Resolución de Secretaría General N PERÚ COMPRAS/SG

Transcripción

1 Resolución de Secretaría General N PERÚ COMPRAS/SG Lima, 14 de octubre de 2016 VISTOS: El Informe N PERÚ COMPRAS/SG-OCRE de la Oficina de Coordinación y Relaciones Estratégicas, el Informe N PERÚ COMPRAS/SG-OPP de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, y el Informe Nº PERU COMPRAS/SG-OAJ de la Oficina de Asesoría Jurídica de la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS; CONSIDERANDO: Que, la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS es el Organismo Público Ejecutor, adscrito al Ministerio de Economía y Finanzas, que goza de personería jurídica de derecho público, con autonomía técnica, funcional, administrativa, económica y financiera; y tiene como funciones, entre otras, la de realizar las Compras Corporativas obligatorias, de acuerdo a lo que se establezca en el Decreto Supremo correspondiente, realizar las Compras Corporativas facultativas que le encarguen otras Entidades del Estado, realizar las adquisiciones que le encarguen otras Entidades del Estado, de acuerdo al convenio correspondiente, promover y conducir los procesos de selección para la generación de Convenios Marco para la adquisición de bienes y servicios, así como suscribir los acuerdos correspondientes, y promover la Subasta Inversa, conforme a lo dispuesto en el Decreto Legislativo N 1018; Que, conforme a lo dispuesto en el literal e) del artículo 16 de la Ley N 28175, Ley Marco del Empleo Público todo empleado está sujeto a la obligación de no emitir opinión ni brindar declaraciones en nombre del Estado, salvo autorización expresa del superior jerárquico competente sobre la materia respecto de la cual se le dio autorización, bajo responsabilidad; Que, el artículo 2 de la Ley N 28874, Ley que regula la publicidad estatal, dispone que la misma se aplicará a los rubros de publicidad institucional de las entidades y dependencias que conforman el Gobierno Central, regional o local. Asimismo, dicha ley no será de aplicación cuando se trate de notas de prensa, avisos sobre procedimientos a convocarse en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado y la publicación de normas que en cumplimiento de sus funciones desarrollan las entidades y dependencias del Gobierno Nacional, regional o local; estableciendo que se entenderá por publicidad institucional, a aquella que tiene por finalidad promover conductas de relevancia social, tales como el ahorro de energía eléctrica, la preservación del medio ambiente, el pago de impuestos, entre otras, así como la difusión de la ejecución de los planes y programas a cargo de las entidades y dependencias; Que, mediante la Resolución de Secretaría General N PERÚ COMPRAS/SG, se aprueba la Directiva N PERÚ COMPRAS, denominada Normas para la formulación, modificación y aprobación de las Directivas que emita la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS, modificada por la Resolución de

2 Secretaría General N PERÚ COMPRAS/SG, cuya finalidad es adoptar un proceso uniforme para la formulación, modificación y aprobación de las Directivas en PERÚ COMPRAS, con el fin de lograr mayor eficiencia y eficacia en su aplicación; Que, mediante el Informe N PERÚ COMPRAS/SG-OCRE, la Oficina de Coordinación y Relaciones Estratégicas sustenta y concluye que es necesario aprobar una Directiva que regule el manejo de la comunicación externa de la Central de Compras Públicas PERÚ COMPRAS; Que, a través del Informe N PERÚ COMPRAS/SG-OPP, la Oficina de Planeamiento y Presupuesto emite opinión favorable para continuar con el trámite de aprobación de la Directiva que regule el manejo de la comunicación de la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS en medios de comunicación, precisando que la misma ha sido formulada considerando los aspectos establecidos en la Directiva N PERÚ COMPRAS, así como en la normativa aplicable respecto a la Modernización de la Gestión Pública y las Normas de Control Interno; recomendando su aprobación; Que, mediante el Informe N PERÚ COMPRAS/SG-OAJ, la Oficina de Asesoría Jurídica opina que el proyecto de Directiva para el manejo de la comunicación de la Central de Compras Públicas PERÚ COMPRAS en medios de comunicación, propuesto para su aprobación, se encuentra dentro del marco legal vigente; Que, en atención a las consideraciones expuestas resulta procedente aprobar la Directiva denominada Directiva para el Manejo de la Comunicación de la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS en medios de comunicación, con el objetivo de establecer el procedimiento para la declaración, comunicación y difusión de información en los medios de comunicación y a la opinión pública en general, por parte de la Central de Compras Públicas PERÚ COMPRAS, a fin de garantizar que las declaraciones, informaciones o comunicaciones que emitan los funcionarios, directivos y servidores civiles de la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS a los medios de comunicación, clientes, usuarios y ciudadanía en general, sean confiables, pertinentes, oportunas y se encuentren alineadas con la misión, visión, valores y objetivos de la Entidad, coadyuvando con el fortalecimiento de su imagen institucional; Con el visto bueno de la Oficina de Coordinación y Relaciones Estratégicas, la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, y la Oficina de Asesoría Jurídica, y; De conformidad con lo establecido en el Decreto Legislativo N 1018; la Ley N 28175, Ley Marco del Empleo Público; la Ley N 28874, Ley que regula la publicidad estatal; la Directiva N PERÚ COMPRAS, denominada Normas para la formulación, modificación y aprobación de las Directivas que emita la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS, aprobada por la Resolución de Secretaría General N PERÚ COMPRAS/SG, modificada por la Resolución de Secretaría General N PERÚ COMPRAS/SG; y, en uso de la atribución conferida por el artículo 9 y el literal i) del artículo 10 del Reglamento de Organización y Funciones de la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS, aprobado por el Decreto Supremo N EF; SE RESUELVE: Artículo Primero.- Aprobar la Directiva N PERÚ COMPRAS, denominada Directiva para el Manejo de la Comunicación de la Central de Compras

3 Públicas - PERÚ COMPRAS en medios de comunicación, la misma que forma parte integrante de la presente Resolución. Artículo Segundo.- Encargar a la Oficina de Coordinación y Relaciones Estratégicas supervisar el cumplimiento de la Directiva N PERÚ COMPRAS, así como difundirla en la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS. Artículo Tercero.- Las disposiciones de la Directiva N PERÚ COMPRAS entrarán en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación. Artículo Cuarto.- Disponer que la Oficina de Tecnologías de la Información realice la publicación de la presente Resolución y de la Directiva aprobada por el artículo Primero, en el Portal Institucional ( Regístrese y comuníquese. MIRTHA A. RÁZURI ALPISTE Secretaria General Central de Compras Públicas PERÚ COMPRAS Directiva N PERÚ COMPRAS DIRECTIVA PARA EL MANEJO DE LA COMUNICACIÓN DE LA CENTRAL DE COMPRAS PÚBLICAS- PERÚ COMPRAS EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN I. OBJETIVO Establecer el procedimiento para la declaración, comunicación y difusión de información en los medios de comunicación y a la opinión pública en general, por parte de la Central de Compras Públicas PERÚ COMPRAS. II. FINALIDAD Garantizar que las declaraciones, informaciones o comunicaciones que emitan los funcionarios, directivos y servidores civiles de la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS a los medios de comunicación, clientes, usuarios y ciudadanía en general, sean confiables, pertinentes, oportunas y se encuentren alineadas con la misión, visión, valores y objetivos de la Entidad, coadyuvando con el fortalecimiento de su imagen institucional. III. BASE LEGAL 3.1 Constitución Política del Perú. 3.2 Ley N 26889, Ley Marco para la Producción y Sistematización Legislativa. 3.3 Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. 3.4 Ley N 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. 3.5 Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 3.6 Ley N 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública. 3.7 Ley N 28175, Ley Marco del Empleo Público. 3.8 Ley N 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado. 3.9 Ley N 28874, Ley que regula la publicidad estatal Ley N 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.

4 3.11 Decreto Legislativo N 1018, que crea la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS Decreto Supremo N PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley N Decreto Supremo N PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Decreto Supremo N PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado del Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Decreto Supremo N EF, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS. IV. AMBITO DE APLICACIÓN La presente Directiva es de obligatorio cumplimiento por todos los servidores civiles de los órganos de la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS, en adelante PERÚ COMPRAS. V. APROBACIÓN, VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN La presente directiva es aprobada por la Secretaría General de PERÚ COMPRAS. Su vigencia es permanente y su actualización se efectuará a propuesta de la Oficina de Coordinación y Relaciones Estratégicas. VI. RESPONSABILIDAD Sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones que formen parte de las normas legales vigentes, se establecen las siguientes responsabilidades: 6.1 Responsabilidades de la Oficina de Coordinación y Relaciones Estratégicas - OCRE: a. Asesorar a la Secretaría General y a la Jefatura de PERÚ COMPRAS en los temas a difundir al público, siendo responsable de la forma y el estilo de presentación de la información a publicar y/o difundir en los diversos medios de comunicación. b. Supervisar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva. c. Sostener buenas y permanentes relaciones con los medios de comunicación para poder difundir los mensajes institucionales de manera oportuna. d. Controlar y verificar la correcta redacción y los contenidos de las declaraciones, comunicaciones o información a difundir por la Entidad en los medios de comunicación. e. Mantener la unidad de mensajes entre el vocero y las labores de comunicación, en aras de una respuesta coherente y convincente que satisfaga las necesidades de comunicación de la institución. f. Mantener relaciones estratégicas con diversos líderes de opinión de los medios de comunicación. g. Supervisar la adecuada gestión de la imagen de la Institución y el cumplimiento del protocolo y gestión de prensa, según corresponda.

5 h. Proponer a la Alta Dirección el Plan Anual de Comunicaciones de la Entidad. i. Sostener reuniones con los directivos de PERÚ COMPRAS a fin de establecer las coordinaciones necesarias para el cumplimiento del objetivo y finalidad de la presente Directiva. j. Coordinar la designación de voceros de la Entidad. k. Entrenar y fortalecer las habilidades de comunicación y vocería a las personas designadas para dirigirse a los medios de comunicación. l. Coordinar, emitir y difundir información de carácter institucional a través de los medios de comunicación. m. Suministrar materiales de difusión y publicidad respecto de las actividades, acciones, funciones y competencias de la Entidad. n. Evaluar y proponer a la Alta Dirección, cuando corresponda la realización de campañas de comunicación y/o publicitarias institucionales y la aplicación de la norma legal sobre la materia. 6.2 Responsabilidades de los colaboradores: Los funcionarios, directivos y servidores civiles de PERÚ COMPRAS, en adelante los colaboradores, en lo que corresponda, son responsables del cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva. En ese sentido, los colaboradores informarán a la OCRE sobre las solicitudes de información realizadas por medios de comunicación respecto de PERÚ COMPRAS y de su personal, debiendo respetar las excepciones al acceso a la información contenidas en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y sus normas complementarias y modificatorias. VII. DISPOSICIONES GENERALES 7.1 PERÚ COMPRAS promueve una comunicación veraz, confiable, pertinente, oportuna y de calidad. La comunicación es un elemento fundamental para alcanzar las metas trazadas de la organización y es transversal para todas las actividades institucionales. Las declaraciones o comunicaciones emitidas por la Entidad, a través de los colaboradores autorizados para realizarlas o difundirlas deberán estar alineadas a la misión, visión y valores institucionales. El accionar o comportamiento de quienes representen a PERÚ COMPRAS en eventos y toda actividad que realice, gestione o participe, debe estar alineado a los valores institucionales, así como a lo establecido en la Ley del Código de Ética de la Función Pública. 7.2 Las acciones de comunicación de PERÚ COMPRAS en medios de comunicación deberán ser contenidas en un Plan Anual de Comunicaciones, cuyo diseño y costos serán propuestos por la OCRE y aprobados por la Alta Dirección, salvo en el caso de una situación extraordinaria de crisis. 7.3 La información a difundirse tiene como fuente a los órganos de línea, apoyo y asesoramiento de PERÚ COMPRAS. Los titulares de dichos órganos serán quienes envíen la referida información a la OCRE; la misma que

6 podrá solicitar información de acuerdo a las necesidades informativas en medios de comunicación. 7.4 La OCRE sostendrá reuniones, por lo menos, una vez al mes con todos los Directores y Jefes de los órganos de PERÚ COMPRAS, con el fin de definir las materias, tópicos o temas que podrán ser objeto de comunicación o difusión en los medios de comunicación que permitan el posicionamiento y consolidación de la imagen de la institución. 7.5 La OCRE evaluará si corresponde la realización de campañas de publicidad institucional, para lo cual deberá tener en cuenta lo establecido en la Ley que regula la publicidad estatal. VIII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 8.1 De los voceros de la institución El principal vocero ante los medios de comunicación es el Jefe de PERÚ COMPRAS; sin embargo, esta función podrá ser delegada a los Directores o Jefes de los órganos de la Entidad, según el tema o materia a tratar o el solicitado por el medio de comunicación correspondiente. La OCRE coordinará la designación del vocero, de acuerdo a la disposición de la Jefatura La OCRE coordinará con el o los voceros designados las declaraciones o entrevistas a dar en los medios de comunicación; asimismo, brindará las pautas de comunicación necesarias para lograr la exposición clara y objetiva de los mensajes institucionales en los medios de comunicación. Sin perjuicio de lo expuesto, el o los voceros serán los responsables de obtener la información adecuada relacionada a sus funciones para cumplir con el objetivo comunicacional Además, la OCRE entrenará y fortalecerá las habilidades de comunicación y vocería de los Directores y Jefes de los órganos de PERÚ COMPRAS. 8.2 De la relación con los medios PERÚ COMPRAS, a través de la OCRE fortalecerá, mantendrá y conservará buenas relaciones con los medios de comunicación, por lo que dicho órgano establecerá planes y estrategias de comunicación que consoliden el posicionamiento institucional con este grupo de interés La OCRE es la única autorizada para coordinar, emitir y difundir información de carácter institucional (como comunicados, notas de prensa, entrevistas, artículos, campañas publicitarias u otros de naturaleza similar), a través de los medios de comunicación y periodistas. En ese sentido, todo requerimiento de entrevista e información periodística debe ser canalizado a través de dicha Oficina.

7 La información técnica que sea requerida será coordinada y verificada por los Directores de los órganos de línea y deberá ser remitida a la OCRE con oportunidad a fin de atender la solicitud de los medios de comunicación en los plazos correspondientes. 8.3 De las entrevistas y declaraciones de los voceros Para las entrevistas y declaraciones de los voceros se deberá tener en cuenta lo siguiente: a. Se deberá contar con la aprobación de la Jefatura y el conocimiento de la OCRE. b. En las declaraciones que realicen los voceros a los medios de comunicación deberán tener en cuenta que se debe atender al periodista o interlocutor con serenidad, respeto y trato amable, con lenguaje sencillo y positivo, sin emitir opiniones o declaraciones fuera de grabación o que involucre información confidencial o sensible de la Entidad. c. El vocero designado para dar declaraciones no brindará opiniones relacionadas con temas de política institucional o de Estado. d. En caso que el medio de comunicación entregue un cuestionario, las respuestas deberán ser revisadas y aprobadas por el Director del órgano de línea responsable de la materia a tratar. La corrección de estilo y opción desde la conveniencia comunicacional será función de la OCRE. e. Los voceros y colaboradores de PERÚ COMPRAS deberán tener en cuenta que cuando se expresa opinión o se expone sobre temas de competencia de la institución, sus declaraciones no son tomadas a título personal, sino como una respuesta de la institución. Por tanto, las declaraciones de voceros y colaboradores, previamente autorizadas por la Jefatura de PERÚ COMPRAS, deberán estar alineadas con las políticas institucionales y mensaje de la Jefatura. 8.4 De la presencia de la prensa en actividades no organizadas por PERÚ COMPRAS Ante la presencia de prensa en cualquier actividad pública, no organizada por PERÚ COMPRAS, los colaboradores de PERÚ COMPRAS deberán escuchar las interrogantes del periodista y aprovecharán la oportunidad para explicar la presencia de PERÚ COMPRAS en dicha actividad y la materia tratada en la misma. Si se presenta alguna otra interrogante vinculada a la Entidad, el colaborador deberá indicar al periodista que deberá contactarse con la OCRE, a fin de absolver sus interrogantes. 8.5 De la organización de eventos, cursos y talleres de capacitación Todo evento o actividad que es organizado por PERÚ COMPRAS deberá ser coordinado con la OCRE, a efectos que supervise la adecuada gestión de la imagen de la institución, el cumplimiento del protocolo, la gestión de prensa y los lineamientos de comunicación plasmados en la presente Directiva.

8 Todas las Direcciones deberán informar a la OCRE la programación de los eventos que se realizarán en el año. Dicha información debe ser remitida dentro del último trimestre de cada año Adicionalmente, si en dichos eventos se prevé la asistencia del Jefe de PERÚ COMPRAS, el órgano organizador del evento deberá informar de este hecho con cinco (5) días de anticipación a la OCRE, a fin de realizar las coordinaciones relacionadas con su participación En el caso que el Jefe de PERÚ COMPRAS o vocero(s) autorizado(s) sea(n) invitado(s) a una actividad, ya sea como participante, expositor u otro, deberá comunicarlo con la debida anticipación a la OCRE, con la finalidad de evaluar su difusión en medios de comunicación. 8.6 De las publicaciones en redes sociales Los colaboradores evitarán la divulgación o difusión de los eventos y/o actividades internas institucionales, así como de los documentos institucionales en sus cuentas de redes sociales o medios alternativos personales, con la finalidad de prevenir el mal uso de esta información por terceros y un perjuicio a la imagen de la institución Las cuentas de las redes sociales institucionales serán gestionadas por la OCRE y usadas para potenciar la imagen de la institución entre los clientes, usuarios y ciudadanía en general, acercando la información y los servicios de una forma más eficiente y moderna. 8.7 Del manejo de crisis Monitoreo de medios La OCRE contará con un sistema de monitoreo de medios, lo que generará una red de información y alerta para actuar de manera proactiva y minimizar o capitalizar una noticia o información con impacto comunicacional, según sea el caso De la respuesta a) La OCRE, previa evaluación y coordinación con la Secretaría General, preparará una respuesta comunicacional eficaz tras la difusión o publicación de informaciones negativas en cualquier medio y/o soporte de comunicación que puedan afectar la imagen de PERÚ COMPRAS. b) La OCRE, con la aprobación de la Secretaría General, determinará las técnicas y herramientas para la mejor difusión de la respuesta a emitir ante situaciones de crisis. Esta respuesta se puede dar mediante notas de prensa, conferencias de prensa, entrevistas en despacho, comunicados, entrevistas en vivo o grabada, usando medios impresos, radiales o televisivos, así como redes sociales y medios alternativos u otras de naturaleza similar, de acuerdo al público objetivo.

9 c) La Jefatura, en coordinación con la OCRE, determinará a uno o más voceros institucionales, cuyo conocimiento sea el adecuado para atender las demandas de información o generar ésta, así como los lineamientos para el desarrollo de las acciones previstas. d) El vocero será responsable de obtener el material necesario para tomar amplio conocimiento de los temas que serán difundidos en los medios de comunicación. La OCRE deberá proveer también de material informativo adicional sobre el tema a tratar y le dará al vocero el contexto necesario para su buen desempeño. e) El insumo para la elaboración de notas de prensa y/o comunicaciones será proporcionado por las Direcciones y Oficinas de PERÚ COMPRAS a la OCRE de manera oportuna y eficiente, a fin de brindar información veraz, necesaria y requerida por el público. f) La OCRE será la encargada de adaptar la información a difundir en calidad de respuesta, a un lenguaje entendible por el público objetivo, considerando los criterios periodísticos adecuados para atraer el interés de los medios de comunicación, así como el medio utilizado De la evaluación La OCRE evaluará en dos (2) días como máximo la repercusión de la respuesta difundida a través de los diversos medios de comunicación, dando cuenta de ello a la Secretaría General y a la Jefatura de la institución. IX. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES Única.- El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva genera responsabilidad administrativa, y será sancionado conforme a lo establecido en la Ley N 30057, Ley del Servicio Civil y su Reglamento General, y demás normas conexas; sin perjuicio de las responsabilidades civiles y/o penales a que hubiere lugar. X. GLOSARIO DE TÉRMINOS En la presente Directiva, son de aplicación las siguientes definiciones: a) Redes sociales: son aquellas comunidades virtuales en las que internautas, ya sean personas naturales o jurídicas, intercambian información y/o contenidos multimedia según sus intereses personales o profesionales. b) Comunicación en medios: es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación de la institución con sus diferentes públicos a través de los medios de comunicación, así como a proyectar confianza y una imagen favorable de la misma; implicando la transmisión de datos, pautas e imágenes referidas a la institución.