Expte

Transcripción

1 Expte PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA ADJUDICACIÓN DE UN CONTRATO DE SUMINISTRO DE EQUIPOS PARA LA GESTIÓN Y DIRECCIONAMIENTO DE LA CIUDADANÍA EN LA NUEVA SEDE MUNICIPAL DEL AYUNTAMIENTO DE BILBAO (EDIFICIO SAN AGUSTÍN).

2 1.- OBJETO DEL CONTRATO Dentro del marco de mejora de los servicios en sus oficinas de atención ciudadana, el Ayuntamiento de Bilbao se propone mejorar las herramientas de gestión de la atención a ciudadanos en sus oficinas. El objetivo consiste en la adquisición de unos nuevos equipos que permitan la gestión de los turnos de atención y gestión de colas en la nueva sede de San Agustín, la categorización de las atenciones realizadas, la cita previa y la información y comunicación de los turnos a los ciudadanos. El sistema debe permitir mejorar la gestión de los flujos de atención y la información de turnos dentro de los espacios de los centros. 2.- ALCANCE DETALLADO DEL PROYECTO Constituyen el objeto de la presente contratación la adquisición de unos equipos para la gestión de los flujos de colas en los centros según los requerimientos definidos en el presente pliego, derivándose de este objetivo las tareas siguientes: Suministro de un nuevo sistema de gestión de la atención a ciudadanos - Sistema de gestión y direccionamiento de la atención a la ciudadanía en la nueva sede del Ayuntamiento de Bilbao. - Sistema de cita previa. - Sistema de información de turnos de atención. Suministro de un sistema de control centralizado en ubicado en Cimubisa. Traspaso del sistema instalado al equipo responsable del Ayuntamiento de Bilbao.

3 El licitador podrá sugerir la incorporación y la adaptación de equipos y aplicativos de mercado más convenientes para poder adherirse a los requerimientos establecidos en el presente pliego de trabajo. En este caso, el licitador planteará qué ventajas de tiempo y de recursos puede aportar la nueva solución aportada y cuál será el coste general de adquisición de la aplicación, de adaptación de la misma, y de la adquisición de las licencias de usuario necesarias para la implantación en la oficina Especificaciones generales Los equipos ofertados deberán ser compatibles con los sistemas de gestión de colas existentes en otros centros del Ayuntamiento de Bilbao. Los nuevos equipos suministrados formarán un sistema de gestión de colas centralizado. El sistema permitirá la integración de los sistemas actuales y los ofertados, de manera que los equipos antiguos puedan integrarse en el nuevo sistema ofertado, para configurar un sistema de gestión de colas centralizado, en el que se integrará el sistema de gestión de cita previa centralizado, común para todos los centros existentes y futuros. Se descalificará toda oferta que no cumpla esta condición, la cual se justificará debidamente. El sistema permitirá la integración de los sistemas actuales y los ofertados, de manera que los equipos antiguos puedan integrarse en el nuevo sistema ofertado, para configurar un sistema de gestión de colas centralizado, en el que se podrá integrar también un fututo sistema de gestión de citas centralizado, común para todos los centros existentes y futuros. Se descalificará toda oferta que no cumpla esta condición, la cual se justificará debidamente. El adjudicatario será responsable de la coordinación, seguimiento y realización de las tareas detalladas en este pliego. Como consecuencia, el adjudicatario será también responsable de dotar al proyecto con los recursos necesarios que permitan llevar a cabo correctamente todas las actividades, desde la dirección del proyecto hasta la instalación, la adaptación del sistema propuesto, el desarrollo de las funcionalidades adicionales necesarias aprobación y entrega final del sistema.

4 Aportación de la empresa adjudicataria: La empresa que resulte adjudicataria del contrato se deberá asumir las siguientes obligaciones: Suministro de los equipos requeridos. Montaje de los equipos suministrados. Análisis de los requerimientos técnicos establecidos. Diseño técnico y adaptación y definición de de las nuevas funcionalidades técnicas a implantar en la solución completa para el Ayuntamiento de Bilbao. Provisión de las licencias de la aplicación necesarias para los equipos suministrados. Parametrización, construcción y desarrollo de las funcionalidades adicionales a implementar sobre la herramienta o software adquirido y todos los elementos necesarios para su correcto funcionamiento Pruebas de los elementos instalados, así como del software necesario para el funcionamiento de los sistemas y equipos Pruebas de integración e implantación del sistema en el entorno productivo Traspaso del sistema al equipo responsable designado por el Ayuntamiento de Bilbao. Mantenimiento de la aplicación durante el primer año de puesta en marcha. Se deberá emplear en todo momento la metodología y estándares marcados por el Ayuntamiento de Bilbao en cuanto a las herramientas de proyecto y las herramientas de implantación de un nuevo sistema de información en el entorno municipal Aportación del Ayuntamiento de Bilbao El Ayuntamiento de Bilbao facilitará al adjudicatario: Información de la situación actual. La figura de un Jefe de proyecto, para validar, controlar y aceptar todas las fases del proyecto. La habilitación del acceso a los sistemas corporativos para permitir desarrollar y testar los desarrollos y adaptaciones realizadas y las consultas necesarias sobre las bases de datos implicadas en el Proyecto.

5 Respecto a las tareas de implementación del sistema, hay que tener presente: Todas las tareas serán cubiertas siempre por el adjudicatario. Los recursos del Ayuntamiento lo están en calidad de responsables que serán consultados y requeridos para que aporten información y, eventualmente, los permisos pertinentes y el acceso a los sistemas corporativos. No obstante, la responsabilidad de la correcta ejecución del contrato sigue siendo del adjudicatario, y los recursos aportados por la administración, de obligada aceptación por el adjudicatario, lo son únicamente a título de ayuda o control. 3. -EQUIPOS A SUMINISTRAR E INSTALAR Hardware El sistema de gestión y direccionamiento propuesto contempla los siguientes elementos: - 4 pantallas LCD destinada a la emisión informativa del número de turno, con un tamaño de 42' y con conversores de video para los espacios de espera, o similar, con soporte para techo/pared. - 4 dispensadores en pedestal multimedia, formado por pantalla Touch Screen, ordenador multimedia, altavoces incorporados, lector de banda magnética y software de información, con peana personalizada con logos del Ayuntamiento de Bilbao. - 1 dispensador de tickets de sobremesa, preparado para gestionar hasta 64 servicios, con carátula intercambiable con el número de pulsadores que se requieran programables para diferentes Servicios, Atención Personalizada y para información impresa del estado de la sala. - 3 displays generales informativos cuádruples, de triple ángulo 360º de visibilidad, que permita mostrar de forma fija los números llamados, textos informativos o datos del Sistema hasta 15 caracteres, para la Zona de Atención Especializada. - 1 display general informativo que permita mostrar de forma fija los números llamados, textos informativos o datos del Sistema hasta 15 caracteres, para la Zona de Atención Rápida.

6 - 36 displays de puesto de Atención Ciudadana, con texto alfanumérico y soporte para techo/mesa, formado por dos secciones superpuestas: la inferior para indicar el número de turno, y la inferior el número de puesto Terminales virtuales de Puesto de Atención, integrados en el ordenador del puesto de trabajo, con toda la funcionalidad de un Terminal hardware para los puestos de Atención a la Ciudadanía. - 2 unidades reproductoras de sonido, con diferentes tonos, totalmente ajustables en frecuencia, duración y volumen. - Pequeño material, cableado montaje, instalación y puesta en marcha. - Formación del personal. CENTRO DE DATOS (a ubicar en Cimubisa) - 1 Servidor central enrackable - Modulo Manager, con 36 licencias de administrador. - Licencias de usuarios, una para cada puesto de atención. - Pequeño material, cableado montaje, instalación y puesta en marcha. - Formación del personal. El contratista deberá preparar una propuesta detallada con el presupuesto de cada uno de estos elementos, que incluirá suministro, montaje, puesta en marcha, documentación, formación e impuestos. Las características descritas para todos los equipos son orientativas, se solicitan equipos de características similares o superiores Software El software ofertado deberá ser compatible con los sistemas de gestión de colas existentes en otros centros del Ayuntamiento de Bilbao. Los nuevos equipos suministrados formarán un sistema de gestión de colas centralizado, por lo que precisará de Interface externo en red, que adapte las señales digitales entre el ordenador gestor y todos los periféricos, que permita la integración de los sistemas actuales y los ofertados, de manera que los equipos antiguos puedan integrarse en el nuevo sistema ofertado, para configurar un sistema de gestión de colas centralizado.

7 Deberá integrar un sistema de gestión de cita previa centralizado, común para todos los centros existentes y futuros. Se descalificará toda oferta que no cumpla esta condición, la cual se justificará debidamente. Los requerimientos funcionales de la aplicación de colas son los siguientes: Solicitud de asignación de turnos de atención Planificación de tipologías de colas Planificación y asignación de colas en los recursos (y mostradores) disponibles Consulta en tiempo real de la atención realizada Control de tiempo de espera y de atención Gestión de colas en tiempo real mediante la reasignación de recursos Gestión de un sistema de cita previa Tipificación de la atención recibida en mostrador Presentación de turnos en pantalla Generación de estadísticas de uso Asignación de turnos para la atención a mostrador El sistema permitirá la solicitud de turnos desde un terminal El sistema permitirá la gestión flexible de turnos conforme a un tiempo de atención prefijado, para ajustar la emisión de turnos a los horarios de atención en el centro Control de tiempo de espera y de atención El sistema permitirá el control del tiempo de espera y el tiempo de atención por turno en el mostrador, desde el momento de la solicitud hasta la emisión de turno, así como controlará el tiempo de dedicado a atención entre cada turno, por tipología y recurso (mostrador/posición) utilizado Tipificación de las atenciones en mostrador El sistema deberá permitir tipificar las atenciones recogidas en el mostrador entre diferentes categorías, en función de los criterios que marque la dirección Presentación de turno de mostrador / tabla en pantalla El sistema deberá permitir la presentación del turno de mostrador / mesa de atención en una pantalla de aviso, en función de la cola establecida y de la gestión de turnos que se pueda hacer desde mostrador.

8 El sistema permitirá la comunicación del turno en cada mostrador, mediante la señalización de turno desde el dispositivo/baliza LED habilitado en cada posición. Generación de estadísticas de uso Los administradores deberán poder consultar las estadísticas de uso del sistema. La aplicación generará estadísticas del uso de la aplicación así como estadísticas de gestión de los procesos incluidos en el sistema Licencias de la aplicación de colas El proveedor deberá proporcionar las licencias correspondientes a: - 36 licencias de tramitador, una por puesto de atención. - 6 licencias de administrador de la aplicación de colas. - 1 licencia de servidor de la aplicación de colas. La propuesta incluirá el mantenimiento del aplicativo durante el primer año. 4.- PLAZO DE EJECUCIÓN El sistema se implantará y se pondrá en marcha durante seis semanas a partir de la firma del contrato. 5.- CONTENIDO DE LA PROPUESTA TÉCNICA ( Sobre C ) Los licitadores presentarán una propuesta técnica que contenga una descripción lo más detallada posible y clara de las funcionalidades que considere más determinantes desde su punto de vista, a efectos de evaluar su comprensión del sistema de información final. Los licitadores harán una descripción funcional de la solución propuesta y también de cómo se dará solución a cada una de las funcionalidades solicitadas, y también podrá exponer cualquier otra información que sea relevante para la comprensión y valoración de su oferta. Por tanto, la propuesta a formular por los licitadores deberá incluir lo siguiente :

9 1. Solución comercial de mercado propuesta, con la descripción de los requerimientos de adaptación y desarrollo de funcionalidades adicionales propuestas. 2.. Enfoque y adecuación general del Proyecto que permita valorar el grado de comprensión del Proyecto por parte del solicitante, así como las líneas maestras del desarrollo. Contendrá la descripción de la solución propuesta, el método de trabajo planteado, la propuesta y la definición de los entregables y productos resultantes del trabajo, y el calendario especificando actividades, hitos y fases con tiempo y fecha de final estimada. 3. Metodología de trabajo a emplear en el Proyecto, incluyendo la metodología empleada en el análisis, definición y descripción de los procesos y procedimientos utilizados en la implementación del sistema. 4. Propuesta de organización del equipo de trabajo, con la definición de los recursos profesionales aportados, la p lanificació detallada de las actividades con los recursos que el adjudicatario aportará para la resolución de cada una de ellas, indicando dedicación mínima de cada perfil expresada en jornadas completas. Definición del organigrama de proyecto y de los mecanismos de dirección y control operativa del proyecto. 5. Detalle de las condiciones de corrección de errores en los productos resultantes del presente contrato a que se compromete el adjudicatario, respetando los mínimos establecidos en el apartado de Garantía del presente pliego de este concurso. Igualmente, el ofertante podrá añadir un apoyo adicional sin cargo a los productos resultantes de presente contrato. 6. Equipo de trabajo: se concretará el equipo humano que el licitador pone a disposición de la ejecución del contrato, especificando el número de horas que se dedicarán a las tareas previstas a realizar durante la ejecución del contrato, la su distribución temporal y su especialización, aportando el grado de nivel técnico y de experiencia y la participación de cada uno de los componentes del equipo propuesto. Se indicará la organización de este equipo, la fórmula para inter relacionarse con los equipos del Ayuntamiento y, en su caso, el apoyo técnico y / o logístico que la empresa puede proporcionar al equipo de trabajo en áreas relacionadas es con el objeto del contrato.

10 6. - CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL El adjudicatario del contrato se comprometerá a mantener la máxima reserva y secreto sobre la información clasificada como confidencial. Se considerará información confidencial cualquier información relacionada con los trabajos que son objeto del presente contrato, y especialmente los programas de ordenador, el manual de aplicación, los análisis funcionales y orgánicas, y cualquier otra documentación, dato o material de apoyo derivado de los trabajos objeto del presente contrato, así como la información propia del Ayuntamiento a la que pueda acceder durante la vigencia del presente contrato relativa a datos de carácter personal. El adjudicatario se comprometerá a no divulgar esta información confidencial, así como a no publicarla por cualquier otro medio, ya sea directamente o mediante terceros, y no ponerla a disposición de otras personas sin el previo consentimiento por escrito del Ayuntamiento El adjudicatario del contrato administrativo se compromete, una vez extinguido el presente contrato, a no conservar ninguna copia de cualquier material, información o documentación de la información confidencial. Asimismo, el adjudicatario informará a su personal, colaboradores y subcontratistas de las obligaciones establecidas en el presente contrato sobre la confidencialidad, así como de las obligaciones relativas al tratamiento automatizado de datos de carácter personal. Realizará las advertencias y suscribirá los documentos que sean necesarios con su personal y colaboradores, con el fin de asegurar el cumplimiento de tales obligaciones. El adjudicatario reconocerá que la legislación sobre protección de datos personales establece un conjunto de obligaciones en el tratamiento de datos personales, entre las que destaca la prohibición de realizar cesiones de datos de carácter personal sin la correspondiente autorización del titular de los datos personales. Las obligaciones establecidas por el adjudicatario en esta cláusula serán obligatorias para sus empleados, colaboradores y subcontratistas. El adjudicatario responderá directamente ante el Ayuntamiento de Bilbao si tales obligaciones fueran incumplidas por sus empleados, colaboradores o subcontratistas. La vigencia de las obligaciones de confidencialidad establecidas en el presente contrato será indefinida, y se mantendrán en vigor con posterioridad a la

11 finalización, por cualquier causa, de la relación entre el Ayuntamiento de Bilbao y el adjudicatario. Bilbao, 16 de febrero de ÁREA DE OBRAS Y SERVICIOS LA COORDINADORA DE SEDES,