Inicio con Microsoft Access 2007

Transcripción

1 Inicio con Microsoft Access 2007 Como paquete integrador de herramientas de productividad, Office 2007 Professional, además de contar con el Procesador de textos, el administrador de Libros de Cálculo, el programa de Presentaciones y otros, incluye un administrador de Bases de datos que permite guardar o registrar información de diferente tipo numérica, alfabética, de fechas o formulas-, ordenarla según diversos criterios, modificarla las veces que sea necesario y presentarla en formatos adecuados para producir informes, que se pueden consultar tanto en la pantalla, como imprimirlos. Para abrir o ejecutar Access se procede como con cualquiera de las herramientas de Office 2007: 1. Pulsa en el botón Inicio. 2. Selecciona todos los programas. 3. Busca la carpeta Microsoft Office. 4. Elige el programa Microsoft Office Access También puedes iniciar una base de datos con la opción Nuevo documento de Office o con el icono de las aplicaciones de uso frecuente, si ya se encuentra éste en el menú Inicio. 1

2 La ventana de Inicio Antes de presentarse la interfaz del programa, aparece la ventana de Inicio de Access con plantillas y opciones para comenzar: 1. Destacado (Featuring). Muestra opciones Nueva base de datos en blanco, las plantillas destacadas en línea e hipervínculos o varios servicios de Microsoft Office Online como: Novedades de Access 2007; Curso, Plantillas y Descargas, y algunas ligas especiales que permiten obtener el contenido mas reciente, la guía de la interfaz de la nueva versión y otros servicios. 2. Plantillas locales (Local Templates). Presenta sólo las plantillas que se instalaron en tu computadora desde la instalación del programa. 3. Desde Microsoft Office Online (From Microsoft Office Online). Ofrece plantillas disponibles en línea, ordenadas por temas: Trabajo, Educación, Personal y Ejemplo. Guardar la base de datos: Busca la carpeta donde guardaras las bases de datos, pulsando en la pequeña carpeta que se encuentra a la derecha del campo Nombre de archivo de la vista previa. Escribe un nombre apropiado como Mi agenda de amigos.accdb (La extensión la escribe automáticamente el propio programa), y pulsa en el botón Crear. 2

3 Una vez creada la base de datos, aparece la pantalla principal de Access y debajo de la cinta de opciones Inicio, aparece una advertencia de seguridad que dice Se ha deshabilitado parte del contenido de la base de datos. Si estas seguro de que la base de datos abierta es de origen conocido, puedes pulsar en el botón Opciones y en el cuadro de dialogo Opciones de seguridad de Microsoft Office, activar el botón de opción Habilitar este contenido. 3

4 La interfaz de Microsoft Access 2007 La nueva interfaz de usuario orientada a resultados de Microsoft Access 2007, en principio es muy sencilla, aunque se ha potenciado con una gran cantidad de comandos que permiten automatizar la creación de la mayoría de los objetos de las bases de datos. Los comandos y funciones que en las versiones anteriores se encontraban escondidos en las partes mas profundas de los menús y de las barras de herramientas, ahora están al alcance de la vista, en las cuatro cintas de opciones; en los paneles de tareas y en las cintas de opciones contextuales que aparecen al seleccionar los objetos de Access. Quedan pocos cuadros de dialogo, pues la mayoría de ellos se han sustituido por las galerías de opciones, además de que se ofrecen sugerencias, herramientas contextuales y vistas previas. La tabla siguiente menciona los principales elementos de la interfaz o pantalla principal de Microsoft Access 2007, con una breve descripción de cada uno de ellos. 4

5 Elemento Descripción Botón de office Abre un menú con las principales funciones de archivo como Nuevo, Abrir, Guardar como, Imprimir, Administrar, Correo electrónico, Publicar y Cerrar datos. Barra de herramientas de acceso rápido Muestra los iconos o botones mas utilizados como Guardar, deshacer y Rehacer para utilizarlos rápidamente. Esta barra se puede personalizar agregándole los botones que utilizas más frecuentemente. Barra de titulo Contiene a la barra de herramientas de acceso rápido a la izquierda; el titulo del documento y el nombre de la aplicación al centro, y los botones de control Minimizar, Maximizar, que se convierte en Restaurar a tamaño, y cerrar, a la derecha. Estos tres botones permiten reducir el programa a una pequeña barra en la barra de tareas de Windows, ampliarlo a toda la pantalla o cerrarlo. Fichas o pestañas Access 2007 contiene cuatro fichas en la parte inferior de la barra de titulo, que abren las cintas de opciones que contienen todos los comandos del programa, a las cuales se puede acceder pulsando el botón izquierdo del ratón sobre cualquiera de ellas. Al seleccionar una ficha aparece la cinta de opciones con comandos; los que contienen una pequeña flecha a la derecha, despliegan más opciones relativas al comando. 5

6 Botón de ayuda de Microsoft Office Access Abre la ventana de ayuda de Access con consejos y temas de ayuda, ya sea en archivos que se encuentran e tu computadora o desde el sitio de Microsoft Office Online. Panel de exploración Permite ver todos los objetos que se van creando en la base de datos, como tablas, consultas, formularios, etc. Objetos abiertos A la derecha del panel de exploración se pueden abrir uno o mas objetos de Access. Barra de estado del formulario Así como todas las aplicaciones de Office cuentan con una barra de estado que sirve para informar procedimientos y datos acerca de lo que se esta realizando, los objetos abiertos también tienen una barra de estado que informan detalles específicos de la aplicación como el numero de registros, etc. Barra de estado Presenta información para mantenerse al tanto del trabajo que se esta realizando y otros datos como la vista en la que se esta trabajado. Botones de vistas A la derecha de la barra de estado se encuentran cuatro botones que permiten cambiar rápidamente el modo de vista entre vista formulario, vista de hoja de datos, vista presentación y vista diseño. 6