PROCESO DE MATRÍCULA - P.ACA.PRE.03 I. PROCEDIMIENTO

Transcripción

1 PROCESO DE MATRÍCULA - P.ACA.PRE.03 I. PROCEDIMIENTO A. OBJETIVO Dejar a una persona en condición de iniciar o continuar sus estudios como alumno de la universidad, en el periodo académico que se va a iniciar. B. NARRATIVA Si un alumno o postulante admitido decide estudiar en el presente período académico, debe iniciar el procedimiento siguiendo los pasos que se indican en el punto 1 del este proceso Si un postulante admitido decide no estudiar en el presente período académico y solicitar reserva de primera matrícula, debe iniciar el procedimiento con las acciones descritas en el punto 3. Si un alumno decide no estudiar en el presente período académico y solicitar retiro, debe iniciar el procedimiento con las acciones detalladas en el punto 5. REGISTRO DE ALUMNO MATRICULADO 1. Pagar derecho de matrícula: El alumno o postulante admitido debe realizar el pago de los derechos de matrícula en el centro de pagos que la universidad designe. Si un alumno no pudiera realizar el pago de matrícula, puede acercarse a la oficina de pensiones a solicitar un acuerdo económico. Si la oficina de pensiones Acepta establecer el acuerdo, lo registra en el sistema y el alumno puede acceder al proceso de matrícula. Sólo pueden acceder al proceso de matrícula aquellas personas que cumplan con los requisitos establecidos por las normas académicas. 2. Registrar al alumno como matriculado: Una vez que el alumno haya cancelado el costo de la matrícula, el centro de pagos notifica este desembolso a la oficina de pensiones para que lo registre como alumno matriculado. La oficina de pensiones envía a cada secretaría académica la lista de los alumnos que han completado el proceso de matrícula, para que sean considerados como matriculados en su centro académico. Por su parte, la oficina de pensiones envía a la oficina de admisiones una lista de los postulantes admitidos que han pagado el derecho de matrícula. Oficina de admisiones genera el carné universitario a estos nuevos alumnos (según lo indicado en el punto 3 de este proceso). Una vez que se ha registrado a los alumnos matriculados, el procedimiento continúa con las actividades especificadas en el punto 7. SOLICITUD DE RESERVA DE PRIMERA MATRÍCULA 3. Solicitar reserva de primera matrícula: El postulante admitido que no va a estudiar en el presente período académico, debe realizar el pago de la reserva de primera matrícula en el centro de pagos designado por la universidad, y presentar la solicitud de reserva de primera matrícula ante la oficina de admisiones. Página 1 de 5

2 Los requisitos para solicitar reserva de primera matrícula están especificados en las normas académicas. 4. Registrar reserva de primera matrícula: La oficina de admisiones recibe y registra la solicitud de reserva de primera matrícula, después de verificar los requisitos correspondientes. Una vez registrada la solicitud, actualiza el estado académico del postulante, atribuyéndole el estado de Postulante admitido con reserva de primera matrícula. El procedimiento continúa con las pautas indicadas en el punto 7. SOLICITUD DE RETIRO VOLUNTARIO 5. Solicitar retiro : Un alumno que haya decidido retirarse de su programa académico, debe registrar en el sistema una solicitud de retiro, para que ya no se le considere en los siguientes períodos académicos. Esta solicitud es enviada a través del sistema a la secretaría académica. Sólo aquellos alumnos que cumplan con los requisitos establecidos por las normas académicas, pueden generar dicha solicitud. 6. Registrar retiro : La secretaría académica recibe la solicitud presentada y actualiza el estado académico del alumno atribuyéndole el estado de exalumno en condición de retiro. De acuerdo a su criterio, los centros académicos pueden solicitar una entrevista personal con el alumno que pide el retiro. El alumno puede aceptar o rechazar la entrevista; y de realizarse ésta, es él quien en última instancia decide si cancela o no su solicitud de retiro. En todos los casos de retiro, se informa a los apoderados la decisión del alumno. ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA 7. Actualizar el estado académico: Una vez que cuenta con la lista de matriculados, secretaría académica actualiza el estado académico de los alumnos que no se matricularon, ni solicitaron retiro, registrándolos como exalumnos en condición de abandono. Asimismo, la oficina de admisiones actualiza el estado académico de los postulantes admitidos que no realizaron el pago de derecho de matrícula, ni solicitaron reserva de primera matrícula, registrándolos como postulantes admitidos que perdieron su vacante. A los apoderados de los exalumnos en condición de abandono, se les informa que éstos no estudiarán en el periodo académico que se va a iniciar. 8. Consolidar información: Al finalizar los plazos de matrícula y presentación de solicitudes de retiro, la secretaría académica consolida los datos registrados durante el proceso, a fin de elaborar una lista definitiva de alumnos, clasificados en: - Alumnos matriculados. - Exalumnos en condición de retiro. - Exalumnos en condición de abandono. Al finalizar los plazos de presentación de solicitudes de reserva de primera matrícula, la oficina de admisiones también consolida la información registrada, a fin de generar la lista definitiva de postulantes admitidos, clasificados según estos tres estados: - Alumnos nuevos matriculados. - Postulantes admitidos con reserva de primera matrícula. - Postulantes admitidos que perdieron la vacante. Página 2 de 5

3 3. PROCESO DE MATRÍCULA Registro de alumno matriculado Solicitud de reserva de primera matrícula Solicitud de retiro Actualización de información académica Alumno / Postulante admitido Inicio 1. Pagar derecho de matrícula 3. Solicitar reserva de primera matrícula 5. Solicitar retiro Oficina de pensiones 2. Registrar al alumno como matriculado Oficina de admisiones 4. Registrar reserva de primera matrícula 7. Actualizar estado académico 8. Consolidar información Secretaria académica 6. Registrar retiro Fin Página 3 de 5

4 II. NORMAS DISPOSICIONES GENERALES Artículo 28 : Se entiende por matrícula al proceso académico por el cual una persona, considerada apta para acceder a este proceso, cumple con el pago de los derechos respectivos y se encuentra en condiciones de iniciar formalmente sus estudios en el período académico que se va a iniciar. Incluye la gestión de las solicitudes de reserva de primera matrícula y retiro. Artículo 29 : En el presente proceso, se toman en cuenta los siguientes conceptos: Persona apta para la matrícula: Es aquella que no tiene impedimento académico o disciplinario para matricularse en el período próximo a iniciarse. Incluye a aquellos postulantes que han cumplido los requisitos para su admisión en la universidad. Alumno matriculado: Persona registrada como alumno matriculado por su centro académico, porque cumple con los requisitos establecidos para ello y ha realizado el pago del derecho de matrícula o mantiene un acuerdo económico con oficina de pensiones. Exalumno en condición de abandono: Persona que se encuentra en la condición de exalumno por no haber realizado el pago de la matrícula, no haber cumplido el acuerdo económico, o no haber presentado su solicitud de retiro. Exalumno en condición de retiro : Persona que se encuentra en la condición de exalumno al haber solicitado voluntariamente el retiro del programa académico. Postulante admitido: Es aquel postulante que luego del proceso de evaluación, correspondiente a la modalidad por la que postuló, obtuvo una vacante en la universidad. Reserva de primera matrícula: Derecho que sólo tiene el postulante admitido de solicitar la reserva de su vacante para iniciar sus estudios más adelante. Retiro : Ejecución que realiza un alumno de la Universidad de Piura de su derecho a retirarse voluntariamente de un programa académico. El alumno comunica oficialmente su intención de dejar de estudiar en el programa académico durante uno o más períodos, independientemente de si se reincorporará o no más adelante. REQUISITOS PARA LA MATRÍCULA Artículo 30 : Se deben cumplir los siguientes requisitos para acceder a la matrícula y ser considerado alumno de la Universidad de Piura: a. Ser considerado una persona apta para la matrícula. b. Cumplir con el pago de todas las deudas pendientes con la universidad. c. Cumplir con el pago de los derechos de matrícula, en las fechas establecidas en el calendario académico. Excepcionalmente, se consideran cumplidos los requisitos indicados en los incisos b y c cuando el alumno consigue una autorización a través de un acuerdo económico con la oficina de pensiones. A esta oficina le corresponde la gestión económica de dicho acuerdo. ALUMNOS NO MATRICULADOS Página 4 de 5

5 Artículo 31 : Los requisitos para solicitar la reserva de primera matrícula son: a. Presentar una solicitud de reserva de primera matrícula a la oficina de admisiones. b. Pagar el derecho por reserva de primera matrícula, por cada período académico que el postulante admitido decida no matricularse. El postulante admitido pierde su vacante en la universidad si no cumple con solicitar esta reserva y realizar el pago correspondiente en un período académico. Artículo 32 : Para solicitar el retiro, un alumno debe presentar una solicitud de retiro al centro académico, explicando los motivos por los que desea retirarse. Adicionalmente, puede indicar el período académico en el que probablemente se reincorpore. Queda a criterio del centro académico solicitar una entrevista personal con el alumno que pide el retiro. PLAZOS Artículo 33 : Los plazos que se cumplen a lo largo de este proceso son los siguientes: a. La duración total del proceso de matrícula es de seis (6) días, según las fechas establecidas en el calendario académico. b. El proceso de matrícula consta de dos fases, una ordinaria y otra extraordinaria, de tres (3) días de duración cada una, según lo indicado en el calendario académico. Los montos de la matrícula ordinaria y el recargo por día en las fechas de matrícula extraordinaria, son fijados por la oficina de pensiones. c. Los alumnos que no se matriculen durante las fechas de matrícula ordinaria, no son considerados en la validación de la última fase de solicitud de carga académica. Página 5 de 5