MANUAL DE CITA PREVIA. PORTALES MUNICIPALES 7.5. Índice:

Transcripción

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2 Índice: Introducción 1. Cómo funciona 1.1 Cómo acceder al servicio 1.2. Solicitud de cita o reserva Solicitud desde la web 2. Panel del administrador de un recurso 2.1. Acceso al panel 2.2. Calendario del recurso 2.2. Creación de nuevos slots 2.3. Edición del recurso 3. Resumen

3 Introducción Cita Previa es un nuevo servicio de Portales 7.5 que permite confeccionar y mantener, de forma sencilla, las agendas de los recursos al servicio del ciudadano. Con Cita Previa es posible gestionar las agendas de alcaldía, de los concejales, de servicios sociales, o del servicio de atención al ciudadano. Puede utilizarse también para reservar una instalación de padel, un aula municipal, o un servicio del comercio local. Es una herramienta muy versátil que puede incluirse en la Web y en las APPs móviles. Cita Previa incluye la gestión de horas de atención, confirmación de citas y reservas, y exportación de datos a Google Calendar. Así mismo dispone de un módulo de comunicación con el ciudadano para poder atender cualquier tema relacionado con la cita o reserva mediante avisos al móvil o al correo electrónico. Todas las APPs y web municipales, disponen gratuitamente de un 1 recurso y 1 usuario con el que implementar la cita previa. Los avisos a móviles solo están disponibles con el servicio Push contratado. Cita Previa se gestiona a través de un panel específico. En este manual mostraremos cómo incluir enlaces al servicio de cita previa desde la web o la APP, como el ciudadano puede solicitar una cita o reservar un servicio; y también como el administrador de un recurso gestiona la agenda del mismo.

4 1. Cómo funciona La Cita Previa permite al ciudadano organizar mejor su tiempo cuando solicita o utiliza los servicios municipales. Es una herramienta muy potente que incorporan las APPs y Webs municipales para la gestión de las agendas. El usuario del APP o del portal web municipal puede utilizar el servicio para gestionar sus reservas de instalaciones y sus citas con los responsables políticos o los servicios municipales. 1.1 Cómo acceder al servicio El acceso a la Cita Previa puede situarse en distintos pantallas de la APP y la web municipal, como por ejemplo en el menú principal de iconos, menú secundario, o mediante carteles. También puede utilizarse en las entidades, por ejemplo en listados de servicios municipales, o del equipo de gobierno. Acceso desde la App Página de inicio Aplicación cita previa

5 Acceso desde el portal municipal Desde estos enlaces se puede entrar directamente a un recurso directamente. Si no se indica el recurso se mostrará un listado de recursos disponibles. O un grupo de recursos si se indica un grupo. Para configurar los enlaces a los servicios de Cita Previa se utilizan las siguientes URL: Desde el móvil: app://citaprevia app://citaprevia/<recurso> app://citaprevia/<grupo> Muestra todos los recursos independientemente de si tienen o no grupo Muestra el panel de reserva del recurso indicado Muestra el listado de recursos de un grupo 1.2. Solicitud de cita o reserva Una vez seleccionado el recurso se accede a la pantalla donde se muestra el calendario con las distintas fechas y horas disponibles para la reserva o la cita. Al seleccionar el día se mostrarán las horas disponibles. Una vez seleccionada la fecha y la hora se solicitan los datos para la reserva. En función del tipo de cita o reserva se solicitarán unos datos u otros, o ningún dato en el supuesto de que el recurso no requiera información adicional. El APP recuerda los últimos datos informados de manera que se evita tener que repetir la introducción de la misma información cada vez.

6 Con el módulo de identificación de usuarios el APP puede disponer también de los datos del usuarios verificados mediante e DNI o proceso presencial. Solicitud desde la App 1. Seleccionar día y hora entre las disponibles 2. Formulario de datos personales 3. Confirmar los datos 4. Confirmación de la cita

7 Solicitud desde la web Acceso al listado disponible para la cita previa

8 Seleccionar día y hora entre los disponibles Al confirmar y aceptar la cita esta queda registrada y puede consultarse en la sección de Mis Reservas o Mis Citas, dentro del apartado de Perfil de usuario. Desde esta pantalla el usuario podrá realizar un seguimiento de sus citas y reservas, podrá ver los datos, y también podrá cancelarla en caso de no poder asistir.

9 Acceso a mis citas desde el panel de perfil de usuario. Listado de reservas o citas pendientes. Opción de cancelar citas pendientes. Mensaje de cancelación de la reserva o cita.

10 1.3. Usuarios registrados El servicio de Cita Previa interactúa con el servicio de identificación del usuario disponible como servicio premium de las Apps municipales. Cuando este servicio está en funcionamiento, el servidor central puede disponer de los datos del ciudadano asociados al dispositivo. Estos datos pueden haber sido facilitados previamente por el usuario, o haber sido recuperados de un Dni e. Los datos también pueden haber sido verificados por un funcionario, a través de un proceso presencial, en cuyo caso tendremos la certeza sobre la identidad del solicitante. Todas estas modalidades se describen en el manual correspondiente al Servicio gestión de Usuarios. Aquellos casos donde los datos del usuario han sido verificados, la gestión de la cita puede ampliarse a reserva de instalaciones para socios, citas y reservas que requieran de una autorización previa. Servicio premium de registro de usuarios

11 2. Panel del administrador de un recurso 2.1. Acceso al panel El administrador de un recurso puede gestionar el calendario de ese recurso: crear horarios de atención, confirmar o rechazar las solicitudes recibidas, consultar los datos del solicitante, o realizar anotaciones de datos de interés a cada cita. Como estas operaciones requieren de autorización el primer paso es la identificación del usuario Calendario del recurso Una vez seleccionado el recurso con el que queremos trabajar nos aparece el calendario correspondiente. En este calendario se gestionan los distintos horarios de atención, se pueden crear nuevos períodos de cita, y consultar o modificar el estado de cada uno de ellos.

12 Los horarios que definamos aquí serán los que les aparezcan a los usuarios en las aplicaciones móviles y en la web. Una unidad reservable se denomina slot. El estado en el que puede estar un slot es disponible (azul), solicitado (naranja) o confirmado (verde). Si hacemos clic en un slot Confirmado nos dejará cancelarlo, enviándole un correo, o un mensaje al móvil, al solicitante. De igual manera cuando pinchamos en un slot Solicitado nos dejará cancelar la solicitud o confirmarla enviándole el aviso correspondiente. Por último tenemos la posibilidad de hacer click en un slot Disponible para anularlo y que ya no aparezca disponible en apps y webs.

13 Si cancelamos una cita, el slot pasará a disponible en las aplicaciones móviles y en la web y podrán reservarlo otros usuarios. Si se anula un slot, ya no aparecerá disponible para ningún usuario Creación de nuevos slots Para crear un nuevo slot sólo tenemos que hacer click en la hora de comienzo, y arrastrar hasta la hora de fin, tras lo que nos pedirá en el intervalo de tiempo en el que deseamos partirlo. Ejemplo > Si arrastramos de 09:00 a 11:00, e insertamos un período de 30 minutos, creará huecos de la siguiente manera: 09:00 09:30 / 09:30 10:00 / 10:00 10:30 / 10:30 11:00 Los slots pueden crearse con la anticipación que se desee, que deberá ajustarse según la naturaleza del recurso que gestiona, de tal manera que los slots no se tengan que modificar una vez hayan sido solicitados Edición del recurso El administrador del recurso también tiene la posibilidad de cambiar ciertos datos del recurso como el nombre, la imagen, etc.

14 En esta imagen falta el poder adjuntar imagen del recurso!! Pulsando el botón de Ajustes accederemos a esta nueva ventana, que nos permitirá modificar todos aquellos datos referente al recurso que estamos administrando, como pueden ser: La descripción de nuestro recurso. La fotografía de nuestro recurso que se visualizará en las aplicaciones. El tipo de slots que queremos crear, y si hemos seleccionado Múltiple podremos rellenar un nuevo campo que aparecerá, con el número de huecos (asientos, sillas, etc.). Un botón para cambiar la contraseña de acceso al panel de éste recurso. El botón de Guardar cambios para confirmar los cambios y el botón de Cancelar para no aplicar dichos cambios. Ambos nos devuelven al calendario. Estos datos se utilizan en el listado de recursos de las APPs y Webs y también en el proceso de solicitud de guía previa. 3. Resumen En este manual se han descrito las operaciones básicas de usuarios y de administración del servicio de Cita Previa. Para aquellos usuarios que necesitan conocer todas las funcionalidades de la Cita Previa existe un manual que detalla la administración completa de servicio, incluyendo la creación de recursos, grupos de recursos, usuarios y autorizaciones, funcionalidades que están disponibles en el modo premium del servicio.

15 Puede encontrar mas información en nuestra página web