LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

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1 LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Subsecretaría de Desarrollo, Control de la Gestión Pública y Recursos Humanos - Dirección de Modernización Administrativa PRIMERA VERSIÓN Oaxaca - Junio 2015

2 Lineamientos para la Elaboración de Manuales de Procedimientos Secretaría de Administración Subsecretaría de Desarrollo, Control de la Gestión Pública y Recursos Humanos Dirección de Modernización Administrativa AUTORIZÓ: EL SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN LIC. ALBERTO VARGAS VARELA Tlalixtac de Cabrera, Oax., Junio de 2015

3 ÍNDICE Pág. Introducción 3 I. Objetivo de los lineamientos II. Marco teórico III. Proceso de elaboración, revisión y autorización del Manual de Procedimientos IV. Formato general 1) Definición de procedimiento 2) Definición de Manual de Procedimientos 3) Objetivos del Manual de Procedimientos 1) Elaboración del proyecto 2) Envío y recepción del proyecto 3) Revisión 4) Autorización 5) Publicación y difusión 1) s 2) Tipografía 3) Apartados V. Diseño del procedimiento 1) Delimitación del procedimiento 2) Criterios básicos para establecer un procedimiento 3) Recolección de la información 4) Análisis y diagnóstico 5) Redacción del procedimiento VI. Integración del procedimiento 1) Identificación e información complementaria del procedimiento 2) Formato para la descripción del procedimiento 3) Representación gráfica del procedimiento

4 Pág. a) Diagrama de flujo b) Simbología c) Criterios para su elaboración d) Formato para el diagrama de flujo VII. Integración del Manual de Procedimientos 1) Portada 2) Contenido 3) Introducción 4) Objetivo del manual 5) Marco jurídico 6) Simbología 7) Procedimientos 8) Directorio 9) Foja de firmas 10) Control de cambios VIII. Disposiciones Generales

5 INTRODUCCIÓN La Secretaría de Administración a través de la Dirección de Modernización Administrativa, en uso de las facultades que le confiere el artículo 46 fracción XXVIII de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, ha emitido los Lineamientos para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, cuyo propósito es proporcionar a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, las herramientas que faciliten la elaboración de estos instrumenquehacer tos administrativos útiles en su cotidiano. Los presentes Lineamientos también tienen el propósito de unificar y homogenizar la presentación y contenido de los Manuales de Procedimientos, mismos que mediante su observación, facilitará el desarrollo de las actividades, operaciones y tareas de los servidores públicos, además de servir de apoyo para la mejora continua de los procesos que se realizan en la Administración Pública Estatal. proceso de elaboración, revisión y actualización de los Manuales de Procedimientos de cada una de las Dependencias y Entidades, ayudando a evitar la discrepancia de presentación y contenido. Así mismo, establece las políticas específicas de coordinación institucional entre la Secretaría de Administración, a través de la Dirección de Modernización Administrativa, con los Enlaces encargados de coordinar e integrar la elaboración del Manual de Procedimientos. II. MARCO TEÓRICO 1) Definición de procedimiento Es una serie de actividades relacionadas entre sí y ordenadas cronológicamente, que muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa quién, qué, cómo, cuándo, dónde y con qué se realiza cada una de las actividades. I. OBJETIVO DE LOS LINEAMIENTOS Los Lineamientos tienen como objetivo principal, proporcionar a los servidores públicos del Gobierno del Estado de Oaxaca, la metodología necesaria para facilitar el 2) Definición de Manual de Procedimientos Instrumento de apoyo administrativo integrado por procedimientos específicos que sustentan la realización de las funciones, atribuciones y/o facultades de las diferentes áreas administrativas de una Dependencia o Entidad. 3

6 3) Objetivos del Manual de Procedimientos Constituye una fuente formal y permanente de información para servidores públicos y ciudadanos. Mejora los procedimientos de trabajo. (sirviendo como base para la realización de estudios y sistemas, con la finalidad de lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en las Dependencias o Entidades). Sirve como medio de orientación al personal de nuevo ingreso. Evita la duplicidad de funciones y pasos innecesarios dentro de los procedimientos. Facilita las labores del control interno y auditoría administrativa. III. PROCESO DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1) Elaboración del proyecto En términos del Artículo 30 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, es obligación de los titulares de las Dependencias y Entidades elaborar sus Manuales de Procedimientos, a través de los Enlaces; este proceso inicia una vez autorizada su Estructura Orgánica, Reglamento Interno y Manual de Organización. El Enlace será la persona que designe el titular de la Dependencia o Entidad, notificando por oficio su designación a la Secretaría de Administración; el Enlace tendrá la responsabilidad de coordinar e integrar el proyecto del Manual de Procedimientos de su Dependencia o Entidad, con base en los presentes Lineamientos. 2) Envío y recepción del proyecto Los Enlaces enviarán el proyecto de Manual de Procedimientos por medio de oficio firmado por el titular de la Dependencia o Entidad que representen, a la Secretaría de Administración, con atención a la Dirección de Modernización Administrativa, de manera impresa en blanco y negro, así como de manera electrónica en CD o a la siguiente dirección: manualdeprocedimientos@oaxaca.gob.mx 3) Revisión La Dirección de Modernización Administrativa será la encargada de revisar el proyecto del Manual de Procedimientos, designando a un Revisor para tal efecto. El Revisor, se coordinará con el Enlace para programar reuniones de trabajo en las que dará a conocer las observaciones necesarias, en un término no mayor a cuatro días hábiles después de su revisión; los Enlaces se encargarán de hacer las correcciones señaladas. Este proceso se llevará a cabo de manera consecutiva hasta llegar a la versión definitiva. 4

7 4) Autorización Una vez solventadas las observaciones ante la Dirección de Modernización Administrativa, el Revisor solicitará al Enlace las firmas de aprobación de los Manuales de Procedimientos, de la siguiente forma: Serán los Titulares de las Dependencias y los Órganos Auxiliares quienes emitan su Manual y la validación será suscrita por el Secretario de Administración. Serán los Titulares de los Órganos Desconcentrados quienes darán el Vo.Bo., el Titular de la Dependencia a la que pertenece lo emitirá y la validación será suscrita por el Secretario de Administración. Será el titular de la Entidad quien emita el Manual, el Secretario de Administración la validación y el Órgano de Gobierno autorizará su publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado. La Dependencia o Entidad, se encargará de enviar mediante oficio dirigido al Secretario de Administración, la versión definitiva del Manual de Procedimientos, impreso a color para firma del Secretario de Administración. Ejemplo: Foja de Firmas Dependencias y Órganos Auxiliares Órganos desconcentrados Vo.Bo Emitió Emitió Titular de la Dependencia u Órgano Auxiliar Validó Secretario de Administración Titular del Órgano Desconcentrado Validó Secretario de Administración Titular de la Dependencia a la que pertenece Fecha, mes y año Fecha, mes y año 5

8 Ejemplo: Foja de Firmas Entidades paraestatales Emitió Validó como las actualizaciones que se realicen al mismo, difundiéndose a través de la página electrónica oficial y en la página electrónica de transparencia gubernamental. Los titulares de las Dependencias o Entidades deberán realizar la difusión del Manual de Procedimientos al interior de las mismas, asegurándose de que todo su personal conozca y tenga acceso a este documento. IV. FORMATO GENERAL (Nombre del titular) (Cargo del titular) Lic. Alberto Vargas Varela Secretario de Administración Con el propósito de unificar la presentación y el contenido de los Manuales de Procedimientos, se deberán considerar los siguientes elementos: 1) s Se autorizó la publicación del presente Manual de Procedimientos por el (nombre del Órgano de Gobierno) en sesión (ordinaria o extraordinaria) de fecha (día, mes y año). 5) Publicación y difusión La Dependencia o Entidad, enviará el Manual de Procedimientos con las firmas originales respectivas, así como en CD a la Consejería Jurídica del Gobierno del Estado para su publicación en el Periódico Oficial. En el encabezado del lado izquierdo llevará el escudo oficial del Estado de Oaxaca, acompañado del nombre de la Dependencia o Entidad con el color oficial. En el encabezado del lado derecho llevará el logotipo y slogan del Gobierno del Estado. En la parte superior central del encabezado, irá el nombre del documento, en fuente Constantia, tamaño 14 en mayúsculas y minúsculas. Ejemplo del encabezado: De acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Oaxaca, será obligación de la Dependencia o Entidad poner a disposición del público, el Manual de Procedimientos así Manual de Procedimientos 6

9 2) Tipografía 3) Apartados El texto general del documento deberá ser en mayúsculas y minúsculas fuente arial, tamaño 11, color negro, sin negritas (excepto los títulos y subtítulos de los apartados asi como las alternativas de las decisiones del procedimiento) el tamaño de los títulos y subtítulos será número 12. Los párrafos deberán ser justificados, con interlineado de 1.15, margen de 3 cm a la izquierda, 3 cm a la derecha, 3 cm superior y 2 cm inferior. Los apartados se identificarán mediante números romanos (I, II, III); en el contenido y en el cuerpo del documento, los títulos irán alineados al lado izquierdo y los subtítulos de la misma forma con tabulador de 1.5 centímetros. Ejemplo: Manual de Procedimientos 7

10 V. DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO 1) Delimitación del procedimiento Para delimitar el procedimiento se deben contestar las siguientes preguntas cuál es el proceso que se va a analizar?, dónde inicia?, dónde termina?, para fijar el objetivo de estudio; éste servirá de guía para la investigación, análisis y diseño del procedimiento. 2) Criterios básicos para establecer un procedimiento Para elaborar un procedimiento, se deberá tomar en cuenta los siguientes criterios: Debe derivar de las facultades y/o atribuciones sustantivas establecidas en el Reglamento Interno de la Dependencia o Entidad y que sean de impacto en la Administración Pública Estatal. Debe tener como mínimo ocho actividades. Los procedimientos deben dar una proyección general en forma clara y cronológica de las actividades. El nombre del procedimiento debe dar una idea clara de su contenido. 3) Recolección de la información Se deberá recurrir a los archivos documentales, en los que se localizan las bases jurídico-administrativas que rigen el funcio- namiento y actividades de la Dependencia o Entidad, como la Estructura Orgánica, el Reglamento Interno y Manual de Organización; entrevistar a los servidores públicos que puedan aportar información adicional, así como a las áreas de trabajo que implementan estos procedimientos, para tener la visión real de las condiciones, medios y personal que opera los mismos; siguiendo todo el procedimiento, desde el inicio hasta su fin. 4) Análisis y diagnóstico Se deberá analizar la información que se integró durante la recolección de información, con el propósito de diagnosticar la situación de los procedimientos actuales de la Dependencia o Entidad; para el análisis de la información recabada, es conveniente responder las siguientes preguntas: qué trabajo se hace?, quién lo hace?, cómo se hace?, cuándo se hace?, dónde se hace?, con qué se hace? y en qué tiempo se hace?. 5) Redacción del procedimiento Para la redacción de los Procedimientos se deberán observar las siguientes reglas: La descripción del procedimiento debe redactarse en un lenguaje común, claro y sencillo. La redacción de la descripción de cada actividad debe iniciar con un verbo en tiempo presente, en tercera persona de singular. Ejemplo: Elabora, recibe, emite, etc. 8

11 La redacción será tipo libreto, es decir en el orden en que las áreas administrativas van apareciendo en el desarrollo de las actividades y así la redacción tendrá un orden secuencial y lógico. Deberán describirse los canales de comunicación, los mecanismos y medios utilizados (oficios, memorándums, formatos e instructivos) para el trámite. Cada actividad del procedimiento debe indicarse en números arábigos (1,2,3 ) de forma consecutiva. Cuando se requiere aclarar o recalcar alguna instrucción se usarán notas en el procedimiento, éstas deben ser breves e irán al final de la actividad referida, no incluir demasiadas. Se usará paréntesis, para hacer referencia a alguna actividad del procedimiento, indicar el retroceso o avance de una actividad, el orden o color de la copia de un formato o para proporcionar información adicional que se juzgue conveniente. Se utilizarán comillas cuando se transcriba textualmente un párrafo de algún documento, para alguna leyenda o para resaltar alguna referencia. Cuando el flujo de la actividad retroceda o avance a otra actividad dentro del mismo procedimiento se señalará con las palabras retorna o continúa y el número de la actividad donde se dirige. Se indica entre paréntesis al final de la actividad donde sea requerida. Ejemplo: No aprueba solicitud, (retorna a la actividad No. 3) Las decisiones o alternativas que se deriven de una actividad, deberán describirse en el procedimiento en letras negritas. VI. INTEGRACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Para la integración de un procedimiento deberá considerarse los siguientes elementos: Nombre Objetivo Marco jurídico Responsables Políticas de operación Formatos e instructivos Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Anexos 1) Identificación e información complementaria del procedimiento Para identificar un procedimiento, se deberá conocer el nombre, el área administrativa responsable del procedimiento, área de adscripción, fecha de elaboración y de actualización, tiempo de ejecución, clave y el total de páginas del procedimiento. Con el fin de dar sustento jurídico y administrativo a la operatividad del procedimiento, debe considerarse su objetivo, marco jurídico, responsables involucrados, políticas de operación y formatos e instructivos utilizados en el mismo. Para su descripción se usará el formato siguiente: 9

12 Formato A 1. Nombre del procedimiento: Área administrativa responsable del procedimiento: Área de adscripción: Fecha: Tiempo de ejecución: De elaboración: De actualización: Clave: Total de s: 2. Objetivo: 3. Marco jurídico: 4. Responsables: 5. Políticas de operación: 6. Formatos e instructivos: Instructivo de llenado del formato A Nombre del campo Nombre del procedimiento: Área administrativa responsable del procedimiento: Área de adscripción: Fecha de elaboración: Fecha de actualización: Tiempo de ejecución: Clave: Total de páginas: Se anotará Nombre del procedimiento que se escribe. Nombre del área que desarrolla el procedimiento. El nombre de la Unidad, Coordinación, Dirección de área, Subsecretaría o equivalente a la que pertenece el área administrativa responsable del procedimiento. El mes y año en que se elabora el procedimiento. El mes y año en que se actualiza o modifica el procedimiento. El tiempo total efectivo en que se desarrolla el procedimiento expresado en horas y minutos. Las siglas de la Dependencia o Entidad, las siglas de la Dirección de área responsable o su equivalente, la letra P de procedimiento seguida por el número consecutivo. Todos los elementos separados por un guión (-). Ejemplo: SA-DRH-P001 El número total de páginas del procedimiento. 10

13 Nombre del campo Objetivo: Marco jurídico: Responsables: Políticas de operación: Formatos e instructivos: Se anotará El propósito que se pretende cumplir con el procedimiento. En forma de lista los ordenamientos jurídicos administrativos vigentes, que regulan al procedimiento. Ejemplo: Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca. Publicada el 01 de diciembre del Última reforma publicada el 22 de abril del Artículo 46, fracción XVIII. Las áreas administrativas y/o actores responsables que participan en el desarrollo del procedimiento. Los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar el ámbito de responsabilidad de las áreas administrativas que participan en los procedimientos. Una lista del nombre y clave (en su caso) de las formas impresas que se utilizan en el procedimiento. Ejemplo: Nombre Clave 1. Formato de incidencias. 2. Comisión. 3. Prórroga de contrato. 4. Permiso económico. 2) Formato para la descripción del procedimiento Para la descripción del procedimiento se utilizará el formato siguiente: Formato B 7. Descripción del procedimiento Responsable Descripción de la actividad Tiempo (min/hrs) 11

14 Instructivo de llenado del formato B Nombre del campo Se anotará Responsable: Descripción de la actividad: Tiempo (min/hrs): Áreas administrativas y/o actores responsables que participan en el procedimiento. En forma narrativa y secuencial las operaciones que se realizan en un procedimiento, enumerando cada una de éstas. El tiempo en que se ejecuta cada una de las operaciones del procedimiento expresado en minutos y/o horas según la naturaleza de cada una de las actividades del procedimiento. 3) Representación gráfica del procedimiento a) Diagrama de flujo b) Simbología Los diagramas de flujo representan en forma gráfica la secuencia en que se realizan las operaciones y/o recorrido de las personas, formas o los materiales. Muestran las áreas administrativas responsables de la atribución y puestos que intervienen para cada operación descrita y pueden indicar, el equipo que se utiliza en cada caso. Se emplean principalmente en el análisis de los procedimientos. Los símbolos que a continuación se señalan, son los que convencionalmente se han tomado para representar las operaciones de un procedimiento, por lo que deberán aplicarse en todas las Dependencias o Entidades. 12

15 Simbología ANSI para diagramas de flujo SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Inicio o término del diagrama de flujo Señala donde inicia o termina un procedimiento. Se escribe dentro del símbolo la palabra inicio o fin. Actividad Describe una actividad por medio de una frase breve y clara dentro del símbolo. Documento Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se envíe, se reciba, se genere o salga del procedimiento. Documento múltiple Representa cualquier documento con copia. Decisión o alternativa Indica un punto dentro del flujo las alternativas derivadas de una decisión, es decir, en una situación en la que existen opciones y debe elegirse entre alguna de ellas. Conector de operación Representa la conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. 13

16 SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Archivo definitivo Representa un archivo de oficina, donde se guarda un documento en forma permanente. T Archivo temporal Representa la guarda o almacenamiento de documentos de forma temporal. Nota Describe dentro del símbolo de manera breve alguna aclaración o instrucción dentro del procedimiento. Flujo o línea de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones. c) Criterios para su elaboración Para su elaboración se deberán considerar los siguientes criterios: Comienza y concluye con un Inicio/Fin ; El diagrama deberá iniciarse en la parte superior, de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Cada símbolo de actividad deberá numerarse consecutivamente, dentro del mismo de acuerdo a la descripción del procedimiento. El símbolo de actividad u operación, contendrá los datos asentados en la descripción del procedimiento de manera breve y sencilla; iniciar con verbo conjugado en presente en tercera persona de singular, ejemplo: turna, supervisa, registra, etc. El símbolo de documento, debe contener el nombre del documento o formato que se esté usando. Cuando se mencionen en el procedimiento, varios documentos, estos se indicarán en un solo símbolo documento, anotando dentro de éste el término anexos. 14

17 En el símbolo de documento, cuando se trate de originales, se deberá señalar con la letra O de original, seguido por una diagonal que significa el número de copias del documento. Ejemplo: -Elabora oficio La unión entre símbolos se representará con líneas rectas, horizontales y verticales o la combinación de ambas, evitando su cruce, con excepción de los conectores, que podrán entrar en cualquier parte del procedimiento. A cada conector de salida de página le corresponde un conector de entrada a página, marcado con la misma letra. Ejemplo: Oficio O/3 Sale Entra A A En la distribución o destino del documento, las copias se marcarán con el número que les corresponda señalando su destino, ya que ningún documento debe quedar suelto. A cada conector de salida de actividades le corresponde un conector de entrada, marcado con la misma letra. Ejemplo: Ejemplo: (Entrada) A (Salida) A Dirección Administrativa Departamento de Recursos Humanos 1- Elabora oficio Oficio O Oficio 1 Dirección 2- Recibe oficio Dirección de Recursos Humanos Oficio O Unidad de Servicios al Personal Sobre el símbolo de decisión, la opción de la situación se escribirá dentro del símbolo de manera resumida y en forma interrogativa. La respuesta a la pregunta planteada será generalmente SI o NO y deberán escribirse sobre las líneas de flujo, que señalan los diferentes caminos. Ejemplo: Finanzas Oficio 2 Oficio 3 3- Recibe oficio Oficio 1 Datos correctos? SI NO 15

18 No debe haber más de una línea de entrada a cada símbolo y más de una línea de salida de cada uno de ellos, con excepción de la entrada y salida de un conector y símbolos de decisión, que podrán entrar en cualquier parte del procedimiento; Por cuestiones de presentación los símbolos que se utilicen deberán ser de un mismo tamaño; El símbolo Nota se indica sobre la actividad que se quiere hacer alguna aclaración o instrucción. Ejemplo: -Elabora oficio Nota: Para la elaboración de los diagramas de flujo se sugiere utilizar el siguiente software: Visio, Word, Power Point o Excel, o cualquier otro programa siempre y cuando se cumpla con los criterios señalados en los presentes Lineamientos. d) Formato para el diagrama de flujo Formato C 8.-Diagrama de Flujo (Responsable) (Responsable) (Responsable) Elaboró: Vo. Bo. Aprobó: Responsable del procedimiento Jefe inmediato Jefe superior inmediato 16

19 Instructivo de llenado del formato C Nombre del campo Se anotará Responsable: Elaboró: Vo. Bo.: Aprobó: Áreas administrativas y/o actores responsables que participan en el procedimiento, reflejando en cada una de las columnas los símbolos correspondientes al diagrama de flujo de las operaciones que se desarrollan. El nombre completo, cargo y firma del responsable del procedimiento. El nombre completo, cargo y firma del jefe inmediato del responsable del procedimiento. El nombre completo, cargo y firma del jefe inmediato superior del que da el visto bueno al procedimiento. Para continuar el diagrama de flujo en otra hoja, se utilizará la primera columna del formato describiendo nuevamente al área involucrada, aun cuando sea la misma de la columna y hoja anterior. Al final de los diagramas de flujo de cada procedimiento, se anexarán los formatos que se utilicen en el mismo, con su correspondiente instructivo de llenado. 17

20 VII. INTEGRACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1) Portada Contiene los datos de identificación del Manual, en la parte central de una hoja en blanco se anotará el nombre MANUAL DE PROCEDIMIENTOS con fuente constantia tamaño 28, en letras mayúsculas y color institucional y abajo el nombre de la Dependencia o Entidad, misma fuente tamaño 20, en letras mayúsculas y minúsculas. En la parte superior izquierda deberá ir el escudo del Gobierno del Estado y en la parte superior derecha el logotipo y slogan del mismo. Centrado a pie de página se indicará la fecha de elaboración, la versión correspondiente y el número de ejemplares impresos en fuente arial, tamaño 11, en letras mayúsculas y en minúsculas. 2) Contenido Es una lista ordenada de los apartados que integran el Manual de Procedimientos, mismos que se describirán del lado izquierdo con números romanos. 3) Introducción Es una síntesis del contenido del Manual, en la que deberá explicarse de forma clara y concisa, los objetivos que se pretenden alcanzar a través de este, su alcance, cómo utilizarlo, cuándo y cómo se harán sus revisiones y actualizaciones. Su redacción será en una cuartilla. 4) Objetivo del Manual Se indicará en forma clara y concreta la finalidad que se pretende alcanzar al utilizar el Manual; se iniciará con un verbo en infinitivo, evitando el uso de adjetivos calificativos, señalando el qué se hace, como se hace y para qué se hace, sin exceder un párrafo de cuatro renglones. 5) Marco Jurídico Es una relación de los ordenamientos jurídicos administrativos vigentes, que regulan las facultades y funcionamiento de la Dependencia o Entidad, enlistados de manera jerárquica, de acuerdo al siguiente orden: Nivel Federal: Constitución, Tratados, Leyes, Decretos, Reglamentos, Convenios, Acuerdos y Circulares. Nivel Estatal: Constitución política local, Leyes, Códigos, Decretos, Reglamentos, Acuerdos y Circulares. Para cada uno de los ordenamientos se deberá describir: 18

21 El nombre completo del ordenamiento jurídico administrativo. Fecha de publicación o expedición en el Periódico Oficial. Última reforma (si existiera). Ejemplo: Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca. Publicada el 1 de diciembre de Última reforma publicada el 22 de abril del ) Simbología Se intregrará la simbología previamente establecida en el apartado VI, punto 3, inciso b, de los presentes Lineamientos. 7) Procedimientos En este punto se integrarán los Procedimientos en el orden en que aparecen las Áreas Administrativas responsables en la Estructura Orgánica indicada en el Reglamento Interno de la Dependencia o Entidad correspondiente. Para la integración de los Procedimientos se utilizarán los Formatos A, B y C descritos en el apartado VI, de los presentes Lineamientos. nombre, cargo, dirección de oficina, municipio, entidad, código postal, correo electrónico, número telefónico de oficina y extensión. En caso de las entidades paraestatales, se incluirán los miembros del Órgano de Gobierno. 9) Foja de firmas En este punto, se plasmarán las firmas correspondientes a lo establecido en el apartado III, punto 4, de los presentes Lineaestablecerá mientos. En la parte inferior se la fecha de autorización del Manual, el número y fecha de actualización, nombre y cargo del servidor público encargado de la integración del Manual de Procedimientos. 10) Control de cambios Se registrará el número de las revisiones, la fecha de actualización del Manual y la descripción clara y breve de los cambios que se hayan realizado al mismo. El control de cambios se presentará en una tabla. Ejemplo: 8) Directorio Es una relación de los servidores públicos con nivel de mandos medios y superiores, de la Dependencia o Entidad correspondiente, se deberá ordenar la información de la siguiente manera: 19

22 Control de cambios Número de revisión Fecha de actualización Nombre y clave del procedimiento Justificación del cambio Rev. 01 Agosto 2015 Autorización de Estructuras Orgánicas SA-DMA-P005 Se modificaron las actividades del número 12 al 16, derivado de la última reforma a la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca en su artículo 46 fracción XIV. Instructivo de llenado de la Tabla Nombre del campo Se anotará Número de revisión: Fecha de actualización: Nombre y clave del procedimiento: Justificación del cambio: El número de veces revisado. Es la fecha en la cual se aprueba la actualización del Manual. El nombre del o de los procedimientos a modificar con su clave respectiva. Es el motivo de la actualización del Manual, redactado de manera breve. VIII. DISPOSICIONES GENERALES La interpretación y aplicación de los presentes Lineamientos, corresponde a la Dirección de Modernización Administrativa. Para el caso en que algún documento por sus características particulares no sea viable su aplicación, también la Dirección de Modernización Administrativa será la facultada para autorizar lo que proceda. Los Lineamientos entrarán en vigor a partir de la fecha de su publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Oaxaca. Los presentes Lineamientos para la elaboración de Manuales de Procedimientos, dejan sin vigencia los Lineamientos de esta naturaleza 20