SELECCIÓN ABIERTA No. SA-012 de Objeto: CONTRATAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE TRADUCCIÓN OFICIAL DE DOCUMENTOS

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1 PAG: 1-5 SELECCIÓN ABIERTA No. SA-012 de 2013 Objeto: CONTRATAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE TRADUCCIÓN OFICIAL DE DOCUMENTOS 1. OBSERVACIÓN: El día 24 de abril del 2013, mediante correo electrónico, la empresa LPC TRADUCCIONES presentó la siguiente observación: Buenos días Dr. Buenahora: Acabo de ver el informe preliminar de evaluación de la selección abierta para traducciones, y vi que se rechazaron las dos propuestas. Quisiera saber qué pasará con el proceso? En espera de su respuesta. ( ) 1. RESPUESTA: El día 24 de abril del 2013, SATENA dio respuesta mediante correo electrónico, en los siguientes términos: Buenos días Iñaki, En relación con su consulta, me permito informar que, de acuerdo con lo indicado en el numeral 2.2. CRONOGRAMA DEL PROCESO del pliego de condiciones, los interesados podrán presentar observaciones al Informe Preliminar de Evaluación dentro del plazo allí establecido. En ese sentido, en caso que no se presenten observaciones o que las presentadas no sean acogidas por SATENA y, por tanto, las propuestas se mantengan rechazadas, se procederá a la declaratoria de desierto del presente proceso. En consecuencia, el Grupo de Contrato dará aplicación a lo establecido en la causal número 16 del ítem CONTRATACIÓN DIRECTA del numeral 5.2. MODALIDADES DE SELECCIÓN del Manual de Contratación vigente de SATENA, adelantando el respectivo proceso de contratación directa de acuerdo con el procedimiento allí mismo establecido. Le recuerdo que el referido manual podrá ser consultado por cualquier persona, ingresando a la página web de SATENAwww.satena.com. Atentamente, ( )" 2. OBSERVACIÓN: El día 24 de abril del 2013, mediante correo electrónico, la empresa LPC TRADUCCIONES presentó la siguiente observación: Estimado Dr. Buenahora: Por medio de la presente me permito presentar una aclaración con respecto a nuestra propuesta económica del proceso de selección abierta SA prestación del servicio de traducción oficial de documentos.

2 PAG: 2-5 Dentro de la oferta, debido a una incomprensión de los términos, se presentó un total de palabras lo más cercano posible al 90% del presupuesto total pensando que la calificación de la oferta se haría a partir del precio por palabra. Por otro lado, viendo el punto en cuestión, del cual me informa en su respuesta, si se declara desierto el proceso de selección, este punto dice: 16. En aquellos casos en que se declare desierto el proceso de contratación, se podrá contratar directamente con quien en el momento manifieste su capacidad e idoneidad para proveer el bien o servicio. Por lo tanto, tengo una duda. Las personas que participaron en el proceso de selección pueden calificar para este punto 16 ( ) 2. RESPUESTA: SATENA se permite dar respuesta en los siguientes términos: De acuerdo con lo establecido en el Capítulo 4 y en el ANEXO No. 7 OFERTA ECONÓMICA del pliego de condiciones del proceso de selección SA , Los factores evaluables y que otorguen puntaje al PROPONENTE no podrán ser subsanados o modificados con posterioridad a la fecha límite de presentación de propuesta pero podrán serán susceptibles de aclaración. ( ). Por lo anterior, al ser el ANEXO No. 7 el documento mediante el cual se expresaba el valor de la propuesta (Factor evaluable y que otorgaba puntaje) no era susceptible de subsanación o modificación con posterioridad a la fecha limite de presentación de las ofertas. Lo anterior, se fundamenta en el principio de igualdad y selección objetiva que rigen las contrataciones del Estado, en tanto, lo que se pretende con los procesos de selección es ( ) la escogencia de la mejor oferta mediante un proceso en el que prime la transparencia, la imparcialidad e igualdad de oportunidades, ajena a consideraciones subjetivas 1. En el presente proceso de selección, el valor oferta fue uno de los factores para evaluar y calificar las propuestas, es decir, fue uno de los elementos que SATENA tuvo en cuenta para efectuar la comparación objetiva de las propuestas y obtener la más favorable, tal como se estableció en el numeral Precio, del Capitulo 4 del pliego de condiciones. En este sentido, tendiendo en cuenta que la alteración de la cantidad estimada de palabras a ser traducidas implica una modificación de un factor calificable, como lo es el valor de la oferta, no se puede tener como valido el argumento presentado por el proponente según el cual, ( ) debido a una incomprensión de los términos, se presentó un total de palabras lo más cercano posible al 90% del presupuesto total pensando que la calificación de la oferta se haría a partir del precio por palabra, pues ello conllevaría la violación al principio de igualdad y de selección objetiva y a desconocer las reglas establecidas en el pliego de condiciones, mas aun cuando 1 4 CONSEJO DE ESTADO, Sección Tercera, Sentencia de 15 de julio de 2004, Exp. AP El referido deber de selección objetiva rige sin consideración al procedimiento o trámite que se utilice para elegir al contratista, de manera que están sometidos a él no sólo la licitación pública ( ), sino también la contratación directa. En efecto, por tratarse de uno de los mecanismos dispuestos en la ley para la celebración del contrato estatal, está sometida a todas las reglas y principios que el estatuto contiene, dentro de los cuales está el principio de selección objetiva.

3 DOCUMENTO DE RESPUESTA OBSERVACIONES PAG: 3-5 este documento fue claro al indicar que el criterio de calificación de las ofertas sería el valor oferta menor precio. En consecuencia, la aclaración presentada por LPC TRADUCCIONES no es procedente, y se confirma lo manifestado en el Informe Preliminar de Evaluación del proceso de Selección Abierta No. SA En relación con la pregunta: Las personas que participaron en el proceso de selección pueden calificar para este punto 16 (Numeral del Manual de Contratación vigente), SATENA se permite informar que cualquier persona natural o jurídica interesada en contratar con la entidad y que preste los servicios y/o suministre los bienes requeridos por SATENA, podrá participar en los diferentes procesos de contratación. Por lo anterior, una vez se de inicio al proceso de contratación directa, se le estará informando a las personas registradas en nuestras bases de datos, sobre las condiciones para contratar el servicio de traducción oficial de documentos. 3. OBSERVACIÓN: El día 24 de abril del 2013, mediante correo electrónico, la empresa SINFIN GLOBAL SERVICES SAS presentó la siguiente observación: A la EVALUACIÓN PRELIMINAR ECONÓMICA - CONCEPTO TÉCNICO Y ECONÓMICO: 1. SATENA rechaza la propuesta presentada por SINFÍN GLOBAL SERVICES SAS con fundamento en los subnumerales 5 y 13 del numeral 4.4. CAUSALES DE RECHAZO del pliego de condiciones, que señala como causales de rechazo de las ofertas 5) Si la propuesta se presenta subordinada al cumplimiento de cualquier condición o modalidad y 13) Cuando el proponente no cumpla con el total de las especificaciones y requerimientos mínimos establecidos en el presente pliego de condiciones, por no aceptar en forma expresa las condiciones y requerimientos técnicos objeto del presente proceso de selección. 2. Este concepto lo emite su Despacho apoyado en la Nota 1 al CRITERIO DE EVALUACIÓN 1 sobre nuestra oferta económica (Anexo 7) que obra a folio 20 de la propuesta. 3. Si bien es cierto que el precio ofertado corresponde a traducciones inglés-español y español-inglés, en ningún momento nuestra propuesta se encuentra condicionada a que los documentos deban traducirse únicamente desde y/o hacia tales idiomas. 4. El Anexo 1 Especificaciones Técnicas Alcance del Objeto precisa que la prestación del servicio de traducción oficial de documentos habitualmente está comprendida entre el idioma inglés-español español-inglés. Sin embargo, EL CONTRATISTA, a solicitud de SATENA, se compromete a efectuar traducciones oficiales en otros idiomas diferentes a los mencionados, como español-francés francés español y español-alemán alemán-español.

4 PAG: En nuestra aceptación a las condiciones técnicas contenida en el Anexo 1 (folios 38-40) hacemos mención específica a la aceptación de las condiciones referentes a los idiomas de traducción mencionados (español, inglés, francés y alemán). 6. El presupuesto de SATENA para la prestación del servicio de traducción oficial de documentos dentro del presente proceso de selección abierta (Numeral 1.2 del Capítulo 1 Condiciones Generales de Contratación del Pliego de Condiciones) está compuesto por dos rubros: a) Prestación del servicio ($ ), y b) Imprevistos ($ ,28) 7. Nuestra propuesta especifica que el valor de los costos adicionales correspondientes a las traducciones español-francés francés español y españolalemán alemán-español puede cubrirse del rubro b) anteriormente citado Imprevistos, lo que en ningún momento interpretamos como una condición o modalidad en la PRESTACIÓN DEL SERVICIO ni como FALTA DE ACEPTACIÓN EXPRESA A LAS CONDICIONES Y REQUERIMIENTOS TÉCNICOS OBJETO DEL PRESENTE PROCESO DE SELECCIÓN. Es más, dentro de los documentos aportados para cumplir con el el literal C-3 Documentación Técnica del numeral 13 (Información General y Tributaria de Terceros) bajo el acápite 3.5 DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA, anexamos copia de las resoluciones que acreditan a nuestros traductores oficiales en los citados idiomas español-francés francés español y español-alemán alemánespañol. 8. Visto lo anterior, se deduce que el valor de nuestra propuesta es $ , y que sólo en caso de que SATENA, A SU ELECCIÓN (y no a elección del Proponente, por tanto no constituye una condición de éste) optase por enviar documentos para su traducción entre los idiomas español-francés francés español y español-alemán alemán-español se aplicaría el rubro de imprevistos (máximo $ ) apropiado para este proceso de contratación abierta. 9. En los anteriores términos presentamos nuestras observaciones al RECHAZO de nuestra propuesta, y con el debido respeto solicitamos a su Despacho reconsidere su decisión, por las razones expuestas. 3. RESPUESTA: SATENA se permite dar respuesta en los siguientes términos: Los procesos de contratación abierta de SATENA se encuentran soportados en estudios de mercado o precios históricos, mediante los cuales, se estima el presupuesto para la contratación de una determinada prestación de servicios o del suministro de un bien requerido por la entidad. Es por ello, que el valor del presupuesto estimado en el pliego de condiciones del proceso de Selección Abierta No. SA , estuvo precedido de un análisis de cotizaciones para el servicio de traducción solicitado (inglés, francés, alemán) y de una cantidad de palabras que se estima serán traducidas durante el año En consecuencia, la suma señalada en el pliego de condiciones como presupuesto oficial estimado para el proceso de selección SA , cubriría la cantidad de palabras que SATENA consideró serían traducidas durante el año 2013, independientemente de los diferentes idiomas solicitados en el pliego de condiciones.

5 PAG: 5-5 En este sentido, SATENA también señalo un porcentaje para imprevistos, suma que sería incluida en el contrato, con el fin de contar con el presupuesto suficiente en caso que la entidad requerirá traducción oficial de una mayor cantidad de palabras a las planeadas a la fecha de apertura del proceso e indicadas en el pliego de condiciones, y en ningún caso, esa proporción de imprevistos se calculó para pagar la traducción de documentos en idiomas diferentes al inglés español, español-inglés. Por lo anterior, el pliego de condiciones del proceso que nos ocupa, fue claro al establecer que: Si el (los) proponentes(s) expresa(n) algún tipo de ajuste o incremento a los valores de la oferta la propuesta respectiva, será calificada como NO CUMPLE., por ello, los proponentes al obligarse mediante la suscripción del ANEXO No.1 del pliego de condiciones, a la traducción de documentos del español al inglés, francés y/o alemán y en sentido contrario, era evidente que el valor unitario por palabra debía ser uno solo, independientemente del idioma del documento a traducir, y así también se podía deducir del ANEXO No. 7 OFERTA ECONÓMICA, el cual no hacía ninguna diferenciación de valor unitario por palabra teniendo en cuenta el idioma de la traducción. En consecuencia, teniendo en cuenta que la oferta económica es de carácter calificable, y atendiendo que el pliego de condiciones indicó que estos aspectos no podrán ser subsanados o modificados con posterioridad al plazo máximo establecido y que no es viable hacer ofrecimientos sin cumplir con los requisitos exigidos para participar, ni en general que la oferta no se ajuste a lo señalado en el pliego de condiciones, no es posible aceptar su observación para modificar los resultados del Informe Preliminar de Evaluación. Siendo las 8:00 a.m. del día 29 de abril de 2013 y vencido el término para presentar observaciones al Informe Preliminar de Evaluación, SATENA deja constancia que dio respuesta a todas las observaciones formuladas dentro del término por los oferentes en el presente proceso de selección. Original firmado por Coronel MIGUEL EDUARDO GONZÁLEZ REBELLON Vicepresidente Bogotá D.C., 29 de abril de 2013.