Manual de Organización

Transcripción

1 Manual de Organización OFICINA DEL PRESIDENTE MUNICIPAL 1

2 INDICE PÁGINA INTRODUCCIÓN 3 OBJETIVOS 4 MISION 5 VISON 6 VALORES 7 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 8 FUNCIONES 9 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PRESIDENTE MUNICIPAL 11 SECRETARÍA PARTICULAR 13 DIRECCIÓN RELACIONES PÚBLICAS 14 COMUNICACIÓN SOCIAL 15 ATENCIÓN CIUDADANA 16 SECRETARÍA PRIVADA 17 JEFE DE ESCOLTAS 18 RECEPCIONISTA 19 AYUDANTE DE OFICIOS VARIOS 20 COORDINADOR ADMNISTRATIVO 21 AUXILIAR DE OFICIOS VARIOS 22 MARCO JURÍDICO 23 2

3 INTRODUCCIÓN Un manual de procedimientos es aquel documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación, suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la dependencia. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. De acuerdo a lo dispuesto en el Art. 10 del Reglamento de la Administración Pública para el Municipio de Ensenada, Baja California nos obliga a: ARTÍCULO 10.- Como parte de la profesionalización de las diferentes dependencias o entidades municipales y como respuesta a la política de organización interna municipales y como respuesta a la política de organización interna mencionada en el articulo anterior, además de ello, deberán elaborar cada una de ellas su manual de organización que indique con amplitud y precisión: su organigrama, las responsabilidades de las secretarias, direcciones, subdirecciones y departamentos, incluyendo el marco jurídico que le sustente. 3

4 OBJETIVOS: Explicar el propósito que se pretende cumplir con los procedimientos establecidos. Uniformar y controlar las rutinas de trabajo evitando su alteración arbitraria. Simplificar responsabilidades por fallas o errores. Facilitar las labores de Auditoria, la evaluación del control interno. Conocer tanto los empleados como jefes de área que el trabajo que se esta desempeñando sea adecuado. Reducir costos al aumentar la eficiencia administrativa. 4

5 MISIÓN La misión de la Presidencia Municipal es crear un vinculo entre la Ciudadanía con el Gobierno Municipal, mostrando una imagen transparente y un trato de confiabilidad que les permita acercarse con la certeza de que se atenderán de manera eficiente cualquier solicitud que se efectué ante la Dependencia. Así mismo uniformar e intercambiar ideas que permitan delegar responsabilidades con diferentes Dependencias que conforman el Gobierno Municipal, para llegar a la mayoría de las necesidades requeridas de la Ciudadanía para atender conforme la operatividad de cada una de ellas. Implementar un gobierno participativo, eficiente, eficaz y efectivo, para impulsar acciones de carácter estratégico; actuar de manera transparente, honesta y comprometida con el logro de la Visión del Municipio; contribuir a establecer las condiciones necesarias para generar un desarrollo sustentable y una mejor calidad de vida para los Ensenadenses; promover la armonía, unidad y organización, como base para construir soluciones a las demandas de la sociedad, con la participación de la propia ciudadanía; implementar soluciones integrales de manera coordinada con los tres ordenes de gobierno y la población. 5

6 VISIÓN Brindar a los ciudadanos oportunidades para todos con seguridad, servicios públicos de calidad, oportunidades de trabajo, educación, salud e infraestructura suficiente y adecuada. Gobernar de manera corresponsable, por la participación ciudadana en la toma de decisiones. Establecer su economía de manera productiva y progresiva; aprovechar de manera sustentable todos los recursos naturales, especialmente el agua, la vegetación y la fauna. Ofrecer condiciones propicias para atraer inversiones nacionales y extranjeras que impulsan el desarrollo integral y generan una mejor calidad de vida para toda su población. Mostrar a Ensenada como un municipio competitivo y de clase mundial, que es el mejor lugar para vivir. 6

7 VALORES Los valores constituyen la base fundamental, son los que le dan fuerza y vitalidad propias. Son definidos fundamentalmente como respuesta de cada uno de los ciudadanos que tienen la convicción de que su Gobierno estaría dispuesto a hacer para lograr el desarrollo sustentable del municipio. Responsabilidad Tolerancia Respeto Honestidad Igualdad Equidad Integridad Honradez Dignidad 7

8 ESTRUCTURA ORGÁNICA PRESIDENTE MUNICIPAL JEFE DE LA OFICINA DE PRESIDENCIA SECRETARIA PRIVADA SECRETARIA PARTICULAR ADMINISTRATIVO RECEPCIONISTA (1) AYUDANTE DE OFICIOS VARIOS JEFE DE ESCOLTAS MENSAJERIA Y MANTENIMIENTO DE OFCNA. ESCOLTAS ( 6 ) 8

9 FUNCIONES En el Capítulo II en el Art. 36 de Reglamento de la Administración Publica para el municipio de Ensenada, B.C. establece que son funciones de la Oficina de la Presidencia Municipal: Para el cumplimiento de sus funciones, la oficina de la Presidencia Municipal contará con un Jefe de la Oficina, a quien corresponde: I. Tener a su cargo y coordinar la operatividad de las siguientes unidades administrativas: a. Secretaría Particular, b. Dirección de Comunicación Social, c. Dirección de Relaciones Públicas, d. Ayudantía, e. Atención Ciudadana, f. Secretaría Privada II. Instruir al Coordinador Administrativo para la realización del presupuesto, así como supervisar que la aplicación del mismo se efectúe en las actividades propias de la Oficina del Presidente Municipal, tomando en cuenta las actividades de la agenda temática anual, y apegándose a las políticas que en materia de egresos tenga la Secretaría de Finanzas y Administración. III. Asegurar que las actividades de la Ayudantía del Gobierno Municipal sean llevadas a cabo con eficiencia y, que su intervención en eventos se maneje de forma coordinada. IV. Verificar que se dé una adecuada atención ciudadana en la Oficina del Presidente Municipal, así como el seguimiento correspondiente. 9

10 V. Dictar los lineamientos de la agenda temática global del Presidente Municipal. VI. Proveer al Presidente Municipal las líneas estratégicas de discurso. VII. Dictar los lineamientos en la realización de las actividades, eventos y giras del Ejecutivo Municipal; VIII. Recibir para su evaluación de la Dirección de Comunicación Social los programas y estrategias de comunicación, de conformidad con las políticas dictadas por el Presidente Municipal a través de esta Coordinación. IX. Verificar que el manual de imagen institucional del Ayuntamiento se aplique correctamente; X. Recibir para su evaluación de la Dirección de Comunicación Social manuales operativos por evento específico; XI. Recibir para su evaluación de la Dirección de Relaciones Públicas manuales protocolarios para cada evento. XII. Recibir, para su evaluación, de la Dirección de Innovación Gubernamental las propuestas de acción. XIII. Las demás que expresamente le encomienden las leyes, reglamentos o lo instruya el Presidente. 10

11 PRESIDENTE MUNICIPAL En el Capítulo II de la Organización y Conducción de la Administración Publica Municipal, establece que son funciones del Presidente Municipal, quien conducirá la Administración Pública de conformidad con las atribuciones que le concede la Ley de Régimen Municipal para el Estado de Baja California en su artículo 7 y los ordenamientos aplicables. Además, tendrá las siguientes atribuciones: I.- Cumplir y hacer cumplir la Ley de Régimen Municipal para el Estado de Baja California, el Reglamento interior del Ayuntamiento de Ensenada, el presente Reglamento de la Administración Pública para el Municipio de Ensenada, y los reglamentos y las disposiciones del Cabildo, proveyendo en lo administrativo lo necesario. II.- Presidir las sesiones de Cabildo en los términos de la Ley de Régimen Municipal para el Estado de Baja California y del Reglamento Interior del Ayuntamiento. III.- Celebrar a nombre del Ayuntamiento todos los actos y contratos necesarios para el despacho de los asuntos administrativos y la atención de las obras y servicios públicos municipales. IV.- Proponer al Ayuntamiento la creación, supresión o fusión de las dependencias que requiera la administración pública municipal, con las atribuciones y funciones que estime convenientes. V.- Dictar a propuesta de los titulares de las dependencias y órganos de la administración pública municipal, los acuerdos ejecutivos de organización administrativa para dar estructura y competencia a los órganos auxiliares de las dependencias del Ejecutivo Municipal. 11

12 VI.- Cuidar que los órganos del Ejecutivo Municipal se integren y funcionen de acuerdo con la legislación correspondiente. VII.- Someter a la aprobación del Cabildo los proyectos de reglamentos municipales, la Ley de Ingresos, el Presupuesto de Egresos, así como emitir los acuerdos, las circulares y demás disposiciones que tiendan a regular el funcionamiento administrativo de las dependencias de la administración pública municipal. VIII.- Dirigir y vigilar el funcionamiento de los servicios públicos municipales y la aplicación de los reglamentos correspondientes. IX.- Vigilar el cumplimiento del Plan Municipal de Desarrollo. X.- Vigilar la recaudación en todas las áreas de la Hacienda Municipal, y que la inversión de los fondos municipales se realice con estricto apego a los presupuestos y programas autorizados. XI- El Ejecutivo Municipal podrá expedir acuerdos para la creación de consejos y/o comités de participación ciudadana en los que los distintos sectores de la comunidad participen en la planeación, evaluación y seguimiento de las acciones y metas previstas en el Plan Municipal de Desarrollo. XII.- Gestionar ante el Gobierno Federal y del Estado la expropiación de bienes por causas de utilidad pública; XIII.- Publicar semestralmente los estados financieros del Ayuntamiento; XIV.- Las demás que determinen la Ley de Régimen Municipal para el Estado de Baja California, el Ayuntamiento y las leyes y reglamentos aplicables. 12

13 SECRETARIA PARTICULAR En el Capítulo II Sección Primera en el Art. 38 de la Organización y Conducción de la Administración Pública Municipal, establece que son funciones de la Secretaria Particular de Oficina de la Presidencia Municipal, corresponde el despacho de los siguientes asuntos: I.- Coadyuvar a la organización de actividades, eventos y giras del Ejecutivo Municipal; II.- Programar las reuniones ordinarias y extraordinarias del Presidente Municipal y Conservar un archivo de las sesiones y acuerdos; III.- Recibir y dar seguimiento a las peticiones ciudadanas que se formulen por Actos municipales y encauzar las que correspondan a otros niveles de gobierno; IV.- Recibir y atender las solicitudes de audiencia de la ciudadanía; V.- Coordinar las audiencias con los funcionarios para el despacho de los asuntos de su competencia; VI.- Turnar, a quien corresponda, las representaciones oficiales cuando así lo determine el Presidente; VII.- Realizar las acciones administrativas que le correspondan a la Presidencia Municipal, y VIII.- Las demás que expresamente le encomienden las leyes, reglamentos o le instruya el Presidente. 13

14 DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS ARTÍCULO 39.- A la Dirección de Relaciones Públicas le corresponde: I. Programar y coordinar los eventos cívicos y especiales con presencia del Presidente Municipal; II. Definir el protocolo para las actividades del Presidente Municipal y la atención de invitados oficiales y especiales; III. Coordinar los eventos protocolarios, asistir a la Administración Pública en relaciones nacionales e internacionales, así como las institucionales. IV. Cuidar el seguimiento del protocolo en las actividades públicas del Presidente Municipal; V. Establecer e interpretar los lineamientos de logística y organización en los eventos oficiales con presencia del Presidente Municipal, de acuerdo a las políticas de imagen institucional dispuestas por la Dirección de Comunicación Social; VI. Apoyar a los titulares del gabinete que requieran asesoría en la coordinación, logística y, en su caso, aplicación del protocolo de los eventos de las Dependencias; VII. Propiciar las relaciones entre el Ayuntamiento y otras ciudades del Estado, el País o el Extranjero; VIII. Las demás que expresamente le confieran las leyes, reglamentos o le instruya el Presidente Municipal. 14

15 COMUNICACIÓN SOCIAL I.- Establecer programas y estrategias de comunicación social, de conformidad Con las políticas dictadas por el Ayuntamiento y el Presidente; II.- Difundir, a través de los medios de comunicación, los planes, programas y Actividades públicas del Ayuntamiento, el Presidente y de la administración Pública municipal; III.- Elaborar y mantener actualizado el manual de imagen institucional del Ayuntamiento; IV.- Elaborar análisis de la opinión pública y la síntesis informativa, con el propósito De mantener informados a los servidores públicos municipales sobre los asuntos Públicos y los temas de interés de la ciudadanía; V.- Atender a los medios masivos de comunicación local, nacional o Internacional; VI.- Asistir al Presidente en eventos, conferencias de prensa, entrevistas de Periódicos y programas televisivos o radiofónicos; VII.- Coadyuvar en la organización de los actos oficiales y protocolarios en los Cuales participe el Presidente Municipal; VIII.- Apoyar los eventos que realicen las dependencias y entidades de la Administración pública municipal; IX.- Mantener actualizado el directorio de funcionarios de la administración Pública municipal; X.- Las demás que expresamente le encomienden las leyes, reglamentos o le Instruya el Presidente. 15

16 ATENCIÓN CIUDADANA Descripción Genérica del Puesto: dar seguimiento a los apoyos de asistencia Social y realización de órdenes de compra para sus autorizaciones Funciones Específicas: I. Elaborar los documentos correspondientes para el envío de los expedientes de asistencia social debidamente autorizados directamente por el C. Presidente Municipal y/o el Director de Atención Ciudadana. II. Capturar en el sistema informático los datos correspondientes a proveedores cantidad aprobada y fecha de envío a tesorería. III. Revisar que cada uno de los expedientes en el proceso de elaboración de cheque tarden el tiempo estimado dependiendo de la prioridad asignada. IV. Revisar que cada uno de los cheques elaborados sean pagados a los proveedores y posteriormente informar al ciudadano que su trámite ha concluido. V. Conciliar las facturas y pólizas en tesorería para la respectiva comprobación de la cuenta pública. VI. En casos urgentes autorización de requisiciones a proveedores cuando la situación a si lo requiera previo conocimiento del Director o el Coordinador. VII. Informar periódicamente al Director del status que guarda el presupuesto asignado a esta dirección. VIII. Realizar los reportes que solicite expresamente el director además del reporte semanal que se entrega al coordinador sobre los trámites de asistencia social con el status actualizado. IX. Elaboración de las órdenes de compra para su respectivo análisis y autorización del Director. X. Las demás que se deriven de la naturaleza de sus funciones. 16

17 SECRETARIA PRIVADA Coordinar con la Secretaria Particular la Agenda del C. Presidente Municipal. Turnar las Peticiones del C. Presidente Municipal a los Secretarios que integran el Gobierno Municipal. Manejo de Agenda en relación a horarios del C. Presidente Municipal. Asistencia de Asuntos Personales del C. Presidente Municipal. Enlace directo entre la Ciudadanía con relación a las peticiones que le hacen al C. Presidente Municipal. 17

18 JEFE DE ESCOLTAS Encargado de custodiar y proteger la seguridad laboral y personal del C. Presidente Municipal, desarrollando las siguientes funciones: Encargado de la Seguridad del C. Presidente Municipal Supervisar la Seguridad en Eventos Oficiales donde Asista el C. Presidente Municipal, así como coordinar el apoyo con refuerzos de otras dependencias municipales. Chofer para el traslado y cumplimiento de agenda del C. Presidente Municipal. Asistente en cuestiones personales. Liderazgo y Mando de Grupo de Escoltas que integran la Seguridad del C. Presidente Municipal. Ser el enlace directo con la administración de la oficina de la Presidencia Municipal para proveer las necesidades de la operatividad y seguridad del C. Presidente Municipal. 18

19 RECEPCIONISTA Es la persona que atiende a los usuarios que llegan a la oficina de la Presidencia Municipal, proporcionando todo tipo de información y asistencia, las tareas que llegar a realizar: Recibir y capturar correspondencia Contestar llamadas telefónicas Atención de Ciudadanos que solicitan Audiencias Atender citados por el C. Presidente Municipal Capturar en Matriz llamadas, Invitaciones para el C. Presidente Municipal Tomar llamadas para la Secretaria de la oficina de la Presidencia. Elaborar Representaciones de Invitaciones a Funcionarios donde no pueda asistir el Alcalde. 19

20 AYUDANTE DE OFICIOS VARIOS Es la persona encargada de filtrar la información que llega diariamente a la oficina de la Presidencia Municipal para darle seguimiento a dichas peticiones y a la vez turnarla a las dependencias correspondientes para el debido cumplimiento y seguimiento, dichas funciones son: Dar seguimiento a los oficios en el programa de sistema de oficios. Turnar oficios a las Dependencias indicadas. Sacar copia de los oficios Felicitaciones de cumpleaños de todo el personal y funcionarios del Ayuntamiento Hacer oficios para indicarle a la gente a donde se turno su solicitud. Clasificación de oficios que llegan diariamente 20

21 COORDINADOR ADMINISTRATIVO Es la persona que se encarga del manejo eficiente de resguardar los recursos monetarios, patrimoniales y humanos para el óptimo funcionamiento de la oficina de Presidencia Municipal; así mismo el encargado de satisfacer las necesidades del personal) para la mejor administración y operatividad de la dependencia; realizando las siguientes actividades: Proveer las necesidades materiales de la oficina. Elaboración de trámites ante la Tesorería Municipal Manejo de sistemas de Presupuesto Realizar Movimientos de Transferencia, Ampliación y liberación de Partidas Presupuestales para liquidez de la dependencia. Pago a Proveedores Elaboración de ordenes de compra Manejo del fondo resolvente de caja chica Entrega de nomina Manejo de listas de asistencia de personal Realización de movimientos de recursos humanos ante la oficialía mayor 21

22 AUXILIAR DE OFICIOS VARIOS Entra en las actividades administrativas propias de la dependencia, tiene como tarea principal la entrega de documentación, paquetería, etc, en diferentes dependencias municipales, estatales, federales entre otras, para ello realiza diversas labores previas a la salida de entrega de los mismos, como son: Mantenimiento y Limpieza de la Oficina de Presidencia Municipal. Limpieza de la oficina de Atención Ciudadana. Revisar que la documentación a entregar este completa con sus copias respectivas para su recepción. Clasificar conforme a urgencia la entrega de la correspondencia. Planear la ruta de entregas del día, también realiza tramites bancarios entre otras gestiones ante dependencias municipales e instancias privadas. Cuando las cargas de trabajo lo permiten, el Mensajero apoya realizando diversas actividades administrativas. 22

23 MARCO JURÍDICO Marco Jurídico del Municipio de Ensenada de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución política del estado libre y soberano de Baja California Ley del régimen Municipal para el Estado de Baja California Ley de presupuesto, contabilidad y gasto público para el Estado de Baja California Ley de responsabilidad de los servidores públicos del Estado de Baja California Ley del servicio civil para el estado de Baja California Código civil y de procedimientos civiles para Estado de Baja California Reglamento interno de trabajo del Municipio de Ensenada, Baja California Reglamento para la Administración Pública del Municipio de Ensenada Normas técnicas Administrativas Aplicables. 23