Pliego de prescripciones técnicas que rigen el concurso abierto convocado por el Hospital Son Llàtzer para la actualización de equipos y software del

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1 Pliego de prescripciones técnicas que rigen el concurso abierto convocado por el Hospital Son Llàtzer para la actualización de equipos y software del Paritorio del Hospital son Llàtzer.

2 1. OBJETO. El presente Pliego de Prescripciones Técnicas (en adelante PPT) tiene por objeto describir las características técnicas para la actualización de los equipos y software del Paritorio del Hospital Son Llàtzer, así como las condiciones de su suministro, instalación y puesta en marcha. Lote Elemento Unidades Artículo 1 Monitor obstétrico anteparto 2 Artículo 2 Monitor obstétrico intraparto 5 Artículo 3 Sistema de monitorización fetal de telemetría inhalámbrica 4 Artículo 4 Actualización del sistema de gestión obstétrica 1 2. PRESCRIPCIONES GENERALES. 2.1 Los equipos a suministrar deberán ser nuevos a estrenar y tendrán que cumplir con las especificaciones, composición y características establecidas como mínimas en el apartado 3, "Especificaciones técnicas". Si alguna de las características establecidas en las especificaciones técnicas determinara una marca o modelo exclusivo, éstas serán tomadas únicamente como guía u orientación, sin que el hecho de no ajustarse exactamente sea causa de exclusión. 2.2 Los licitantes aportarán la documentación descriptiva de las características del equipo ofertado al objeto de permitir una adecuada valoración de las diferentes ofertas presentadas. La falta de información acerca de las características técnicas del equipo que impida contrastar su adecuación a los requerimientos técnicos descritos en el presente pliego será objeto de exclusión. 2.3 Las empresas ofertantes incluirán en su documentación una descripción de los protocolos a realizar para las pruebas de aceptación del equipo (documento 1), además de un Programa de formación de personal (documento 2), que se llevará a término en fecha posterior a la entrega de los equipos. 2.4 Las empresas que resulten adjudicatarias estarán obligadas a: - Entregar e instalar, en el plazo ofertado, los equipos adjudicado con todos los sistemas adicionales, dispositivos y accesorios necesarios para un total y correcto funcionamiento. 1

3 - Realizar los trabajos necesarios para desinstalar y retirar el equipamiento actual, en base a los procedimientos y documentación requerida por la normativa vigente que atañe a esta tipología de equipamientos. - La instalación de los nuevos equipos y la retirada de los antiguos incluirá aquellos trabajos que tengan que realizarse para la fijación y sus dispositivos accesorios, su conexión con las instalaciones actualmente existentes o de sus posibles adaptaciones - Se entiende también como equipo, todos los accesorios de sotfware y actualizaciones necesarias para el correcto funcionamiento, así como licencias de uso. - Llevar a cabo las pruebas de aceptación correspondientes, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente. - Proceder a la formación de los profesionales de los servicios implicados de acuerdo con la buena práctica en uso y con el plan de formación que incluirá en su oferta. - Entregar la documentación técnica completa que incluya: Certificados de marcado CE de los artículos, y de sus componentes si procede; manual de instrucciones y de operación, en castellano o catalán; y el manual de mantenimiento, también en castellano o catalán. Una vez cumplidos los anteriores requisitos se firmará el Acta de Recepción por parte de la empresa adjudicataria y el Hospital Son Llàtzer. 3. ESPECIFICACIONES TECNICAS. Actualización de los equipos y software del Paritorio del Hospital Son Llàtzer, con las especificaciones técnicas que a continuación se detallan. Las especificaciones técnicas del apartado 3.1 tienen la consideración de mínimas tanto en cuanto su no cumplimiento es objeto de exclusión. La documentación justificativa de las especificaciones técnicas de los equipos ofertados se presentará en un único documento. En éste se incluirá una tabla que contendrá la descripción de cada uno de los ítems que se mencionan en el apartado 3.1, y, al lado de la descripción de 2

4 cada uno de ellos, se indicará el número de página o páginas de referencia en el documento anteriormente mencionado. 3.1 Especificaciones técnicas mínimas. Artículo 1: CARACTERISTICAS TECNICAS DE CARDIOTOCOGRAFO PARA BIENESTAR FETAL ANTEPARTO: Monitorización Externa Monitorización de la frecuencia cardio-fetal por transductor de ultrasonidos, con capacidad tecnológica de verificación de cruce de canales, para la frecuencia tanto fetal como materna. Tienen que ser resistentes al agua. Monitorización de actividad uterina por transductor de toco externo. Gestión inteligente de canales de medida, que permita conectar cualquier transductor fetal, en cualquiera de las entradas disponibles, lo capture y registre. Capacidad para monitorización Gemelar con segundo transductor de ultrasonidos. Perfil de registro de movimientos fetales. Capacidad para registrar internamente e imprimir automáticamente los parámetros materno-fetales. Pantalla táctil, con distintas configuraciones (lógicas / inteligibles) que organicen toda la información. Teclas con acceso directo a las distintas funciones del monitor. Con alarmas configurables. Configuración fecha-hora. Compacto y ligero de fácil trasporte. Conversor de DB9 a RJ45 Artículo 2: CARACTERISTICAS TECNICAS DE CARDIOTOCOGRAFO PARA BIENESTAR MATERNO-FETAL INTRAPARTO: Monitorización Externa cardio-fetal por transductor de ultrasonidos, con capacidad tecnológica de verificación de cruce de canales, para la frecuencia tanto fetal como materna. Tienen que ser resistentes al agua. Capacidad para monitorización Gemelar con segundo transductor de ultrasonidos. Monitorización de actividad uterina por transductor de toco externo. Monitorización interna de la frecuencia cardiaca fetal por ECG directo y electrodos de espiral (simples o dobles) 3

5 Capacidad de incorporar la monitorización de los parámetros maternos: Pulsioximetría (SpO2), Presión Arterial No Invasiva (PNI) y frecuencia cardíaca materna (FC) con visualización de la onda de ECG. Gestión inteligente de canales de medida, que permita conectar cualquier transductor fetal, en cualquiera de las entradas disponibles, lo capture y registre. Perfil de registro de movimientos fetales. Capacidad para registrar internamente e imprimir automáticamente los parámetros materno-fetales. Pantalla táctil, con distintas configuraciones (lógicas / inteligibles) que organicen toda la información. Teclas con acceso directo a las distintas funciones del monitor. Con alarmas configurables. Configuración fecha-hora. Compacto y ligero de fácil trasporte. Conversor de DB9 a RJ45 Artículo 3: CARACTERISTICAS TECNICAS DE LA TELEMETRIA PARA BIENESTAR MATERNO-FETAL INTRAPARTO QUE TIENE QUE SER COMPATIBLE CON EL CARDIOTOCOGRAFO: Debe de ser compatible con los cardiotografos que se usan, para poder trasmitir por radiofrecuencia los parámetros de la FCF y el toco materno. Transductores inalámbricos que sean sumergibles en agua, y ligeros que faciliten su limpieza e higiene. Los transductores tienen que llevar identificador de cama o ubicación. Los transductores fetales han de ser capaces de captar el movimiento fetal. Deben adaptarse a los cardiotocografo tanto anteparto como intraparto. La señal debe ser fiable con un rango de trasmisión y alcance de hasta 100 metros. El tiempo de carga de la batería de los transductores, ha de ser inferior a 4 horas, y la capacidad de duración de la batería de mínimo 12 horas. Gestión inteligente y flexible de los canales de radiofrecuencia para una ubicación automática, que permita intercambiar los transductores en las distintas estaciones base. Será característica imprescindible que todos los equipos sean compatibles entre sí, ya que la recogida y trasmisión de datos de todo el proceso anteparto e intraparto además del 4

6 posparto y cuidados neonatales, se hace a través de un sistema de gestión de información obstétrica OB TraceVue con la que también deberá ser compatible. Artículo 4: CARACTERISTICAS DE LA ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN OBSTÉTRICA. 1. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL El sistema de gestión de información obstétrica de Philips instalado actualmente en el Servicio de Paritorio del Hospital Son Llàtzer, consta de los siguientes elementos de hardware y software: Software OB Trace Vuel, rev. F con las siguientes características: Licencia para 2 cliente pesado, Licencia para 13 clientes ligeros, Conexión con 10 monitores fetales y Personalización del partograma realizado en la pestaña de sucesos. Software de integración CIE con las siguientes características: Licencia de entrada mensajería ADT y Licencia de salida mensajería ORU. Software RDSH con las siguientes características: Tecnología Remote Desktop Session de Microsoft para el acceso de clientes web y 13 licencias RDS CALs. 2. COBERTURA 2.1- Actualización y personalización del software IntelliSpace Perinatal Advanced & Integration Rev. F a la Rev. J o versión superior, garantizando que la información almacenada se migra por completo al nuevo sistema. Incluirá: Instalación y configuración de la Intellispace Perinatal Advanced & Integration Rev. J o superior Integración de los actuales monitores fetales con la central Intellispace vía LAN Migración de los datos de la rev. F Parametrización de la central a las necesidades del centro (usuarios, alarmas, ubicaciones, unidades de cuidados, etc) Pruebas de integración con LDAP para creación usuarios Instalación del Mirth 5

7 Adaptación de la integraciones con el motor de integración Mirth Pruebas de la integración HIS-Intellispace para el envío de los datos demográficos tras la admisión de los pacientes Pruebas de la integración Intellispace-HIS para el envío de un pdf con la traza de la monitorización fetal Pruebas de la integración Intellispace-HIS para el envío de un ORU con los resultados del parto Formación y soporte post-arranque - La instalación de la nueva versión la realiza el proveedor de forma virtualizada sobre la infraestructura de virtualización del Hospital. El proveedor deberá dejar operativo un entorno de producción con la nueva versión y las integraciones configuradas contra el HP-HCIS (HIS) de producción del hospital. Y un entorno de pruebas con la nueva versión y las integraciones configuradas contra el entorno HP-HCIS (HIS) de pruebas del Hospital. Este entorno es necesario y exigido por la OTIC (Oficina de tecnologías y comunicaciones del Ib-salut) para las tareas de soporte, pruebas/validaciones de nuevas versiones, actualizaciones y cambios. El hospital proveerá el Hardware (servidores virtuales) necesarios para el entorno de producción y el de pruebas. - El adjudicatario dejará configurado el sistema de réplica de la base de datos del Sistema IntelliSpace Perinatal que dispone este sistema, para que el Hospital disponga de un repositorio accesible para extraer mediante sqls las estadísticas e informes que considere o se le soliciten por parte de la gerencia, la unidad de paritorio, obstetricia o/y ginecología del hospital. El proveedor dará apoyo al servicio de informática del Hospital, durante la duración del contrato/mantenimiento, a las consultas que le realice el servicio de informática del hospital respecto a la estructura de la base de datos para poder extraer las consultas y estadísticas que les solicite el hospital. El Hospital proveerá el Hardware necesario para el sistema de réplica. Otros aspectos que se deberán realizar durante la actualización/personalización: - Depuración de ciertos episodios: cerrar automáticamente episodios viejos sin parto y revisar episodios con parto sin cerrar. Se realizará bajo las indicaciones del servicio de paritorio e informática del Hospital. 6

8 - Entre los objetos principales de esta actualización es la mejora en la usabilidad en la introducción de datos, de forma que sea intuitiva, inequívoca y su integración con la Historia clínica hospitalaria, evitando repetir tareas en ambos sistemas. Para ello se mejora y personalizará el partograma (anteparto, PostParto y RN) ajustándolo a las necesidades y funcionamiento del centro - Los campos custom configurados en la versión F como sucesos se configurarán como campos custom en las diferentes pestañas del partograma. - Las pestañas de los partogramas se personalizarán y se harán coincidir con la manera de trabajar del servicio y con los campos de los formularios de la HCE: Historia Perinatal y Registro del recién nacido. - La herramienta incluirá 3 tipos de partograma, cada uno con sus diferentes pestañas configuradas: Partograma de anteparto, partograma postparto y partograma para cada RN. Para cada RN se vinculará las pestañas necesarias. Todos los campos de estas pestañas han de ser exportables vía ORU para su incorporación en la HCE. A continuación se detalla un ejemplo de las posibles pestañas a configurar, es un ejemplo orientativo a detallar formalmente durante el proyecto, dichas pestañas tendrán todos los campos custom que se necesiten. Pestañas partograma anteparto: Valoración al Ingreso Control Embarazo Parto Feto/s (tantas pestañas feto como sean necesarias para el caso) Pestañas partograma postaparto: Valoración posparto Indicaciones planta Pestañas partograma para el recién Nacido: Valoración Básica Inicial Reanimación Cuidados básicos en la sala de partos Valoración secundaria 7

9 - Personalización de los formularios: Los formularios que se incluyen en la herramienta, cuyos campos no son exportables vía integración ORU, se configurarán de tal manera para que sólo se muestren los formulario con los que se ha de trabajar y estos se muestren con los datos mínimamente indispensables a rellenar. Es decir, todo formulario o campo que no se utilice no se visualizará, de esta manera será más fácil trabajar por parte del personal de paritorio. - Se configurará la pestaña de alergias en modo visualización y se configurará con la codificación HSLL (las alergias se pasarán vía ADT) - Deberá solventarse la problemática actual: o Permitir admitir pacientes que vengan por integración ADTs con mismo NUMSS, ya que este valor puede estar compartido por madre/hijas. o Permitir la corrección de datos: Los episodios deben poder corregirse, reabrirse y poder modificar los posibles errores, llevando un control y log sobre los datos corregidos. o Cuando se asocia por error un episodio a un paciente equivocado: ofrecer solución ya sea permitiendo reasociar ese episodio en concreto al paciente correcto (solución ideal) o alternativa. o Antes de cerrar un episodio se realizará una comprobación de datos rellenados y se avisará mediante un aviso visual si falta algún dato obligatorio por introducir. o Reestructurar las ubicaciones actuales y la visualización de las pantallas. Posibilidad de dividirla en 2 pantallas: una para ver todas las ubicaciones con cardiotocografo físico y otra para ver las pacientes en servicio sin cardiotocografo. o Se configurará un cierre automático de los episodios, se definirá la casuística durante el desarrollo del proyecto, por ejemplo: los episodios sin parto de hace más de X meses. - Mantenimiento y mejora de las integraciones actuales (Demográficos ADTs, ORUs y informe de resumen del partograma ). o Informe PDF de Resumen de partograma actual. Este informe tendrá que redefinirse debido al cambio de sucesos por campos de partograma o Mejoras en la integración de ADTs cuando ocurre alguna problemática con el circuito de admisión, o explorar algún método para poder realizar solicitud de ADT de un paciente específico. o En la integración de ORU s se deberán codificar los campos enviados para hacerlos coincidir con los campos de los formularios a exportar: Historia perinatal y Registro del RN. Se explorará la posibilidad de generar un ORU resumen con toda la información introducida en 8

10 los diferentes partogramas una vez se cierre el episodio en su defecto se irá enviando la información a medida que se va introduciendo. o Se notificará por integración ORU la corrección de un episodio con los datos modificados. o Permitir la integración HL7 de valores de laboratorio, integración del PH (sistema de radiometer),.. - Formación IT. Se dará formación al servicio de informática sobre cómo añadir o modificar campos custom a las diferentes pestañas, así como configurar los formularios. De modo que el servicio de informática pueda realizar las configuraciones futuras y cambios que les solicite el hospital posteriormente. - Se proporcionará un manual de usuario de la aplicación con el circuito custom y opciones configuradas para la casuística del hospital HSLL Servicios de Mantenimiento El mantenimiento del sistema OB Trace Vue debe incluir: - Mantenimiento anual preventivo del sistema OB TraceVue recomendado. - Mantenimiento correctivo del software del sistema OB TraceVue. - Mantenimiento evolutivo, mediante el cual se llevarán a cabo las actualizaciones software del sistema IntelliSpace Perinatal objeto de esta propuesta, incluyendo parches obligatorios y cambios de versión de software disponibles en el mercado. Para cada actualización debe incluir: o Gestión de proyecto de actualización del sistema. o Pruebas de funcionamiento previo a la puesta en producción del sistema. o Instalación de nueva versión de SW manteniendo la integridad de la base de datos y conexión con monitores fetales y clientes. o Formación a los usuarios en la nueva versión de la aplicación. - Servicios de personalización Servicios de personalización de la herramienta, mediante los cuales se configurarán las diferentes funcionalidades de la aplicación a las necesidades del centro, tanto servicios de configuración de funcionalidades como servicios de integración. 9

11 3. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO Mantenimiento Preventivo: Se realizarán las intervenciones de carácter preventivo en las que se procederá, de acuerdo con los protocolos de mantenimientos oficiales al chequeo de los parámetros operativos del sistema en su conjunto y a la revisión sistemática del funcionamiento de cada componente, procediendo en su caso al ajuste de cualquier desviación encontrada. Se establecerá, al inicio del contrato, un calendario de revisiones. Cualquier actualización sobre los equipos será comunicada debidamente al servicio de informática del Hospital. Mantenimiento correctivo: Soporte ante incidencias y problemas reportados por el centro. Soporte, diagnóstico y corrección. Asistencia a consultas. El soporte se ofrecerá de forma remota o presencial, si fuera preciso, por técnicos especialistas en el equipamiento objeto del contrato. Abarca el soporte a incidencias y consultas sobre el equipamiento, el software, su configuración y las integraciones con los sistemas hospitalarios. Comprende la corrección de las averías producidas en los equipos objetos de la presente oferta. Se deberá especificar en la oferta técnica los tiempos de respuesta para este tipo de incidencias. Mantenimiento evolutivo: Las actualizaciones de software son esenciales para el uso y mantenimiento de la aplicación. Mediante la cobertura de mantenimiento evolutivo, el adjudicatario deberá proporcionar de forma gratuita el derecho a utilizar actualizaciones de seguridad, actualizaciones menores y actualizaciones mayores actuales y futuras publicadas tras la fecha del inicio del contrato. Las actualizaciones menores o mayores irán acompañadas de notas de la versión y manuales de usuario. El adjudicatario deberá minimizar la repercusión de las actualizaciones. 10

12 Servicio de personalización de la herramienta Adecuación de los campos e información del mapa de funcionalidades del sistema asociados a la historia clínica, para que se ajuste a las necesidades del centro. Estarán cubiertos en este contrato los servicios de: - Personalización del Partograma: Configuración de pestaña "Signos vitales", Configuración de pestaña "Valoración Ante parto / Post parto", Configuración de pestaña "Medicación", Configuración de pestaña "Examen vaginal", Configuración de pestaña "Balance hídrico", Configuración de pestaña "Contracciones" Configuración de una nueva pestaña donde incorporar la información específica del servicio para su envío a la hoja de partos del HIS actual, Configuración presentación resumen del partograma, Configuración para la captura automática de valores de los monitores fetales (FC, TA, variabilidad, aceleraciones, etc). Adaptación de la actual pestaña de sucesos a las diferentes pestañas del partograma. Dichos trabajos serán asumidos por el adjudicatario. - Personalización de la pizarra: Configuración de los campos a visualizar en la pizarra - Personalización de las alarmas del sistema: Revisión de las alarmas actuales y modificación de éstas a las nuevas necesidades identificadas. Relación de alarmas/usuarios/equipos - Personalización plan de impresión: Adaptación del plan de impresión tras el cierre del episodio con la toda información requerida que posteriormente se pueda enviar vía PDF al HIS - Personalización del cierre de episodios: Mejorar el flujo de cierre de episodios y eventos que desencadenan integración - Servicios de Integración: o Implementación integración HIS-OBTV para el envío de datos clínicos (p.ej: alergias) o mejora de la información demográfica que se envía. o Implementación integración LIS-OBTV para el envío de datos de determinaciones analíticas o Adaptación de la mensajería ORU tras los cambios realizados en el partograma - Servicios de formación: 11

13 Formación a usuarios finales: Reciclaje funcionalidades. Formación nuevas funcionalidades: partograma, pizarra, plan de impresión Formación a IT (administración usuarios, administración listas de valores partograma, parametrización ubicaciones, etc) - Otros servicios*: o Explotación de la información. Elaboración de cuadro de mandos con indicadores de actividad del proceso del parto o o Realización de procesos batch Implementación de otras integraciones tanto de entrada como de salida El período en el cual, el Hospital puede solicitar modificaciones en la personalización y parametrización de la herramienta será mínimo de 3 años o la mejorada por el adjudicatario. 4. PLAZO DE ENTREGA Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO La empresa adjudicataria dispondrá de un plazo máximo de 30 días naturales para el suministro y puesta en marcha del equipo. El plazo empezará a contar a partir de la firma del contrato. Se considerará como fecha de puesta en marcha una vez que el equipo esté totalmente integrado con el sistema informático del Hospital y se hayan podido hacer las comprobaciones pertinentes. 4.2 La demora en el plazo de entrega supondrá una penalidad, tal y como se indica en la Cláusula T PENALIDADES ESPECÍFICAS PARA ESTE CONTRATO NO INCLUIDAS EN EL ART. 212 TRLCSP del Pliego de Cláusulas Administrativas: Se penalizará con un 0,3% del importe presentado en la oferta económica (IVA incluido) por cada día de demora en el plazo de entrega detallado en la oferta técnica o en su defecto en el plazo de entrega detallado en el punto 4.1. del Pliego de Cláusulas Tècnicas. 12

14 5. PLAZO DE GARANTÍA. 5.1 El plazo de garantía del equipo adjudicado, incluidos sus sistemas adicionales, componentes y accesorios, será de un mínimo de dos años y su modalidad la de "a todo riesgo". Durante el período de garantía el adjudicatario se obliga como mínimo a: Realizar todas las reparaciones que sean necesarias para subsanar las averías que se produzcan. El tiempo de resolución de averías será inferior a 2 días laborables salvo circunstancias excepcionales que el adjudicatario deberá acreditar. Seguir y cumplir con el procedimiento existente en el Hospital Son Llàtzer en materia de mantenimiento y reparación. Todos los materiales empleados en las revisiones y reparaciones serán de la misma calidad y tipo que los instalados. La garantía debe incluir la sustitución de partes en caso de avería, el transporte del personal de mantenimiento y las horas de reparación. El período de garantía comenzará a regir desde el momento en que se firme el Acta de Recepción. 5.2 Las empresas licitantes podrán presentar en sus ofertas plazos de garantía que amplíen el mínimo de dos años establecido en el apartado anterior, lo cual será tenido en cuenta en la valoración del conjunto de cada una de las ofertas, de acuerdo con los criterios de valoración que se establecen en el Pliego de Cláusulas Administrativas. 6. PREVENCIÓN DE RIESGOS. Todos los equipos de trabajo deberán cumplir con la normativa en materia de prevención de riesgos laborales, y más concretamente con el Real Decreto 1215/1997, de 18 de julio, por el que establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud para la utilización por los trabajadores de los equipos de trabajo, u otra normativa que regule aparatos e instalaciones 13

15 con regulación específica. Además la empresa proveedora de la máquina deberá encargarse de: El transporte de la misma hasta su puesta a punto para su primera utilización. La impartición de formación para conocer su funcionamiento. La posibilidad de asistencia técnica en caso de averías o dudas de funcionamiento. Marcado CE del equipo Declaración de Conformidad Manual de Instrucciones en alguno de los dos idiomas oficiales de la comunidad autónoma. Si el montaje de la máquina requiriese algún tipo de obra o reforma para la instalación del equipo será por cuenta del adjudicatario, y deberán ponerse en contacto con Oficina Técnica del Hospital y el Servicio de Prevención de Riesgos laborales. En este caso se adecuarán las instalaciones existentes para el emplazamiento teniendo especial atención a lo establecido en el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, en materia de coordinación de actividades empresariales. Palma, 11 de agosto de Isabel Cascales Sánchez Coordinadora de Paritorio María Ponseti Socias Jefe de Servicio de Informática 14