Cómo trabajar con CSV en Mobility Tool +

Transcripción

1 Mobility Tool+ es una herramienta web para la colaboración, gestión y realización de informes de proyectos de movilidad en el marco del programa Erasmus+. Está desarrollada por la Comisión Europea para ser utilizada por los beneficiarios de proyectos Erasmus+ y las agencias nacionales. Los usuarios de Mobility Tool+ encontrarán la información de los proyectos que ellos gestionan. Pueden identificar participantes, movilidades, resultados, etc. así como cumplimentar y actualizar la información presupuestaria. La herramienta también puede generar informes de participantes e informes de beneficiarios, ambos basados en los datos de movilidad introducidos por los usuarios de Mobility Tool+. Cómo trabajar con CSV en Mobility Tool + El archivo CSV se utiliza para la importación y exportación de movilidades (recomendable para proyectos con un gran número de ellas). En este tutorial verá dos problemas comunes que ocurren cuando se utiliza el archivo exportar/importar en MT+ y cómo solucionarlos. Tutorial en inglés. A continuación puede ver los textos del vídeo traducidos al castellano y las capturas de pantalla. Página 1 de 59

2 Diapositiva 1 MT+ Cómo trabajar con CSV. Cómo trabajar con CSV. El archivo CSV que se utiliza para la importación y exportación de movilidades se puede abrir y editar con varias herramientas. En este tutorial verá dos problemas comunes que ocurren cuando se utiliza el archivo exportar/importar en MT+ y cómo solucionarlos. Página 2 de 59

3 Diapositiva 2 El archivo CSV que se exporta desde MT+ utiliza el punto y coma (;) como separador de lista. Si no establece este valor en la configuración de su PC, al abrir este archivo los contenidos de cada fila se introducirán en la primera celda. Esto hace que el contenido sea difícil de leer y actualizar. El archivo no se podrá volver a importar a MT+ en este formato. Si lo intenta, recibirá el mensaje de error Not enough elements (No hay elementos suficientes) solo para la primera movilidad. Es un mensaje estándar que recibirá si el número de columnas no es correcto. Página 3 de 59

4 Diapositiva 3 Para evitar esta situación, después de guardar el modelo exportado en su escritorio no abra el archivo directamente. Página 4 de 59

5 Diapositiva 4 Vaya a Start (Botón de inicio de Windows) y abra Excel. Página 5 de 59

6 Diapositiva 5 En Excel, vaya a la pestaña Data (Datos). No vaya a la pestaña File (Archivo) para abrir el archivo CSV que ha exportado. Pinche en Data (Datos). Página 6 de 59

7 Diapositiva 6 Seleccione la opción to get data from external source (obtener datos externos) a través del botón From text (Desde texto). Pinche en From text (Desde texto). Página 7 de 59

8 Diapositiva 7 Seleccione la opción abrir el archivo CSV que acaba de exportar. Página 8 de 59

9 Diapositiva 8 Pinche en Import (Importar). Página 9 de 59

10 Diapositiva 9 Seleccione la opción Delimited (Delimitado). Página 10 de 59

11 Diapositiva 10 Asegúrese de que el File origin (Archivo de origen) sea 65001: Unicode (UTF-8). Página 11 de 59

12 Diapositiva 11 Asegúrese de que el File origin (Archivo de origen) sea 65001: Unicode (UTF-8). Página 12 de 59

13 Diapositiva 12 Pinche en el botón Next (Siguiente). Página 13 de 59

14 Diapositiva 13 Seleccione la opción Delimiters (Delimitadores) como Semicolon (Punto y coma). Página 14 de 59

15 Diapositiva 14 Desmarque Tab (Tabulación). Página 15 de 59

16 Diapositiva 15 Deje Text qualifier (calificador de texto) como comillas: ". Pinche en el botón Next (Siguiente). Página 16 de 59

17 Diapositiva 16 Pinche en el botón Advanced (Avanzado). Página 17 de 59

18 Diapositiva 17 Asegúrese de que el Decimal separator (separador decimal) es un punto y el Thousands separator (separador de miles), una coma. Página 18 de 59

19 Diapositiva 18 Pinche en el botón OK. Página 19 de 59

20 Diapositiva 19 En Data preview (Vista preliminar de los datos) seleccione todas las columnas. Página 20 de 59

21 Diapositiva 20 Esto se hace seleccionando la primera columna y desplazándose con el ratón hacia la derecha. Página 21 de 59

22 Diapositiva 21 Esto se hace seleccionando la primera columna y desplazándose con el ratón hacia la derecha. Página 22 de 59

23 Diapositiva 22 Mantenga pulsada shift key (la tecla mayúsculas) y seleccione la última columna. Página 23 de 59

24 Diapositiva 23 Seleccione Text (Texto) en Column data format (Formato de los datos en columnas). Página 24 de 59

25 Diapositiva 24 Pinche en el botón Finish (Finalizar). Página 25 de 59

26 Diapositiva 25 Asegúrese de que la opción Import Data to Existing worksheet (Importar datos a una hoja ya existente) está marcada. Pinche en el botón OK. Página 26 de 59

27 Diapositiva 26 El archivo se ha abierto correctamente y puede comenzar a añadir nuevas movilidades o modificar los datos de aquellas ya existentes. Página 27 de 59

28 Diapositiva 27 Antes de importar el modelo, debe fijar la codificación como UTF-8. Se debe fijar esta codificación para que los caracteres lingüísticos especiales se muestren correctamente. Página 28 de 59

29 Diapositiva 28 MT+ Problema con la visualización de caracteres o abecedarios Cómo trabajar con CSV. Hay un problema conocido al importar movilidades con Excel que afecta a la mayoría de caracteres de los 27 abecedarios utilizados por las agencias nacionales y los participantes del programa Erasmus+. Página 29 de 59

30 Diapositiva 29 Todos los caracteres que se introduzcan en MT+ con el botón "añadir movilidad" deben visualizarse correctamente. Página 30 de 59

31 Diapositiva 30 Cómo trabajar con CSV. Para tener todos los caracteres correctamente visualizados, bien los que se editen a través de la interfaz o que utilicen una herramienta alternativa como LibreOffice Calc, Apache Open Office Calc o iworks Numbers, deben guardarse con la codificación UTF-8. Otras herramientas como Notepad++ también pueden guardar los datos con la codificación UTF-8. Página 31 de 59

32 Diapositiva 31 Para este supuesto se utiliza LibreOffice Calc para fijar la codificación web como UTF-8. Página 32 de 59

33 Diapositiva 32 Vaya a File (Archivo). Página 33 de 59

34 Diapositiva 33 Pinche en el botón Open (Abrir). Página 34 de 59

35 Diapositiva 34 Seleccione el archivo CSV y pinche en Open (Abrir). Página 35 de 59

36 Diapositiva 35 Seleccione el archivo CSV y pinche en Open (Abrir). Página 36 de 59

37 Diapositiva 36 La ventana Text Import (Importar texto) se abre automáticamente. Página 37 de 59

38 Diapositiva 37 En Separator options (Opciones de separación), Separated by (Separado por), desmarque Tab (Tabulación) y Comma (Coma). Deje marcado Semicolon (Punto y coma). Página 38 de 59

39 Diapositiva 39 En la sección Fields (Campos), seleccione todas las columnas. Esto se hace seleccionando la primera columna y desplazándose con el ratón hacia la derecha. Página 39 de 59

40 Diapositiva 40 En la sección Fields (Campos), seleccione todas las columnas. Esto se hace seleccionando la primera columna y desplazándose con el ratón hacia la derecha. Página 40 de 59

41 Diapositiva 41 En la sección Fields (Campos), seleccione todas las columnas. Esto se hace seleccionando la primera columna y desplazándose con el ratón hacia la derecha. Página 41 de 59

42 Diapositiva 42 Mantenga pulsada shift key (la tecla mayúsculas) y seleccione la última columna. Página 42 de 59

43 Diapositiva 43 Seleccione Text (Texto) como Column type (Tipo de columnas). Página 43 de 59

44 Diapositiva 45 Seleccione Text (Texto) como Column type (Tipo de columnas). Página 44 de 59

45 Diapositiva 46 Pinche en el botón OK. Página 45 de 59

46 Diapositiva 47 Ahora, para guardar el documento con la codificación Unicode (UTF-8), vuelva a File (Archivo). Pinche en File (Archivo). Página 46 de 59

47 Diapositiva 48 Seleccione Save as (Guardar como). Página 47 de 59

48 Diapositiva 49 Marque la casilla Edit filter settings (Editar configuración de filtros). Página 48 de 59

49 Diapositiva 50 Pinche en el botón Save (Guardar). Página 49 de 59

50 Diapositiva 51 La ventana Confirm File Format (Confirmar formato de archivo) se abre automáticamente. Página 50 de 59

51 Diapositiva 52 Pinche en Use Text CSV Format (Utilizar formato de texto CSV). Página 51 de 59

52 Diapositiva 53 En Field options (Opciones de campo), Character set (Fijar caracter), seleccione Unicode (UTF-8). Página 52 de 59

53 Diapositiva 54 En Field options (Opciones de campo), Character set (Fijar caracter), seleccione Unicode (UTF-8). Página 53 de 59

54 Diapositiva 55 En Field delimiter (Delimitador de campo), seleccione semicolon (punto y coma). Página 54 de 59

55 Diapositiva 56 En Field delimiter (Delimitador de campo), seleccione semicolon (punto y coma). Página 55 de 59

56 Diapositiva 57 Deje Text Delimiter (Calificador de texto) como comillas: ". Página 56 de 59

57 Diapositiva 58 Pinche en el botón OK. Página 57 de 59

58 Diapositiva 59 Ahora puede importar el archivo de nuevo a MT+. Los caracteres aparecerán de manera correcta. Página 58 de 59

59 Diapositiva 60 Fin del tutorial Página 59 de 59