Herramientas empresariales

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2 Herramientas empresariales Comunicación:, y Hangouts. Almacenamiento:. Colaboración: Documentos, Hojas de Cálculo, Formularios y Presentaciones

3 Pagar o no? Las herramientas de Google están disponibles de forma gratuita para todo el mundo que tenga una dirección de correo de. Si pagas: Dirección de correo electrónico personalizado para tu empresa. 30 Gb de almacenamiento online. Controles de seguridad y de administración. Si pagas un poco más: Almacenamiento ilimitado (1 TB por usuario si hay menos de cinco usuarios) Controles de administración avanzada para y correos electrónicos. Costes en función del modo de pago que selecciones (sale más barato si se hace un año de contrato pero, a diferencia del plan flexible, no puedes añadir o quitar usuarios durante ese tiempo).

4 Ventajas de utilizar Acceso a todo lo que necesitas para trabajar en los desplazamientos. Administración centralizada de direcciones de correo, configuración de seguridad y dispositivos móviles a través de la consola Google Admin. Reuniones más productivas utilizando los eventos de, o incluso utilizando Hangouts para hacerlas de modo remoto mediante videoconferencia. Con Google Docs se puede compartir un documento con los compañeros de equipo y editarlo en tiempo real, de modo que todos accedan siempre a la versión más actual.

5 , correo electrónico para ordenadores de escritorio, o dispositivos móviles. Hangouts, herramienta de videoconferencia y chat., calendario online para programar eventos y preparado para el trabajo en equipo. Google+, red social para mejora de la presencia online de la empresa. Las herramientas de objetivo del curso son y. Hangouts se puede ejecutar desde para chat o bien para lanzar una videoconferencia. Google+ tiene su curso específico.

6 proporciona una serie de herramientas para gestionar los correos electrónicos de una manera simple, ordenada y productiva. La diferencia fundamental con Microsoft Outlook en cuanto a gestión de correos es que no permite la creación de carpetas para organizar los diferentes mensajes. Hay que utilizar las etiquetas. No permite tampoco ordenar las columnas para localizar los correos, pero a cambio dispone de un motor de búsqueda muy potente. La interfaz es puramente web. No existe aplicación de escritorio. Para acceder a la misma se necesita conexión a internet. Se puede utilizar con una aplicación de escritorio utilizando el protocolo IMAP o POP3, pero se perderían todas las ayudas que proporciona.

7 : Administración de Recibidos Activar la prioridad en la bandeja de entrada. Permite separar los mensajes importantes del resto de mensajes para poder focalizar la atención sobre ellos.

8 : Administración de Recibidos Una vez establecida la prioridad en la bandeja de entrada aparecerá dividida en tres secciones: Importantes y no leídos. Se muestran los mensajes marcados como importantes y que no han sido leídos. Destacados. Se muestran los mensajes o conversaciones marcados con una estrella. Todo lo demás. El resto de mensajes que hay en la bandeja de entrada. La bandeja de entrada va aprendiendo con el uso. Haciendo clic sobre el marcador de importancia se indica si un mensaje es importante o no.

9 : Administración de Recibidos Archivo de mensajes de correo antiguos. Buscar mensajes antiguos: se puede realizar una búsqueda para obtener mensajes anteriores a una fecha. Archivar mensajes ya leídos. Seleccionar los mensajes encontrados y pulsar el botón archivar.

10 : Administración de Recibidos Creación de filtros Definir los mensajes a filtrar

11 : Administración de Recibidos Creación de filtros Definir las acciones a realizar

12 : Administración de Recibidos Creación de filtros Archivar directamente sin pasar por la bandeja de entrada. Marcar el mensaje como destacado. Aplicar una etiqueta. Reenviar automáticamente. No marcar como spam. Marcar siempre como importante. No marcar nunca como importante. Clasificar en una categoría, para que aparezca en la pestaña adecuada. Aplicarlo a todas las conversaciones que cumplan los criterios indicandos en la ventana anterior. Una vez creado el filtro se puede modificar o eliminar en la pestaña Filtros de la ventana de Configuración. Combinaciones de teclas, pulsar Mayus+? para mostrar ayuda.

13 : Conversaciones Desagrupar conversaciones En los mensajes enviados y sus respuestas se agrupan por defecto en conversaciones. Existe la posibilidad de eliminar este comportamiento y visualizarlos como en un cliente de correo clásico.

14 : Conversaciones En la ventana de Configuración, pestaña General se puede cambiar el estilo de la vista de conversación.

15 : Conversaciones Conversaciones vs. Mensajes Una conversación presenta el mensaje original y el más reciente. Se pueden efectuar operaciones utilizando los iconos que hay en la esquina superior derecha (expandir, imprimir, nueva ventana). O los de la barra de tarea de (archivar, borrar, etc.)

16 : Conversaciones Ver exactamente el contenido de una respuesta. Haciendo clic en los puntos suspensivos expande la conversación a partir de donde va a estar la respuesta. Silenciar respuestas nuevas u ocultarlas. En ese momento se archivan automáticamente y no aparecerán en la bandeja de entrada salvo que la pregunta vaya directamente dirigida a ti. La opción se encuentra en el botón Más de la barra de tareas de la conversación. Cambiar el asunto de la conversación. En la flecha de responder una de las opciones es Modificar asunto. Una vez realizado rompe con la conversación original y se inicia una nueva.

17 : Etiquetas Crear una etiqueta. Haciendo clic sobre Más en el árbol de la izquierda se muestra la opción Crear etiqueta nueva. Haciendo clic sobre la flecha que aparece al lado de la nueva etiqueta se muestra la opción Añadir subetiqueta. También se puede hacer desde la opción anterior de Crear etiqueta nueva. Anidar una etiqueta. Administrar etiquetas.

18 : Firma Crear una firma. Una firma proporciona al destinatario información acerca de ti. La firma se crea en la ventana de Configuración, pestaña General, Firma. El editor de la firma admite texto enriquecido, es decir: imágenes, colores, hiperenlaces, etc.

19 : Búsqueda Búsqueda por palabra clave básica. Búsqueda de mensajes de una persona. Búsqueda de mensajes por asunto.

20 : Búsqueda Búsqueda por asunto y de una persona u otra. Operadores de búsqueda: haciendo clic en la flecha de la derecha de la barra de búsqueda.

21 io ios online integrados y diseñados para el trabajo en equipo. Permite realizar una programación inteligente de las reuniones. Accesibles desde el ordenador de sobremesa, portátil, tablet o móvil. Al igual que, la interfaz es web. No existe aplicación de escritorio. Para acceder a la misma se necesita conexión a internet.

22 io Capas de calendario Permite superponer varios calendarios de manera que se presentan los de otras personas con el nuestro para poder localizar adecuadamente el momento para celebrar una reunión o cualquier otra tarea.

23 io Agregar calendarios de compañeros de trabajo Para agregarlos se ingresarán sus direcciones de correo electrónico haciendo clic en la flecha a la derecha de Otros calendarios y seleccionando Añadir calendario. Si no hay acceso a la cuenta se puede enviar una invitación haciendo clic en el botón

24 io Crear un calendario de grupo Haciendo clic en Mis calendarios, Crear nuevo calendario se puede crear un calendario que compartirán varias personas, de manera que se actualicen los cambios en tiempo real. La ventaja respecto al anterior es que se puede crear un calendario específico para la gente involucrada en un proyecto. Desventaja: si la gente está en más de un proyecto no se vería reflejado su nivel de ocupación.

25 io Configurar recordatorios de eventos Por defecto se incluyen dos recordatorios predeterminados al agregar un evento en el calendario. Se pueden editar, añadir o eliminar. Para establecer los recordatorios por defecto, haciendo clic sobre la flecha derecha del calendario donde se van a modificar los recordatorios se selecciona Recordatorios y notificaciones y ahí se hacen los cambios pertinentes.

26 io y Creación de eventos desde Abriendo un mensaje de se puede crear un evento en el calendario directamente haciendo clic sobre el botón Más y utilizando la opción Crear evento. Se crea un evento en el calendario con el texto que ponía en el asunto y en la descripción el contenido del mensaje. Habría que establecer la fecha y la hora en las cuales queremos que esté comprendido el evento para mostrar el recordatorio si es necesario.

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28 Almacenamiento en la nube para acceder a documentos y archivos en cualquier lugar. Acceso desde drive.google.com Cliente para PC/Mac con sincronización. Sólo se requiere conexión permanente a internet.

29 Mi unidad. Al acceder a Google desde la web, todos los archivos y carpetas que hayas subido se encuentran en esta sección. Este contenido se sincronizará con el contenido de una carpeta denominada Google en tu ordenador. Sólo se sincroniza éste contenido Compartido conmigo. En sección se muestran los elementos que se compartieron contigo de forma explícita, no los compartidos como Público o Cualquier usuario que reciba el enlace.

30 Destacados. En esta sección se muestran los elementos que se han marcado con una estrella, para indicar los documentos a los que quieres acceder frecuentemente. Reciente. Se ven los archivos privados y compartidos que has abierto en orden cronológico inverso. Actividad. Haciendo clic en Más de la columna de la derecha se muestra esta opción donde aparece lo que se ha editado recientemente.

31 Papelera. Contiene todo lo que has eliminado. Un documento se elimina marcándolo y haciendo clic en el icono de la papelera que se muestra. Sólo se pueden eliminar elementos de los que eres propietario, si quieres quitar elementos compartidos de tu cuenta de Google tienes que hacer clic en Más>Eliminar. La papelera no se vacía de forma automática, por lo que es conveniente vaciarla cada cierto tiempo. Los elementos de la papelera afectan al espacio de almacenamiento, que es limitado.

32 Modos de visualización. Los ficheros aparecen en modo lista de manera predeterminada, para mostrar una previsualización de los mismos hay que hacer clic en el icono Cambiar a cuadrícula. En el modo lista se puede obtener la vista previa seleccionando un documento y haciendo clic en el icono Vista previa que aparece. Ordenar archivos. Haciendo clic sobre el botón Ordenar se pueden escoger diferentes tipos de ordenación.

33 Buscar Como todas las aplicaciones de, tiene integrada una búsqueda muy potente. Se puede buscar por palabra clave simplemente introduciendo un texto en el buscador. Aparecerán todos los ficheros relacionados con ese texto. Haciendo clic sobre la flecha a la derecha del cuadro de búsqueda se podrán restringir los resultados según varios filtros.

34 Compartir Compartir archivos es tan fácil como seleccionar el archivo deseado y hacer clic sobre el botón compartir que aparece en la barra superior y añadir las personas o grupos con los que te gustaría compartir la carpeta o documento. Una vez que se haya compartido la carpeta con los demás, se mostrará el texto Compartido al lado del nombre. Para dejar de compartir se hace clic en el icono anterior y se pulsa en Avanzada para poder hacer los cambios pertinentes.

35 Crear Haciendo clic sobre el botón crear se puede seleccionar la creación de una carpeta o bien una amplia serie de documentos.

36 Documentos Son accesibles desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Se puede trabajar en modo colaborativo en la edición de los mismos. Todos los documentos disponen de un historial de revisiones, pudiendo restaurar cualquiera en caso de que se haya hecho un cambio difícil de deshacer. El uso de las aplicaciones es bastante similar a la suite Microsoft Office. Los cambios se graban automáticamente. Se puede salir en cualquier momento sin perder ningún cambio.

37 Permite al usuario crear sitios web para publicar de forma interna o de forma externa. Se accede a través de la url Se escoge una plantilla, se introduce el nombre del sitio, el captcha y se pulsa el botón Crear. En la URL indicada se crea el nuevo sitio según la plantilla seleccionada. En la parte superior de la página hay un lápiz que permite editar el contenido de la misma. También hay un icono para añadir nuevas páginas y otro de configuración.

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