Guía de Adiestramiento ADME Módulo I

Transcripción

1 Guía de Adiestramiento ADME Módulo I ECUADOR Gálac Software Av. De los Shyris No 344 y Av. Eloy Alfaro Edificio: Parque Central, Piso 10, Oficina Quito, Ecuador Teléfono: Fax: latintax@galac.com Abril 2013

2 Artículo de Inventario - Almacén - Proveedor - Compras - Conteo Físico - Existencia - Nota de Entrada / Salida - Transferencia Pág. 2 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

3 Insertar los artículos de inventario. Calidad y Documentación Para insertar los artículos diríjase al módulo Inventario luego seleccione Artículos Inventario Insertar Figura 1. Ventana Artículos de Inventario - Insertar Nota: Utilizaremos la alícuota general con el porcentaje del IVA vigente. Se manejaran solamente dos tipos de precios y estos se deben incluir en la columna de Precio sin Iva. Código Artículo Descripción Línea / Producto Tipo Artículo Tipo Mercancía Artículos Simples Precio 1 Precio 2 Costo Última Compra Excluir de comisiones Unidad Venta Cant Mínima Cant Máxima Categorías S05 Servicio Técnico Asesorías Servicio Simple 82,00 75,00 No aplica No activar Hora - - Servicios P01 Programa IVA Programas Mercancía Simple 2.800, , ,00 No activar Unidad Integrado Programas Ase10 Asesoría ADME Servicios Asesorías Servicio Simple 150,00 130,00 No aplica No activar Hora - - Integrado Programa de Programas P04 NOMINA Programas Mercancía Simple 700,00 600,00 450,00 No Activar Unidad Línea de Categorías R01 Repuestos Mercancía Simple 60,00 45,00 35,00 No Activar Unidad producto Q01 Queso Toni Lácteos Mercancía Simple 20,00 18,00 15,00 No Activar Kg Quesos Marcadores Línea de Categorías M01 Mercancía Simple 8,00 6,00 4,00 No Activar Unidad acrílicos producto Línea de Categorías Bol01 Ropa de Mujer Mercancía Simple 150,00 120,00 100,00 No Activar Unidad producto Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 3

4 Cód Art C02 Crear Combo Descripción Combo ADEM Integrado Línea De Producto Combos Tipo De Artículo Producto Compuesto En la pestaña Producto Compuesto agregue los siguientes artículos al producto Combo Ajuste por Inflación Artículos Compuestos Precio 1 Precio 2 Costo Última Compra Excluir de las comisiones Unidad de Venta Cant Mínima Cant Máxima 2,800, ,00 - No activar Unidades - - Código Inventario Descripción Cantidad P01 Programa Adme Integrado 1 Ase10 Asesoría en Adme Integrado 4 Cod Art T01 T02 Descripción Teléfono Celular Nokia Teléfono Celular Samsun Línea Producto Tipo Artículo Tipo Mercancía Precio 1 Precio 2 Costo Última Compra Categoría Unidad de Venta Celular Mercancía Usa serial 650,00 600,00 350,00 CMDA Unidad 5 10 Celular Mercancía Usa serial 850,00 700,00 550,00 GSM Unidad Cant Mín Cant Máx, Incluir Existencia Actual del Inventario Vaya al módulo INVENTARIO luego seleccione el menú EXISTENCIAS POR ALMACÉN CONSULTAR, y verifique las cantidades actuales de existencias de cada producto y a continuación ingrese una nota de entrada de la siguiente forma: Figura 2. Ventana Entrada y salida - Insertar Pág. 4 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

5 Acceda al menú NOTA DE ENTRADA / SALIDA INSERTAR, e indique los siguientes datos: No. De Documento: 1 Tipo de operación: Entrada de Inventario Comentarios: Conteo Físico de Inventario. Código Artículo Cant 1 R P P T T Serial Haga clic en el botón Grabar Nota: los artículos tipo Servicio o Producto Compuesto, no manejan existencias. variación generada por la Nota de Entrada. Proveedores Si no tiene proveedores insertados, diríjase al módulo MENÚS - CXP / PAGOS / PROVEEDORES y acceda al menú PROVEEDOR INSERTAR. Figura 3. Ventana Insertar Proveedores Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 5

6 Todos los proveedores son de tipo NACIONAL. Nombre Ruc Tipo de Persona Delicarem Jurídica Imporcaribean Jurídica Retención Usual NO RET No aplica retención. NO RET No aplica retención. Datos en libros Fiscales (sólo Contribuyentes especiales) Recordmotor Jurídica CONTRA Pago a No Empresas Contratista 2 % Beatriz López Natural HONORA Con RIF % de Retención 0% Latintax Jurídica HONORA Con RIF 75 % No No Nota: La retención usual se activa únicamente si esta activo el parámetro Usa módulo de retenciones. Insertar cuenta bancaria. Vaya al módulo BANCOS y allí acceder al menú CUENTA BANCARIA INSERTAR. Figura 4. Ventana Cuenta Bancaria Insertar Los datos de la cuenta son los siguientes: Datos de la Cuenta Bancaria - Código: 1 - Status: Activo - N de Cuenta: Nombre: Banco Guayaquil - Tipo: Corriente Pág. 6 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

7 Impuestos a las transacciones financieras: - Active esta opción si la necesita Calidad y Documentación Datos del Banco - Código: 4 - Nombre: Guayaquil - Sucursal: Amazonas Otros - Saldo disponible : $ Cuenta contable: Planilla impresión de cheque: Actívela si es conveniente para usted Haga clic en el botón de Grabar Insertar Conceptos Bancarios. Los conceptos bancarios constituyen los diferentes tipos de transacciones bancarias que se efectúan dentro de la empresa, tanto de ingresos como de egresos. Estos conceptos son utilizados para identificar el tipo de movimiento bancario que realice la compañía. Desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase al módulo BANCOS luego escoja el menú CONCEPTO BANCARIO INSERTAR. Ingrese los siguientes conceptos Figura 5. Ventana Concepto Bancario Insertar Código Descripción Tipo Ingresos Varios Ingreso Depósito Ingreso Egresos Varios Egreso Pago a Proveedores Egreso Ret. IVA Egreso Nota Importante: Recuerde que estos conceptos están disponible en una tabla común, los cuales puede utilizar en cualquiera de las empresas registradas en el sistema. Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 7

8 Haga clic en el botón de Grabar Calidad y Documentación Movimientos bancarios Para ingresar movimientos bancarios que no sean de compra y ventas, desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase al módulo BANCOS, luego escoja el menú MOVIMIENTO BANCARIO INSERTAR. Figura 6. Ventana Movimiento Bancario Insertar A continuación insertaremos el movimiento bancario del depósito de apertura de la cuenta con los siguientes datos: Cuenta bancaria: 1 Código de concepto: Número de documento: Monto: ,00 Descripción: Depósito de apertura de cuenta Insertar movimientos bancarios con opción a imprimir cheques. Para insertar este tipo movimiento bancario, desde el menú Bancos seleccione el menú MOVIMIENTO BANCARIO INSERTAR CON OPCIÓN IMPRIMIR CHEQUES. Pág. 8 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

9 Figura 7. Ventana Movimiento Bancario Impresión de cheque Insertar Ahora ingrese los siguientes datos: Cuenta bancaria: Provincial Código de concepto: Retención IVA Número de documento: 25 Monto: 1.500,00 mes año Descripción: Pago de Retención IVA XX XX 1 y 2 Quincena Ordenes de Compras Vaya al módulo COMPRAS y allí acceda al menú ORDEN DE COMPRA INSERTAR. Figura 8. Ventana Orden de Compra Insertar Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 9

10 Ingrese las siguientes: Calidad y Documentación Proveedor Código Inventario Cantidad Solicitada Imporcaribean P04 2 Costo Unitario 755,00 Delicarem T ,00 A continuación generaremos una compra a partir de la orden de compra. Para ello vaya al módulo COMPRAS y allí acceda al menú COMPRA INSERTAR CON ORDEN DE COMPRA. Indique los siguientes datos: Figura 9. Ventana Desde Orden de Compra Insertar Número Proveedor Código Cantidad Serial Costo Cantidad Inventario Solicitada Unitario Recibida 126 Delicarem P04 2 No usa 755, Imporcaribean T , Imporcaribean T ,00 01 Nota: Debe activar Generar CxP Pág. 10 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

11 Compras Desde el <MENÚ PRINCIPAL> seleccione el módulo COMPRAS luego escoja el menú COMPRAS INSERTAR. Figura 10. Ventana Compra Insertar Ingrese la siguiente compra. En todas ellas active la opción Genera CxP. Número Proveedor Código Inventario Cantidad Solicitada Serial Costo Unitario 237 Imporcaribean. P01 20 No usa 2,000,00 Verifique la existencia del producto comprado, note que las unidades compradas han afectado la existencia anterior. Conteo Físico El Software SAW Gálac, le permite además actualizar su inventario de acuerdo al conteo físico que realice sus productos. Para ello vaya al módulo INVENTARIO y allí acceda al menú CONTEO FÍSICO INSERTAR. Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 11

12 Figura 11. Ventana Conteo Físico Insertar En la ventana de conteo físico indique los siguientes: - Consecutivo de Conteo: El programa asigna el número - Fecha: indique la fecha actual. - Código Almacén: UNICO - Seleccione una o todas las Líneas de producto: Todos Una vez indicados estos datos, se mostraran el detalle de los artículos, donde se debe indicar la existencia resultante del conteo físico. En este caso vamos a colocar las siguientes cantidades: Figura 12. Ventana de insertar Conteo Físico. Después de colocar las cantidades presione el botón Grabar. Pág. 12 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

13 Almacén El sistema permite manejar más de un almacén, para administrar o distribuir los artículos, para utilizar esta opción previamente se debe activar el parámetro USA ALMACÉN, para activar esta opción vaya al módulo USUARIOS / CONVERSIÓN / PARÁMETROS PARÁMETROS ADMINISTRATIVOS MODIFICAR. En la sección 5.1. INVENTARIO. Luego de activar el parámetro, vaya al módulo INVENTARIO y luego al menú ALMACÉN INSERTAR. Figura 13. Ventana Almacén - Insertar En la ventana de insertar almacén, agregue los siguientes: Código Nombre Tipo Cliente 1 Almacén Central Principal -- 2 Almacén Quito Secundario -- 3 Almacén Guayaquil Consignación Oficina Transferencias. Esta opción permite mover artículos de un almacén a otro y únicamente está disponible si la empresa usa almacén (ver parámetros de Inventario). Desde el módulo MENÚS INVENTARIO ACCEDA EL MENÚ TRANSFERENCIA INSERTAR. Nota: si no están activas las opciones del menú Transferencia y del menú Almacén revise y active el parámetro Usa Almacén en la sección de Inventario. Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 13

14 Figura 14. Ventana Transferencia - Insertar En la ventana Insertar Transferencia, agregue una con los siguientes datos: Almacén de entrada: Almacén de salida: Comentario: 1 - Almacén Central UNICO Transferencia de Productos al almacén alterno. Código Articulo Cantidad T01 (Teléfono Celular) 1 P04 (Programa AXI) 2 Una vez insertada la transferencia, vaya al menú EXISTENCIA POR ALMACÉN INFORMES y consulte los siguientes informes por pantalla: - Existencia por Almacén: Cantidad a imprimir: Todos Ordenado por código - Transferencia - Existencia por artículo Código de artículo: T01 Costo Promedio Ponderado El costo promedio pondera consiste en determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas entradas, para luego dividirlo entre el número de unidades existente en inventarios incluyendo tanto los inicialmente existentes como los de la nueva compra. Para empezar a utilizar el costo promedio ponderado, escoja el desde el MENÚ PRINCIPAL seleccione el módulo MENÚS/USUARIOS/CONVERSIÓN/PARÁMETROS/ RESPALDAR, luego click en el menú Parámetros Administrativos Modificar, en la Pág. 14 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

15 sección 5 inventarios haga click en el punto 5.3 Método de Costo el sistema le mostrara la siguiente ventana. En la lista MÉTODO DE COSTO, escoja la opción COSTO PROMEDIO Si usted escoge la opción Costo Promedio debe activar los siguientes parámetros. Click Para activar costo promedio Figura 15. Ventana parámetros del método de costo Método de Costo: Define el método de costos a utilizar Actualizar costo y ajustar Precio de Artículos en cada operación: Permite que se actualicen los costos de forma automática al insertar una compra, factura y/o hacer cualquier modificación en la existencia en el inventario. Nota: La diferencia entre usar Actualizar en cada operación del costo promedio, o no usarlo, está en que si lo usa, cada vez que se ejecute una operación que afecte el costo, el sistema actualizara el costo promedio ponderado en la venta Artículos, en caso contrario deberá ir cuando usted lo desee a la opción de cálculo de costo para actualizarlos. Fecha de Inicio de Método de Costeo: Es la fecha a partir de la cual se va comenzar a trabajar con el método de costo. Desea que el Comprobante de Contable de costo de venta sea detallado: permite que los comprobantes sean detallados es decir especifique cada artículo. Fecha de inicio de contabilización de costos: Establece la fecha de inicio de contabilización de costos. Luego de insertar todos los parámetros presione el botón GRABAR para guardar los cambios. El software le enviara el siguiente mensaje: Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 15

16 Figura 16. Mensaje de Parámetros. Paso 2 Inserte las reglas de contabilización En reglas de contabilización se debe definir las reglas que se utilizara para la generación del Comprobante Contable. Para ingresar las reglas de contabilización para inventarios, desde el <MENÚ PRINCIPAL> seleccione el módulo MENÚS - CONTABILIZAR / REGLAS DE CONTABILIZACIÓN luego escoja el menú REGLAS DE CONTABILIZACIÓN MODIFICAR, el software le mostrara la siguiente ventana. Pág. 16 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

17 Ingrese el código de cuenta para: Figura 17. Ventana Reglas de Contabilización. Costo de venta en el Debe, e Inventario en el Haber respectivamente. Agrupar Por Cuenta de Artículo: active esta opción si desea que el software tome la regla de contabilización ingresada en la ventana Artículos de Inventarios pestaña Estadísticas/Cuentas Contable/Otros sección Cuentas Contables como se muestra en la siguiente imagen Ingrese aquí el código de la cuenta de inventarios (Balance general) Ingresar aquí el código de la cuenta de costo (Estado de resultados) Costo Promedio Figura 18. Ventana Artículos de Inventario. Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 17

18 Paso 3 Realice la carga inicial Calidad y Documentación Nota: Esta sección aplica para clientes que ya cuenten con data generada en su software administrativo y allá utilizado en módulo de compra. Una vez que haya configurado sus parámetros realice la carga inicial en el software, para ello desde el <MENÚ PRINCIPAL> active el módulo MENÚ COMPRAS Luego escoja el menú COSTO PROMEDIO INSERTAR el software le mostrara la siguiente ventana Figura 19. Ventana insertar conteo físico de artículos. Filtrar Artículos por: Rango de Artículos, Línea de Producto, Marca y Categoría, active los parámetros por el cual desea realizar el filtro Desde Hasta: ingrese el intervalo artículos en el cual desea aplicar el Costo Promedio Ponderado. Marca y Categoría: de igual manera ingrese la marca o categoría deseada para filtrar por estas opciones. Después de seleccionar el criterio de búsqueda presione el botón BUSCAR. Nota: Las operaciones que se ejecuten con fecha anterior a la fecha de inicio del uso de método de costo, no serán tomadas para el cálculo. Paso 4 Calcular Costo Promedio Para calcular el costo promedio desde el MENÚ PRINCIPAL escoja el módulo INVENTARIO luego seleccione el menú Articulo de Inventario Calcular Costo, como se muestra en la siguiente imagen. Pág. 18 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

19 Figura 20. Ventana Menú calcular costo promedio. El software le muestra la ventana Calcular Costo, seleccione una opción Uno Todos Luego presione el botón Calcular Costos, como se muestra en la siguiente imagen: Figura 21. Ventana calcular costo. Al terminar el proceso el software le envía un mensaje de confirmación como se muestra en la siguiente imagen. Figura 22. Mensaje de confirmación. Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 19

20 Paso 5 Visualizar el resultado del cálculo Para visualizar el resultado del cálculo del costo escoja el menú ARTICULO DE INVENTARIO / CONSULTAR en la ventana de artículo se visualiza lo calculado como se muestra en la siguiente imagen. Muestra el costo promedio actual del artículo Informe Detallado Figura 23. Ventana consultar artículo. El sistema le ofrece el informe Registro Detallado, el cual expresa los costos de acuerdo al costo promedio ponderado, para visualizar este informe seleccione el MENÚ - ARTICULO DE INVENTARIO / INFORMES, el software le mostrara la siguiente ventana: Pág. 20 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

21 Figura 24. Ventana Informes de inventarios. Seguidamente active la opción Registro Detallado Ingrese el código del artículo Desde y Hasta para obtener un intervalo, así como la fechas Inicial y Final, luego escoja visualizar por pantalla o imprimir. Informe Costo promedio por Almacén Para visualizar este informe escoja el menú EXISTENCIA POR ALMACÉN / INFORMES el software le mostrara la siguiente ventana. Figura 25. Ventana Informes de existencias. Active la opción Costo Promedio por Almacén Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 21

22 Escoja el almacén(es) ingrese el código igualmente la fecha del costo, luego escoja visualizar por pantalla o imprimir. Costo Promedio y Reglas de Contabilización Al realizar una compra y estar utilizando el parámetro Actualizar en cada operación, el sistema le ofrece la posibilidad de ajustar los precios de acuerdo al nuevo costo generado por la compra. Para realizar el ajuste de precios, escoja el menú ARTÍCULOS DE INVENTARIOS AJUSTAR PRECIO POR COSTOS el software le mostrara la siguiente ventana. Figura 26. Ventana ajuste de precios. En esta ventana el sistema le permite ajustar por diferentes criterios, usted puede ajustar por: Línea de producto Categoría Marca Al activar las opciones línea de producto o categoría en la lista de opciones escoja si es Una o Todas De igual manera si usted va a filtrar por Marca entonces ingrese el nombre de la misma. Recuerde ingresar el Rango de productos introduciendo el código desde y hasta. Pág. 22 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

23 Escoja también las opciones para: Nivel de Precio Redondear precio a El margen de Ganancia Fórmula Alterna Calidad y Documentación Una vez que haya ingresado los parámetros, presione el botón Ajustar. Costo Promedio, compras y cuentas por pagar (CxP) Recuerde que al estar utilizando el método de Costo Promedio Ponderado y realizar una compra, siempre se generara de forma automática una Cuenta por Pagar (CxP) asociada a dicha compra. Contabilizar Costos Figura 27. Ventana insertar compras. En el software existe la opción de contabilizar los costos, para ello desde el Menú Principal seleccione el módulo MENÚS CONTABILIZAR / REGLAS DE CONTABILIZACIÓN, luego escoja el menú CONTABILIZAR / CONTABILIZAR COSTOS INVENTARIO como se muestra a continuación. Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 23

24 Figura 28. Menú contabilizar costos. Al hacer click en la opción antes mencionada el sistema le mostrara la siguiente ventana. Figura 29. Ventana contabilizar costos. En esta ventana se le solicita el mes y año a contabilizar, ingrese el mes y presione el botón Generar. Recuerde que: el sistema solo permite contabilizar los costos de inventario, mes por mes. Nota: Si necesita volver a generar un comprobante de algún mes que ya fue contabilizado, deberá borrar dicho comprobantes y aquellos comprobantes de fechas superiores a este, ejemplo si ya contabilizo el mes de enero y febrero y desea contabilizar el mes de enero por alguna razón, usted deberá borrar febrero y enero, para poder volver a contabilizar enero. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo Figura 30. Ventana borrar comprobantes. Pág. 24 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

25 Consultar Comprobantes Para consultar los comprobantes de costo por inventario, escoja el menú Comprobante / Consultar el software le mostrara la siguiente ventana Calidad y Documentación Figura 31. Ventana consultar comprobantes. En la lista Generado Por escoja la opción inventario. Nota importante: las operaciones que afecten inventario, no podrán ser procedas si existen comprobantes con fechas posteriores a la fecha de la operación a realizar, abajo se describe el mensaje que envía el software. Genere las cuentas por pagar. (CxP) Desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase al módulo CXP / PAGOS / PROVEEDORES / FORMA 30 (IVA) y allí acceda al menú CXP INSERTAR. Nota: Para poder insertar un pago siempre debe existir una cuenta por pagar. Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 25

26 En todas las compras indique los siguientes datos: Calidad y Documentación Fecha: el mismo mes en el cual se encuentra usted trabajando. Aplicables para el Libro de Compras: activar Tipo de compra: Internas Tipo de transacción: 01 Registro Crédito Fiscal: Deducibles Nota: Si en la empresa en la que esta trabajando usted le activo el modulo de contabilidad, revise en todos los casos los comprobantes contables asociados y modifíquelos en caso de ser necesario. Al indicar los datos de cada CxP presione el botón Grabar. Se le compró el 10 de este mes a MRW unos sobres de envío por más el IVA. El número de la factura es 1234 y se vence en 15 días. Se le abonó (Monto Abono en Pago). Código de retención CONTRA. Oficina Contable May envió la factura 4562 del 15 del mes en curso para la cancelación de Honorarios por el servicio de registro de documentos por (Monto Gravables a la Tasa de Iva vigente) más el IVA. La factura se vence en 30 días. Código de retención CONTRA. Comercial Trivol envió su factura n.1234 por el alquiler de la oficina, con fecha 30 del mes anterior por un monto de BsF ,00 (Monto Gravables a Tasa de Iva vigente) vence en 30 días. Código de retención ALQUIL. Genere por pantalla un análisis de vencimiento detallado de las cuentas por pagar (módulo CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30 (IVA) y menú de Proveedores Informes). Anticipos (pagados). El sistema administrativo contable le permite registrar además los pagos que realice a sus proveedores, por productos o servicios que aun no se pueden considerar pagos como tal, pues no existe ninguna CxP asociada, a esto lo llamamos Anticipos. Dichos anticipos pueden ser utilizados como pagos de cuentas por pagar que surjan posteriormente. Para crear un anticipo desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase módulo CXP / PAGOS / PROVEEDORES y luego al menú ANTICIPOS INSERTAR, y allí indique los siguientes datos: Código - Nombre del proveedor: Cuenta bancaria: Concepto Bancario: Imporcaribean Provincial Anticipo Pagado Pág. 26 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

27 Descripción: Adelanto de suministros de oficina por flete Montos / Total: Haga clic en el botón de Grabar. Genere los Pagos. Desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase al módulo CXP / PAGOS / PROVEEDORES / FORMA 30 (IVA) y escoja el menú de PAGOS INSERTAR. Cancele cada uno de los pagos pendientes. Utilice el concepto bancario y la Cuenta del Banco Provincial. En todos los casos revise los comprobantes contables asociados y modifíquelos en caso de ser necesario. El programa SAW Gálac le permite hacer las retenciones correspondientes de ISLR al hacer pagos a los proveedores. Para hacer uso de esta funcionalidad debe haber activado en la ficha Retención ISLR / Declaración IVA de los parámetros administrativos la opción Usar módulo de retenciones Nota Importante: Las retenciones son realizadas solo a los Pagos Bancos. Los movimientos de los ingresos (realizados en el módulo 1 del curso) y egresos insertados por cobranza y pagos se generaron automáticamente. Si desea verlos debe ir al módulo de BANCOS, allí acceder al menú CUENTA BANCARIA INFORMES y de la lista de informes seleccione Transacciones por Cuenta, y pídalo por pantalla haciendo clic en el botón Pantalla. Verifique la fecha inicial y final e indique la cuenta Bancaria Provincial. Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 27

28 Clientes - Vendedores - Cotización - Contrato - Anticipos Facturación - Cuentas por Cobrar - Cobranza - Nota de Crédito - Nota de Débito - Cobro Directo - Emitir Directo Pág. 28 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

29 Insertar Vendedores. Desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase al módulo de MENÚ - CXC / COBRANZA / VENDEDOR luego escoja el menú VENDEDOR INSERTAR. Figura 32. Ventana Insertar vendedores. Incluya los vendedores señalados en la siguiente tabla. Debe llenar todos los campos y los datos que no se indican en la tabla, usted los llenará. Código Nombre RIF Ciudad 2 Pedro Andrade Quito 3 Ricardo García El oro 4 Pedro González Guayaquil Luego en la pestaña Asignación de Comisiones active las casillas Por Ventas y Por Cobranza. Figura 33. Asignación de comisiones. Asigne la siguiente tabla de comisiones por cada vendedor que agregue. Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 29

30 Topes de Ventas Topes de Cobranzas Calidad y Documentación Desde Hasta % Desde Hasta % Nivel 1 0 1, , Nivel 2 1, , , , Nivel 5 Mayores a 5, Mayores a 5, Insertar Clientes Desde el módulo MENÚ PRINCIPAL - CxC / Cobranza / Vendedor, escoja el menú Cliente Insertar. Figura 34. Ventana Insertar clientes. Indique en todos los clientes que pertenecen a la Ciudad: Caracas e ingrese en cada uno los siguientes Datos: Cod Nombre RIF Teléfono Dirección Ciudad Zona de cobranza Cod Vend Sector Negocio 1 Construluki Av. Eloy Alfaro Quito Norte No asignado 2 Metalúrgica Secatel Zona Industrial de Carcelén Zona Industrial de Carcelén Quito Norte No asignado Quito Norte No asignado 4 Inmobiliaria San Bartolo Quito Sur No asignado del Pág. 30 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

31 Nota: Pestañas Advertencia, se utiliza para ingresar un mensaje de advertencia sobre el cliente que se está ingresando, la pestaña Dir. Despacho, permite ingresar las diferentes direcciones de envío de despacho que este cliente posea, pestaña Reglas de Contabilización, permite ingresar cuentas contables diferentes a las indicadas en las reglas de contabilización genéricas las cuales serian utilizadas al realizar transacciones con este cliente. Insertar Cotizaciones. Diríjase al módulo MENÚ FACTURA / COTIZACIÓN / CONTRATOS y luego allí acceder el menú COTIZACIÓN INSERTAR. Figura 35. Ventana Insertar Cotizaciones. Nota: Seleccione la opción Reservar Mercancía para reservar una mercancía hasta la fecha de retiro de la misma. Cliente Descripción Cantidad Metalúrgica Programa SAW Integrado 1 Secatel Teléfono Celular Nokia 01 Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 31

32 Insertar Contratos Desde el módulo MENÚ PRINCIPAL escoja el MENÚ Factura / Cotización / Contratos acceder el menú Contrato Insertar. Figura 36. Ventana Insertar Contratos La empresa A.Y.I. Motors, C.A. tiene un contrato con la empresa por 8 horas de Asesoría SAW Integrado mensual por seis meses. Anticipos (cobrados). El programa SAW Gálac le permite registrar además las cobranzas que realice a sus clientes, por productos o servicios que aun no se pueden considerar cobros como tal, pues no existe ninguna CxC asociada, a esto lo llamamos Anticipos. Dichos anticipos pueden ser utilizados en la cobranza de CxC que surjan posteriormente. Para crear un anticipo vaya al módulo MENÚ - CXC / COBRANZAS / VENDEDORES y luego al menú ANTICIPOS INSERTAR. Figura 37. Ventana Insertar Anticipo. Pág. 32 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

33 Indique los siguientes datos: Código - Nombre del Cliente: Inmobiliaria Cuenta bancaria: Caja Principal Concepto Bancario: Anticipo Cobrado Descripción: Adelanto por contrato pre aprobado. Montos / Total: 3, Haga clic en el Botón de Grabar. Insertar facturas desde Cotizaciones. Desde el módulo MENÚ FACTURA / COTIZACIÓN / CONTRATOS escoja el menú FACTURA GENERAR FACTURA DESDE COTIZACIÓN. Figura 38. Ventana Insertar Factura desde cotización. De acuerdo a las cotizaciones insertadas anteriormente, favor escoja tres (3) cotizaciones e inserte las facturas. Insertar Facturas desde Contratos. Desde el módulo MENÚ FACTURA / COTIZACIÓN / CONTRATOS escoja el menú FACTURA GENERAR FACTURA DESDE CONTRATOS. Figura 39. Ventana Insertar Factura desde Contratos. Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 33

34 Seleccione el contrato insertado con anterioridad e inserte una factura. Insertar Facturas Directas Calidad y Documentación Desde el módulo MENÚ FACTURA/COTIZACIÓN/CONTRATOS escoja el menú FACTURA INSERTAR. Figura 40. Ventana Insertar Factura. Cliente Descripción Cantidad Construluki Programa SAW Integrado 4 Secatel Celular Nokia 2 Nota: Si el tipo de contribuyentes es Especial, deberá indicar además la información del Libro de Ventas. Nota: Realizar estas dos ventas a crédito. Emisión de Facturas. Desde el módulo MENÚ FACTURA / COTIZACIÓN / CONTRATOS, vaya al menú FACTURA EMITIR, escoja uno de los borradores y haga clic en el botón de Emitir, le va a pedir el número comience en el número 250. Emítalas todas. Pág. 34 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1

35 Figura 41. Ventana Factura por emitir. Nota: si los clientes no tienen todos los datos fiscales (Nombre, R.I.F., Dirección y Teléfono) al emitir mostrará un mensaje, si este es el caso modifique el(los) cliente(s) y agregue los datos faltantes. En todos los casos revise los comprobantes contables asociados y modifíquelos en caso de ser necesario. Generar Cuentas por Cobrar Como usted emitió las facturas por el programa, las CxC se generaron automáticamente. Para incluir otras CxC vaya al módulo MENÚ - CXC / COBRANZAS / VENDEDORES y allí acceder al menú CXC INSERTAR. Figura 42. Ventana CxC Insertar. El cliente Distribuidora Lagoda tiene una CxC pendiente al 31/12/XX que no está cargada en el programa. El número de la CxC es 900 impresa el 05 de diciembre, vencimiento al 15 de dic, por un monto de BsF ,00 más IVA. Generar Cobranzas Pida el Informe de Análisis de vencimiento detallado desde el módulo de MENÚS CXC / COBRANZA / VENDEDORES a través del menú CXC INFORMES. Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 35

36 Cancele todas las CxC pendientes realizando lo siguiente: 1. Vaya al menú de COBRANZA INSERTAR. 2. Ingrese el número de cobranza que desee. Como tenemos una sola cuenta bancaria la colocará automáticamente. Utilice el concepto bancario Ingresos varios para insertar estas cobranzas y la cuenta bancaria del Bco. Provincial. 3. Para cancelar las cuentas por cobrar, después de seleccionado el cliente el sistema le mostrará los documentos pendientes al cobro, con la ayuda del Mouse colóquese en el campo de abono y coloque el mismo monto facturado para cancelarla completamente. Si a la factura el cliente le hizo retención de IVA debe ir a la ficha Retención I.V.A. Notas de Crédito La nota de crédito es un documento que permite disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura emitida con anterioridad. Dicha disminución puede deberse a causas como: descuentos, anulación de operaciones (facturas), corrección de montos, devolución de productos / servicios facturados, etc. Para ingresar una Nota de Crédito en SAW Gálac vaya al módulo MENÚ FACTURA / COTIZACIÓN / CONTRATOS vaya al menú de FACTURA INSERTAR NOTA DE CRÉDITO y allí inserte los siguientes datos: Cliente: seleccione alguno de los clientes. En la ficha Libro de Ventas, el dato N de factura afectada, seleccione alguna de las facturas de la lista de facturas a escoger. Debe seleccionar facturas emitidas. Indique además un valor para el dato N de control desde. En la pestaña Detalle, verifique los reglones de la factura, y si tiene más de uno elimine alguno de ellos o disminuya la cantidad de productos del reglón, por ejemplo cambie de -3 horas de asesoría a -1 horas de asesoría. Pág. 36 Sistema Administrativo - Contable Módulo 1