Guía de Administración de Usuarios del Órgano de Contratación del Estado

Transcripción

1 Guía de Administración de Usuarios del Órgano de Contratación del Estado Dirección General del Patrimonio del Estado Subdirección General de Coordinación de la Contratación Electrónica Versión: 1.0 Fecha:

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN PROCESO DE CREACIÓN DE UN USUARIO PROCESO DE REASIGNACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO DE ELIMINACIÓN DE USUARIOS PROCESO DE ANEXAR DOCUMENTOS ADICIONALES DEL PERFIL DEL CONTRATANTE.15 Guía Administración Usuarios Pág. 2 de 16

3 1. Introducción. La presente guía tiene por objeto facilitar la administración de usuarios de un Órgano de Contratación dentro de la Plataforma de Contratación del Estado. Cada Órgano de Contratación (OC) dispone de una zona en la Plataforma denominada Perfil del Contratante donde aquellos usuarios con perfil de Administrador pueden gestionar al resto de usuarios que pertenecen a dicho órgano así como una zona habilitada para albergar los documentos que considere necesario y que estén relacionados con el Perfil del Contratante del Órgano de Contratación. A la hora de administrar a estos usuarios, hay que tener en cuenta que existen distintos tipos de usuario en un Órgano de Contratación en lo que a la Plataforma de Contratación se refiere. Cada tipo de usuario tiene distintas atribuciones y puede realizar diferentes tareas con la Plataforma: 1. Responsable (ROC). El Responsable del Órgano de Contratación (ROC) tiene atribuciones de dar de alta y baja a usuarios (Administrador, Publicador y Editor). Crear espacios virtuales de licitación. Asignar y/ o reasignar usuarios a espacios virtuales de licitación, crear nuevas licitaciones y publicarlas. Como responsable dispone del máximo nivel de atribuciones. 2. Administrador (AOC). El Administrador del Órgano de Contratación (AOC) es una figura administrativa con atribuciones para de dar de alta y baja a usuarios (Publicadores y Editores). y asignarlos a espacios virtuales de licitación, aunque no está autorizado para trabajar con las licitaciones (crear, publicar, etc.). 3. Publicador (POC-PUB). Tiene atribuciones para crear, editar, publicar y asignar espacios virtuales de licitación. Puede igualmente publicar documentos de carácter general (no vinculados a una licitación concreta) que serán visibles en el área pública. 4. Editor (POC-ED). Únicamente tiene atribuciones para introducir y editar información de los espacios virtuales que le haya asignado el publicador. Este usuario no tiene atribuciones para publicar documentos. Por tanto, a la hora de crear/modificar un usuario hay que tener en cuenta, además de sus datos identificativos, el rol que se le va a asignar dependiendo de las funciones a realizar. Guía Administración Usuarios Pág. 3 de 16

4 La creación del usuario Responsable, se realiza a través de un formulario, enviado a la dirección de la Subdirección General de Coordinación de la Contratación Electrónica, con los datos del Anexo I y Anexo II, de la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda (Orden EHA/1220/2008 de 30 de abril, por la que se aprueban las instrucciones para operar ). Esta ley puede encontrarse en este portal en la sección de Normativa. El usuario de Administrador, es dado de alta y baja, por el Responsable, mediante escrito enviado a la Subdirección General de Coordinación de la Contratación Electrónica. El alta y la baja de Publicador/es y Editor/es podrá realizarse por el Responsable o por el Administrador del órgano de contratación, accediendo electrónicamente al Portal y cumplimentando los correspondientes formularios. Para que pueda procederse a la baja de usuarios que tengan asignadas licitaciones abiertas, deberá seguirse previamente el proceso de reasignación de espacios de licitación y proceder a su atribución a otro usuario. Guía Administración Usuarios Pág. 4 de 16

5 2. Proceso de creación de un Usuario. A continuación se detallan los pasos a seguir para crear un usuario dependiente de un Órgano de Contratación. En primer lugar, es preciso acceder a la plataforma con un usuario con perfil de Administrador del Órgano de Contratación (AOC) o bien con perfil de Responsable (ROC). Una vez que se haya accedido a la Plataforma, hay que seleccionar la pestaña de Administración. Una vez que accedemos a la zona de Administración, nos encontramos con la siguiente pantalla que nos indica que estamos en la pestaña del Perfil del Contratante. Guía Administración Usuarios Pág. 5 de 16

6 A continuación, elegimos la pestaña Usuarios, que es donde podemos gestionar todo lo relacionado con la administración de los mismos. En esta sección, se muestran los usuarios que dependen del Órgano de Contratación seleccionado. En el caso de un Órgano de Contratación de Guía Administración Usuarios Pág. 6 de 16

7 nueva creación en la Plataforma, hay que tener en cuenta que sólo existirán los usuarios de Administrador (AOC) y Responsable (ROCS), ya que la gestión del resto de usuarios es responsabilidad del Administrador o Responsable del Órgano. Para poder dar de alta a un nuevo usuario pulsamos sobre el botón Nuevo situado en la parte inferior de la pantalla. A continuación se mostrará una pantalla similar a la siguiente, en la cual podremos introducir los datos del nuevo usuario a crear. Guía Administración Usuarios Pág. 7 de 16

8 Los campos marcados con el símbolo * son de cumplimentación obligatoria para poder realizar el alta del usuario. En caso de no introducirlos, o de que no cumplan determinadas reglas de validación el sistema mostrará los mensajes de error correspondientes. Un aspecto a tener en cuenta, es que el identificador que se necesita para acceder posteriormente a la Plataforma se asocia al concepto de NIF/CIF por lo que se convierte en un campo de carácter obligatorio. Como se ha indicado anteriormente, resulta esencial decidir el rol que va a desempeñar el usuario en su interacción con la Plataforma. La asignación de roles se realiza mediante la selección de uno de los dos valores dentro del desplegable del campo Rol, pudiendo elegir entre los siguientes: POC-PUB, eligiendo esta opción el usuario tendrá el rol de publicador. POC-ED, eligiendo esta opción el usuario tendrá el rol de editor. Guía Administración Usuarios Pág. 8 de 16

9 Una vez introducidos todos los datos y seleccionado el rol adecuado, pulsando sobre el botón aceptar se dará de alta el usuario, y éste pasará a formar parte de la lista de usuarios del Órgano de Contratación. Desde este momento, el usuario ya puede interactuar con la Plataforma ejerciendo las funciones asociadas a su rol. Es el Administrador o el Responsable del Órgano de Contratación quién debe de comunicar al nuevo usuario su identificador, que será el NIF/CIF, y la contraseña asignada, ya que estos datos son indispensables para poder acceder a la Plataforma. Guía Administración Usuarios Pág. 9 de 16

10 3. Proceso de Reasignación de Procedimientos. Un aspecto importante en relación con la gestión de usuarios, es la posibilidad de reasignar un expediente previamente encomendado a otro usuario. En estos casos la Plataforma permite al Administrador del Órgano de Contratación o al Responsable del mismo, reasignar un procedimiento a otro usuario, del Órgano de Contratación. Para ello, hay que acceder a la pestaña Reasignación de Procedimientos del área de Administración. A continuación, localice el expediente a reasignar. Para ello nos desplazaremos por la lista hasta encontrar el que se desee reasignar. Una vez localizado se deberá seleccionar en el desplegable rotulado como Reasignar, al usuario al que queremos encomendar a partir de este momento el expediente. Para finalizar el proceso de reasignación tendremos que pulsar sobre la etiqueta Reasignar, situada a la derecha del nombre del usuario previamente seleccionado. Guía Administración Usuarios Pág. 10 de 16

11 El sistema en este momento mostrará un mensaje de confirmación de la operación de reasignación de procedimientos. Una vez aceptada la acción el proceso de reasignación habrá concluido de manera satisfactoria. Guía Administración Usuarios Pág. 11 de 16

12 4. Proceso de Eliminación de Usuarios. El Administrador o el Responsable del Órgano de Contratación pueden eliminar usuarios dados de alta. Existe una restricción asociada al proceso de eliminación de usuarios, NO SE PUEDE ELIMINAR UN USUARIO QUE TENGA ASIGNADOS EXPEDIENTES, previamente deberán reasignarse sus procedimientos a otros usuarios. A continuación se detallan los pasos a realizar para borrar usuarios asociados a un Órgano de Contratación. En primer lugar debemos localizar el Usuario que hemos de dar de baja, de la lista de usuarios asociados al Órgano de Contratación. Una vez localizado el Usuario, es recomendable, acceder a su ficha para comprobar que no tiene asignado ningún procedimiento, ya que si así fuera el sistema avisará que no se puede llevar a cabo la acción de eliminación debido a la restricción anteriormente señalada. Guía Administración Usuarios Pág. 12 de 16

13 Para acceder a la ficha del usuario se pulsa sobre el nombre del usuario a consultar. Una vez que hemos accedido a la ficha se nos mostrará una pantalla similar a la siguiente. Acceda desde esta pantalla a la pestaña rotulada como Procedimientos de Contratación del Usuario Guía Administración Usuarios Pág. 13 de 16

14 Si el usuario seleccionado tiene vinculado algún procedimiento, será preciso reasignarlo previamente a otro usuario antes de proceder a su baja. En este caso si intenta eliminar al usuario, el sistema mostraría el siguiente mensaje de error y no se realizaría el borrado. En caso de que el usuario no tenga asociado ningún procedimiento, puede proceder a su borrado seleccionando la acción Eliminar., Esta acción eliminará de manera permanente al usuario seleccionado. Guía Administración Usuarios Pág. 14 de 16

15 5. Proceso de Anexar Documentos Adicionales del Perfil del Contratante A continuación se detallan los pasos a seguir para anexar documentos adicionales al Perfil del Contratante del Órgano de Contratación seleccionado (normas especiales de contratación, previsiones de contratación, avisos de interés y de carácter general, etc.). En primer lugar, se deberá acceder a la Plataforma a través del usuario Administrador (AOC) o del Responsable (ROCS). A continuación elegimos la pestaña Administración, y dentro de ésta, una de las opciones está rotulada como Documentos. En esta sección podremos anexar documentos a través del botón nuevo documento, siguiendo los pasos que detallamos a continuación: Pulsando el botón Examinar localizamos el documento a anexar. Introducimos una breve descripción del documento. Por último el botón Anexar, subirá el documento al Perfil del Contratante para su consulta pública. Guía Administración Usuarios Pág. 15 de 16

16 El resultado de los pasos anteriores será la exposición de ese documento en el espacio Público de la Plataforma de Contratación del Estado, dentro del perfil del Contratante del órgano de contratación En cualquier momento, el usuario con el rol correspondiente podrá eliminar cualquier documento de su propio perfil. Para ello disponemos del icono que nos permite, previa confirmación, correspondiente. eliminar el documento Guía Administración Usuarios Pág. 16 de 16