individuo a menos que sea dirigido a hacerlo por Bupa. Si el Agente recibe una solicitud directa de un individuo para la modificación de la PHI de un individuo, el Agente notificará a Bupa de la solicitud a no más tardar de cinco (5) días hábiles después que el Agente reciba la solicitud. Página 3 de 7

4 (c) (d) Si Bupa le indica al Agente que enmiende la PHI en posesión del Agente, el Agente deberá realizar dicha modificación a no más tardar de doce (12) días hábiles después de recibir las instrucciones Bupa. Si se niega la modificación de la PHI, y el individuo presenta una declaración de desacuerdo para que sea incluida en el archivo relacionado a la PHI mantenida por el Agente, Bupa proporcionará al Agente una copia de la declaración de desacuerdo, y el Agente deberá archivar dicha declaración con la PHI mantenida por el Agente. El Agente no archivará una declaración de desacuerdo recibida de un individuo a menos que se lo indique Bupa. 10. Poner a disposición, tan rápido como sea posible, la información requerida para proporcionar una contabilidad de divulgaciones de acuerdo con el Código de regulación federal , como está enmendado por la Sección 13405(c) de la Ley HITECH y las regulaciones promulgadas en virtud de la misma, como sigue: (a) (b) (c) El Agente no proporcionará directamente la contabilidad de las divulgaciones a un individuo. Si el Agente recibe una solicitud directa de un individuo para la contabilidad de las divulgaciones de la PHI de un individuo, el Agente notificará a Bupa de la solicitud a no más tardar de cinco (5) días hábiles después que el Agente reciba la solicitud. De acuerdo con el Código de regulación federal (b), como está enmendado por la Ley HITECH, el Agente mantendrá registros de todas las divulgaciones por las cuales la entidad cubierta debe explicar de acuerdo a dicha sección de la Regla de Privacidad y deberá proporcionar dichos registros a Bupa a no más tardar de doce (12) días hábiles después que el Agente reciba la solicitud Bupa por dicha información. 11. En un tiempo razonable (como lo determina Bupa según su propio criterio) después de recibir notificación Bupa, poner a disposición las prácticas internas del Agente, libros y registros relacionados al uso y divulgación de la PHI a Bupa, y a solicitud Bupa, al Secretario para los fines de determinar el cumplimiento Bupa de la Regla de Privacidad. 12. De acuerdo con los términos establecidos en el Acuerdo Subyacente, devolver o destruir toda la PHI recibida Bupa, o creada o recibida por el Agente en nombre Bupa, que el Agente aún mantiene en cualquier forma y no retener copias de dicha PHI o, si tal devolución o destrucción no es posible, extender la protección de este Acuerdo a la PHI y limitar más uso y divulgaciones para esos fines que no hacen posible la devolución o destrucción de la PHI. 13. A partir de la fecha vigente de la Sección 13405(d) de la Ley HITECH, no recibir en forma directa o indirecta, remuneración a cambio de cualquier PHI de un Individuo, excepto como está permitido según la Regla de Privacidad y la Sección 13405(d) de la Ley HITECH y con la aprobación escrita por adelantado Bupa. 14. No utilizar ni divulgar PHI para marketing, excepto como está permitido según la Regla de Privacidad y la Sección 13406(a) de la Ley de HITECH y con la aprobación escrita por adelantado Bupa. Página 4 de 7

5 D. Cumplimiento con las transacciones estándar. Si el Agente realiza transacciones estándar (Código de regulación federal 45 Parte 162) con Bupa o en su nombre, el Agente cumplirá y requerirá que cualquier subcontratista o agente involucrado realice dichas transacciones estándar para cumplir con cada requerimiento aplicable del Código de regulación federal 45 Parte 162. E. Incumplimiento de los términos y condiciones, finalización; término 1. Incumplimiento de los términos y condiciones. En el caso que Bupa descubra un patrón o práctica del Agente que constituye un incumplimiento importante o infracción de las obligaciones del Agente según este Acuerdo, Bupa notificará al Agente de dicho incumplimiento. El Agente remediará de inmediato dicho incumplimiento. Si el Agente falla en remediar de inmediato dicho incumplimiento, Bupa, si es posible, puede terminar el Acuerdo de Agente y este Acuerdo. Si el Agente no remedia el incumplimiento y no es posible su finalización, Bupa puede reportar dicho incumplimiento a HHS. El Agente puede tomar las mismas acciones y otorgarle a Bupa las mismas oportunidades de solución con respecto a cualquier patrón o práctica Bupa que constituye un incumplimiento importante o infracción de las obligaciones Bupa de acuerdo a este Acuerdo del cual tiene conocimiento el Agente. 2. En el caso de una omisión o incumplimiento del Agente como se establece en la Sección E(1) de este Acuerdo, Bupa tendrá disponible para ello cualquier derecho legal o equitativo o solución al que tiene derecho Bupa, lo que incluye sin limitar el desagravio por mandato judicial. 3. Si el Acuerdo de Agente es terminado por cualquiera de las partes, el Agente devolverá o destruirá toda la PHI como se especifica en la Sección C (12) de este Acuerdo. 4. Plazo. Este Acuerdo será efectivo en la fecha que se establece arriba. Este Acuerdo terminará cuando toda la PHI proporcionada por Bupa al Agente, o creada o recibida por el Agente a nombre Bupa, de acuerdo con este Acuerdo, es destruida o devuelta a Bupa, o, si no es posible devolver o destruir la PHI, el Agente ha tomado los pasos adecuados para asegurar que las protecciones son extendidas a dicha información de acuerdo con las disposiciones de finalización en la Sección C(12) de este Acuerdo. F. Enmiendas. El Bupa puede enmendar este Acuerdo si determina de buena fe que dicha enmienda es necesaria o requerida para asegurar la coherencia con las enmiendas y cambios en la legislación federal y estatal correspondiente, lo que incluye regulaciones promulgadas de acuerdo a HIPAA y a la Ley de HITECH. El Bupa proporcionará una notificación al Agente de dicha enmienda. G. Disposiciones generales 1. Indemnización. No obstante cualquier cosa contraria al Acuerdo de Agente, por cuenta del Agente y como se describe en el presente, el Agente acuerda indemnizar, defender y no hacer responsable a Bupa y sus empleados, directores, ejecutivos, subcontratistas o agentes (los Indemnizados ), contra todos los daños, pérdidas, ganancias pérdidas, multas, costos o gastos (incluyendo honorarios razonables por asesoría legal) y toda la responsabilidad a terceros que surjan o en conexión con cualquier incumplimiento de este Acuerdo o cualquier de las garantías por el presente o de cualquier negligencia o actos ilegales u omisiones, lo que incluye sin limitar la falta de desempeño de sus obligaciones de acuerdo a la Regla de Privacidad, la Regla de Seguridad, la Ley HIPAA, o HITECH, por el Agente o sus empleados, directores, directivos, subcontratistas, agentes u otros miembros de la fuerza de trabajo del Agente. La obligación del Agente de indemnizar a los Indemnizados sobrevivirá la expiración o vencimiento de este Acuerdo y/o el Acuerdo de Agente por cualquier motivo. 2. No hay renuncia. La falta de cualquiera de las partes de hacer cumplir cualquier término, disposición o condición de este Acuerdo, o de ejercer cualquier derecho u opción del Página 5 de 7

6 mismo, no deberá operar como renuncia del mismo, ni ningún ejercicio único o parcial excluirá cualquier otro derecho u opción del mismo. De ninguna manera una renuncia de cualquier término, disposición o condición de este Acuerdo será válido a menos que sea por escrito, firmada por la parte renunciante y sólo hasta donde se establezca en dicho escrito. 3. Relación con las disposiciones del Acuerdo de Agente. En el caso que una estipulación de este Acuerdo sea contraria a una disposición del Acuerdo de Agente, prevalecerá la estipulación de este Acuerdo. De lo contrario, este Acuerdo será interpretado según y en acuerdo con los términos del Acuerdo de Agente, y será considerado una enmienda o complemento de dicho Acuerdo Subyacente. 4. Efecto vinculante. Este Acuerdo será vinculante y asegurará los beneficios de las partes, y cualquier sucesor de las operaciones y negocios de las partes, ya sea por operación de ley u otro modo, lo que incluye a los herederos de las partes, representantes legales, sucesores y asignatarios permitidos. La oración precedente no afectará cualquier restricción en la asignación establecida en otro lugar en el Acuerdo Subyacente. 5. Notificaciones. Excepto a como está dispuesto en la Sección G(6) de este Acuerdo, todas las notificaciones dadas según este Acuerdo serán por escrito y serán entregadas a mano o enviadas por correo registrado o certificado, con recibo de confirmación, franqueo prepagado, enviado a la parte para quien está destinada en su dirección como se establece abajo. La notificación será enviada a la dirección especificada en el Acuerdo Subyacente. 6. Notificaciones por correo electrónico. Las notificaciones, solicitudes, instrucciones u otra comunicación entre Bupa y el Agente de acuerdo a las Secciones C (8), C (9), C (10), C (11), C(13), C(14), E(1), o F de este Acuerdo pueden hacerse por correo electrónico, siempre y cuando el Acuerdo Subyacente contenga una dirección electrónica para los fines de comunicación con la parte correspondiente. 7. Divisibilidad. Si cualquier estipulación de este Acuerdo es o no se puede aplicar, el resto de este Acuerdo sin embargo permanecerá vinculante hasta donde sea posible, tomando en consideración los fines y el espíritu de este Acuerdo. 8. Supervivencia. Cualquier disposición de este Acuerdo, que en sus términos se destina a sobrevivir el vencimiento o expiración del Acuerdo de Agente, lo que incluye pero no limita a C (12) de este Acuerdo, deberá sobrevivir. 9. No hay derechos de terceros. Este Acuerdo debe regular únicamente las relaciones entre las partes y no crear ni otorgar derechos o beneficios a ninguna otra persona. 10. Cambios en la ley. Las referencias a la Regla de Privacidad, la Regla de Seguridad, La Ley HIPAA, y HITECH significan dichas leyes como están en efecto ahora o como pueden ser enmendadas en lo sucesivo. 11. Interpretación. Cualquier ambigüedad en este Acuerdo será interpretado y resuelto para permitir que Bupa cumpla con la Regla de Privacidad, la Regla de Seguridad, la Ley HIPAA y/o HITECH. 12. Contrapartes. Este Acuerdo puede ser firmado en una o más contrapartes, cada una de las cuales será considerada como original, y será efectiva y vinculante entre las partes en la fecha efectiva de este Acuerdo en el momento en que todos los firmantes han firmado una contraparte de este Acuerdo. 13. El Agente no podrá ceder a terceros este Acuerdo ni ningún derecho u obligación a su tenor sin el previo consentimiento por escrito de Bupa. Bupa podrá ceder este Acuerdo a sus filiales sin el previo consentimiento o aviso del Agente. Página 6 de 7

7 14. Ley y lugar correspondientes. Este Acuerdo será gobernado e interpretado de acuerdo con las leyes del estado de Florida (sin importar los principios de conflictos de ley) y HIPAA, la Regla de Privacidad, la Regla de Seguridad y la Ley HITECH. Las partes acuerdan que todas las acciones o procedimientos que surjan en conexión con este Acuerdo serán tratadas y litigadas exclusivamente en tribunales estatales o federales (si está permitido por ley y las partes optan por presentar una acción en el tribunal federal) ubicado en el Condado de Miami-Dade, Florida. Es intención de las partes que la elección de este lugar sea obligatorio y no facultativo en naturaleza, y para evitar la posibilidad de un litigio entre las partes con respecto a, o que surja de este Acuerdo en cualquier jurisdicción excepto a la especificada en esta Sección 13. Cada parte renuncia a cualquier derecho que pueda tener para hacer valer la doctrina del foro no conveniente o doctrinas similares, o de oposición a la sede con respecto a cualquier procedimiento entablado de conformidad con esta Sección 14. Página 7 de 7