Manual de usuario para la confección y entrega de facturas electrónicas a Barcelona Activa, S.A SPM a través del Consorcio de la Administración

Transcripción

1 Manual de usuario para la confección y entrega de facturas electrónicas a Barcelona Activa, S.A SPM a través del Consorcio de la Administración Abierta de Cataluña (CAOC) y el servicio de PIMEFACTURA. 1

2 Índice 1 Introducción 1.1 La facturación electrónica La facturación electrónica en Barcelona Activa 3 2 Servicio PIMEFACTURA Paso 1: Tramitar el Alta como proveedor en PIMEFACTURA Paso 2: Generar y enviar las facturas Crear facturas Seguimiento de las facturas 13 3 Presentación de facturas electrónicas creadas fuera de PIMEFACTURA 15 2

3 1.1 Introducción 1.2 La facturación electrónica La facturación electrónica consiste en la tramitación de las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos, que tienen la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. La gestión electrónica de las facturas genera grandes ventajas como el ahorro de costes derivados de la supresión del papel y el envío postal, o la mejora de la eficiencia en la gestión que supone la posibilidad de integración con ERPs, la obtención de información en tiempo real, la reducción del tiempo de gestión o el mayor control de acciones erróneas, entre otros. El Ayuntamiento de Barcelona tiene como objetivo fomentar el envío de facturas electrónicas de sus proveedores. Este documento es un manual donde se describen los procesos e información concreta y relevante que, los proveedores del Ayuntamiento y sus organismos, necesitan para la generación de las facturas electrónicas y envío de estas al Ayuntamiento y sus organismos, y también al resto de administraciones públicas. 1.2 La facturación electrónica en Barcelona Activa El nuevo sistema de recepción de facturas de proveedores será implementado a partir del 01/07/2017, fecha a partir de la cual Barcelona Activa dejará de aceptar facturas de proveedores en formato papel. A partir del 01/07/2017 Barcelona Activa sólo aceptará facturas electrónicas. Los proveedores podrán generar y enviar facturas electrónicas por cualquier plataforma existente, siempre teniendo en cuenta que: La identificación de Barcelona Activa como destinatario de facturas (código DIR3) es LA Toda factura que quiera ser enviada a Barcelona Activa deberá detallar un código o referencia de 5 dígitos (dos letras y 3 números). Este código se facilita en los contratos, peticiones de compra o en última instancia será facilitado por la persona de Barcelona Activa que haya solicitado el servicio. Para facilitar el acceso a la facturación electrónica, los proveedores del Ayuntamiento y sus organismos y también de las diferentes AAPP tienen a su disposición la solución gratuita PIMEFACTURA, desarrollada y mantenida por PIMEC, patronal de la pequeña y mediana empresa de Cataluña. Esta solución 100% web, permite crear las facturas en el formato facturae 3.2 (formato requerido para las administraciones públicas de toda España). Una vez creada la factura, PIMEFACTURA la firma (concepto de firma delegada) y la envía al 3

4 punto general de entrada de facturas electrónicas de las administraciones públicas que corresponde. En el caso del Ayuntamiento de Barcelona y sus organismos, las facturas se envían al portal AOCeFACT, gestionado por el Consorcio de la Administración Abierta de Cataluña (CAOC). PIMEFACTURA también ofrece al proveedor información del estado de las facturas enviadas. Para hacer uso de esta aplicación, no es necesario instalar ningún programa informático, ni es necesario disponer de certificado digital. Con este manual se pretende explicar este servicio y que el proveedor sea capaz de seguir los pasos para generar, firmar y enviar facturas electrónicas tanto al Ayuntamiento de Barcelona y sus organismos, como al resto de administraciones públicas del estado Español. 2. Servicio PIMEFACTURA Para utilizar este servicio se deberá cumplimentar dos pasos: PASO 1: Tramitar el alta como proveedor en PIMEFACTURA, para ser incorporado como proveedor en el sistema. PASO 2: Generar y/o enviar las facturas electrónicas a Barcelona Activa a través de la plataforma PIMEFACTURA. Recordamos que: la identificación de Barcelona Activa como destinatario de facturas electrónicas (DIR3) es LA , que aparecerá predefinido y a seleccionar en la lista de posibles clientes destinatarios. Toda factura que quiera ser enviada a Barcelona Activa deberá detallar en el campo NUMERO DE EXPEDIENTE el código de 5 dígitos (dos letras y 3 números), que hemos comentado en la página anterior o en caso contrario será rechazada (ver página 10). 2.1 PASO 1: Tramitar el alta como proveedor EN PIMEFACTURA Para darse de alta en la aplicación PIMEFACTURA hay que ir a la página web 4

5 Cumplimentar los datos del formulario de registro, aceptar las condiciones y pulsar el botón SOLICITAR ALTA Debéis guardar la contraseña facilitada, ya que será la que useis para entrar de forma habitual a la plataforma. El mail recibido contiene un enlace de confirmación que abre la siguiente pantalla 5

6 Cumplimentar los datos de este formulario y pulsar el botón SOLICITAR ALTA El proceso de alta finaliza con la recepción de un mail de bienvenida al servicio de facturación PIMEFACTURA 2.2 PASO 2: Generar y enviar las facturas Si quieres generar y enviar las facturas electrónicas a Barcelona Activa sigue estas indicaciones: - debes acceder a PIMEFACTURA a través del navegador de Internet e ir a: 6

7 Identifíquese con el NIF o nombre de usuario (si se lo ha cambiado) y el password indicado en el proceso de alta i pulsar el botón INICIAR SESIÓN A continuación se accede a la ventana principal de la aplicación. Opciones de menú: MIS FACTURAS: muestra la lista de las facturas creadas, y es el punto de entrada para crear nuevas facturas MIS PDF: este punto de menú accede a un servicio de creación de facturas a partir de facturas originales en formato PDF CLIENTES: muestra la lista de clientes. Los clientes Ayuntamiento de Barcelona y empresas vinculadas están ya creados, pero también puede crear otras administraciones públicas a las que deba facturar Perfil de usuario: permite entre otras funcionalidades, cambiar los datos de facturación del usuario emisor, el usuario para acceder al servicio y el password. 7

8 2.2.1 Crear FACTURAS Desde el menú MIS FACTURAS Se ha de hacer clic sobre la barra azul donde dice HAZ CLIC AQUÍ PARA NUEVAS FACTURAS y se muestran las tres diferentes modalidades. Selecciona la opción "Servicio de creación de facturae" A continuación se muestra la pantalla "formulario" donde se informará de los datos de la factura que se quiere crear. El formulario de entrada está estructurado en 5 bloques y una vista simulada de la factura, para facilitar el trabajo de creación de la factura al usuario. Bloque 1: Datos Generales Bloque 2: Pago Bloque 3: Líneas de detalle Bloque 4: Observaciones 8

9 Bloque 5: DIR3 Bloque 1: Datos Generales Todos estos datos son a nivel de cabecera de la factura y si se modifican afectan a todas las líneas de la factura. Campo tipo: Normal o Rectificativa. Campo cliente: Se selecciona de la lista de clientes- Barcelona Activa Serie / Núm: Estos dos campos son de texto libre. El campo serie de la factura es opcional. Fecha Factura: Se informará la fecha de la factura. Período de facturación: Marcando esta opción, se mostrarán los campos Fecha de inicio y Fecha final. Estos dos campos, solamente se informarán si el objeto de la factura lo requiere, por ejemplo un alquiler mensual, o un seguro anual, etc... Referencias (Expediente / Contrato / Pedido): marca esta opción; se muestran los campos Expediente, Contrato y Pedido. Expediente: código de 5 dígitos que identifican de qué parte de la organización de Barcelona Activa procede la petición de compra o servicio (2 letras+ 3 números); este código se encuentra en los contratos firmados con Barcelona Activa, en los pedidos tramitados por parte de Barcelona Activa o en su defecto deberá ser facilitado por la persona de Barcelona Activa que haya solicitado el servicio. Si no se indica este código en la factura, automáticamente será rechazada. Sólo debe indicarse un número de expediente por factura. Contrato: código que identifica el número de contrato de Barcelona Activa. Este código se encuentra en los contratos firmados con Barcelona Activa o en su defecto deberá ser facilitado por la persona de Barcelona Activa que haya solicitado el servicio. Sólo debe constar un número de contrato por factura. Pedido: código que identifica el pedido efectuado por Barcelona Activa que aparece en las peticiones de compra. Sólo debe constar un número de pedido por factura. 9

10 Bloque 2: Pago Forma de pago: Barcelona Activa sólo acepta como forma de pago la Transferencia bancaria. Vencimiento: Fecha de vencimiento de la factura. El período de pago de facturas en Barcelona Activa es a 30 días. IBAN: Este campo sólo se indicará si has seleccionado forma de pago transferencia (informar con mayúsculas y sin espacios ni guiones). Si en la ficha de usuario se ha informado el IBAN, saldrá por defecto. Swift / BIC: Opcional, solo es necesario para transferencias a entidades financieras extranjeras Anticipo: Marcando esta opción, se muestran los campos Fecha e Importe del anticipo (estos dos campos, solamente se informarán si ha habido un cobro anticipado, contra esta factura). Bloque 3: Líneas de detalle. Cada vez que quiera añadirse una línea de facturación a la factura, deberá marcarse la casilla Añadir, opción que permite grabar una línea y crear nuevas líneas. Concepto: Texto libre con el concepto de facturación (NO INFORMAR LÍNEAS DE DETALLE SIN CANTIDAD NI PRECIO). Cantidad: Cantidad de bienes o servicios facturados (hasta dos 10

11 decimales) Unidades: A seleccionar de la lista Precio Unitario: Precio unitario expresado en euros (hasta 6 decimales) Imp. Repercutido: A seleccionar de la lista del impuestos disponibles a aplicar y el porcentaje que corresponde. (en caso necesario, el porcentaje se puede modificar directamente sobre el porcentaje elegido) Imp. Retenido: Exclusivo para el IRPF. A seleccionar de la lista el porcentajes. Albarán: Marcando esta opción, se mostrarán los campos Número y Fecha de albarán. Esta información se puede cambiar para cada línea añadida. Este campo sirve para identificar los números de albarán del propio proveedor. Al hacer clic en el botón Añadir, se registra la línea y se limpian los campos para repetir la operación tantas veces como líneas tenga la factura Bloc 4: Observaciones Observaciones: Texto libre para cualquier tipo de explicación que deba ir en la factura. Esta información no es a nivel de línea, es a nivel de factura. En caso de factura exenta de Iva, será aquí donde se incluirá por parte del proveedor, una frase que recoja el motivo por el cual una factura es exenta de Iva. 11

12 Bloque 5: DIR3 Marcar la combinación de DIR3 que corresponda, entre las disponibles en la ficha del cliente: Barcelona Activa se identifica con el código DIR3 LA Generar y enviar la factura Para finalizar el proceso: Adjuntar (opcional) un archivo de tipo PDF o Excel (botón Adjuntar documento ) como albaranes, etc. Generar y enviar la factura (botón Generar y enviar facturae ) En este momento, el servicio PIMEFACTURA genera la factura en formato XM-facturae, la firma y la envía al Punto General de entrada indicado en la ficha del cliente. 12

13 2.2.2 Seguimiento de las FACTURAS La pantalla "MIS FACTURAS", es el punto de partida para el seguimiento de todas las facturas enviadas. Desde esta pantalla podemos gestionar todas las facturas enviadas. Recordamos que se ha definido como proceso nocturno; todo cambio de estado en una factura se reflejará al día siguiente. Hay que ir mirando el estado de las facturas enviadas. El estado de las facturas, no depende de PIMEFACTURA, sino que se actualiza de forma automática en función del estado de la factura que devuelven los Puntos Generales de entrada de facturas donde se han enviado las mismas. ATENCIÓN: las facturas en estado "RECHAZADA" requieren de una atención especial, ya que requieren de nuevo envío de factura previa subsanación de la incidencia que ha generado la no aceptación de la factura. Deberá contactarse con Barcelona Activa- en concreto con la persona que ha solicitado el servicio-para conocer el motivo de rechazo. En los siguientes puntos "Acción más información" y "Acción editar factura" explicamos cómo modificar y volver a generar y enviar una factura rechazada. 13

14 Acción más información: Haciendo clic sobre el número de la factura, en la lista de MIS FACTURAS, accedemos a esta pantalla. Esta pantalla muestra información detallada sobre los diferentes estados por donde ha pasado la factura, y en el caso de estar la factura en estado "RECHAZADA", permite: Acción editar factura: Haciendo clic sobre el icono situado a la derecha de lista de las facturas, volvemos a la pantalla donde hemos creado la factura. Esta acción, permite editar las facturas que nos han sido RECHAZADAS, corregir y volver a Generar y enviar la factura. Acción Aplicar filtros: En el pie de la lista de MIS FACTURAS, tenemos la posibilidad de aplicar filtros por los diferentes campos que hay en la lista. Solo hay que escribir un valor, por ejemplo un estado, o un NIF, y hacer clic sobre el botón FILTRAR. Las facturas que quedan listadas en pantalla una vez aplicado el filtro, se pueden Exportar a Excel. 14

15 3. Presentación de facturas electrónicas creadas fuera de PIMEFACTURA Una factura electrónica puede generarse a través de múltiples plataformas (Barcelona Activa pone a tu disposición la plataforma PIMEFACTURA- ver puntos 1 y 2 de esta presentación). Si lo que necesitas es únicamente tramitar la factura electrónica de la que ya dispones, te proponemos utilizar PIMEFACTURA- opción Servicio de envío de facturae. Solamente se activa a petición del usuario emisor y previa comprobación de la calidad de las facturas generadas por sistemas de facturación externos. Para solicitar el cambio a esta modalidad, hay que enviar una o varias facturas electrónicas al correo: sat@pimefactura.com y procediremos a verificarlas antes de activar el servicio. Cada emisor de factura sólo puede estar habilitado para una de las 2 modalidades gratuitas, pero se puede cambiar en el tiempo: - Servicio de creación de facturae - Servicio de envío de facturae Desde el menú MIS FACTURAS Hay que hacer clic sobre la barra azul FES CLIC AQUÍ PER A NOVES FACTURES y se muestran las tres diferentes modalidades. Selecciona la opción Servicio de envio de facturas 15

16 A continuación se muestra la pantalla para seleccionar y subir vuestra factura IMPORTANTE: Pimefactura sólo acepta facturas en formato facturae 3.2 firmadas con un certificado digital vigente. Las facturas que sean RECHAZADAS por los clientes y que se han subido a pimefactura a través de esta opción, no podrán ser modificadas en pimefactura; se han de subsanar en el programa de facturación donde se han creado y volverlas a subir a pimefactura. 16