XARXA D IMPULSORS DEL PROGRAMA DE GARANTIA JUVENIL A CATALUNYA

Transcripción

1 XARXA D IMPULSORS DEL PROGRAMA DE GARANTIA JUVENIL A CATALUNYA Guia de prescripcions tècniques Versió 5.0 març de 2017

2 Dades del document Codi: Nom: Versió: Data: Òrgan gestor: GS072015SPO95003 Guia de prescripcions tècniques a la Xarxa d Impulsors del Programa Garantia Juvenil a Catalunya V de març de 2017 Òrgan d aprovació: Servei de Programes d Oportunitats d Ocupació Subdirecció general de Polítiques Actives d Ocupació 2

3 OBJECTE D AQUESTA GUIA Aquest document té com a objectiu guiar les entitats que participen en el Programa de la Xarxa d impulsors del Programa de Garantia Juvenil de Catalunya en els procediments a seguir durant les fases de gestió, execució i justificació de les accions subvencionables d acord amb l Ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre, per la qual s aproven les bases reguladores de les subvencions destinades a la Xarxa d impulsors del Programa de Garantia Juvenil a Catalunya, modificada per l Ordre TSF/177/2016, de 22 de juny. 3 NORMATIVA D APLICACIÓ Ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre, per la qual s aproven les bases reguladores de les subvencions destinades a la Xarxa d impulsors del Programa de Garantia Juvenil a Catalunya, i s obre la convocatòria anticipada per a l any Resolució TSF/1447/2016, de 9 de juny, per la qual s'amplia el termini per presentar la justificació econòmica de les accions subvencionades l'any 2015 previstes a l'ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre, per la qual s'aproven les bases reguladores de les subvencions destinades a la Xarxa d impulsors del Programa de Garantia Juvenil a Catalunya, i s obre la convocatòria anticipada per a l any Ordre TSF/177/2016, de 22 de juny, per la qual es modifica l'ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre, perla qual s'aproven les bases reguladores de les subvencions destinades a la Xarxa d'impulsors del Programa de Garantia Juvenil a Catalunya. Resolució TSF/1639/2016, d'1 de juliol, per la qual s'obre la convocatòria per a l'any 2016 de les subvencions destinades a la Xarxa d'impulsors del Programa de Garantia Juvenil a Catalunya. Reglament (UE) núm. 1303/2013 del Parlament Europeu i del Consell, de 17 de desembre de 2013, que estableix les disposicions comuns relatives als Fons Estructurals i d Inversió Europeus i les disposicions generals relatives al FEDER, al FSE i al Fons de Cohesió i al Fons Europeu Marítim i de Pesca, i que deroga el Reglament (CE) núm. 1083/2006 del Consell. Reglament (UE) núm. 1304/2013 del Parlament Europeu i del Consell, de 17 de desembre de 2013, relatiu a l FSE i que deroga el Reglament (CE) núm. 1081/2006 del Consell. Reglament (UE) núm. 821/2014 de la Comissió, de 28 de juliol de 2014, que desenvolupa disposicions d aplicació del Reglament (UE) núm. 1303/2013. Reglament (UE) núm. 480/2014 de la Comissió, de 3 de març de 2014, que complementa el Reglament núm. 1303/2013. Directiva 95/46/CE, del Parlament Europeu i del Consell, de 24 d octubre de 1995, relativa a la protecció de les persones físiques en relació al tractament de dades personals i a la lliure circulació d aquestes dades. Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal. Reial decret 1720/2007, de 21 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal

4 Programa Operatiu d Ocupació Juvenil (POEJ) en el marc del Fons Social Europeu per al període de programació Bases per l estratègia d ocupació juvenil a Catalunya Llei 18/2014, de 15 d octubre, d aprovació de mesures urgents per al creixement, la competitivitat i l eficiència, que regula les bases del sistema Nacional de Garantia Juvenil i el procediment d inscripció entre d altres mesures. Llei 17/2002, de 5 de juliol, d ordenació del sistema d ocupació i de creació del Servei Públic d Ocupació de Catalunya. 4 Llei 2/2015, d 11 de març, de pressupostos de la Generalitat de Catalunya per al Llei 38/2003, de 17 de novembre, general de subvencions. Reial decret 887/2006, de 21 de juliol, pel qual s aprova el Reglament de la Llei 38/2003, de 17 de novembre, general de subvencions. Decret legislatiu 3/2002, de 24 de desembre, pel qual s aprova el Text refós de la Llei de finances públiques de Catalunya. INTRODUCCIÓ L EQUIPAMENT TECNOLÒGIC D acord amb l article 3 de l Ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre, les entitats beneficiàries han de tenir l equipament tecnològic suficient per dur a terme les actuacions establertes a l Ordre. L equipament tecnològic que ha de tenir l espai on es portaran a terme les actuacions subvencionables és un ordinador amb accés a Internet i amb lector de targetes criptogràfiques amb el programari de lectura instal lat. TRAMESA DE LA DOCUMENTACIÓ A partir de l any 2016, les administracions públiques beneficiàries dels ajuts de la Xarxa d impulsors del Programa de Garantia Juvenil de Catalunya han de lliurar al Servei Públic d Ocupació de Catalunya la documentació a què fa referència aquesta guia mitjançant l EACAT. La tramesa es farà a través de la pestanya Els meus tràmits que es troba a l apartat Tràmits de l EACAT. Un cop a Els meus tràmits s ha d entrar a Sol licitud de subvenció i allà escollir el tràmit de resposta Aportar documentació. Les entitats sense ànim de lucre, en canvi, enviaran la documentació en paper mitjançant qualsevol registre presencial del Servei Públic d Ocupació de Catalunya, indicant la unitat destinatària. Les còpies dels contractes de treball han de ser compulsades. RECOPILACIÓ DE LES DADES PERSONALS DE LES PERSONES ATESES A partir de la programació 2016 es procedirà a la recollida, custòdia i tractament de les dades de caràcter personal de les persones ateses per part del personal impulsor, en el marc del Programa Operatiu del Fons Social Europeu (FSE) de Catalunya, i del Programa Operatiu d Ocupació Juvenil

5 Per portar a terme aquesta recollida de dades les entitats beneficiàries hauran d omplir una fitxa de participant (document en format.xls) per a cada persona atesa. El fitxer s ha de trametre trimestralment, tal i com s indica a l annex d aquesta guia, en les dates següents: abans del 30/06/2017 abans del 30/09/2017 abans del 31/12/ FASE DE GESTIÓ PRÒRROGUES DE CONTRACTES ANTERIORS Les entitats que participin en convocatòries successives, i d acord amb la base 6.8 de l Ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre, poden prorrogar el contracte de treball de l exercici anterior del personal tècnic impulsor, sempre que aquest contracte hagi finalitzat amb avaluació positiva. En cas que l entitat hagi prorrogat el contracte de treball subvencionat en l exercici anterior, i d acord amb la base 6.8 de l Ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre, no s haurà de constituir la comissió de selecció i, per tant, es passarà directament al punt IV d aquest apartat. Igualment, en el document de pròrroga del contracte haurà de constar el cofinançament del Fons Social Europeu i la Iniciativa d Ocupació Juvenil incloent la següent frase: Contracte de treball efectuat d acord amb les condicions establertes per l Ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre, modificada per l Ordre TSF/177/2016, de 22 de juny, que regula la Xarxa d impulsors del Programa de Garantia Juvenil a Catalunya, cofinançat en un 91,89 % pel Fons Social Europeu i la Iniciativa d Ocupació Juvenil. CONTRACTES DE PERSONAL IMPULSOR NOU En cas de contractes de personal impulsor nou l entitat beneficiària, durant la fase de gestió, ha de: I. Participar a la comissió de selecció del personal tècnic impulsor: una vegada dictada la resolució d atorgament de la subvenció, el Servei Públic d Ocupació de Catalunya, notificarà a l entitat beneficiària l atorgament de la subvenció. Seguidament, l entitat beneficiària rebrà la convocatòria de la reunió perquè la persona representant de l entitat beneficiària de la subvenció, conjuntament amb la persona representant de la Direcció general de Joventut de la Generalitat de Catalunya, i la persona representant del Servei Públic d Ocupació de Catalunya, constitueixin la comissió de selecció del personal tècnic impulsor del punt territorial. La persona representant del Servei Públic d Ocupació de Catalunya presidirà la comissió. Aquesta comissió ha de determinar el col lectiu de la persona a contractar, el perfil personal i professional i el procés de selecció, i ha d aixecar actes escrites dels acords presos. II. Seleccionar el personal tècnic de la Xarxa d impulsors: els requisits que ha de complir el personal tècnic impulsor és el d estar en possessió d una titulació universitària

6 oficial de grau, o haver superat el primer o segon cicle d educació universitària, i pertànyer a algun dels col lectius següents: a. Persones beneficiàries del Programa de Garantia Juvenil, d acord amb la disposició vigent al moment de la contractació. b. Persones inscrites com a demandants d ocupació. Si s opta pel col lectiu de persones inscrites com a demandants d ocupació, l entitat beneficiària ha de presentar, obligatòriament, una oferta d ocupació a la l Oficina de Treball. Si s opta pel col lectiu de persones beneficiàries del Programa de Garantia Juvenil, es cercaran persones candidates inscrites al fitxer de la Garantia Juvenil. L oferta d ocupació s ha de presentar, com a mínim, 15 dies abans del dia previst d inici del contracte. 6 L entitat beneficiària ha de realitzar el procés de selecció establert per la comissió de selecció i informar-ne del resultat en els termes de: baremació, noms i cognoms i DNI de les persones candidates, així com dels codis de resultat segons la taula següent: 2000 Admès a selecció (queda per a suplències en cas de baixes) 2001 Contractarà a la persona candidata 2100 Rebuig voluntari de la persona candidata 2101 La persona candidata no es va presentar 2203 No interessa a l empresa per falta de qualificació 2208 No interessa a l empresa per aspectes de personalitat 2212 No interessa a l empresa per altres motius III. Iniciar el contracte objecte de la subvenció: l entitat beneficiària disposa de 30 dies, a comptar des de la notificació de la resolució d atorgament de la subvenció, per formalitzar i iniciar els contractes objecte d aquesta subvenció. El termini màxim per finalitzar les actuacions subvencionades és de 12 mesos a comptar des de l inici de la contractació. En cas que la persona contractada no superi el període de prova, es rescindeixi el seu contracte o sigui acomiadada procedentment, l entitat beneficiària podrà formalitzar un nou contracte amb les mateixes condicions i requisits, i amb una durada màxima del temps que resta per complir el contracte anterior. Alerta! En aquesta convocatòria, atès que termini màxim per finalitzar les actuacions subvencionades és de 12 mesos a comptar des de l inici de la primera contractació, la data màxima de finalització del nou contracte depèn de quan s hagi iniciat el primer i es pot donar el supòsit que la suma de les dues contractacions sigui inferior a 12 mesos si les contractacions no es concatenen. La modalitat del contracte és el contracte laboral temporal, d acord amb la normativa vigent, d un any de durada i a jornada completa. El més adequat és el d obra o servei.

7 En els contractes s ha de fer constar el cofinançament del Fons Social Europeu i la Iniciativa d Ocupació Juvenil incloent la següent frase: Contracte de treball efectuat d acord amb les condicions establertes per l Ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre, que regula la Xarxa d impulsors del Programa de Garantia Juvenil a Catalunya, cofinançat en un 91,89 % pel Fons Social Europeu i la Iniciativa d Ocupació Juvenil. Si la resolució d atorgament autoritza una entitat (ens instrumental) a executar l acció subvencionada en nom de l entitat beneficiària, l entitat que executa l acció mitjançant el corresponent encàrrec de gestió ha de ser l entitat contractant. 7 IV. Desar les dades del contracte en l aplicació informàtica CTR: l entitat beneficiària, en el termini de 10 dies des de l inici del contracte del tècnic/a impulsor/a o des de l inici de la pròrroga, ha de mecanitzar a l aplicació informàtica CTR les dades del contracte. Aquesta aplicació està disponible a la pàgina de la convocatòria del web del Servei Públic d Ocupació de Catalunya en el següent enllaç: es/convocatories/ajuts_subv/2015/xarxa_impulsors_gj Efectuada la contractació, l entitat beneficiària pot emetre el certificat per comunicar l inici de l actuació, requerit per a l ordenació del pagament de la bestreta de la subvenció. V. En el supòsit que es produeixi una substitució perquè la persona contractada no supera el període de prova, rescindeix el contracte o la seva pròrroga, és substituïda a causa d una baixa per incapacitat temporal o és acomiadada procedentment, la selecció de la nova persona es farà d entre les persones candidates suplents del procés de selecció en què es va seleccionar la persona que és substituïda, sempre que estiguin disponibles i compleixin els requisits per participar en el Programa. L oficina de Treball és qui verifica aquests extrems. Si d aquest procés de selecció no en resten persones candidates suplents, la selecció d aquesta nova persona participant ha de seguir el mateix procediment de selecció inicial. En conseqüència, una vegada constituïda de nou la comissió de selecció, l entitat beneficiària ha de participar en aquesta comissió, seleccionar la persona substituta, formalitzar el corresponent contracte laboral i desar les dades d aquest contracte a l aplicació CTR. Tant si es tracta de participants als quals se ls ha prorrogat el contracte anterior, com si es tracta de participants de nova contractació, en aquesta fase les entitats hauran de recopilar les dades personals de les persones ateses mitjançant la fitxa de participant, i fer-ne la primera tramesa. DOCUMENTACIÓ A LLIURAR AL SOC EN LA FASE DE GESTIÓ (les entitats locals a través de l EACAT, les entitats sense ànim de lucre per registre) En aquesta fase, l entitat beneficiària ha de lliurar la documentació següent: Al Servei de Programes d Oportunitats d Ocupació del SOC:

8 I.Certificat d inici, segons imprès normalitzat, signat electrònicament pel representant legal de l entitat. En el cas de les entitats sense ànim de lucre, el certificat d inici s haurà d imprimir, signar i enviar per registre. II. Acta/es de la comissió relativa/es a la selecció del personal tècnic impulsor contractat (en el cas de pròrrogues de contractes de l exercici anterior, no caldrà tornar a presentar aquesta/es acta/es). 8 Al Servei de Verificació de Programes d Ocupació del SOC: III.Declaració responsable sobre retribucions, segons el model normalitzat G146NIA IV.Còpia compulsada del/s contracte/s del personal tècnic de la Xarxa d impulsors o, si s escau, còpia compulsada de la pròrroga del contracte de l exercici anterior. En aquest últim cas, també l informe del representant legal de l entitat segons el qual el primer contracte va finalitzar amb avaluació positiva. V. Informe de dades per a la cotització (IDC) A l Àrea de Garantia Juvenil del SOC: VI. Primera tramesa de la fitxa de participant (abans del 30/06/2017). FASE D EXECUCIÓ L ENTITAT BENEFICIÀRIA DURANT LA FASE D EXECUCIÓ HA DE: I. Portar a terme, mitjançant el personal impulsor, les funcions establertes a l Ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre, modificada per l Ordre TSF/177/2016, de 22 de juny, seguint les directrius del Servei Públic d Ocupació de Catalunya. El personal tècnic impulsor haurà de tenir a disposició del personal tècnic del Servei Públic d Ocupació de Catalunya, per si ho sol licita, els documents de treball on s acrediti la realització d aquestes funcions II. Donar publicitat: en totes les mesures d informació i de comunicació que realitzi l entitat beneficiària haurà d incloure l emblema del Servei Públic d Ocupació de Catalunya, de la Generalitat de Catalunya, del Servicio Público de Empleo Estatal i del Fons Social Europeu i la Iniciativa d Ocupació Juvenil amb el lema El Fons Social Europeu inverteix en el teu futur. En el següent enllaç trobareu aquests logotips: stitucional/soc/imatge_corporativa/models_difusio_imatge_corporativa.html

9 III. IV. Tenir actualitzades les dades dels contractes en l aplicació informàtica CTR: l entitat beneficiària haurà de fer constar en aquesta aplicació tots els canvis que es puguin donar en relació amb la destinació de la subvenció atorgada, com per exemple la baixa de la persona participant al Programa i l alta de la persona substituta. Recopilar la informació de les fitxes de participant per fer-ne la segona, i tercera tramesa (instruccions per a la recopilació d aquestes dades a l annex I d aquesta guia). 9 DOCUMENTACIÓ A LLIURAR AL SOC EN LA FASE D EXECUCIÓ (les entitats locals a través de l EACAT, les entitats sense ànim de lucre per registre) En aquesta fase, l entitat beneficiària ha de lliurar la documentació següent: Al Servei de Verificació de Programes d Ocupació del SOC: I. Si el personal tècnic impulsor es dóna de baixa en el programa abans de la finalització del contracte: Baixa a la Seguretat Social del personal tècnic impulsor. II. Si el personal tècnic impulsor és substituït: Fotocòpia compulsada del contracte de treball i Informe de dades per a la cotització (IDC) del nou personal tècnic impulsor. Actes de la comissió relatives a la selecció del personal tècnic impulsor substitut, si la comissió s ha constituït. A l Àrea de Garantia Juvenil del SOC: III. La segona, i tercera tramesa de la fitxa de participant (abans del 30/09/2017 i del 31/12/2017 respectivament). FASE DE VERIFICACIÓ I TANCAMENT L entitat beneficiària, durant la fase de verificació i tancament, ha de: I. Tenir actualitzades les dades del contracte en l aplicació informàtica CTR. L entitat beneficiària haurà de fer constar en aquesta aplicació la data fi de contracte o bé del període d execució subvencionat, en el cas de pròrroga del contracte. II. Confeccionar i presentar, al Servei Públic d Ocupació de Catalunya, un compte justificatiu que inclogui una memòria d actuació justificativa i una memòria econòmica. El termini de presentació d aquest compte justificatiu és: a) de dos mesos amb caràcter general, a comptar des de la finalització de l actuació, segons estableix la base 16.4 de l Ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre

10 b) excepcionalment de tres mesos, a comptar des de la finalització de l actuació, si la subvenció correspon a la convocatòria de 2015, segons el que estableix la Resolució TSF/1447/2016 de 9 de juny, per la qual s'amplia el termini per presentar la justificació econòmica de les accions subvencionades l'any 2015 previstes a l'ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre. La memòria d actuació justificativa s ha d elaborar a partir del model normalitzat G146XIMP-007 i ha de tenir el contingut detallat a continuació: Introducció 2. Diagnosi de la situació de l àmbit territorial on s ha actuat. 3. Anàlisi del Programa respecte el nombre de persones ateses, inscrites i la política activa d ocupació oferta. 4. Expliqueu l experiència adquirida. Valoreu els resultats aconseguits pel que fa a la inserció laboral i la millora de l ocupabilitat de les persones ateses, fent explícita la relació causa-efecte entre les actuacions proposades i els resultats aconseguits. 5. Valoració global de l execució de les actuacions subvencionades, punts forts i aspectes a millorar. 6. Valoració de la repercussió social. La memòria econòmica s ha d elaborar a partir del model normalitzat G146XIMP-006 (model per a la convocatòria Pendent de publicar el model normalitzat per a la memòria econòmica de la convocatòria 2016) i ha d acreditar la realització de l actuació subvencionable i la correcta aplicació dels fons percebuts. En cas que l activitat hagi estat finançada també amb fons propis o altres subvencions o recursos, l entitat beneficiària ha d acreditar, en la justificació, l import, la procedència i l aplicació d aquests fons a les activitats subvencionades. DOCUMENTACIÓ A LLIURAR AL SOC EN LA FASE DE VERIFICACIÓ I TANCAMENT 1. Actuacions corresponents a la convocatòria de 2015, regulades per l Ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre, i la Resolució TSF/1447/2016 de 9 de juny, per la qual s'amplia el termini per presentar la justificació econòmica de les accions subvencionades l'any 2015 previstes a l'ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre: totes les entitats enviaran la documentació en paper i per registre a: Al Servei de Verificació de Programes d'ocupació: I. Memòria d actuació justificativa d acord amb el contingut establert en el punt anterior, segons el model normalitzat G146XIMP-007 Al Servei de Control i Justificació Econòmica: II. Memòria econòmica, a presentar el model normalitzat G146XIMP-006, que inclou:

11 a) Una relació classificada de les despeses subvencionables al desenvolupament de l acció segons el model normalitzat G146XIMP-005. Aquest document també s haurà d enviar electrònicament a l adreça: justificacioimpulsors2015@gencat.cat b) Una relació detallada d altres ingressos o subvencions que hagin finançat l activitat subvencionada amb indicació de l import i la procedència, segons l imprès normalitzat publicat al catàleg d impresos del Departament. 11 c) Una declaració de l entitat beneficiària conforme els pagaments corresponen a actuacions correctament realitzades i justificades mitjançant factures pagades o altres documents comptables de valor probatori equivalent, segons l imprès normalitzat publicat al catàleg d impresos del Departament. d) Declaració responsable dels imports liquidats amb Hisenda pel que fa a la retenció de l IRPF de les persones contractades imputades com a despesa, segons l imprès normalitzat publicat al catàleg d impresos del Departament. e) Originals degudament estampillats o fotocòpia compulsada de les nòmines del personal, dels documents TC2 de la Seguretat Social, i dels comprovants de pagament bancari. En el cas que es presenti la documentació original estampillada, i l entitat no tingui competència per compulsar, a més d aquesta documentació, s haurà de presentar una fotocòpia de cada original, per a la seva corresponent compulsa. f) Renúncia expressa a les subvencions atorgades, si escau. Segons el model normalitzat G146XIMP Actuacions corresponents a la convocatòria de 2016 i següents, regulades per l Ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre, modificada per l Ordre TSF/177/2016, de 22 de juny: les entitats locals enviaran la documentació que s especifica a continuació a través de l EACAT tal i com s indica a la p. 4 d aquesta guia, mentre que les entitats sense ànim de lucre l enviaran en paper i per registre a: Al Servei de Verificació de Programes d'ocupació I. Memòria d actuació justificativa d acord amb el contingut establert en el punt anterior, segons el model normalitzat G146XIMP-007 Al Servei de Control i Justificació Econòmica II. Memòria econòmica: a presentar el model normalitzat G146XIMP-006 (model per a la convocatòria Pendent de publicació el model per a la convocatòria 2016), que inclou, segons el que estableix l art. 7 de l Ordre TSF/177/2016, de 22 de juny: a) Una relació classificada de totes les despeses subvencionables 1 del desenvolupament de l'acció, d'acord amb l'estructura de costos establerta, amb identificació del creditor i el document, l'import, la data d'emissió, la data de pagament i la forma de pagament.

12 Segons el que estableix l art. 7 de l Ordre TSF/177/2016, de 22 de juny, per a la justificació de les despeses associades, s aplicarà com a opció de simplificació un tipus fix del 15% calculat sobre les despeses directes de personal. En el cas de les entitats sense ànim de lucre, aquest document també s haurà d enviar electrònicament a l adreça: justificacioimpulsors2016@gencat.cat 12 b) Una relació detallada d'altres ingressos o subvencions que hagin finançat l'activitat subvencionada amb indicació de l'import i la procedència. c) Una declaració de l'entitat beneficiària conforme els pagaments corresponen a actuacions correctament realitzades i justificades mitjançant factures pagades o altres documents comptables de valor probatori equivalent. d) Declaració responsable dels imports liquidats amb Hisenda pel que fa a la retenció de l'irpf de les persones contractades imputades com a despesa, amb indicació del preceptor, els imports liquidats, les dates i la forma de pagament, amb l'objectiu de facilitar el seguiment de la pista d'auditoria. e) Originals, degudament estampillats 2 (o fotocòpies compulsades d'aquests originals degudament estampillats) de tots els documents justificatius de les despeses i dels comprovants de pagament. En cas que es presenti la documentació original degudament estampillada, i la entitat no tingui competència per compulsar, a més d'aquesta documentació s'haurà de presentar una fotocòpia de cada original, per a la seva corresponent compulsa. f) Renúncia expressa a la subvenció atorgada i/o a l import no justificat, si escau, segons el model normalitzat G146XIMP Segons estableixen els art. 5 i 7 de l Ordre TSF/177/2016, de 22 de juny, per la qual es modifica l'ordre EMO/381/2014, de 22 de desembre, per la qual s'aproven les bases reguladores de les subvencions destinades a la Xarxa d'impulsors del Programa de Garantia Juvenil a Catalunya 2 Els justificants originals es marcaran amb un segell que indiqui la subvenció que es justifica, el cofinançament de l'fse - Iniciativa d'ocupació Juvenil i, si escau, l'import o percentatge que s'imputa. No se segellaran les nòmines de personal propi ni les factures electròniques.

13 ANNEX I Recollida de dades personals de les persones ateses Les entitats beneficiàries són les responsables de recollir les dades personals corresponents a cada persona atesa, i de garantir que aquestes dades són aportades per la persona interessada. 13 L entitat ha de custodiar i aplicar les mesures de seguretat que corresponen al nivell sensible de les dades recollides. La recollida d aquestes dades es realitza mitjançant un document model (G146NIA-323) en format excel. L entitat ha de desar aquest document al seu ordinador i en obrir-lo sempre ha d habilitar el contingut actiu. Aquest document model conté dos fulls: El primer full es correspon a la FITXA DE PARTICIPANT EN OPERACIONS COFINANÇADES AMB EL FONS SOCIAL EUROPEU i s han d emplenar tots els camps obligatoris. El segon full contindrà la relació de totes les persones participants del programa de Garantia Juvenil. El procediment de registre serà: 1. Omplir la primera pestanya per cada persona atesa, imprimir-la i fer-la signar. Aquesta fitxa en paper haurà de ser custodiada per l entitat. Un cop imprès el document, cal prémer el botó Afegir i en aquest moment les dades del primer full s esborren, i es traslladen automàticament al segon full. La persona participant té l opció de no facilitar les dades de caràcter sensible, però cal acreditar que s ha intentat obtenir, disposant i custodiant la fitxa signada. 2. Enviar el fitxer al SOC, de forma electrònica, en les dates indicades. Una vegada s hagin recollit les dades de totes les persones participants, l entitat ha de preparar l arxiu excel per a la seva tramesa. NO S HAN DE TRAMETRE LES FITXES SIGNADES, ni escanejades ni fotocopiades, només s ha de fer la tramesa del fitxer excel. Per tal de garantir el compliment de les mesures de protecció, cal que xifreu l arxiu excel generant una contrasenya prèviament a la tramesa al SOC. L entitat farà dues trameses, una per lliurar l arxiu excel comprimit i protegit i una altra per informar la contrasenya del fitxer. En la primera tramesa s enviarà l arxiu excel xifrat seguin el procediment descrit a continuació. En la segona tramesa, s enviarà a la bústia xifratgeimpulsors@gencat.cat, a més de la contrasenya que ha fet servir per fer el xifratge, el nom de l entitat beneficiària, el número d expedient que consta a la resolució d atorgament i la data de la tramesa del fitxer excel realitzada. El procediment d enviament serà diferent si es tracta d una entitat local o d una entitat sense ànim de lucre. a. Enviaments entitats locals: faran l enviament a través de l EACAT i de les pestanyes Tràmits, Els meus tràmits, Aportació de documentació de la convocatòria de subvencions en qüestió, i ompliran el formulari de tramitació corresponent. Per tal de garantir el compliment

14 de les mesures de protecció corresponents a un tractament automatitzat, el document en format.xls haurà d anar blocat amb una contrasenya que posteriorment s haurà de comunicar per correu electrònic al tècnic del SOC que l hagi d obrir. En el camp del formulari on s hagi de descriure la documentació aportada hi haurà de constar: Tramesa de dades de persones ateses en accions cofinançades pel Fons Social Europeu i corresponents al Programa Xarxa d impulsors del Programa de Garantia Juvenil a Catalunya. Resolució TSF/1639/2016 d 1 de juliol. 14 b. Enviament entitats sense ànim de lucre: faran l enviament a través del tràmit electrònic de la Generalitat de Catalunya anomenat Petició genèrica, en la seva modalitat de signatura electrònica. Les trameses s hauran d adreçar a l Àrea de Garantia Juvenil del SOC. Per preparar la tramesa del fitxer, les entitats sense ànim de lucre hauran de xifrar les dades abans d enviar-les per tal de garantir el compliment de les mesures de protecció corresponents a un tractament automatitzat, mitjançant el sistema de xifratge especificat al document Procediment de xifratge. A més, el fitxer ha d anar comprimit i s ha d enviar en format.zip. La contrasenya amb què es xifri el document s ha de comunicar per correu electrònic al tècnic del SOC que hagi d obrir el document. Important: en cada tramesa, al formulari d enviament les entitats sense ànim de lucre hauran d indicar les dades següents: Assumpte: Tramesa de dades de persones ateses en accions cofinançades pel Fons Social Europeu i corresponents al Programa Xarxa d impulsors del Programa de Garantia Juvenil a Catalunya. Resolució TSF/1639/2016 d 1 de juliol. Exposo: Lliuro les dades relatives a les persones ateses en accions cofinançades pel Fons Social Europeu, d acord amb el Reglament (UE) 1304/2013. Sol licito: Que s acceptin aquestes dades i que segueixi la tramitació corresponent. Departament:/Organisme: Servei Públic d Ocupació de Catalunya. Àrea de Garantia Juvenil. Procediment per informar la data de finalització de l acció per part de les persones ateses L entitat beneficiària serà la responsable d informar la data de finalització de l atenció al jove en l actuació cofinançada. Per fer-ho, s ha d informar directament a la pestanya BDI del fitxer.xls (segona pestanya), completant el camps BAIXA_ACCIO i MOTIU_BAIXA. Custòdia dels formularis originals en paper, aplicant les mesures de seguretat que corresponen al nivell de dades recollides Els armaris, arxivadors o altres elements en què s emmagatzemin els documents han d estar en àrees en què l accés estigui protegit amb portes d accés dotades de sistemes d obertura mitjançant clau o altre dispositiu equivalent. Aquestes àrees s han de mantenir tancades quan no sigui necessari l accés als documents. L accés a la documentació s ha de limitar exclusivament al personal autoritzat.

15 Sempre que es procedeixi al trasllat físic de la documentació, s han d adoptar mesures dirigides a impedir l accés a la informació objecte de trasllat o la seva manipulació. Custòdia del formulari en format electrònic En aquest cas, les entitats ha de garantir el compliment de les mesures de protecció corresponents a un tractament automatitzat: 15 Gestió i distribució de suports: identificació dels suports que permetin l accés a les persones autoritzades i que dificultin la identificació per a la resta d usuaris; la distribució de suports s ha de fer xifrant les dades i s ha d evitar el tractament en dispositius portàtils que no permetin el xifratge. Còpies de seguretat i recuperació: les còpies de seguretat de les dades s han de conservar en un lloc diferent d aquell en què estiguin els equips informàtics que els tracten, garantint la integritat i la recuperació de la informació. Registre d accessos: de cada intent d accés s ha de guardar, com a mínim, la identificació de l usuari, la data en què es va accedir i a quin registre hi accedeix. Aquestes dades s han de conservar, com a mínim, durant un període de 2 anys. El període de custòdia, tant dels documents en paper com dels formularis, coincidirà amb el que es determini pel conjunt de l actuació cofinançada, i serà durant un termini de tres anys a partir del 31 de desembre de l any següent a la presentació a la Comissió Europea dels comptes en els quals s hagin inclòs les despeses. El Servei Públic d Ocupació de Catalunya informarà a les entitats beneficiàries de la data d inici d aquest període. Barcelona, Silvia Marchena Morales Subdirectora general de Polítiques Actives d Ocupació