La ONSC como responsable del proyecto resuelve encarar las siguientes actividades respecto de las tres dimensiones mencionadas:

Transcripción

1 Uruguay Concursa EL PROYEC ECTO INFORMÁ FORMÁTIC ICO Ing.. Luis Cibils,, PMP MP. Asesor Informático de la Dirección Oficina Nacional del Servicio Civil En ediciones anteriores de la revista se han escrito artículos sobre Uruguay Concursa por parte de la Dirección y de la propia Unidad, con diferentes enfoques. En esta oportunidad abordaremos el proyecto Uruguay Concursa desde el punto de vista de del proyecto informático. El contexto En la jerga actual de proyectos, Uruguay Concursa se enmarca en la categoría de proyecto de Gobierno Electrónico (GE) y en particular, en la modalidad llamada Gobierno a Ciudadano (Government to Citizen - G2C), que se definen como iniciativas del Gobierno destinadas a relacionar a los ciudadanos con los organismos públicos, a través del uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC). Las TIC son una poderosa fuerza que pueden y deben estar adheridas a nuestra misión global de paz y seguridad y se las debe considerar como una herramienta fundamental que contribuya a la transparencia de los actos po- lítico-gubernamentales a favor del ciudadano de cada país.. Kofi Annan La componente tecnológica en proyectos de gobierno electrónico es fundamental, pero, al igual que cualquier proyecto, no es suficiente para asegurar su éxito. La literatura sobre este tema menciona tres dimensiones fundamentales que deben existir y estar balanceadas en todo proyecto de GE: los procesos, las personas y las TIC, dentro de un marco de estrategia organizacional. El proyecto Uruguay Concursa contó con todos los componentes mencionados. En primer lugar, la estrategia organizacional es consecuencia directa de las directivas relacionadas con los cambios en la Gestión de los recursos humanos de la Administración Central, establecidos por el grupo de Fortalecimiento Institucional creado por el actual gobierno, respecto al ingreso democrático al Estado y la simplificación de vínculos de las personas con el Estado. La ONSC como responsable del proyecto resuelve encarar las siguientes actividades respecto de las tres dimensiones mencionadas: Creación de la unidad Uruguay Concursa con el cometido de centralizar el proceso de reclutamiento y selección de concursos de la Administración Central. 22 ISSN AÑO 6 - n.º (22-28)

2 Simplificación de vínculos de las personas con el estado. Diseño del proceso centralizado de Reclutamiento y Selección. Confección del manual de reclutamiento y selección. Capacitación a miembros de organismos con certificación para integrar tribunales. Elaboración de bases para licitar la construcción de un sistema informático de soporte para el proceso de reclutamiento y selección. El proyecto Informático y de Comunicaciones La mencionada licitación tuvo como objetivo, la contratación 1 de los siguientes servicios: Desarrollo y mantenimiento del sistema informático. Alojamiento y gestión de la infraestructura técnica. Consultoría y gestión de cambio organizacional. Otros servicios incluidos en el contrato son, la capacitación a funcionarios de la ONSC en el uso del sistema, soporte a la implantación y transferencia de conocimientos. El componente de las comunicaciones del proyecto estuvo dado por la contratación de servicios de Call Center 2 (mesa de ayuda) para consultas de los ciudadanos. Alcance funcional El sistema se diseñó en base a una arquitectura de cuatro módulos funcionales, como se puede ver en el siguiente esquema: Ilustración 1- Alcance Funcional 1 Adjudicada en diciembre de 2010 al Consorcio formado por las empresas Sisinfo, Arnaldo C. Castro y Advice. 2 A la empresa ACCESA S.A. ISSN AÑO 6 - n.º

3 El módulo PORTAL está disponible en Internet en la dirección y tiene las siguientes funcionalidades habilitadas para todos los ciudadanos: Consulta de llamados publicados. Registro de usuarios. Ingreso del perfil de usuarios. Postulaciones a llamados y consulta del estado de las mismas. Ilustración 2 - Página principal del Portal El módulo VÍA ADMINISTRATIVA posee las mismas funcionalidades del PORTAL pero disponibles a funcionarios de los organismos, para que éstos puedan registrar y postular a llamados a ciudadanos que no dispongan de equipos informáticos o por alguna razón no puedan manejar el módulo PORTAL por sí mismos. 24 ISSN AÑO 6 - n.º (22-28)

4 El módulo BACK OFFICE contiene todas las funcionalidades para soportar el proceso de selección, entre las que se destacan: Gestión de necesidades de reclutamiento de personal por parte de los organismos de la Administración Central. Construcción de los llamados a partir de las bases acordadas entre los funcionarios del organismo solicitante y el personal especializado de la unidad Uruguay Concursa. Procesamiento de las postulaciones a partir del cierre del período de inscripciones hasta la culminación del proceso de selección. Ilustración 3 Proceso de Reclutamiento y Selección Por último, el módulo de SEGURIDAD se encarga de asegurar la identidad de los usuarios del sistema y mantener registros de auditoría de todos los cambios que se realizan en los datos. Por razones de seguridad, los módulos SEGURIDAD y BACK OFFICE no son accesibles desde Internet, estando solo disponibles a través de la red de alta velocidad REDuy, que conecta a todos los organismos del Estado. Requerimientos no funcionales Dada las características particulares del proyecto, fue necesario considerar una serie de requerimientos especiales, tales como: Diseñar las pantallas de forma que fueran fáciles de usar por ciudadanos con poca práctica en el uso de sistemas informáticos, o incluso con capacidades diferentes. Permitir el uso con diferentes equipos informáticos, incluso las XO del plan Ceibal. ISSN AÑO 6 - n.º (22-28) 25

5 Asegurar la protección de los datos personales de los usuarios registrados 3. Permitir el uso del PORTAL en un régimen de 7 x 24 (todos los días durante todo el día) con un tiempo de respuesta razonable. Para la implementación de estos requerimientos especiales se contó con el apoyo de la Agencia de Gobierno Electrónico (AGESIC). Plazos El proyecto se planificó sobre la base de dos etapas, en que se liberarían dos versiones del sistema. Etapa I La primera etapa consistió, desde el punto de vista del desarrollo informático, en la implantación del módulo PORTAL, las funcionalidades de construcción de llamados del módulo BACK OFFICE y el módulo de SEGURIDAD. En paralelo con el desarrollo del sistema, se diseñó e implementó la infraestructura técnica para dar soporte a los módulos de la aplicación. En cuanto a la gestión de cambio organizacional, se formó un grupo de trabajo con integrantes de la unidad Uruguay Concursa, consultores del contratista y otros funcionarios de la ONSC, con el objeto de generar las condiciones propicias para producir y comunicar los cambios en los nuevos procesos de trabajo. También formó parte del alcance de la etapa, la contratación de los servicios de Call Center, la capacitación a su personal para la atención de consultas de los ciudadanos y la definición y puesta en práctica del proceso de segundo nivel de respuestas, cuando el Call Center deriva las consultas al personal de ONSC. Esta etapa se desarrolló en el período tres meses, entre fines de diciembre 2010 y el primero de abril Un par de meses después se implementó el módulo VÍA ADMINISTRATIVA. Etapa II La segunda etapa consiste en el desarrollo de las funcionalidades restantes, fundamentalmente el registro de los requerimientos de personal por parte de los organismos y la automatización del proceso de reclutamiento. Se comenzó sobre fin de junio y se prevé su finalización para mediados de diciembre En paralelo con el desarrollo se continuó con el proceso de gestión de cambio organizacional. 3 Ley de Protección de Datos Personales y Acción de Habeas Data n ISSN AÑO 6 - n.º (22-28)

6 Organización El proyecto se organizó por parte de la ONSC en base a los siguientes roles: Responsable de la Gestión del cambio. Equipo de gestión del cambio. Responsable de la gestión y del proyecto informático. Responsables funcionales. Equipo de pruebas. Responsable de Call Center y servicios de segundo nivel. El contratista por su parte se organizó en base a: Responsable de la gestión. Responsable funcional. Equipo de desarrollo y mantenimiento. Equipo de pruebas internas. Responsable de infraestructura. Equipo de infraestructura y soporte. Responsable de gestión de cambio organizacional. Equipo consultor de gestión de cambios. El apoyo de AGESIC se realizó a través de consultores para los servicios de Accesibilidad, Usabilidad, Seguridad, revisión del plan de pruebas de desempeño y disponibilidad y conectividad a través de la REDuy. Gestión Para gestionar el proyecto se acordaron en la interna de la ONSC y con los proveedores contratados, los siguientes procesos: Gestión de Proyectos, para el manejo de toda las actividades del proyecto, tales como cronogramas, recursos humanos, riesgos, pagos de facturas contra cumplimiento de hitos, etc. Gestión de Desarrollo de Software, cumpliendo las etapas de relevamiento detallado, definición de requerimientos, plan de pruebas y ejecución, aprobación de la versión. Gestión de Cambios, para el mantenimiento evolutivo del sistema. Gestión de Incidencias, para el mantenimiento correctivo y la garantía. Gestión de niveles de servicio, para el control de la disponibilidad y tiempo de respuesta del sistema. ISSN AÑO 6 - n.º (22-28) 27

7 Factores críticos de éxito Consideramos que Uruguay Concursa es un proyecto exitoso, ya que, hasta la fecha se han cumplido con los plazos, se mantiene dentro de los costos presupuestados y presta los servicios definidos en sus objetivos y alcance. Hay un conjunto de factores que entendemos han sido los responsables de esta situación: Nueva normativa, fortaleciendo el rol de la ONSC y estableciendo las bases para la definición de un proceso de reclutamiento y selección definido y centralizado. Apoyo de la Dirección de la ONSC, tomando las decisiones en tiempo y forma y asignando los recursos a los equipos. Sentido de urgencia de parte de todos los participantes, lo que permite agilizar la toma de decisiones. Compromiso de los proveedores, cumpliendo con sus responsabilidades. Apoyo de AGESIC en los temas señalados. Beneficios Con el funcionamiento de Uruguay Concursa se esperan importantes beneficios tanto para la ciudadanía como para el Estado, entre los que se encuentran: Transparencia del proceso. Garantía de igualdad de oportunidades. Reducción de costos operativos. Reducción del tiempo del proceso. Datos del PORTAL Uruguay Concursa al 31 de diciembre de 2011 Para finalizar, se muestran algunos datos extraídos del PORTAL, al cabo de nueve meses de operación: Cantidad de llamados publicados: 177 Cantidad de Usuarios registrados y con perfil completado: Cantidad de postulaciones registradas: Promedio mensual de accesos al PORTAL: Promedio mensual de consultas al Call Center: ISSN AÑO 6 - n.º (22-28)