MANUAL DE USUARIO: INTRODUCCIÓN AL PORTAL TRANSACCIONAL

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO: INTRODUCCIÓN AL PORTAL TRANSACCIONAL DGCP Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: V04.01 Fecha: 08/08/2016

2 DOCUMENTO / ARCHIVO: HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO Título MANUAL DE USUARIO: INTRODUCCIÓN AL SISTEMA Nombre Archivo DGCP-MAN-Manual Usuario Introducción al Portal Transaccional F1B2-E4GC v04.01 Fecha 12/07/2016 Versión v04.01 Cliente Asunto / Detalle Soporte lógico Localización Dirección General de Contrataciones Públicas- DGCP Manual de usuario Introducción Área de Trabajo Microsoft Word Santo Domingo - República Dominicana REGISTRO DE CAMBIOS Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio /12/2014 Creación de documento /12/2014 Revisión del Documento /01/2015 Adaptación al Formato DGCP /01/2015 Adjuntar datos Dpto. Asistencia técnica /01/2015 Ajuste de Presentación /01/2015 Ajustes del documento con el sistema /01/2015 Revisión Final del Documento /05/2015 Revisión y actualización del Documento /10/2015 Revisión y actualización del Documento /06/2016 Actualización Documentos fase 1B /06/2016 Actualización Documentos fase 1B /07/2016 Actualización Documentos fase 1B2 DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO: Nombre Jhonattan Toribio George Slujalvkosky Yaraida Vólquez Área Tecnología Tecnología Capacitación 2 de 35

3 CONTROL DEL DOCUMENTO Este documento ha sido: Nombre: Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Angélica Consuegra Ramy García Gianina Cáceres Orquidea Almonte Marianelly Aparicio Firma: Fecha: 08/08/ de 35

4 ÍNDICE 1. IMÁGENES INTRODUCCIÓN OBJETIVO REQUISITOS TÉCNICOS DE ACCESO AL PORTAL TRANSACCIONAL RECOMENDACIONES GENERALES DE USO INTRODUCCIÓN AL PORTAL TRANSACCIONAL REGISTRO DE USUARIO ÁREA DE TRABAJO CONTENIDO DEL ÁREA DE TRABAJO MENÚ INICIO RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA GLOSARIO DE TÉRMINOS de 35

5 1. IMÁGENES Imagen 1. Portal Transaccional Imagen 2. Compatibilidad del Sistema con diferentes navegadores Imagen 3. Confirmación de Java... 9 Imagen 4. Confirmación Flash player Imagen 5. Página Compras Dominicana Imagen 6. Página Dirección General de Contrataciones Públicas. Error! Marcador no definido. Imagen 7. Página de Entrada al Sistema Imagen 8. Página de Entrada al Sistema Imagen 9. Formulario de Registro de Usuario Imagen10. Confirmación de envío de Imagen 11. Confirmación de Registro de Usuario Imagen 12. Pantalla de entrada Imagen 13. Pantalla de editar datos del usuario Imagen 14. Opción de registro como usuario a una unidad de compras Imagen 15. Confirmación de existencia de entidad Imagen 16. Solicitud de Acceso a la Entidad Imagen 17. Esperando Aprobación de la entidad solicitada Imagen 18. Área de Trabajo Imagen 19. Menú Inicio Imagen 20. Menú Procesos Imagen 21. Menú Proveedores Imagen 22. Menú Imagen 23. Herramientas de trabajo Imagen 24. Menú Ir a Imagen 25. Pantalla de Acceso para recuperación de contraseña Imagen 26. Pantalla para enviar correo recuperación de contraseña Imagen 27. Pantalla para enviar correo recuperación de contraseña Imagen 28. Enlace de recuperación de la contraseña Imagen 29. Cambiar Contraseña Imagen 30. Cambiar Contraseña Imagen 31. Contraseña cambiada de 35

6 2. INTRODUCCIÓN El presente documento le proporcionará al usuario los conocimientos necesarios para acceder al Portal Transaccional de Compras y Contrataciones del Estado Dominicano. También le mostrará el área de trabajo y las herramientas que permiten el uso de la misma. En este manual se explicará de una forma detallada: los requerimientos de uso del portal transaccional, registro de usuario, solicitar acceso a una entidad, recuperación de contraseña y la funcionalidad del área de trabajo (los diferentes menús otras opciones) que le ayudarán a realizar sus operaciones dentro del portal. Imagen 1. Portal Transaccional. 6 de 35

7 3. OBJETIVO - Establecer los pasos para acceder al Portal Transaccional de Compras y Contrataciones Públicas. - Describir los elementos del área de trabajo, a fin de que el usuario pueda hacer uso de las herramientas del portal transaccional y realizar las operaciones correspondientes. 7 de 35

8 4. REQUISITOS TÉCNICOS DE ACCESO AL PORTAL TRANSACCIONAL El Portal Transaccional de Compras es compatible con todos los navegadores disponibles en la web: Internet Explorer (8 o Superior), Firefox, Google Chrome, Safari y Ópera. Imagen 2. Compatibilidad del Sistema con diferentes navegadores. Para obtener un óptimo resultado del Portal Transaccional de Compras y Contrataciones el usuario también precisa tener instaladas en su computador las siguientes aplicaciones: JAVA (Oracle): se requiere para la firma y carga de documentos. Para cargar documentos, esta tecnología sólo es necesaria en Internet Explorer versiones 7, 8 y 9. Para confirmar la instalación de JAVA Oracle, puede consultarse el siguiente link: el mismo lo re direccionará a la siguiente pantalla donde pulsando el botón de verificación. Ver. Imagen 2 podrá realizar la 8 de 35

9 Imagen 3. Confirmación de Java 9 de 35

10 Flash Player (Adobe): para confirmar si lo tiene instalado visite: Este link lo direccionará a la siguiente pantalla dónde pulsando el botón Comprobar ahora podrá verificar si tiene instalada la aplicación. Ver. Imagen 3 Imagen 4. Confirmación Flash player. Correo Electrónico : Es preciso que el usuario cuente con un correo electrónico activo donde recibirá: Notificación de registro de nuevo ingreso al portal. Notificaciones de alertas de proceso. Notificaciones de flujo de aprobación de los procesos. Recibir notificaciones y mensajes de oportunidades. ( Exclusivo del Proveedor) Comunicación con las instituciones compradoras y otros proveedores. 10 de 35

11 5. RECOMENDACIONES GENERALES DE USO Para garantizar el uso de la documentación en el sistema de e-procurement del Portal Transaccional de Compras y Contrataciones Públicas se recomienda trabajar con los siguientes formatos: 11 de 35

12 6. INTRODUCCIÓN AL PORTAL TRANSACCIONAL. Para acceder al Portal Transaccional de Compras se podrá hacer por dos vías diferentes que se detallaran a continuación. Ingresar al Portal Transaccional por la página de Compras dominicana: 1- Ingresar por medio de este link: 2- Clip en iniciar sesión. 3- Seleccionar el Portal compras dominicanas que indica el icono de mouse. Imagen 5. Página Compras Dominicana. 12 de 35

13 6.1 Página de ingreso al Portal Transaccional. A continuación los detalles más importante del Portal Transaccional de Compras y Contrataciones. A. Inicio: volver a la página de inicio en el portal. B. Registro: registrarse por primera vez en el Portal Transaccional de Compras. C. Buscar procesos de compras: buscar los diferentes procesos de contratación realizados por las unidades de compras en el Portal Transaccional de Compras, sin estar registrado como usuario en el portal. Cualquier persona podrá acceder a la información de los procesos publicados en El Portal Transaccional de Compras. D. Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC): buscar PAAC por año, adquisiciones, entidad, valor desde / hasta, sin estar registrado como usuario en el portal. 13 de 35

14 Imagen 7. Página de Entrada al Sistema. 14 de 35

15 7. REGISTRO DE USUARIO Para registrarse como usuario del Portal Transaccional de Compras y Contrataciones deberá hacer clic sobre. La pestaña que se encuentra en la parte superior izquierda de la barra de menú. Ver. Imagen 5. Imagen 8. Página de Entrada al Sistema Pasos para el Registro de Usuarios en el Portal Contrataciones. Transaccional de Compras y 7.1 Registrar usuario: Este enlace re direccionará al usuario a un formulario; como el que se presenta en la Imagen 6. En el mismo se solicitará la información correspondiente a los datos del usuario. (Debe tenerse en cuenta que todos los campos son obligatorios excepto la foto). Imagen 9. Formulario de Registro de Usuario 15 de 35

16 La información solicitada se corresponde a: Nombre y Apellidos: identificación completa del usuario. (cédula o pasaporte). País de la entidad: localización geográfica de la entidad a la que pertenece el usuario. Nombre de la entidad: nombre de la entidad o institución a la que pertenece, si es independiente colocar su nombre y apellido. correo electrónico que se usará para confirmar el registro y para comunicación con el usuario. Nombre de usuario: es el nombre o identificación que se usa para acceder al portal después de haberse formalizado el registro. Contraseña/confirmar contraseña: palabra clave que permitirá validar la identidad del usuario (debe tener un mínimo de ocho caracteres, una letra en mayúscula y combinar letras y números, el portal indicará la calidad de la contraseña). Pregunta de seguridad: pregunta que presentará el portal en caso de haber olvidado la contraseña. Respuesta a la pregunta de seguridad: contestación que debe dar el usuario a la pregunta de seguridad para confirmar su identidad. Teléfono móvil de seguridad: número de teléfono para confirmar la identidad del usuario. Al momento de digitar el número debe separarse con guion (Ej ). Añadir Foto: permite agregar una foto del usuario (Manual Configuración de usuario). Luego de finalizar el formulario Registro de Usuario, deberá hacer. clic en el botón 7.2 Confirmar registro. El portal mostrará una ventana indicando que se ha enviado un a la cuenta de correo registrada en el paso anterior, en la cual se confirma que la solicitud ha sido realizada. 16 de 35

17 Imagen10. Confirmación de envío de . Para activar el registro es preciso hacer clic en el enlace contenido en el correo electrónico recibido e indicar los datos de usuario y contraseña en la página que se mostrará. Imagen 11. Confirmación de Registro de Usuario 17 de 35

18 En la Imagen 8 se muestra como acceder al portal transaccional para continuar el proceso de registro. Imagen 12. Pantalla de entrada 18 de 35

19 Después de colocar su nombre de usuario y contraseña, le aparecerá la siguiente información donde deberá modificar sus datos y de manera obligatoria cambiar la contraseña. Imagen 13. Pantalla de editar datos del usuario Luego deberá hacer clic en el botón superior e inferior derecha de la pantalla. que se encuentra en la parte 19 de 35

20 Una vez se hace clic en el botón siguiente pantalla:, el portal presentará la Imagen 14. Opción de registro como usuario a una unidad de compras Deberá seleccionar la opción que le aparece: Solicitud de registro como usuario de una unidad de compras / proveedor, luego pulsar el botón. 20 de 35

21 7.3 Crear o solicitar acceso a una Entidad. A continuación el portal transaccional le muestra la siguiente pantalla: Imagen 15. Confirmación de existencia de entidad Nota: Deberá escribir correctamente el nombre y el RNC de la entidad. Se requiere completar la siguiente información para la validación de la Entidad: País de mi entidad: Ubicación geográfica de la entidad o institución a la que pertenece el usuario. La misma será dada por defecto según lo que se definió en el Registro de Usuario. Nombre de la entidad: Nombre de la entidad o institución a la que pertenece el usuario (si es una persona independiente deberá colocarse los nombres y apellidos). El nombre de la entidad será el mismo que fue definido en el registro de usuario. RNC: Código de Registro de la Unidad de Compras. Luego de completada la información deberá hacerse clic en el botón. Si la entidad existe: aparecerá la información de la misma con el logo o foto de la entidad y podrá solicitar acceso haciendo clic en el botón. y luego el botón 21 de 35

22 Si la entidad no existe: deberá comunicarse con la de la DGCP, a los teléfonos que se detallan en el pie de esta página. Imagen 16. Solicitud de Acceso a la Entidad. Después de haber solicitado acceso a la entidad, el portal le muestra la siguiente pantalla, en donde deberá esperar la confirmación de la solicitud. Imagen 17. Esperando Aprobación de la entidad solicitada Nota: Una vez confirmada la aprobación de parte de la Entidad solicitada, se podrá acceder al área de trabajo del portal. 22 de 35

23 8. ÁREA DE TRABAJO El Área de Trabajo es el lugar de entrada al portal transaccional, aquí están disponibles varias aplicaciones que permiten al usuario visualizar de forma rápida la situación actual de la entidad o el área de trabajo de usuario. Para ello, es posible configurar funciones de acuerdo a las necesidades de cada usuario. A continuación los elementos que componen el área de Trabajo luego que se logea en el portal. Imagen 18. Área de Trabajo 23 de 35

24 9. CONTENIDO DEL ÁREA DE TRABAJO a) Botón inicio: pulsando sobre el mismo regresará siempre al Área de Trabajo. b) Contadores de mensajes y tareas: haciendo clic en estos botones es posible conocer rápidamente el número de mensajes y tareas no leídos, sin tener que abandonar el Área de Trabajo. c) Identificación: este cuadro informa acerca de la hora local, nombre de la entidad en la que está trabajando; además, pulsando sobre la foto de perfil se despliega un menú donde encontrará configuraciones de usuario, el nombre del usuario, las Configuraciones de unidad de compras, Reportar un error, Acceder a la ayuda y la opción Salir, que permite cerrar la sesión de usuario. d) Menú inicio: se encuentran disponibles diferentes módulos para poder desarrollar sus funciones dentro del portal. Siempre y cuando tenga los permisos requeridos. e) Procesos Recientes: Área que permite acceder rápidamente a los últimos expedientes trabajados. f) Bloques de Área de Trabajo: esta zona se divide en 3 bloques (superior, izquierdo y derecho) que permitirá el acceso a diferentes funcionalidades del portal. Bloque superior: Área con 6 categorías que permitirá al usuario tener una percepción rápida acerca de lo que está ocurriendo en el portal, tales como: tareas pendientes, procesos en edición, procesos publicados, procesos activos, procesos en espera de aprobación y aclaraciones. Pulsando en cada uno de ellos se accede directamente a la información que muestran. Bloques izquierdo y derecho: pueden contener las siguientes aplicaciones en función de la personalización del Área de Trabajo de cada usuario. I. Agenda: lista de actividades del usuario en formato calendario. II. Alertas en el Área de Trabajo: lista de tareas pendientes asignadas al usuario. Son visibles las generadas automáticamente por el portal (tareas de apertura y de aprobación) y las referentes a un proceso en concreto. III. Sugerencia del día en Smarty: alertas del portal. IV. Mensajes: lista de los últimos mensajes recibidos con indicación de cuales han sido leídos. V. Expedientes: lista de los últimos expedientes gestionados (posibilita elegir). 24 de 35

25 10. MENÚ INICIO En este menú encontrarán diferentes módulos para poder desarrollar sus funciones dentro del portal transaccional. Siempre y cuando se cuente con los permisos requeridos. Imagen 19. Menú Inicio 10.1 Menú Procesos. A través de este menú desplegable el usuario podrá efectuar una serie de actividades comprendidas en los siguientes puntos: A. Procesos de la unidad de compras: en esta opción podrá ver y acceder a todos sus procesos, organizados por pendiente de aprobación, borrador, publicado, listos para evaluar, en evaluación, informe de selección, cancelados así como también tendrá la opción de crear nuevo proceso. Como utilizar el filtro de búsqueda avanzada. (Todos, Mis procesos, Solo de mi entidad) y Ordenar por (Últimos modificados, fecha publicación de ofertas, últimos publicados, últimos creados, más antiguos, ordenar de (A Z), ordenar de (Z-A). B. Informes de proceso de selección: muestra los informes del proceso de selección realizados en el portal por los diferentes compradores de la unidad, cuenta con la opción de búsqueda y un menú Ver con el siguiente filtro (últimas modificaciones, Todos, En edición, En aprobación, Aprobados, Informes finales y Cancelados). C. Unidades de requisición: permite agrupar los procesos en función de las distintas áreas de contratación con poder de compra, pudiendo asociar equipos a ellas. también se podrá visualizar qué tipo de procesos gestiona cada unidad de contratación, de igual forma podrá crear, activar, desactivar, borrar y ver la unidades de contratación existentes. D. Tipos de procesos: desde esta opción podrá crear los diferentes tipos de procesos en el portal. E. Gestión de Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC): son las apropiaciones presupuestarias aprobadas para cada ejercicio, los estimados, las fuentes de financiamiento, nacional o internacional, el método de compra y contratación previsto y la calendarización física y financiera de los recursos 25 de 35

26 necesarios, desde esta opción el usuario podrá realizar una gestión de búsqueda en el PAAC de todas las entidades de compras y contrataciones. Imagen 20. Menú Procesos 10.2 Menú Proveedores. Al hacer clic en este menú se desplegará las siguientes funciones: A. Registro de Proveedores: el usuario comprador podrá buscar, recomendar, marcar como favorito, pedir recomendación, ver e invitar empresas proveedores del Estado. B. Cuestionarios de evaluación de Proveedores: el comprador podrá crear cuestionarios de evaluación a los proveedores, para aplicar en los procesos de contratación. Esta opción le permitirá tener una plantilla única o diferentes plantillas según el tipo de procesos. Este menú opciones puede: borrar y crear; en el menú ver puede: últimas modificaciones y todas las búsquedas de evaluación a proveedores. C. Evaluación de proveedores: Es la opción que guardará la platilla de evaluaciones al proveedor D. Sanciones a Proveedores: buscar, crear Sanción, crear Inhabilitación, borrar Sanción o borrar Inhabilitaciones a Proveedores del Estado. 26 de 35

27 Imagen 21. Menú Proveedores 10.3 Menú. En este menú están disponibles las siguientes opciones: A. Menú de búsqueda: en este apartado podrá ver los diferentes procesos creados en el portal transaccional. B. Menú del comprador: podrá ver todas las funciones que se pueden realizar está dividido como: Informes, Procesos (proceso de la unidad de compras, informes del proceso de selección, unidades de requisición, tipos de procesos, el Plan Anual de Compras y Contrataciones), Proveedores (Registro de Proveedores, cuestionarios de evaluación de Proveedores, Inhabilitación Sanciones) Contratos. C. Menú informes y estadísticas Imagen 22. Menú 27 de 35

28 D. Herramientas de trabajo: al hacer clic en esta opción el portal pondrá a disposición otras herramientas de trabajo tales como: mensajes, tareas, alertas, plantilla de mensajes y constancias DGCP. Imagen 23. Herramientas de trabajo 10.4 Menú Ir a. Mediante esta opción se podrá: crear procesos de compras menores, compras por debajo del umbral, comparación de precios, licitación nacional, licitación internacional, licitación restringida y proceso de excepción, invitar proveedor y editar mi perfil. Imagen 24. Menú Ir a. 28 de 35

29 11. RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA Si olvidara o perdiera la contraseña se deberán seguir las siguientes instrucciones para su recuperación: Acceder al portal transaccional. Imagen 25. Pantalla de Acceso para recuperación de contraseña Hacer clic en la opción que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla principal. El portal transaccional le solicitará el nombre de usuario. Imagen 26. Pantalla para enviar correo recuperación de contraseña Hacer clic en el botón enviar correo. Imagen 27. Pantalla para enviar correo recuperación de contraseña El portal enviará un correo electrónico con el enlace que permitirá al usuario recuperar su contraseña. 29 de 35

30 Imagen 28. Enlace de recuperación de la contraseña Una vez se hace clic en el enlace anterior, se visualiza la siguiente pantalla: Imagen 29. Cambiar Contraseña. Por último, deberá recordar la respuesta a la pregunta de seguridad colocada en el registro de usuario, procederá a completar los datos que solicita el formulario, finalizado este proceso hará clic en el botón cambiar contraseña y realizara el registro de entrada con la contraseña actualizada. 30 de 35

31 Imagen 30. Cambiar Contraseña. Imagen 31. Contraseña cambiada. 31 de 35

32 12. GLOSARIO DE TÉRMINOS 1. AGENDA: lista de actividades del usuario en formato calendario. 2. APLICACIÓN: es una herramienta informática que permite realizar de manera automática diferentes procesos de trabajos. 3. ÁREA DE TRABAJO: es la entrada al portal transaccional, en ella, están disponibles varias aplicaciones que ayudan al usuario, de una forma rápida a trabajar en procedimientos y a establecer mecanismos de trabajo a través del portal. 4. BUBO: es el tutor de ayuda en línea en el área de trabajo del portal transaccional. 5. DARSE DE ALTA: es la instrucción que permitirá iniciar el Registro de Usuario. 6. ENTIDAD: es la empresa o institución estatal. 7. MENÚ DE INICIO: menú en el que se encuentran disponibles diferentes opciones para trabajar en el portal transaccional. 8. NAVEGADOR: es el software que permite acceder al internet. 9. NOMBRE COMERCIAL: un nombre comercial es el nombre, denominación, designación o abreviatura que identifica a una institución, empresa o establecimiento. 10. NOMBRE LEGAL: es el nombre de la razón social bajo la cual la institución lleva a cabo sus operaciones. 11. SISTEMA: es un sistema que sirve de base para hacer funcionar un conjunto de módulos informáticos compatibles. 12. NIT: Código de Registro de la Unidad de Compras. 32 de 35

33 13. SUGERENCIAS DEL DIA: alertas del sistema. 14. USUARIO: es el individuo que tendrá autorización de utilizar en el portal transaccional. 33 de 35

34 NOTAS: 34 de 35

35 NOTAS: 35 de 35