PÓLIZA UNIFORME DE RECLAMOS Y PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 PÓLIZA UNIFORME DE RECLAMOS Y PROCEDIMIENTOS Alcance Es la póliza de las escuelas Flex ( Flex ) de cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables del Estado y del gobierno federal. Flex, como la agencia local, es principalmente responsable para conformar con las leyes federales y estatales y las regulaciones acerca de los programas educativos. Conforme a esta póliza, las personas responsables de llevar a cabo las investigaciones deben tener conocimiento apropiado de las leyes y los programas de que investigan. Este procedimiento de reclamos provee un sistema uniforme de procesar los reclamos, como los siguientes: (1) Reclamos de discriminación en contra de cualquier grupo protegido, incluye discriminación real o percibida, en base a la edad, el sexo, la orientación sexual, la identificación con un grupo étnico, la raza, la ascendencia, el origen nacional, la religión, el color, la discapacidad física o mental, o la asociación con una persona o un grupo que tenga una o más de estas características (real o percibidas) en cualquier programa o actividad de Flex; y (2) Reclamos de violaciones de leyes o regulaciones, estatales o federales, acerca de los siguientes programas (pero no limitados a ellos): educación especial, el título II, sección 504 de la ley de Rehabilitación, ayuda categórica consolidada, Que Ningún Niño Se Quede Atrás, educación de migrantes, programas de formación de educación técnica y de carreras técnicas, programas de cuidado y desarrollo de niños, programas de nutrición infantil Flex reconoce y respeta que cada individuo tiene derecho a la privacidad. Reclamos de discriminación serán investigados de manera que proteja la confidencialidad de las personas involucradas y la integridad del proceso. La identidad del reclamante será mantenida confidencial, excepto en la medida de que sea necesario para llevar a cabo la investigación o el proceso, determinado por el director de la escuela o la persona designada según el caso. Flex prohíbe cualquier forma de represalia en contra de un reclamante durante el proceso de reclamos, incluyendo pero no limitado al acto de presentar un reclamo o reportar un caso de discriminación. Tal participación no afectará en ninguna forma la posición, las calificaciones o los trabajos asignados del reclamante. Oficiales de cumplimiento La junta directiva designa a estas oficiales de cumplimiento para recibir e investigar los reclamos y asegurar que Flex esté en cumplimiento con la ley: Head of School (Director de la escuela) Silicon Valley Flex Academy 610 Jarvis Drive Morgan Hill, CA Head of School (Director de la escuela) San Francisco Flex Academy 555 Post Street San Francisco, CA Página 1 de 5

2 El director de la escuela o la persona designada asegurará que los empleados designados a investigar los reclamos tienen conocimiento de las leyes y los programas de los que son responsables. Los empleados designados pueden tener acceso a consejero legal, determinado por el director o designada. Notificaciones El director de la escuela o la persona designada anualmente proveerán notificación escrita de los procedimientos uniformes de reclamos de Flex a los estudiantes, empleados, padres/tutores, la junta directiva, los apropiados funcionarios privados o representantes, y otras partes interesadas. El director de la escuela o la persona designada pondrá a disposición, gratis, copias de los procedimientos uniformes de reclamos de Flex. La notificación debe: 1. Identificar a la(s) persona(s), posición(es) o unidad(es) responsables de recibir reclamos. 2. Avisar al reclamante de cualquier recursos de derecho civil que sean aplicables, por las leyes de discriminación estatales o federales. 3. Avisar al reclamante del proceso de apelaciones, conforme al código de la educación 262.3, incluyendo el derecho del reclamante de llevar el reclamo directamente al departamento de educación de California (DEC) o seguir recursos por tribunales civiles u otras agencias públicas. 4. Incluir declaraciones que: a. Flex es principalmente responsable para el cumplimiento con las leyes y regulaciones estatales y federales; b. La revisión del reclamo será completada dentro de 60 días calendarios de la fecha de su presentación, a menos que el reclamante acepte por escrito a una extensión del plazo; c. Un reclamo de discriminación ilegal tiene que ser presentado no más tarde que 6 meses después de la fecha de la discriminación alegada, o 6 meses después de la fecha que el reclamante tenga conocimiento de los hechos de la discriminación alegada; d. El reclamante tiene el derecho de presentar una apelación a la decisión de Flex al DEC por una apelación dentro de 15 días de recibir la decisión; y e. La apelación al DEC debe incluir una copia del reclamo presentado a Flex y una copia de la decisión de Flex. Procedimientos Los siguientes procedimientos se utilizarán para abordar a los recursos que aleguen que Flex ha violado las leyes o regulaciones, federales o estatales, que aplican a programas educativos. Los oficiales de cumplimiento mantendrán un registro de cada reclamo y las acciones relacionadas. Cada persona involucrada en las alegaciones será notificada cuando se presente un reclamo, cuando se programe una reunión o una vista, y cuando se tome una decisión. Paso 1: Presentación de reclamos Cada individuo, agencia pública, o organización puede presentar por escrito un reclamo de incumplimiento alegado de Flex. Un reclamo que alegue discriminación ilegal o acoso será iniciado no más tarde que seis meses después de la fecha que la discriminación alegada ocurrió, o seis meses de la fecha que el reclamante tenga conocimiento de los hechos de la discriminación alegada. Un reclamo puede ser presentado por una persona que alegue que él/ella personalmente sufrió discriminación ilegal o por una persona que crea que un individuo o una clase específica de individuos ha sufrido discriminación ilegal. Página 2 de 5

3 El reclamo será presentado al oficial de cumplimiento, quién mantendrá un registro de los reclamos recibidos, estampando cada uno con un número de código y la fecha. Si un reclamante es incapaz de presentar por escrito un reclamo por una condición de discapacidad o analfabetismo, un representante de Flex le asistirá en la presentación del reclamo. Paso 2: Mediación Dentro de tres días de haber recibido el reclamo, el oficial de cumplimiento puede discutir informalmente con el reclamante la posibilidad de usar mediación. Si el reclamante está de acuerdo con la mediación, el oficial hará los arreglos necesarios para este proceso. Antes de iniciar la mediación de un reclamo de discriminación, el oficial de cumplimientos asegurará que cada parte involucrada está de acuerdo de hacer dispuesta al mediador la información confidencial relacionada. En el caso de que el proceso de mediación no resuelva el problema dentro de los parámetros de la ley, el oficial de cumplimiento procederá con su investigación del reclamo. La utilización de mediación no extenderá el plazo indicado por Flex de investigar y resolver el reclamo, a menos que el reclamante acepte por escrito la extensión. Paso 3: La investigación del reclamo El oficial de cumplimientos es alentado a convocar una reunión investigativa dentro de los cinco días de recibir el reclamo, o un intento infructuoso de mediar el reclamo. La reunión le proveerá al reclamante y/o su representante una oportunidad de repetir el reclamo verbalmente. El reclamante y/o su representante tendrá la oportunidad de presentar el reclamo y la evidencia o información relacionada a la evidencia que apoye las alegaciones del reclamo. Si el reclamante se niega de proveer al investigador de Flex con los documentos u otra evidencia relacionada a las alegaciones del reclamo, o si no coopera con la investigación o la obstruye de cualquier forma, puede resultar en la desestimación del reclamo por la falta de pruebas. Si Flex se niega a proveer al investigador con acceso a los archivos y/o otra información relacionada al reclamo, o no coopera con la investigación o la obstruye de cualquier forma, puede resultar en una investigación, basada en evidencia juntada, que ha ocurrido una violación, y puede resultar en la imposición de un remedio a favor del reclamante. Paso 4: Respuesta OPCIÓN 1: Salvo que sea prorrogado por acuerdo escrito con el reclamante, el oficial de cumplimiento preparará y mandará al reclamante un informe escrito de la investigación y la decisión de Flex, como descrito en el paso 5 a continuación, dentro de 60 días de la recepción del reclamo por parte de Flex. OPCIÓN 2: Dentro de 30 días de la recepción del reclamo, el oficial de cumplimientos preparará y mandará al reclamante un informe escrito de la investigación y la decisión de Flex, como descrito en el paso 5 a continuación. En el caso de que el reclamante esté insatisfecho con la decisión del oficial de cumplimientos, él/ella puede, dentro de cinco días, presentar su oposición por escrito a la junta directiva. Página 3 de 5

4 La junta directiva puede considerar el asunto en su próxima reunión regular, o en una reunión especial convenida para cumplir con el plazo de 60 días para contestar cualquier reclamo. La junta puede tomar la decisión de no abordar al reclamo de oposición, en cuyo caso la decisión del oficial de cumplimientos sea final. Si la junta aborda al reclamo, el oficial de cumplimientos mandará la decisión de la junta al reclamante dentro de 60 días de la recepción inicial del reclamo, o dentro del plazo especificado por acuerdo escrito con el reclamante. Paso 5: Decisión final por escrito La decisión de Flex será presentada por escrito y mandada al reclamante. La decisión de Flex será escrita en inglés y en el idioma del reclamante, cuando sea posible, o cuando sea requerido por la ley. En la decisión se incluirá: 1. Las conclusiones de hecho, basadas en las pruebas reunidas. 2. Las conclusiones de la ley. 3. La disposición del reclamante. 4. La justificación por tal disposición. 5. Las acciones correctivas, si fueran necesarias. 6. La noticia del derecho del reclamante de apelar la decisión de Flex dentro de quince (15) días al DEC, y los procedimientos requeridos para iniciar tal apelación. 7. Por reclamos de discriminación que resultan bajo la ley estatal, la noticia que el reclamante tiene que esperar hasta que pasen 60 días después de la presentación al DEC del reclamo antes de seguir recursos de derecho civil. 8. Por reclamos de discriminación que resultan bajo la ley federal, tales reclamos pueden ser presentados en cualquier momento a la oficina de derechos civiles del departamento de educación del EE.UU. Si un empleado esté disciplinado como resultado del reclamo, la decisión indicará solamente que se tomaron medidas eficaces y que el empleado fue informado de las expectativas de Flex. El informe no dará más información en cuanto a la acción disciplina. Apelaciones al departamento de educación de California Si el reclamante está insatisfecho con la decisión de Flex, puede presentar una apelación por escrito al DEC dentro de quince (15) días de recibirla. En su apelación al DEC, el reclamante tiene que especificar la razón por la apelación, si los hechos se presentaron incorrectamente y/o si la ley se aplicó erróneamente. La apelación será acompañada por una copia del reclamo y de la decisión de Flex. Al ser notificado por el DEC que el reclamante ha apelado la decisión de Flex, el director de la escuela o la persona designada mandará los siguientes documentos al DEC: Una copia del reclamo original. Una copia de la decisión. Un sumario de los hechos de la investigación conducida por Flex, si no están incluidos en la decisión. Página 4 de 5

5 Una copia del archivo de la investigación, incluyendo pero no limitado a las notas, las entrevistas y los documentos presentados por todas partes y acumulados por el investigador. Un informe de cualquier acción tomada para resolver el reclamo. Una copia de los procedimientos uniformes de reclamos de Flex. Otra información relevante, conforme a lo solicitado por el DEC. El DEC podrá intervenir directamente en el reclamo sin esperar la acción de Flex cuando exista una de las condiciones enumeradas en la sección CCR 4650 del Código de Regulaciones de California del Título 5, incluye los casos en que la escuela no ha tomado acción apropiada dentro de 60 días de la presentación del reclamo. Recursos de derecho civil Un reclamante puede seguir recursos de derecho civil que estén fuera de los procedimientos de reclamos de Flex. Los reclamantes pueden buscar asistencia de los centros de mediación o abogados de interés público/privado. Los recursos de derecho civil impuestos por un tribunal incluyen, pero no están limitados a, los mandamientos judiciales y órdenes de restricción. Por reclamos de discriminación que resulten bajo ley estatal, un reclamante tiene que esperar hasta que hayan pasado 60 días de la presentación de la apelación al DEC antes de seguir recursos de derecho civil. La moratoria no aplica a las medidas cautelares; aplica solamente si Flex le ha informado al reclamante, de una manera apropiada y con aviso adelantado, de su derecho de presentar un reclamo de acuerdo con 5 CCR Página 5 de 5